Kleine bedrijven vormen de ruggengraat van de Duitse economie; 99% van de bedrijven in het land bestaat uit kleine en middelgrote ondernemingen (mkb). De afgelopen jaren zijn de kosten van deze kleine en middelgrote bedrijven sterk gestegen, onder meer door de historische stijging van de producenten- en consumentenprijzen sinds de COVID-19-pandemie.

Om kostenstijgingen te compenseren, hebben bedrijven twee opties: of ze kunnen de prijzen van hun producten en diensten verhogen en de kosten doorberekenen aan klanten, of ze kunnen hun kostenefficiëntie verbeteren.

In dit artikel bespreken we wat kostenefficiëntie inhoudt en waarom het zo belangrijk is voor ondernemingen in Duitsland. We leggen ook uit hoe ondernemingen in Duitsland hun kosten kunnen verlagen en geven praktische voorbeelden van kostenefficiëntie.

Wat staat er in dit artikel?

• Kostenefficiëntie: Wat is het en waarom maakt het uit?
  
• Waarom is kostenefficiëntie zo belangrijk voor bedrijven in Duitsland?
  
• Welke strategieën gebruiken bedrijven in Duitsland om de kostenefficiëntie te verhogen?
  
• Manieren om de kostenefficiëntie van jouw bedrijf te verhogen
  

Kostenefficiëntie: Wat is het en waarom is het belangrijk?

De term kostenefficiëntie beschrijft het vermogen van een onderneming om haar beschikbare middelen, zoals Capital, tijd, personeel en materialen, zo in te zetten dat met zo min mogelijk inspanning het grootst mogelijke voordeel wordt behaald. Kostenefficiëntie betekent niet koste wat het kost besparen, maar eerder systematisch de verhouding tussen inspanning en resultaat optimaliseren.

Kostenefficiëntie is een belangrijk ondernemingsprincipe dat een steeds belangrijkere rol speelt in de Duitse economie als gevolg van stijgende energieprijzen, wereldwijde concurrentiedruk en toenemende eisen m.b.t. duurzaamheid.

Het belang van kostenefficiëntie in de praktijk

Een onderneming wordt als kostenefficiënt beschouwd als het producten of diensten van hoge kwaliteit kan leveren met minimale uitgaven van middelen. Het is belangrijk dat de geïnvesteerde inspanning, bijvoorbeeld in de vorm van werkuren, machinelooptijden of grondstofkosten, in een redelijke verhouding staat tot het resultaat. Dit laatste kan variëren afhankelijk van de branche: het kan gaan om omzetgroei, verbeterde klant, verhoogd productievolume of een innovatievoordeel.

Slim omgaan met middelen

Met hun vele 'verborgen kampioenen' zijn middelgrote bedrijven in Duitsland uitstekende voorbeelden van de balans tussen kwaliteit en winstgevendheid. Kostenefficiëntie wordt steeds meer een strategische succesfactor, vooral in de branche, die bekend staat om zijn nauwkeurige productie, hoge kwaliteitsnormen en export (bestand) structuur. Met het oog op demografische veranderingen en het tekort aan geschoolde werknemers in Duitsland, zal het uiterst belangrijk zijn om in de toekomst zo intelligent mogelijk gebruik te maken van bestaande middelen, zoals door middel van digitalisering en procedure optimalisatie.

Waarom is kostenefficiëntie zo belangrijk voor bedrijven in Duitsland?

Hieronder staan de belangrijkste redenen waarom kostenefficiëntie belangrijk is voor bedrijven in Duitsland.

Concurrentievermogen

Duitsland is een land met hoge lonen, wat betekent dat de bedrijven vaak relatief hoge lonen, socialezekerheidsbijdragen en belastingen moeten betalen in vergelijking met die in veel andere landen. Om effectief te kunnen concurreren met buitenlandse bedrijven met lagere productiekosten, moeten bedrijven in Duitsland zuiniger werken. Kostenefficiëntie helpt structurele nadelen te compenseren zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van producten of diensten.

Winstgevendheid

Een belangrijk voordeel van kostenefficiëntie is de directe impact op de winstgevendheid van een onderneming. Als er minder middelen worden gebruikt terwijl de inkomsten gelijk blijven, neemt de winst toe. Deze winsten kunnen dan bijvoorbeeld worden geïnvesteerd in de ontwikkeling van nieuwe markten of in verdere maatregelen om de efficiëntie te verhogen. Met de laatste optie wordt een positieve cyclus gecreëerd: hogere winsten maken verdere investeringen in het verbeteren van de efficiëntie mogelijk, wat op zijn beurt leidt tot nog betere resultaten. Kostenefficiëntie wordt de basis voor duurzame groei en economisch succes op de lange termijn.

Ruimte voor innovatie

Bedrijven die hun kostenefficiëntie verhogen, creëren de financiële flexibiliteit om toekomstgericht te handelen. In plaats van middelen uitsluitend te investeren in lopende activiteiten, kunnen ze hun bedrijf verder ontwikkelen. Ze kunnen specifiek investeren in onderzoek en ontwikkeling, evenals in nieuwe technologieën en bedrijfsmodellen. Kostenefficiëntie is dus niet het tegenovergestelde van innovatie – in veel gevallen is het een voorwaarde.

Crisisbestendigheid

De afgelopen jaren hebben aangetoond hoe kwetsbaar wereldwijde toeleveringsketens en economische planning kunnen zijn voor crises, zoals pandemieën, geopolitieke conflicten of schommelende energieprijzen. Kostenefficiënte bedrijven beschikken idealiter over een slanke structuur en duidelijke processen die hen in staat stellen snel en flexibel te reageren op externe uitdagingen. Door kostenefficiënt te worden, verbeteren ze indirect hun veerkracht in crisissituaties.

Duurzaamheid

Kostenefficiëntie wordt steeds meer gekoppeld aan ecologische duurzaamheid. Ondernemingen die efficiënt omgaan met energie of grondstoffen drukken niet alleen de kosten, maar verkleinen ook hun ecologische voetafdruk. In tijden van toenemende maatschappelijke verantwoordelijkheid en strikte criteria op het gebied van milieu, maatschappij en governance (ESG), is dit niet alleen goed voor het imago van een onderneming, maar ook voor de loyaliteit van investeerders en klant.

Welke strategieën gebruiken bedrijven in Duitsland om de kostenefficiëntie te verhogen?

In augustus 2024 publiceerde de Boston Consulting Group (BCG) de resultaten van een onderzoek naar kostenefficiëntie. In totaal 770 CEO's, CFO's en COO's uit 21 landen, waaronder 50 directieleden uit Duitsland, gaven inzicht in de kostenoptimalisatiemaatregelen van hun onderneming.

De respondenten uit Duitsland zagen 'nearhoring' (het verplaatsen van productie en processen naar een nabijgelegen vreemd land) als de meest effectieve methode om de kosten van de toeleveringsketen te verlagen. Een tweede methode was het onderhandelen over betere voorwaarden met leveranciers. Op de vraag welke operationele maatregelen ze zouden nemen om in de toekomst concurrerende kosten te garanderen, gaven besluitvormers in Duitsland voornamelijk de voorkeur aan drie opties:

• Investeringen in samenwerkingsverbanden en allianties (66%)
  
• Verhuizen naar goedkopere regio's (56%)
  
• Uitbesteden van bepaalde taken of processen aan externe dienstverleners (52%)
  

Een meerderheid (64%) van de respondenten gaf ook aan dat kunstmatige intelligentie (AI) de komende 1,5-3 jaar een aanzienlijke bijdrage zal leveren aan de kostendoelstellingen op middellange termijn. Bovendien weet 58% zeker dat AI de komende 3-5 jaar essentieel zal zijn voor operationele efficiëntie.

Manieren om de kostenefficiëntie van je onderneming te verbeteren

Aangezien een verhuizing naar een ander land voor veel bedrijven in Duitsland een enorme ontwrichting zou betekenen, kan het gemakkelijker zijn om bepaalde maatregelen uit te besteden met behulp van dienstverleners in andere landen. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van manieren om de kostenefficiëntie van uw onderneming te verhogen, met een focus op het uitbesteden van diensten.

IT- en cloud-infrastructuur

Bedrijven hebben aanzienlijke middelen nodig om hun eigen IT-infrastructuur en eigen servers te beheren. Door uit te besteden aan gespecialiseerde dienstverleners kunnen bedrijven hun infrastructuur volledig of gedeeltelijk naar de cloud verplaatsen. Veel dienstverleners bieden schaalbare, veilige oplossingen voor hosting, dataopslag en virtuele werkplekken. Idealiter betalen bedrijven alleen voor de middelen die ze daadwerkelijk gebruiken.

Salarisadministratie en financiële boekhouding

Vooral kleine en middelgrote bedrijven hebben baat bij het uitbesteden van hun loonadministratie en lopende financiële boekhouding aan gespecialiseerde bedrijven of dienstverleners. Ze besparen veel tijd en geld op interne specialisten, training en software. Digitale aanbieders maken geautomatiseerde processen mogelijk waar omzetbelasting adviseurs normaal gesproken gemakkelijk toegang toe hebben.

Periodieke boekhouding

Een bijzonder innovatieve benadering op het gebied van digitale boekhouding is het gebruik van Stripe Omzetverantwoording. Deze oplossing automatiseert het periodiek boeken van transacties, wat vaak een foutgevoelige en tijdrovende procedure is. Deze automatisering maakt het mogelijk om inkomsten te boeken in overeenstemming met de wet, provisies correct te berekenen en maandelijkse afsluitingen aanzienlijk te versnellen. Dit verkleint niet alleen het risico op boekhoudkundige fouten, maar bespaart ook kostbare werktijd.

Verwerking van betalingen

Een ander voorbeeld van kostenefficiëntie is het gebruik van Stripe Payments, vooral voor bedrijven die willen uitbreiden en daarom moeten vertrouwen op flexibele betaling infrastructuren. Met Stripe Payments kunnen bedrijven wereldwijd betalingen ontvangen en hun klanten lokaal voorkeursbetaalmethoden aanbieden. De verwerking van betalingen is geautomatiseerd en kan naadloos worden geïntegreerd in bestaande ERP-systemen (Shop of Enterprise Resource Planning).

Verwerken belastingen

Een extra kostenbesparende strategie, met name voor internationale bedrijven, is geautomatiseerde belastingverwerking. Stripe Tax berekent automatisch landspecifieke belastingtarieven, heft deze correct en levert alle benodigde documenten voor belastingteruggaven of audits. Dit vermindert risico's door te zorgen voor naleving van wettelijke vereisten en verlicht de administratieve lasten. Over het algemeen kan geautomatiseerde belastingaangifte kostbare fouten verminderen die gepaard gaan met handmatige aangiften.

Klantenservice

Het uitbesteden van de klant support kan met name voor snelgroeiende bedrijven lonend zijn. Externe callcenters en chatdiensten nemen de klant support over via heldere service level agreements (SLAs). Moderne aanbieders werken met meertalige teams, 24/7 beschikbaarheid en chatbot integratie. De kosten per contact zijn aanzienlijk lager dan bij een intern team, terwijl tegelijkertijd een hoge bereikbaarheid en klant tevredenheid worden gegarandeerd.

Contentcreatie en marketing

Voor veel bedrijven in Duitsland is het economisch niet haalbaar om interne middelen op te bouwen voor het creëren en vermarkten van content. Gespecialiseerde bureaus en freelancers kunnen bijvoorbeeld veel kostenefficiënter socialmediaberichten ontwerpen en publiceren. Ze kunnen ook worden ingehuurd voor het beheren van uitgebreide reclamecampagnes of het onderhouden van online aanwezigheid.

Logistiek

Voor retailbedrijven die hun goederen opslaan en verzenden, is het uitbesteden van warehousing, orderpicking en verzending een ander voorbeeld van kostenefficiëntie. Bedrijven besparen op opslagruimte, personeel en technologie, terwijl ze toch snelle levertijden en transparante tracking van zendingen garanderen.

Werving en selectie

De zoektocht naar vakmensen en het beheer van sollicitanten nemen intern veel tijd in beslag. Externe personeelsdienstverleners kunnen de werving, de voorselectie van geschikte kandidaten en in sommige gevallen zelfs het volledige onboardingproces voor bedrijven overnemen. Dit kan de kostenefficiëntie aanzienlijk verhogen.