Utmaning

PGA grundades för över 100 år sedan och expanderar sin följarbas genom att marknadsföra golf med hjälp av innovativa golfprogram, e-handel och en onlinemarknadsplats där golfare kan anlita PGA-certifierade tränare direkt för lektioner. Diverse föråldrade datasystem och manuella rutiner gav dock upphov till friktion och frustration för golfare, tränare och PGA på organisationens olika digitala plattformar.

”I början av vår digitala transformation 2017 stod vi inför ett antal avsevärda utmaningar med hänsyn till de tekniska plattformar som vi hade då”, säger George Whitaker, senior director of enterprise technology på PGA. ”Vi hade flera separata datasystem och ständiga kritiska produktionsfel. Vi använde även checkar för att överföra betalningar till tränare, något som innebar att vi hade en betalningscykel som behövde snabbas upp. Sammantaget var det hela en bokföringsmässig mardröm.”

PGA hade dessutom problem med bristfällig PCI-efterlevnad, otydliga datakontroller och ett myller av finansiella faktorer på grund av en unik kombination av affärsmodeller. Organisationen hade en manuell process för fakturaavstämning som tog flera veckor i anspråk varje bokföringsperiod och ofta resulterade i kostsamma fel, så en lösning för att göra snabbare bokslut var också nödvändig. PGA beslutade sig för att modernisera sina administrativa finansiella system och rutiner, skaffa sig en bättre överblick över betalningshanteringen och förbättra betalningsupplevelsen för både interna och externa användare. Lyckligtvis använde sig PGA redan av Stripe för att ta emot betalning av medlemsavgifter och onlineköp och hade således tillgång till en lösning.

Lösning

PGA valde Stripe för att förbättra sin finansiella infrastruktur och inledde processen genom att integrera sin plattform för finansiell förvaltning, Workday. Med hjälp av Stripe rationaliserade och förbättrade PGA upplevelsen för både tränare och spelare när de registrerar sig och betalar ansöknings- och lektionsavgifter. Eftersom man redan använde Stripe för debitering av medlemsavgifter fick PGA nu en detaljerad och heltäckande inblick i sina finanser på alla plattformar som man använder för att bedriva verksamheten.

”Med Stripes API kunde vi bygga en direkt anslutning till Workday så att vi omedelbart får fakturerings- och betalningsinformation, vilket gett oss mer korrekta avstämningar – och det är mycket enklare än att stämma av via banken”, tillägger Whitaker. ”Stripe ger oss ett snabbt och smidigt sätt att tillhandahålla en bättre betalningsupplevelse.”

Med endast en utvecklare använde PGA sig av Stripes API för att bygga en anpassad anslutning till backendfunktionen på Workday som automatiskt samlar in fakturerings- och betalningsdata från mer än tio regionala avdelningar. Man har också ersatt sina manuella rutiner för betalningshanteringen med Stripe Connect och sjösatt en intuitiv plattform, vilket innebär att transaktionerna nu går snabbt och smidigt när golfare använder PGA:s marknadsplats för att anlita PGA-certifierade tränare för lektioner.

Resultat

PGA – i likhet med många stora organisationer – var i behov av att förenkla sin operativa verksamhet, i synnerhet i fråga om intäkter och kassaflöde. Man valde Stripe för att modernisera betalningsinfrastrukturen inom ramen för en mer omfattande digital omvandlingsprocess.

En enda utvecklare för att integrera Stripe med Workday

Den detaljerade dokumentation som medföljer Stripes API gjorde att PGA inte tvekade att bygga en anpassad anslutning till organisationens befintliga finansiella backendfunktion, Workday, med bara en utvecklare. Nu har PGA automatiserat betalningsavstämningen genom att data överförs från Stripe till Workday.

”Stripe är utvecklarvänligt, intuitivt och anpassningsbart. API:erna sparar verkligen tid och ger mer korrekta betalnings- och faktureringsdata för våra finans- och bokföringsteam. Traditionella betalsystem och gateways kommer inte i närheten av att klara av detta”, avslutar Whitaker.

40 arbetstimmar per månad sparas in med automatiserade utbetalningar till över 1 500 tränare

PGA:s tidigare tränarplattform tillät inte golfare att betala tränarna direkt, utan utbetalningarna skedde manuellt och ofta med en månads fördröjning eller mer. Stripe gjorde att PGA snabbt kunde ersätta dessa rutiner med automatiserade betalningsprocesser. På så sätt sparade organisationen 20 timmar per månad i samband med behandlingen av utbetalningar till tränare och ytterligare 20 timmar per månad vid avstämningen av kreditkortstransaktioner.

”Med Stripes hjälp gick vi från omständliga rutiner för utbetalningar till tränare till en process som sker automatiskt. Vårt interna team behöver inte ens vara involverade och tränare får betalt direkt inom bara några få dagar,” förklarar Seth McGuinness, produktchef på PGA.