ความท้าทาย

PGA ซึ่งก่อตั้งมานานกว่า 100 ปี ขยายฐานแฟนกอล์ฟด้วยการโปรโมทกีฬาชนิดนี้ผ่านรายการกอล์ฟที่น่าสนใจ อีคอมเมิร์ซ และมาร์เก็ตเพลสออนไลน์ที่เปิดให้นักกอล์ฟสามารถติดต่อโค้ช PGA ที่ผ่านการรับรองเพื่อสมัครเรียนได้โดยตรง อย่างไรก็ตาม ระบบข้อมูลแบบเก่าที่แยกกันอยู่และกระบวนการที่ต้องทำด้วยตัวเองก่อให้เกิดความยุ่งยากและน่ารำคาญใจแก่ทั้งนักกอล์ฟ โค้ช และ PGA บนแพลตฟอร์มดิจิทัลต่างๆ ขององค์กร

"ตอนที่เราเริ่มการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลตอนแรกๆ ในปี 2017 เราต้องเผชิญกับความท้าทายอย่างใหญ่หลวงเนื่องจากเทคโนโลยีแพลตฟอร์มที่เรามีอยู่" George Whitaker ผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายเทคโนโลยีองค์กรของ PGA เล่าให้ฟัง "เรามีระบบข้อมูลที่แยกกัน นอกจากนี้ยังมีข้อผิดพลาดร้ายแรงในระบบใช้งานจริงอย่างต่อเนื่อง ตอนนั้นเราส่งการชำระเงินให้โค้ชโดยใช้เช็ค ส่งผลให้เราจำเป็นต้องลดเวลาในรอบการเบิกจ่ายให้เร็วขึ้น ทั้งหมดนี้รวมกันก่อให้เกิดฝันร้ายสำหรับฝ่ายบัญชี"

นอกจากนี้ PGA ยังมีปัญหากับการปฏิบัติตามข้อกำหนด PCI ที่ไม่ได้คุณภาพ การควบคุมข้อมูลที่ไม่ชัดเจน และข้อพิจารณาทางการเงินอีกมากมายอันเนื่องมาจากการผสมผสานโมเดลธุรกิจที่ไม่เหมือนใคร องค์กรมีกระบวนการกระทบยอดใบแจ้งหนี้ที่ต้องใช้คนดำเนินการซึ่งแต่ละรอบใช้เวลานานหลายสัปดาห์และมันจะมีข้อผิดพลาดราคาแพง นอกจากนี้กระบวนการด้านการเงินแบบปิดก็ยังต้องได้รับการแก้ไขด้วย PGA จึงตั้งเป้าที่จะปรับระบบและกระบวนการทางการเงินแบ็กเอนด์ของตนให้ทันสมัยขึ้น เพิ่มความสามารถในการดูข้อมูลการชำระเงิน และปรับปรุงประสบการณ์การชำระเงินให้กับผู้ใช้ทั้งภายนอกและภายใน โชคดีที่ PGA ใช้ Stripe ในการรับการชำระค่าธรรมเนียมสมาชิกและการซื้อออนไลน์อยู่แล้ว องค์กรจึงมีสิทธิ์เข้าถึงโซลูชันได้

โซลูชัน

PGA เลือกใช้ Stripe เพื่อปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐาน โดยเริ่มจากการเชื่อมต่อการทำงานกับแพลตฟอร์มการบริหารการเงิน Workday ของตน PGA ใช้ Stripe ในการเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงประสบการณ์การใช้งานให้กับโค้ชและนักกอล์ฟขณะลงทะเบียนและชำระค่าธรรมเนียมการสมัครและค่าเรียน ทั้งนี้เนื่องจาก PGA ใช้ Stripe เก็บค่าธรรมเนียมสมาชิกอยู่แล้ว ตอนนี้องค์กรจึงมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการเงินของตนตั้งแต่ต้นจนจบในทุกแพลตฟอร์มที่ใช้ในการทำธุรกิจ

"Stripe API ช่วยให้เราเชื่อมต่อกับ Workday ได้โดยตรง เราจึงได้รับรายละเอียดใบแจ้งหนี้และการชำระเงินเพื่อใช้ในการปรับกระทบยอดบัญชีที่แม่นยำขึ้นได้ทันที ซึ่งง่ายกว่าการปรับกระทบผ่านธนาคารเป็นอย่างมาก" Whitaker กล่าว "Stripe ทำให้เรามีวิธีมอบประสบการณ์การชำระเงินที่ดีขึ้นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย"

PGA ใช้นักพัฒนาเพียงคนเดียวในการนำ Stripe API มาสร้างการเชื่อมต่อกับระบบแบ็กเอนด์ Workday ที่ออกแบบเอง การเชื่อมต่อนี้จะรวบรวมข้อมูลใบแจ้งหนี้และการชำระเงินจากส่วนงานระดับภูมิภาคกว่า 10 ส่วนโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังแทนที่กระบวนการในการชำระเงินที่ต้องใช้คนจัดการด้วย Stripe Connect เพื่อเปิดใช้แพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย ซึ่งช่วยให้ธุรกรรมของนักกอล์ฟที่ใช้มาร์เก็ตเพลสของ PGA สมัครเรียนกับโค้ชที่ผ่านการรับรองจาก PGA เป็นไปอย่างราบรื่นและรวดเร็ว

ผลลัพธ์

PGA ก็เหมือนองค์กรขนาดใหญ่อีกหลายแห่งที่ต้องการความเรียบง่ายในการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะในด้านรายรับและกระแสเงินสด บริษัทเลือกใช้ Stripe ในการปรับโครงสร้างพื้นฐานในการชำระเงินให้ทันสมัยขึ้นซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของความพยายามที่จะเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลในวงกว้าง

ใช้นักพัฒนาเพียงคนเดียวในการเชื่อมต่อการทำงานของ Stripe กับ Workday

เอกสารประกอบที่ละเอียดซึ่งมาพร้อมกับ Stripe API ช่วยให้ PGA มั่นใจว่าจะสามารถสร้างการเชื่อมต่อกับระบบแบ็กเอนด์ Workday ที่มีอยู่ได้โดยใช้นักพัฒนาเพียงคนเดียว ปัจจุบัน PGA ส่งข้อมูล Stripe เข้าไปใน Workday เพื่อใช้ในการกระบวนปรับกระทบยอดการชำระเงินได้แบบอัตโนมัติ

Whitaker กล่าวว่า "Stripe ช่วยให้นักพัฒนาทำงานได้ง่าย เข้าใจง่าย และสามารถปรับเปลี่ยนได้ API ช่วยเราประหยัดเวลาและให้ข้อมูลการชำระเงินและใบแจ้งหนี้ที่แม่นยำขึ้นสำหรับทีมการเงินและบัญชีได้เป็นอย่างมาก ระบบการค้าและเกตเวย์แบบเดิมๆ ทำแบบนี้ไม่ได้เลย"

ประหยัดเวลาเดือนละ 40 ชั่วโมงด้วยการเบิกจ่ายให้โค้ชกว่า 1,500 คนโดยอัตโนมัติ

แพลตฟอร์มจ้างโค้ชเดิมของ PGA ไม่มีฟังก์ชันให้นักกอล์ฟจ่ายเงินให้โค้ชโดยตรง ดังนั้นพนักงานจึงต้องดำเนินการเบิกจ่ายด้วยตัวเองซึ่งมักจะทำให้เกิดความล่าช้าเป็นเดือนหรือนานกว่านั้น แต่เมื่อใช้ Stripe PGA ก็แทนที่กระบวนการเดิมๆ ด้วยการชำระเงินระบบอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาให้กับองค์กรในการประมวลผลเงินเบิกจ่ายให้โค้ชได้เดือนละ 20 ชั่วโมง และอีก 20 ชั่วโมงสำหรับการปรับกระทบยอดบัตรเครดิต

"Stripe เปลี่ยนกระบวนการเบิกจ่ายให้โค้ชอันน่าเหนื่อยหน่ายมาใช้กระบวนการที่เกิดขึ้นเองโดยอัตโนมัติ ทีมเบิกจ่ายของเราไม่ต้องเข้ามายุ่งด้วยซ้ำ และโค้ชก็ได้รับเงินโดยตรงภายในไม่กี่วัน" Seth McGuinness ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของ PGA กล่าว