Desafio

Fundada há mais de 100 anos, a PGA busca expandir seus fãs promovendo o golfe em programas que inovam o esporte, em e-commerce e um marketplace online onde um golfista pode contratar um treinador e receber aulas diretamente. Mas os sistemas de dados eram antigos e incompatíveis entre si, com processos manuais que dificultavam as interações de golfistas, treinadores e da própria PGA em suas diversas plataformas digitais.

“No início de nossa transformação digital em 2017, tivemos dificuldades com as plataformas de tecnologia que estavam instaladas”, explica George Whitaker, diretor sênior de tecnologia empresarial da PGA. “Nossos sistemas de dados não se comunicavam, e os erros de produção eram constantes. O pagamento dos treinadores era enviado por cheque, então o ciclo de repasse precisava ser acelerado. Em suma, era um pesadelo para a contabilidade.”

Outro problema da PGA era a insuficiência da conformidade com PCI, falta de clareza no controle de dados e milhares de questões financeiras trazidas pela diversidade dos modelos de negócios. O processo manual de reconciliação de faturas levava semanas a cada período, e erros frequentes causavam prejuízos que deixavam clara a necessidade de melhoras no fechamento financeiro. A PGA decidiu modernizar os sistemas e processos financeiros do backend, aumentar a visibilidade dos pagamentos e melhorar a experiência dos usuários internos e externos. Por sorte, ela já era cliente da Stripe no recebimento de mensalidades dos associados e compras online, então a solução estava à mão.

Solução

A PGA escolheu a Stripe para melhorar sua infraestrutura financeira, começando pela integração de sua plataforma de gestão financeira, o Workday. Com a Stripe, a experiência de treinadores e golfistas foi dinamizada e ficou mais fácil cadastrar-se e pagar as taxas de associação e aulas. Como a Stripe já fazia a cobrança de mensalidades dos membros, agora a PGA podia visualizar detalhadamente todas as finanças em todas as plataformas usadas para seus negócios.

“A API da Stripe permite criar uma conexão direta com o Workday, com acesso imediato a dados de faturas e pagamentos que facilitam a reconciliação contábil. É muito mais fácil do que usar o banco para a reconciliação”, acrescenta Whitaker. “Com a Stripe, conseguimos oferecer uma experiência de pagamentos melhorada com rapidez e tranquilidade.”

Usando um único desenvolvedor, a PGA usou a API da Stripe para criar uma conexão personalizada com o backend da plataforma Workday, reunindo automaticamente dados de faturas e pagamentos de mais de 10 filiais regionais. Os processos manuais de pagamento também foram substituídos pelo Stripe Connect em uma nova plataforma intuitiva, onde as transações são rápidas e dinâmicas, para os golfistas que contratam aulas com treinadores certificados pela PGA através do marketplace.

Resultados

Como tantas grandes organizações, a PGA precisava de simplicidade operacional, principalmente em termos de receitas e fluxo de caixa. A Stripe foi escolhida para modernizar sua infraestrutura de pagamentos durante um amplo esforço de transformação digital.

Um desenvolvedor sozinho integrou a Stripe ao Workday

A documentação detalhada que acompanha a API da Stripe permitiu que a PGA criasse tranquilamente a conexão com seu backend financeiro no Workday, usando apenas um desenvolvedor. Agora, o Workday absorve automaticamente os dados da Stripe para o processo de reconciliação de pagamentos.

Segundo Whitaker, “a Stripe é fácil de usar para os desenvolvedores, além de ser intuitiva e adaptável. As APIs economizam nosso tempo e aumentam a precisão dos dados de pagamentos e faturas para as equipes de finanças e contabilidade. Os sistemas tradicionais para comércio e pagamentos não chegam nem perto.”

Economia de 40 horas/mês com automatização de pagamentos para mais de 1500 treinadores

A antiga plataforma da PGA não permitia pagamento direto dos golfistas aos treinadores, então a empresa fazia repasses manuais, com atrasos que chegavam a mais de um mês. Com a Stripe, esse processo foi rapidamente substituído por pagamentos automáticos, economizando 20 horas mensais no processamento de repasses aos treinadores e mais 20 horas com reconciliação de cartões.

“A Stripe nos salvou do transtorno que era o processo de repasses, automatizando tudo. Nossa equipe de repasses não precisa interferir em nada, e os treinadores são pagos diretamente em poucos dias”, comemora Seth McGuinness, gerente de produto da PGA.