Défi

Fondée il y a plus de 100 ans, l'association américaine des professionnels du golf (PGA) attire de nouveaux joueurs et organise la promotion de ce sport par le biais de programmes de golf innovants, du commerce en ligne et d'une place de marché en ligne, qui permet aux golfeurs de réserver directement leurs cours avec un entraîneur agréé. Cependant, la disparité des systèmes de données utilisés et les nombreux processus manuels généraient des difficultés sur l'ensemble des plateformes numériques de la PGA et de la frustration pour les golfeurs, les entraîneurs et l'association.

« Lorsque nous avons débuté notre transformation numérique en 2017, les plateformes technologiques en place nous ont posé de nombreux défis », déclare George Whitaker, directeur principal de la technologie d'entreprise chez PGA. « Nous utilisions des systèmes de données hétérogènes qui généraient constamment des erreurs de production critiques. De plus, les entraîneurs étaient payés par chèque, ce qui allongeait les délais de paiement. Tous ces facteurs réunis transformaient toute opération comptable en véritable cauchemar. »

La PGA rencontrait également d'autres difficultés : un faible niveau de conformité PCI, des contrôles de données peu clairs et une myriade de considérations financières liées à la disparité de ses modèles économiques. L'association devait aussi améliorer ses processus de clôture des livres comptables. En effet, elle rapprochait manuellement ses factures, ce qui prenait des semaines à chaque cycle et occasionnait parfois des erreurs coûteuses. La PGA a donc décidé de moderniser ses systèmes et processus financiers en arrière-plan, afin de bénéficier d'une meilleure visibilité sur les paiements et d'améliorer l'expérience de paiement des utilisateurs internes et externes. Fort heureusement, l'association utilisait déjà Stripe pour encaisser les cotisations de ses membres et le règlement des achats en ligne. Elle disposait donc déjà d'une solution.

Solution

La PGA a choisi Stripe pour améliorer son infrastructure financière et a commencé par intégrer la solution Stripe à sa plateforme de gestion financière Workday. Elle a utilisé Stripe pour simplifier et améliorer l'expérience des entraîneurs et des golfeurs au moment de l'inscription et du paiement des frais d'inscription et des cours. Comme elle utilisait déjà Stripe pour encaisser les cotisations de ses membres, la PGA a pu bénéficier d'une visibilité totale sur ses finances de bout en bout, et ce sur toutes les plateformes qu'elle utilise pour gérer ses activités.

« L'API Stripe nous permet d'établir une connexion directe avec notre plateforme Workday, et d'accéder instantanément au détail des factures et des paiements afin de faciliter les rapprochements, ce qui est bien plus simple que de passer par notre banque », ajoute G. Whitaker. « Stripe nous a permis d'offrir rapidement et facilement une meilleure expérience de paiement. »

La PGA n'a eu besoin de mobiliser qu'un seul développeur pour tirer parti de l'API Stripe et créer une connexion personnalisée au système central de sa plateforme Workday, qui rassemble automatiquement les données des factures et des paiements de plus de 10 sections régionales. Les processus manuels de l'association ont également été remplacés par Stripe Connect pour donner naissance à une plateforme intuitive. Les golfeurs peuvent désormais utiliser la place de marché de la PGA pour payer rapidement leurs cours.

Résultats

Comme bon nombre de grandes entreprises, la PGA souhaitait simplifier ses opérations, notamment la gestion de ses revenus et de ses flux de trésorerie. Dans le cadre de sa transformation numérique, elle a choisi Stripe pour moderniser son infrastructure de paiement.

Un seul développeur a suffi pour intégrer Stripe à Workday

Grâce à la documentation détaillée de l'API Stripe, la PGA n'a eu besoin de mobiliser qu'un seul développeur pour établir une connexion personnalisée avec le système central de sa plateforme financière Workday. L'association intègre désormais les données Stripe à Workday pour automatiser son processus de rapprochement des paiements.

« Conçue pour les développeurs, la solution Stripe est intuitive et modulable. Les API permettent de gagner un temps considérable et de fournir des données plus précises sur les paiements et les factures à nos équipes financière et comptable. Les systèmes marchands et les plateformes de paiement traditionnelles ne font rien de tout cela », déclare G. Whitaker.

40 heures gagnées par mois grâce à l'automatisation du paiement de plus de 1500 entraîneurs

Avec l'ancienne plateforme de réservation des cours de la PGA, les golfeurs ne pouvaient pas payer les entraîneurs directement et les virements de leurs paiements se faisaient manuellement et étaient souvent retardés d'un mois ou plus. Grâce à Stripe, la PGA a pu remplacer ces processus par des paiements automatisés. L'association a ainsi pu économiser 20 heures de traitement des virements par mois et 20 heures de rapprochement des paiements par carte de crédit.

« Stripe a remplacé nos processus fastidieux de paiement des entraîneurs par des paiements automatisés. Notre équipe n'a donc plus à se charger de ces opérations, et les entraîneurs reçoivent directement le paiement de leurs cours en quelques jours », déclare Seth McGuinness, chef de produit chez PGA.