Voor creditcardbetalingen, online transacties en bankoverschrijvingen worden verwerkingskosten in rekening gebracht die van invloed zijn op de prijs, de marges en de afrekenervaring voor klanten. Zo zijn de interbancaire kosten, een soort verwerkingskosten die ook wel swipe fee worden genoemd, tussen 2020 en 2023 met 50% gestegen. Op grote schaal kan dat de bedrijfskosten voor bedrijven die kaartbetalingen accepteren aanzienlijk verhogen. Als je begrijpt hoe verwerkingskosten voor betalingen werken, wat ze dekken en hoe ze zijn opgebouwd, kun je als bedrijf meer controle krijgen over de werkelijke kosten van het accepteren van betalingen.

Hieronder bekijken we wat verwerkingskosten zijn en hoe ze werken in moderne betalingssystemen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn verwerkingskosten?
  
• Met welke soorten verwerkingskosten krijgen bedrijven vaak te maken?
  
• Hoe worden verwerkingskosten berekend?
  
• Wanneer worden verwerkingskosten betaald door klanten en wanneer door het bedrijf?
  
• Hoe moeten bedrijven verwerkingskosten aan klanten bekendmaken?
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Wat zijn verwerkingskosten?

Verwerkingskosten zijn de kosten voor het overmaken van geld van een klant naar een bedrijf. Wanneer een klant betaalt met een kaart, bankoverschrijving of een andere elektronische methode, gaat die betaling door een netwerk van financiële systemen die geld in rekening brengen voor het authenticeren van de betaling, het controleren op fraude, het autoriseren van de transactie en het afwikkelen van het geld. De verwerkingskosten dekken die kosten.

Met welke soorten verwerkingskosten krijgen bedrijven doorgaans te maken?

Verwerkingskosten dekken over het algemeen de kosten die gepaard gaan met het ontvangen van betalingen: hoe geld wordt overgemaakt, hoe rekeningen worden bijgehouden en hoe uitzonderingen worden afgehandeld wanneer er iets misgaat. Hier zijn een paar veelvoorkomende kosten:

• Transactiekosten: transactiekosten worden gemaakt wanneer betalingen worden geaccepteerd. Ze worden meestal in rekening gebracht als een percentage van het betalingsbedrag plus een vast bedrag per transactie. Deze kosten dekken de interbancaire kosten, de kosten van het kaartnetwerk en de kosten van de betalingsverwerker voor routing, autorisatie, vereffening en risicobeheer.

• Kaartnetwerk- en bankkosten: deze kosten worden bepaald door kaartnetwerken en uitgevende banken en variëren per kaarttype, regio, transactiemethode en risicoprofiel. Ze maken een groot deel uit van de totale verwerkingskosten.

• Betaalgatewaykosten: deze kosten zijn voor de technologie die betalingsgegevens veilig van een website of app naar de betalingsverwerker stuurt. Sommige aanbieders nemen deze kosten op in de transactiekosten, andere brengen ze apart in rekening per transactie of per maand.

• Maandelijkse of accountkosten: maandelijkse of accountkosten zijn vaste kosten die in rekening worden gebracht voor het aanhouden van een betaalrekening of toegang tot bepaalde functies. Deze kunnen betrekking hebben op rapportagetools, klantenondersteuning, compliancecontrole of accountbeheer, en zijn van toepassing ongeacht het transactievolume.

• Kosten voor apparatuur en hardware: dit zijn kosten voor kaartlezers, point-of-sale (POS)-terminals of andere hardware voor fysieke betalingen. Afhankelijk van de opzet kunnen dit eenmalige aanschafkosten, maandelijkse huurkosten of op gebruik gebaseerde kosten zijn.

• PCI-compliancekosten: Payment Card Industry (PCI)-compliancekosten zijn de kosten voor het handhaven van de naleving van betalingsbeveiligingsnormen. Deze kosten worden vaak gebruikt om de beveiligingstools, audits of monitoring te financieren die nodig zijn om de gegevens van kaarthouders te beschermen en het risico op fraude te verminderen.

• Kosten voor chargebacks en geschillen: deze vaste kosten worden in rekening gebracht wanneer een klant een transactie betwist. Ze dekken de administratieve werkzaamheden die nodig zijn om het geschil te beoordelen en de terugboeking te verwerken, ongeacht of het bedrijf de zaak uiteindelijk wint of verliest.

• Kosten voor grensoverschrijdende transacties en valutaconversie: er worden extra kosten in rekening gebracht wanneer betalingen betrekking hebben op buitenlandse kaarten of valuta's. Deze kosten weerspiegelen de extra complicaties van internationale vereffening en het hanteren van wisselkoersen.

• Incidentele of voorwaardelijke kosten: deze kosten komen minder vaak voor en hebben niet op elk bedrijf invloed. Ze omvatten installatiekosten, minimale maandelijkse kosten, kosten voor papieren afschriften en kosten voor vroegtijdige beëindiging.

Hoe worden verwerkingskosten berekend?

Verwerkingskosten zijn de som van meerdere kostenlagen. Hoe ze worden berekend, hangt deels af van het gebruikte model: vast tarief, interchange plus, gelaagde of op abonnementen gebaseerde prijzen. Dat bepaalt hoe transparant de onderliggende kosten zijn en hoe voorspelbaar de uiteindelijke kosten zijn van de ene transactie tot de andere.

Procentuele kosten houden rekening met dingen als transactierisico, kaarttype en netwerkkosten, terwijl vaste kosten de extra werkzaamheden dekken die nodig zijn om betalingen te verwerken, zoals autorisatie, vereffening en rapportage. Verwerkingskosten combineren vaak een procentuele vergoeding met een vaste vergoeding om de proportionele kosten in evenwicht te brengen met een minimumtarief per transactie. Kaarttransactiekosten omvatten bijvoorbeeld de basiskosten die zijn vastgesteld door kaartnetwerken en uitgevende banken, plus eventuele extra toepasselijke kosten.

Het type transactie kan ook van invloed zijn op de berekening van de kosten. Transacties waarbij de kaart fysiek aanwezig is, kosten vaak minder dan online of handmatig ingevoerde betalingen, omdat het risico op fraude kleiner is. Transacties met een hoger risico (zowel wat betreft het risico op fraude als het algemene financiële risico dat de verwerker neemt) worden soms tegen een hogere prijs aangeboden om rekening te houden met fraudepreventie, het risico op chargebacks en de overheadkosten voor compliance.

De branche, het chargebackpercentage, het frauderisico en de maturiteit van het bedrijf kunnen van invloed zijn op de prijs. Bij grote transactievolumes bieden sommige aanbieders lagere marginale tarieven of onderhandelde prijzen op basis van het totale verwerkingsvolume. Bedrijven met stabiele volumes en sterke risicoprestaties komen vaak in aanmerking voor gunstigere tariefstructuren op de lange termijn.

Wanneer betalen klanten verwerkingskosten en wanneer betaalt het bedrijf ze?

Veel bedrijven zien verwerkingskosten gewoon als een standaard onderdeel van hun kosten en rekenen ze door in hun prijzen. Dit houdt het afrekenproces eenvoudig en voorspelbaar voor klanten, zonder extra kosten of verrassingen.

Sommige bedrijven rekenen een aparte vergoeding voor bepaalde betaalmethoden, zoals creditcards. Dit doen ze meestal als de marges krap zijn of als de transacties zo groot zijn dat de kosten echt invloed hebben op de winst.

Lokale wetgeving en vereisten van betalingsnetwerken bepalen of kosten kunnen worden doorberekend aan klanten. Sommige regio's verbieden toeslagen volledig, terwijl andere ze onder strikte voorwaarden toestaan, waaronder limieten en openbaarmakingsregels. In concurrerende of klantgerichte markten kunnen zichtbare kosten wrijving veroorzaken of de conversie verminderen. In andere contexten, met name B2B of gereguleerde betalingen, accepteren klanten expliciete verwerkingskosten mogelijk beter. Sommige bedrijven vermijden toeslagen door in plaats daarvan kortingen aan te bieden voor contante betalingen of bankoverschrijvingen, terwijl andere bedrijven hun catalogusprijzen aanpassen om de gemiddelde verwerkingskosten weer te geven.

Hoe moeten bedrijven verwerkingskosten aan klanten bekendmaken?

Als klanten rechtstreeks verwerkingskosten betalen, moeten ze hiervan op de hoogte zijn voordat ze tot aankoop overgaan of betalingsgegevens invoeren. Geef duidelijk aan dat het om verwerkings- of betalingskosten gaat en leg uit wat deze kosten dekken. Door de kosten apart te vermelden op facturen, kassabonnen of afrekenpagina's, worden de kosten zichtbaar en wordt verwarring voorkomen. Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat de bewoordingen, de plaatsing en de hoogte van de kosten voldoen aan de regelgeving en de normen van het kaartnetwerk, en dat het personeel de kosten nauwkeurig kan uitleggen wanneer klanten daarom vragen.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing waarmee elke onderneming, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, online, persoonlijk en overal ter wereld betalingen kan ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen met:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betalingsinterfaces, toegang tot 125+ betaalmethoden en Link, een wallet gebouwd door Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.

• Persoonlijke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en persoonlijke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga er vandaag nog mee aan de slag.