Les services de facturation permettent de créer automatiquement des factures, de suivre les paiements et de gérer les comptes en souffrance des entreprises. L’utilisation de ces services peut faire une grande différence. Les entreprises qui utilisent Stripe Billing, par exemple, déclarent jusqu’à 40 % de réduction du travail manuel. Que vous dirigiez une jeune entreprise ou que vous fassiez partie d’une grande organisation, un service de facturation peut vous aider à réduire votre charge administrative, à améliorer votre flux de trésorerie et à garantir des paiements en temps opportun.

Vous trouverez ci-dessous une description détaillée du fonctionnement des services de facturation, des avantages et des inconvénients à prendre en compte et du coût des services de facturation.

Que contient cet article?

• Description et fonctionnement des services de facturation
  
• Types d’entreprises concernées par les services de facturation
  
• Avantages et inconvénients des services de facturation
  
• Coût des services de facturation
  
• Traitement des paiements en retard par les services de facturation
  
• Facteurs à prendre en compte pour choisir un service de facturation
  

Description et fonctionnement des services de facturation

Les services de facturation gèrent et traitent les transactions financières entre une entreprise et ses clients. Ils aident les entreprises à encaisser les paiements et à gérer les enregistrements liés à ces transactions.

Le processus de facturation commence généralement dès qu’un client effectue un achat. L’entreprise crée une facture indiquant le montant dû, les articles ou services fournis et les taxes ou frais applicables. Le service de facturation envoie cette facture au client par voie électronique ou par courrier.

Une fois que le client a reçu la facture, il est censé payer avant une date précise. Le service de facturation assure le suivi de ces paiements pour s’assurer que l’entreprise les perçoit. Le service peut également gérer les suivis ou envoyer des rappels pour encourager le paiement.

Dans de nombreux cas, les services de facturation sont automatisés, avec des systèmes logiciels qui créent des factures, traitent les paiements et s’intègrent aux systèmes comptables. Ils permettent de réduire le risque d’erreur humaine et accélérer le cycle de facturation. Certains services de facturation traitent également les paiements récurrents, tels que les abonnements, en facturant automatiquement le client à intervalles réguliers et prédéfinis.

Types d’entreprises concernées par les services de facturation

De nombreuses entreprises peuvent bénéficier de services de facturation, en particulier celles qui doivent gérer des processus de facturation réguliers ou complexes. Les types d’entreprises qui font appel généralement à des services de facturation sont les suivants :

• Entreprises fonctionnant par abonnement : Les entreprises qui proposent des services d’abonnement, telles que les plateformes de diffusion en continu, les magazines, les fournisseurs de logiciels-services, les salles de sport et les boîtes d’abonnement, ont avantage à recourir aux services de facturation automatisés. Les entreprises proposant des abonnements utilisent ces services pour gérer efficacement les paiements récurrents, les renouvellements des abonnements et la gestion des comptes clients, réduisant ainsi le risque d’erreurs de facturation et de traitement des paiements.

• Commerce en ligne et vente au détail : Les boutiques en ligne et les détaillants physiques qui vendent des volumes élevés ont intérêt à utiliser les services de facturation pour gérer les paiements ponctuels, la facturation et les retours ou remboursements. Ces services nécessitent souvent une intégration à une passerelle de paiement et à un logiciel de comptabilité.

• Pigistes et entrepreneurs : Les contractants indépendants, tels que les conseillers, les concepteurs, les rédacteurs et les développeurs, envoient souvent des factures pour leurs services. Les services de facturation peuvent simplifier ce processus en automatisant la création des factures, le suivi des paiements et en proposant aux clients diverses options de paiement.

• Établissements d’enseignement : Les services de facturation permettent aux écoles, collèges et centres de formation de gérer les frais de scolarité, les frais d’inscription et les dons. Les systèmes de facturation peuvent accepter des paiements ponctuels ou échelonnés, suivre les paiements en retard et s’intégrer aux systèmes de gestion des étudiants.

• Services professionnels : Les avocats, les comptables et autres prestataires de services ont souvent besoin de services de facturation pour suivre les heures à facturer, créer des factures pour les services rendus et gérer les paiements. Les systèmes de facturation garantissent que tous les travaux facturables sont comptabilisés et traités avec exactitude.

• Fabricants et distributeurs : Les entreprises qui vendent des produits à des grossistes, des détaillants ou directement aux clients ont souvent recours aux services de facturation pour traiter d’importants volumes de transactions et suivre les paiements pour les marchandises livrées à crédit ou en vertu d’un contrat.

Avantages et inconvénients des services de facturation

Les services de facturation peuvent offrir des avantages significatifs aux entreprises, mais ils présentent des inconvénients potentiels. Découvrez les avantages et les inconvénients des services de facturation.

Avantages des services de facturation

• Efficacité et automatisation : Les services de facturation automatisent les tâches chronophages telles que la génération des factures, le traitement des paiements et l’envoi de rappels pour les factures en retard. En réduisant le cycle de facturation et le travail administratif, les services de facturation permettent aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales.

• Précision et réduction du risque d’erreur : Les systèmes de facturation automatisés réduisent le risque d’erreur humaine. Cet aspect est particulièrement avantageux pour les entreprises qui gèrent d’importants volumes de transactions ou qui ont des structures de facturation complexes. Les calculs automatisés, notamment pour les taxes et les remises, permettent de garantir l’exactitude et la cohérence des factures.

• Amélioration des flux de trésorerie : Une facturation rapide et précise, ainsi que des rappels automatiques pour les paiements en retard peuvent aider les entreprises à se faire payer plus rapidement. Les suivis automatisés réduisent les risques de paiements manqués, améliorent les flux de trésorerie et réduisent le besoin d’intervention manuelle.

• Évolutivité : Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, la facturation peut devenir de plus en plus complexe. Les services de facturation peuvent évoluer avec l’entreprise, en gérant plus de transactions et de clients sans personnel ni ressources supplémentaires.

• Personnalisation : De nombreux services de facturation permettent aux entreprises de personnaliser les factures, les modalités de paiement et les rapports. Par exemple, les entreprises peuvent choisir la fréquence des factures (mensuelle ou trimestrielle, par exemple) et préciser des options de paiement.

• Conformité et sécurité : Ces services sont conçus pour respecter les normes légales et réglementaires, y compris les règles fiscales et les lois sur la protection des données. Ils comprennent souvent des fonctionnalités telles que le chiffrage et le traitement sécurisé pour protéger les renseignements financiers confidentiels.

• Intégration à d’autres systèmes : Les services de facturation sont souvent conçus pour s’intégrer facilement aux logiciels de comptabilité, aux systèmes de gestion de la relation client et aux passerelles de paiement, offrant ainsi aux entreprises une vue globale de leurs finances et des interactions avec leurs clients.

• Réduction des coûts : Les services de facturation peuvent permettre aux entreprises de réaliser des économies en réduisant le besoin d’interventions manuelles tout en améliorant l’efficacité. Ils peuvent également réduire la probabilité d’erreurs coûteuses telles que la sous-facturation et les paiements manqués.

Inconvénients des services de facturation

• Frais à l’installation : Bien que les coûts récurrents des services de facturation soient souvent faibles, la configuration initiale peut être coûteuse, surtout si elle exige des intégrations ou des solutions personnalisées. Certaines entreprises peuvent renoncer à recourir aux services de facturation pour cette raison.

• Complexité pour les petites entreprises : Pour les petites entreprises ou les pigistes dont les processus de facturation sont relativement simples, les fonctionnalités offertes par les services de facturation peuvent sembler trop complexes ou dépasser leurs besoins. La courbe d’apprentissage d’un nouveau système nécessite également du temps et des efforts qui pourraient être plus utiles ailleurs.

• Dépendance à l’égard de la technologie : Les entreprises se fient aux systèmes de facturation automatisés pour leur fonctionnement. Des pannes de système, des bogues logiciels ou des défaillances techniques peuvent perturber la facturation, entraînant des factures manquées ou des retards de paiement.

• Problèmes de sécurité : Bien que les services de facturation soient conçus de manière sécurisée, le stockage des données confidentielles des clients sur des plateformes tierces comporte toujours un certain risque. Les violations de données, le piratage ou la mauvaise gestion des renseignements confidentiels peuvent nuire à la réputation d’une entreprise et engendrer des problèmes juridiques.

• Limites de la personnalisation : Même si les services de facturation peuvent être adaptés en fonction des besoins des entreprises, cette personnalisation est limitée. Par exemple, certains secteurs d’activité peuvent avoir besoin de formats de facturation très précis qui ne sont pas disponibles avec un système de facturation standard.

• Réticence des clients : Certains clients peuvent avoir besoin d’être informés sur le processus de facturation automatisé, surtout en cas de paiements numériques ou de passerelles de paiement inconnues. En effet, certains clients plus âgés ou moins férus de technologie pourraient avoir besoin de temps pour se familiariser avec les services de facturation.

• Maintenance et mises à jour régulières : Les services de facturation nécessitent des mises à jour régulières et les entreprises doivent tenir compte des changements pour éviter d’éventuels problèmes ou temps d’indisponibilité.

Coût des services de facturation

Le coût des services de facturation peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment le type de service et la taille de l’entreprise. Ci-dessous figurent les modèles de tarification et les fourchettes de prix courants pour les services de facturation.

Tarification par abonnement (logiciel-service de facturation)

De nombreuses entreprises optent pour des services de facturation par abonnement fonctionnant selon un modèle de logiciel-service. Ces services proposent généralement une tarification progressive, selon laquelle le coût augmente au rythme du nombre de fonctionnalités, d’utilisateurs ou de transactions.

• Forfaits de base : Les coûts des forfaits d’entrée de gamme pour les petites ou jeunes entreprises sont compris entre 10 $ et 50 $ par mois. Ces forfaits englobent souvent des fonctions de base telles que la facturation, la facturation récurrente et la génération de rapports simples.

• Forfaits intermédiaires : Destinés aux entreprises en croissance qui ont besoin de fonctionnalités plus avancées, ces forfaits offrent des intégrations plus complexes et une assistance client. Le coût de ces services de facturation est généralement de 50 à 200 dollars par mois.

• Forfaits pour grandes entreprises : Pour les grandes entreprises ou celles dont les structures de facturation sont complexes (factures personnalisées, gestion avancée des déclarations fiscales et suivis automatisés), les prix varient généralement de 200 à 1 000 dollars par mois, avec des tarifs personnalisés souvent disponibles en fonction des besoins de l’entreprise.

Tarification à la transaction

Les coûts de certains services de facturation sont calculés en fonction du nombre de transactions ou de factures traitées. Ce modèle de tarification est courant pour les services qui fonctionnent avec des passerelles de paiement et gèrent une facturation spécialisée.

• Frais de transaction : Ceux-ci dépendent du moyen de paiement, mais varient généralement de 1 % à 3 % par transaction. Certains services facturent également des frais fixes par transaction (par exemple, 0,30 $) en plus des frais en pourcentage.

• Par facture : Certaines plateformes facturent des frais fixes ou un pourcentage de chaque facture générée, ce qui représente souvent de 0,4 % à 0,6 % par facture.

Solutions sur mesure

Si une entreprise a besoin d’une solution de facturation personnalisée (par exemple, des fonctionnalités avancées, une gestion fiscale unique, l’intégration à d’autres systèmes d’entreprise), les coûts peuvent être considérablement plus élevés. Les solutions personnalisées s’accompagnent souvent de frais d’installation, de frais de maintenance mensuels et de coûts liés à l’assistance en continu.

• Frais d’installation : Selon le service en question, ceux-ci peuvent s’échelonner de 1 000 $ à plus de 10 000 $.

• Coûts récurrents : La maintenance, l’assistance et les mises à jour des systèmes personnalisés peuvent coûter entre 500 $ et plus de 5 000 $ par mois, selon le fournisseur et le niveau d’assistance requis.

Forfaits gratuits

Certains services de facturation proposent des forfaits gratuits, dont les fonctionnalités sont généralement restreintes ou dont le nombre de factures, de transactions ou d’utilisateurs est limité. Ces forfaits peuvent convenir aux pigistes ou aux très petites entreprises.

Coûts supplémentaires à prendre en compte

• Coûts d’intégration : Si le système de facturation doit s’intégrer à d’autres logiciels (tels qu’un logiciel de comptabilité, un système de gestion de la relation client ou une plateforme de commerce en ligne), des frais d’intégration supplémentaires peuvent s’appliquer, qui varient en fonction de la complexité de l’intégration.

• Modules d’extension ou mises à niveau : Certains services de facturation appliquent des frais supplémentaires pour des fonctionnalités avancées, telles que les rapports complexes, la conformité fiscale, les éléments de marque personnalisés et l’assistance client prioritaire.

Traitement des paiements en retard par les services de facturation

Les services de facturation traitent les paiements en retard en envoyant des rappels automatisés, en évaluant des frais de retard et parfois en effectuant des recouvrements. Découvrez quelques méthodes courantes utilisées par ces services pour gérer les paiements en retard (même si l’approche exacte varie).

Rappels de paiement automatisés

La plupart des services de facturation utilisent des rappels automatisés par courriel ou message texte (SMS) pour avertir les clients lorsque les paiements sont en retard. Ces relances sont souvent envoyées en plusieurs fois, avec un degré d’urgence croissant au fil du temps, mais peuvent être personnalisées en fonction de l’entreprise. Le rythme de rappel est généralement le suivant :

• Premier rappel : Le service envoie un rappel amical à la date d’échéance ou quelques jours avant pour informer le client que le paiement est dû.

• Deuxième rappel : Si la date d’échéance est dépassée sans que le paiement n’ait été effectué, le service envoie généralement un deuxième rappel quelques jours ou une semaine après la date d’échéance. Dans ce rappel peut figurer un texte sur le paiement en retard et inviter le client à payer dès que possible.

• Dernier rappel : Si la facture reste impayée après une période plus longue (après 30 jours, par exemple), le service peut envoyer un dernier avis. Ce rappel est souvent plus direct et peut mentionner que l’entreprise prendra d’autres mesures, telles que l’envoi de la facture au service de recouvrement, si elle ne reçoit pas le paiement.

Frais de retard et intérêts

Pour encourager les paiements en temps opportun, de nombreuses entreprises facturent des frais de retard ou des intérêts. Selon des modalités prédéfinies, les services de facturation peuvent appliquer automatiquement ces frais lorsqu’une facture est échue. Les différents frais ci-dessous peuvent s’appliquer :

• Frais de retard forfaitaires : Lorsque le paiement est en retard d’un certain nombre de jours, un montant fixe, comme 25 $ ou 50 $, est ajouté au solde impayé.

• Frais d'intérêt : Certains services permettent aux entreprises de fixer des frais d’intérêt récurrents (par exemple, 1,5 % par mois) sur les factures en retard. Ces frais représentent souvent un pourcentage du montant impayé et s’accumulent jusqu’à ce que la dette soit réglée.

Suspension du compte ou interruption de service

Les retards de paiement peuvent amener l’entreprise à suspendre le compte d’un client ou à interrompre des services, en particulier si elle fournit des services par abonnement ou continus (exemples : fournisseurs de logiciels-services, services publics, salles de sport). Les services de facturation peuvent suspendre automatiquement les comptes ou interrompre le service jusqu’à ce que le paiement soit effectué.

Par exemple, un service par abonnement peut suspendre automatiquement le compte d’un utilisateur après plusieurs tentatives de paiement infructueuses, empêchant ainsi le client d’utiliser le produit jusqu’à ce que le solde impayé soit réglé.

Recouvrement des créances

Si les rappels automatiques et les frais de retard ne permettent pas de récupérer le paiement, certains services de facturation aident à lancer le processus de recouvrement. Les mesures suivantes peuvent être prises :

• S’adresser à des organismes de recouvrement : Dans les cas les plus graves, les services de facturation peuvent offrir une intégration avec des organismes de recouvrement, ce qui permet aux entreprises de transférer facilement les comptes en retard à un agent de recouvrement tiers. Cette mesure est généralement réservée aux dettes en souffrance depuis longtemps (p. ex., plus de 90 jours).

• Actions en justice ou plans de paiement : Certaines plateformes de facturation fournissent des outils permettant de mettre en place des plans de paiement afin que les clients puissent rembourser leurs dettes par versements échelonnés. Les entreprises peuvent également utiliser des processus automatisés pour envoyer des avis juridiques ou entamer des étapes de recouvrement de créances plus formelles en cas de retards de paiement importants.

Des options de paiement flexibles

De nombreux services de facturation proposent des fonctionnalités qui peuvent aider les clients à régler les paiements en retard. Il s’agit notamment des possibilités suivantes :

• Paiements partiels : Ceux-ci permettent aux clients de régler une partie du solde impayé tout en acceptant de payer le reste plus tard. Selon la plateforme, ils peuvent payer manuellement ou automatiquement.

• Plans de paiement : Les entreprises peuvent établir des plans de paiement flexibles qui divisent le solde impayé en versements plus petits et plus faciles à gérer au fil du temps. Le service de facturation peut suivre ces paiements et envoyer des rappels.

• Plusieurs modes de paiement : La prise en charge de différents moyens de paiement, tels que les cartes de crédit, les transferts ACH et les portefeuilles numériques, permet aux clients de payer plus facilement les factures en retard.

Rapports détaillés et tableaux de bord

Les services de facturation fournissent souvent des tableaux de bord et des fonctionnalités de rapports en temps réel qui permettent de suivre les paiements en retard et les comptes des clients. Grâce à ces fonctionnalités, les entreprises prendre les mesures suivantes :

• Surveiller l’état des paiements : Voyez d’un seul coup d’œil quelles factures sont en retard, de combien de jours elles sont en retard et le solde total impayé de tous les clients.

• Segmenter la clientèle : Repérez les clients qui paient fréquemment en retard et évaluez l’incidence des retards de paiement sur les flux de trésorerie.

• Suivre les litiges ou les problèmes de paiement : Dans certains cas, les clients peuvent contester une facture ou un paiement. Les services de facturation peuvent suivre ces problèmes indépendamment des paiements en retard standard.

Communication avec les clients et assistance

Les services de facturation fournissent souvent des outils de communication intégrés qui permettent aux entreprises d’interagir directement avec les clients au sujet des paiements en retard. Il s’agit, par exemple, des outils suivants :

• Assistance client en cas de litige : Si un client conteste une facture ou invoque un problème avec le produit ou le service fourni, le service de facturation peut fournir des mécanismes permettant de résoudre ces litiges sans passer par le recouvrement.

• Outils de négociation : Dans certains cas, les entreprises peuvent travailler directement avec les clients au travers de communications automatisées, en négociant les modalités de paiement ou même en offrant des remises pour encourager le paiement.

Facteurs à prendre en compte pour choisir un service de facturation

Lorsque vous choisissez un service de facturation pour votre entreprise, tenez d’abord compte de la complexité de vos besoins en matière de facturation. Un système de facturation de base peut suffire si votre entreprise gère des transactions simples et ponctuelles. Toutefois, si vous gérez des paiements récurrents, des tarifications multiples ou des factures complexes, vous aurez besoin d’une solution plus complète.

Vous devez également évaluer la facilité avec laquelle un service de facturation peut s’intégrer à votre logiciel de comptabilité, à votre système de gestion de la relation client ou à votre plateforme de commerce en ligne. Choisissez un service doté d’une interface conviviale qui permettra à votre équipe de gérer les paiements, de générer des factures et de suivre les soldes sans formation poussée.

La sécurité et la conformité sont également des facteurs clés. Pour protéger les données sensibles des clients, le service de facturation doit disposer de protocoles de sécurité rigoureux, tels que le chiffrement et le traitement sécurisé des paiements. En outre, assurez-vous que le service est conforme aux normes et réglementations pertinentes en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

Enfin, voyez si le service de facturation peut évoluer facilement avec votre entreprise. Au fur et à mesure que vos besoins en matière de facturation deviendront plus complexes, vous aurez probablement besoin d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires et à une capacité de traitement accrue sans avoir à changer de fournisseur.

En savoir plus sur Stripe Billing.