Facturatiediensten maken automatisch facturen, houden betalingen bij en beheren achterstallige accounts voor ondernemingen. Het gebruik van deze diensten kan een grote impact hebben: ondernemingen die Stripe Billing gebruiken, melden bijvoorbeeld tot 40% minder handmatig werk. Of je nu een start-up runt of onderdeel bent van een grotere organisatie, een facturatiedienst kan je helpen de administratieve lasten te verminderen, de cashflow te verbeteren en tijdige betalingen te garanderen.

Hieronder leggen we uit hoe facturatiediensten werken, wat de voor- en nadelen zijn waarmee je rekening moet houden, en hoeveel facturatiediensten kosten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn facturatiediensten en hoe werken ze?
  
• Welke soorten ondernemingen hebben baat bij facturatiediensten?
  
• Wat zijn de voor- en nadelen van facturatiediensten?
  
• Hoeveel kosten facturatiediensten?
  
• Hoe benaderen facturatiediensten achterstallige betalingen?
  
• Met welke factoren moet je rekening houden bij het kiezen van een facturatiedienst?
  

Wat zijn facturatiediensten en hoe werken ze?

Facturatiediensten beheren en verwerken financiële transacties tussen een onderneming en haar klanten. Ze helpen ondernemingen bij het innen van betalingen en het beheren van gegevens met betrekking tot die transacties.

Het facturatieproces begint meestal wanneer een klant een aankoop doet. De onderneming maakt een factuur met het verschuldigde bedrag, de geleverde goederen of diensten en eventuele toepasselijke belastingen of kosten. De facturatiedienst stuurt deze factuur elektronisch of per post naar de klant.

Zodra klanten de factuur hebben ontvangen, wordt van ze verwacht dat ze op een bepaalde datum betalen. De facturatiedienst houdt bij of ondernemingen deze betalingen ontvangen. De dienst kan ook follow-ups beheren of herinneringen sturen om betaling aan te moedigen.

In veel gevallen zijn facturatiediensten geautomatiseerd, met softwaresystemen die facturen maken, betalingen verwerken en integreren met boekhoudsystemen. Deze kunnen de kans op menselijke fouten verminderen en de facturatiecyclus versnellen. Sommige facturatiediensten verwerken ook terugkerende betalingen, zoals abonnementen, door deze bij de de klant automatisch op regelmatige, vooraf ingestelde intervallen in rekening te brengen.

Welke soorten ondernemingen hebben baat bij facturatiediensten?

Veel ondernemingen kunnen profiteren van facturatiediensten, vooral ondernemingen die regelmatige of complexe facturatieprocessen moeten beheren. De volgende bedrijfstypen maken gewoonlijk gebruik van facturatiediensten:

• Ondernemingen met abonnementen: Ondernemingen die abonnementsdiensten aanbieden, zoals streamingplatforms, tijdschriften, software-as-a-service (SaaS)-aanbieders, sportscholen en abonnementsboxen, profiteren van geautomatiseerde facturatiediensten. Ondernemingen met abonnementen gebruiken deze diensten om terugkerende betalingen, verlengingen en het beheer van klantaccounts efficiënt af te handelen, waardoor het risico op fouten in de facturatie en betalingsverwerking wordt verkleind.

• E-commerce en detailhandel: Online winkels en fysieke retailers die producten in grote volumes verkopen, hebben baat bij het gebruik van facturatiediensten voor eenmalige betalingen, facturatie en retourzendingen of terugbetalingen. Deze diensten vereisen vaak integratie met betaalgateways en boekhoudsoftware.

• Freelancers en aannemers: Onafhankelijke contractanten, zoals consultants, ontwerpers, schrijvers en ontwikkelaars, sturen vaak facturen voor hun diensten. Facturatiediensten kunnen dit proces vereenvoudigen door het maken van facturen te automatiseren, betalingen bij te houden en klanten verschillende betaalopties aan te bieden.

• Onderwijsinstellingen: Facturatiediensten bieden scholen, hogescholen en trainingscentra de mogelijkheid om collegegeld, registratiekosten en donaties te beheren. Facturatiesystemen zijn geschikt voor eenmalige of termijnbetalingen. Ook kunnen ze achterstallige betalingen bijhouden en integreren met studentenbeheersystemen.

• Professionele diensten: Advocaten, accountants en andere dienstverleners hebben vaak facturatiediensten nodig om factureerbare uren bij te houden, facturen voor verleende diensten te maken en betalingen te beheren. Facturatiesystemen zorgen ervoor dat al het factureerbare werk nauwkeurig wordt verantwoord en verwerkt.

• Fabrikanten en distributeurs: Ondernemingen die producten verkopen aan groothandelaren, detailhandelaren of rechtstreeks aan klanten, gebruiken facturatiediensten vaak om grote transactievolumes te verwerken en betalingen te traceren voor goederen die op krediet of onder contractvoorwaarden worden geleverd.

Wat zijn de voor- en nadelen van facturatiediensten?

Facturatiediensten kunnen aanzienlijke voordelen opleveren voor ondernemingen, maar hebben ook potentiële nadelen. We zetten de voor- en nadelen op een rijtje.

Voordelen van facturatiediensten

• Efficiëntie en automatisering: Facturatiediensten automatiseren tijdrovende taken, zoals het maken van facturen, het verwerken van betalingen en het versturen van herinneringen voor achterstallige facturen. Dit versnelt de facturatiecyclus en kan het administratieve werk verminderen, waardoor ondernemingen zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.

• Nauwkeurigheid en minder kans op fouten: Geautomatiseerde facturatiesystemen minimaliseren de kans op menselijke fouten. Dit is vooral gunstig voor ondernemingen die grote transactievolumes verwerken of complexe facturatiestructuren hebben. Geautomatiseerde berekeningen, zoals voor belastingen en kortingen, zorgen ervoor dat facturen nauwkeurig en consistent blijven.

• Verbeterde cashflow: Tijdige, nauwkeurige facturatie en automatische herinneringen voor achterstallige betalingen kunnen ondernemingen helpen sneller betaald te worden. Geautomatiseerde follow-ups verlagen de kans op gemiste betalingen, verbeteren de cashflow en verminderen de noodzaak van handmatig ingrijpen.

• Schaalbaarheid: Naarmate een onderneming groeit, kan facturatie steeds complexer worden. Facturatiediensten kunnen met de onderneming meegroeien en meer transacties en klanten verwerken zonder extra personeel of middelen.

• Maatwerk: Bij veel facturatiediensten kunnen ondernemingen facturen, betaaltermijnen en rapporten op maat maken. Ondernemingen kunnen bijvoorbeeld de frequentie van de facturen kiezen (bijvoorbeeld maandelijks of driemaandelijks) en betaalopties opgeven.

• Compliance en beveiliging: Deze services zijn gebouwd om te voldoen aan juridische en regelgevende normen, waaronder belastingregels en wetten inzake gegevensbescherming. Ze bevatten vaak functies zoals versleuteling en beveiligde verwerking om gevoelige financiële informatie veilig te houden.

• Integratie met andere systemen: Facturatiediensten zijn vaak ontworpen met het oog op eenvoudige integratie met boekhoudsoftware, CRM-systemen (Customer Relationship Management) en betaalgateways, zodat ondernemingen een uniform overzicht krijgen van hun financiën en klantinteracties.

• Kostenbesparing: Met facturatiediensten kunnen ondernemingen geld besparen doordat er minder handmatig ingrijpen nodig is en de efficiëntie toeneemt. Ook kunnen ze de kans op kostbare fouten verkleinen, zoals onderfacturering en gemiste betalingen.

Nadelen van facturatiediensten

• Opstartkosten: Hoewel de doorlopende kosten van facturatiediensten vaak laag zijn, kan de eerste installatie duur zijn, vooral als er aangepaste integraties of oplossingen bij zijn inbegrepen. Voor sommige ondernemingen is dit een onoverkomelijke barrière om de diensten te gebruiken.

• Complexiteit voor kleine ondernemingen: Voor kleine ondernemingen of freelancers met relatief eenvoudige facturatieprocessen kunnen de mogelijkheden van facturatiediensten te ingewikkeld aanvoelen of hun behoeften te boven gaan. De leercurve voor een nieuw systeem vergt ook tijd en moeite die beter aan andere activiteiten kan worden besteed.

• Afhankelijkheid van technologie: Ondernemingen vertrouwen op geautomatiseerde facturatiesystemen om correct te werken. Systeemstoringen, softwarefouten of technische storingen kunnen voor problemen zorgen bij de facturatie, wat kan leiden tot gemiste facturen of vertraagde betalingen.

• Zorgen over de veiligheid: Facturatiediensten zijn ontworpen om veilig te zijn, maar het opslaan van gevoelige klantgegevens op platforms van derden brengt altijd enig risico met zich mee. Datalekken, hacken of het verkeerd beheren van gevoelige informatie kunnen de reputatie van een onderneming schaden en juridische problemen veroorzaken.

• Aanpassingsbeperkingen: Facturatiediensten kunnen worden aangepast, maar er zijn nog steeds beperkingen aan de mate waarin ze kunnen worden aangepast aan de behoeften van een onderneming. Bepaalde branches kunnen bijvoorbeeld zeer specifieke facturatieformaten vereisen die een facturatiesysteem voor meer algemeen gebruik niet aankan.

• Weerstand van klanten: Sommige klanten moeten mogelijk worden voorgelicht over het geautomatiseerde facturatieproces, vooral als het gaat om digitale betalingen of onbekende betaalgateways. Dit kan problemen veroorzaken met oudere of minder technisch onderlegde klanten; het kost tijd om ze voor te lichten.

• Doorlopend onderhoud en continue updates: Facturatiediensten moeten periodiek worden bijgewerkt. Ondernemingen moeten deze wijzigingen in de gaten houden om storingen of downtime te voorkomen.

Hoeveel kosten facturatiediensten?

De kosten van facturatiediensten kunnen sterk variëren, afhankelijk van verschillende factoren, waaronder het type service en de grootte van de onderneming. Hier volgt een overzicht van de typische prijsmodellen en bereiken voor facturatiediensten.

Tarieven op basis van abonnementen (SaaS-facturatiesoftware)

Veel ondernemingen kiezen voor facturatiediensten op abonnementsbasis die werken volgens een SaaS-model. Deze services bieden doorgaans gedifferentieerde prijzen, waarbij de kosten stijgen naarmate het aantal functies, gebruikers of transacties toeneemt.

• Basisabonnementen: Instapabonnementen voor kleine ondernemingen of start-ups kunnen variëren van $ 10 tot $ 50 per maand. Deze abonnementen bevatten vaak kernfuncties zoals facturatie, terugkerende facturatie en basisrapportagemogelijkheden.

• Abonnementen in het middensegment: Deze abonnementen zijn bedoeld voor groeiende ondernemingen die meer geavanceerde functies nodig hebben, zoals complexere integraties en klantenondersteuning. De kosten van deze facturatiediensten bedragen meestal $ 50- $ 200 per maand.

• Enterprise-abonnementen: Voor grote ondernemingen of ondernemingen met complexe facturatiestructuren (zoals facturen op maat, geavanceerde belastingafhandeling en geautomatiseerde follow-ups) variëren de prijzen doorgaans van $ 200 tot $ 1000 per maand, waarbij tarieven op maat vaak beschikbaar zijn op basis van de behoeften van de onderneming.

Tarieven op basis van transacties

Sommige facturatiediensten brengen kosten in rekening op basis van het aantal verwerkte transacties of facturen. Dit tariefmodel wordt gebruikt voor diensten die werken met betaalgateways en gespecialiseerde facturatie verwerken.

• Transactiekosten: Deze zijn afhankelijk van de betaalmethode, maar variëren over het algemeen van 1% - 3% per transactie. Sommige diensten brengen ook vaste kosten per transactie in rekening (bijvoorbeeld $ 0,30 per transactie) boven op de procentuele kosten.

• Per factuur: Sommige platforms brengen een vast tarief of een percentage van elke gegenereerde factuur in rekening, wat vaak 0,4% - 0,6% per factuur is.

Oplossingen op maat

Als een onderneming een aangepaste facturatieoplossing nodig heeft (bijv. geavanceerde functies, unieke belastingafhandeling, integratie met andere bedrijfssystemen), kunnen de kosten aanzienlijk hoger uitvallen. Oplossingen op maat gaan vaak gepaard met installatiekosten, maandelijkse onderhoudskosten en doorlopende ondersteuningskosten.

• Opstartkosten: Afhankelijk van de service kunnen deze variëren van $ 1000 tot meer dan $ 10.000 dollar.

• Doorlopende kosten: Onderhoud, ondersteuning en updates voor aangepaste systemen kunnen tussen de $ 500 en meer dan $ 5000 per maand kosten, afhankelijk van de provider en het vereiste ondersteuningsniveau.

Gratis abonnementen

Sommige facturatiediensten bieden gratis abonnementen aan, die meestal een beperkt aantal opties hebben of een limiet inhouden voor het aantal facturen, transacties of gebruikers. Deze abonnementen kunnen geschikt zijn voor freelancers of zeer kleine ondernemingen.

Extra kosten om rekening mee te houden

• Integratiekosten: Als het facturatiesysteem moet worden geïntegreerd met andere software (zoals boekhoudsoftware, CRM-systemen en e-commerceplatforms), kunnen er extra integratiekosten in rekening worden gebracht die variëren afhankelijk van de complexiteit van de integratie.

• Add-ons of upgrades: Sommige facturatiediensten brengen extra kosten in rekening voor premium functies, zoals geavanceerde rapportage, fiscale compliance, aangepaste branding en klantenondersteuning met prioriteit.

Hoe benaderen facturatiediensten achterstallige betalingen?

Facturatiediensten pakken achterstallige betalingen aan door automatische herinneringen te sturen, kosten voor te late betaling aan te rekenen en soms ook door middel van incasso's. De exacte aanpak varieert, maar hier zijn een aantal veelgebruikte methoden die deze diensten gebruiken om achterstallige betalingen te beheren.

Geautomatiseerde betalingsherinneringen

De meeste facturatiediensten gebruiken geautomatiseerde e-mail- of sms-herinneringen om klanten te informeren wanneer betalingen achterstallig zijn. Deze herinneringen worden vaak in fasen verzonden, met toenemende urgentie op basis van de betalingsachterstand. Wel kunnen ze worden aangepast aan de onderneming. Hier is een typische cadans:

• Eerste herinnering: De service stuurt een paar dagen voor of op de vervaldatum een vriendelijke herinnering om de klant te informeren dat de betaling verschuldigd is.

• Tweede herinnering: Als de vervaldatum verstrijkt zonder betaling, stuurt de service meestal binnen een paar dagen of een week na de vervaldatum een tweede herinnering. Deze herinnering kan een opmerking bevatten over de achterstallige betaling en de klant aansporen zo snel mogelijk te betalen.

• Laatste herinnering: Als de factuur na een langere periode (bijvoorbeeld na 30 dagen) onbetaald blijft, kan de dienst een laatste aanmaning sturen. Deze herinnering is vaak directer en kan vermelden dat de onderneming verdere actie onderneemt, zoals het versturen van de factuur naar incassodiensten, als ze de betaling niet ontvangt.

Kosten en rente voor te late betaling

Om tijdige betalingen te stimuleren, brengen veel ondernemingen kosten voor te late betaling of rente in rekening. Volgens vooraf gedefinieerde voorwaarden kunnen facturatiediensten deze kosten automatisch toepassen wanneer een factuur achterstallig is. Deze kunnen het volgende omvatten:

• Vast tarief voor te late betaling: Zodra de betaling een bepaald aantal dagen achterstallig is, wordt een vast bedrag, zoals $ 25 of $ 50 dollar, toegevoegd aan het openstaande saldo.

• Rentelasten: Bij sommige diensten kunnen ondernemingen terugkerende rentelasten (bijvoorbeeld 1,5% per maand) instellen voor achterstallige facturen. Deze kosten zijn vaak een percentage van het uitstaande bedrag en stapelen zich op totdat de schuld is voldaan.

Opschorting van account of onderbreking van de dienst

Achterstallige betalingen kunnen ertoe leiden dat de onderneming het account van een klant opschort of diensten onderbreekt, met name als de onderneming abonnementsdiensten of doorlopende diensten levert (bijv. SaaS-dienstverleners, nutsvoorzieningen, sportscholen). Facturatiediensten kunnen accounts automatisch opschorten of de service stopzetten totdat de betaling is uitgevoerd.

Een op abonnementen gebaseerde service kan bijvoorbeeld automatisch het account van een gebruiker opschorten na verschillende mislukte betaalpogingen, waardoor de klant het product niet kan gebruiken totdat het openstaande saldo is vereffend.

Incassso:

Als je de betaling niet kunt innen met geautomatiseerde herinneringen en boetes voor te late betaling, kun je met sommige facturatiediensten het incassoproces starten. Dit kan het volgende inhouden:

• Incassobureaus inschakelen: In ernstigere gevallen kunnen facturatiediensten integratie met incassobureaus bieden, waardoor ondernemingen achterstallige rekeningen eenvoudig kunnen escaleren naar een externe incassobureau. Dit is meestal gereserveerd voor aanzienlijk achterstallige schulden (bijvoorbeeld meer dan 90 dagen).

• Juridische stappen of betaalregelingen: Sommige facturatieplatforms bieden tools om betaalregelingen te implementeren, zodat klanten schulden in termijnen kunnen afbetalen. Als alternatief kunnen ondernemingen geautomatiseerde processen gebruiken om juridische kennisgevingen te verzenden of meer formele incassostappen te ondernemen in het geval van grote achterstallige betalingen.

Flexibele betaalopties

Veel facturatiediensten bieden functies die klanten kunnen helpen achterstallige betalingen te voldoen. Deze kunnen het volgende omvatten:

• Gedeeltelijke betalingen: Hiermee kunnen klanten een gedeelte van het openstaande saldo betalen, terwijl ze ermee instemmen de rest later te betalen. Afhankelijk van het platform kunnen ze handmatig of automatisch betalen.

• Betaalregelingen: Ondernemingen kunnen flexibele betaalregelingen treffen om het achterstallige saldo op te splitsen in kleinere, beter beheersbare betalingen die in termijnen betaald moeten worden. De facturatiedienst kan deze betalingen volgen en herinneringen sturen.

• Meerdere betaalmethoden: De integratie tussen verschillende betaalmethoden, zoals creditcards, ACH-overschrijvingen (Automated Clearing House) en digitale wallets, maakt het makkelijker voor klanten om achterstallige rekeningen te betalen.

Gedetailleerde rapportage en dashboards

Facturatiediensten bieden vaak dashboards en rapportagefuncties in real time om achterstallige betalingen en klantaccounts bij te houden. Deze stellen ondernemingen in staat om het volgende te doen:

• De betaalstatus controleren: In één oogopslag zien ondernemingen welke facturen achterstallig zijn, hoeveel dagen ze achterstallig zijn en wat het totale openstaande saldo van alle klanten is.

• Segmentatie van klanten: Herken de klanten die vaak te laat betalen en beoordeel de impact van achterstallige betalingen op de cashflow.

• Chargebacks of betaalproblemen bijhouden: In sommige gevallen kunnen klanten een chargeback aanvragen voor een factuur of betaling. Facturatiediensten kunnen deze problemen onafhankelijk van standaard achterstallige betalingen bijhouden.

Communicatie en ondersteuning met klanten

Facturatiediensten hebben vaak geïntegreerde communicatietools waarmee ondernemingen rechtstreeks contact kunnen opnemen met klanten over achterstallige betalingen. We geven een paar voorbeelden:

• Klantenondersteuning bij chargebacks: Als een klant een factuur betwist of een probleem met het geleverde product of de geleverde dienst aankaart, kan de facturatiedienst mechanismen bieden om die geschillen op te lossen zonder tot incasso's over te gaan.

• Onderhandelingstools: In sommige gevallen kunnen ondernemingen rechtstreeks met klanten samenwerken via geautomatiseerde communicatie, door te onderhandelen over betaalvoorwaarden of zelfs door kortingen aan te bieden om betaling aan te moedigen.

Met welke factoren moet je rekening houden bij het kiezen van een facturatiedienst?

Houd bij het kiezen van een facturatiedienst voor je onderneming eerst rekening met de complexiteit van je facturatievereisten. Een eenvoudig facturatiesysteem kan voldoende zijn als je onderneming eenvoudige, eenmalige transacties afhandelt. Als je echter terugkerende betalingen, meerdere tariefniveaus of complexe facturen verwerkt, heb je een uitgebreidere oplossing nodig.

Beoordeel ook hoe gemakkelijk een facturatiedienst kan worden geïntegreerd met je bestaande boekhoudsoftware, CRM-systeem of e-commerceplatform. Kies een service met een gebruiksvriendelijke interface waarmee je team zonder uitgebreide training betalingen kan beheren, facturen kan genereren en saldo's kan bijhouden.

Beveiliging en compliance zijn ook belangrijke factoren. Voor het beschermen van gevoelige klantgegevens moet de facturatiedienst effectieve beveiligingsprotocollen hebben, zoals versleuteling en veilige betalingsverwerking. Controleer daarnaast of de dienst voldoet aan de relevante normen en voorschriften voor gegevensbescherming, zoals de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

Breng ten slotte in kaart hoe gemakkelijk je facturatiedienst kan meegroeien met je onderneming. Naarmate je facturatiebehoeften complexer worden, heb je waarschijnlijk toegang nodig tot extra functies en meer verwerkingscapaciteit zonder dat je van provider hoeft te veranderen.

Meer informatie over Stripe Billing.