Met toeslagen kunnen ondernemingen de kosten voor creditcardverwerking doorberekenen aan klanten die met een creditcard betalen. Deze toeslagen kunnen je marge helpen beschermen, maar de compliance-vereisten, de reactie van klanten en concurrentierisico’s kunnen zwaarder wegen dan de besparingen. Of je onderneming toeslagen moet implementeren, hangt af van je marges en de markt. Uit een enquête bleek dat 35% van de kleine ondernemingen in de VS toeslagen hanteert.

Hieronder bespreken we hoe toeslagen werken, waar ze legaal zijn, wat de risico’s zijn en hoe je toeslagen correct instelt als je besluit ze in te voeren.

Hoogtepunten

• Locatie is belangrijk. Creditcardtoeslagen zijn legaal in de meeste Amerikaanse staten en Canada, maar verboden in de EU.

• Een toeslag mag niet hoger zijn dan je kosten voor het accepteren van de kaart of het door je kaartnetwerk vastgestelde percentage, en debitcards moeten hiervan worden uitgesloten.

• Ondernemingen met kleine marges en hoge gemiddelde transactiewaarden hebben doorgaans het meeste baat bij toeslagen.

Wat is een toeslag?

Een toeslag is een extra bedrag dat een onderneming aan een transactie toevoegt wanneer een klant met creditcard betaalt. De toeslag draagt de kosten van de creditcardverwerking door aan de klant die voor die betaalmethode kiest.

Wanneer een klant met een creditcard betaalt, worden er doorgaans verschillende kosten in rekening gebracht bij de onderneming, waaronder interbancaire kosten. Deze kosten bedragen vaak tussen de 1,5% en 3,5% van de transactie, afhankelijk van het type kaart, de markt en hoe de kaart wordt aangeboden. Premium rewards-kaarten en bedrijfskaarten zijn doorgaans duurder, terwijl standaard creditcards voor consumenten minder kosten.

Hoe werkt een toeslag?

Een toeslag draagt een deel of alle kosten voor de verwerking van de creditcard door aan de klant als een apart postje bij het afrekenen. Zo werkt het:

• Percentageplafond: de regels van het kaartnetwerk schrijven meestal voor dat de toeslag niet hoger mag zijn dan de merchant discount rate (MDR) van de onderneming of een vast percentage (bijv. Visa hanteert een plafond van 3% in de VS), afhankelijk van wat het laagst is.

• Informatie voorafgaand aan de transactie: de toeslag wordt aan de klant getoond voordat de transactie wordt voltooid, bij het POS en op het ontvangstbewijs.

• Alleen creditcards: de toeslag geldt alleen voor creditcards. Debitcards, inclusief prepaidkaarten, zijn uitgesloten.

• Registratie bij het netwerk: Visa vereist een officiële kennisgeving voordat een onderneming toeslagen in rekening mag brengen. Mastercard vereist dit niet langer. Stripe kan het registratieproces afhandelen en toeslagen toepassen via zijn platform.

Zijn toeslagen legaal?

Creditcardtoeslagen zijn legaal in veel Amerikaanse staten. Verkopers mogen in de VS en Amerikaanse territoria sinds 2013 toeslagen in rekening brengen. Maar in 10 Amerikaanse staten (Californië, Colorado, Connecticut, Florida, Kansas, Maine, Massachusetts, New York, Oklahoma en Texas) gelden beperkingen op toeslagen in de vorm van maximumbedragen of verboden. De relevante wetgeving kan veranderen, dus controleer deze voordat je toeslagen implementeert.

Zelfs als toeslagen legaal zijn, moet je het bedrag van de toeslag op elk ontvangstbewijs vermelden, en moeten deze vermeldingen bij de ingang en bij het POS worden opgehangen. In webwinkels moet het toeslagenbeleid worden vermeld op de eerste pagina waar naar creditcardmerken wordt verwezen.

Buiten de VS kunnen de regels verschillen:

• EU: de herziene Richtlijn Betalingsdiensten (PSD2) heeft toeslagen op kaartbetalingen verboden.

• Canada: vanaf 2022 staan Visa en Mastercard toeslagen toe in het land.

• Australië: vanaf 1 oktober 2026 zijn toeslagen niet langer toegestaan.

Moeten ondernemingen een toeslag invoeren?

Of je onderneming een toeslag moet hanteren, hangt af van je marges, je klantenbestand en wat je concurrenten doen. Een toeslag kan een financieel verstandige beslissing zijn of een probleem voor je klantrelaties (en soms allebei tegelijk).

Zo kunnen toeslagen helpen:

• Creditcardkosten lopen op. Een onderneming die jaarlijks $ 1 miljoen verwerkt met een gemiddeld interbancair tarief van 2,5% betaalt $ 25.000 aan kaartnetwerken en uitgevende banken. Sectoren met kleine marges voelen dit extra sterk.

• Toeslagen kunnen de tarieven transparanter maken. Klanten die contant betalen, hoeven niet langer klanten te subsidiëren die met premium rewards-kaarten betalen.

Zo kunnen toeslagen averechts werken:

• Onverwachte kosten bij het afrekenen kunnen ervoor zorgen dat klanten hun online winkelwagentje vaker achterlaten en kunnen negatieve associaties met je merk oproepen in fysieke winkels. Als een klant verrast wordt door een toeslag, kan dat zijn beslissing om bij jou te kopen beïnvloeden.

• Als je naaste concurrent creditcards accepteert zonder toeslag, vragen klanten zich misschien af waarom ze bij jou meer moeten betalen.

De demografische gegevens van je klanten en de gemiddelde transactiewaarde zijn belangrijk bij de beslissing of je een toeslag gaat implementeren. Als je klanten vooral contant of met een cheque betalen, heeft een toeslag misschien minder impact. Maar als ze een soepel digitaal afrekenproces verwachten, zal dit waarschijnlijk meer weerstand oproepen. Hoe groter de transactie, hoe groter de kans dat klanten een extra toeslag opmerken: een toeslag van 2,5% op een aankoop van $ 15 is ongeveer 38¢, maar dezelfde toeslag op een dienst van $ 4.000 is $ 100.

Wat zijn de risico's van het toevoegen van een toeslag?

Het grootste risico van het toevoegen van een toeslag is een onjuiste implementatie. De regels van kaartnetwerken over toeslagen zijn specifiek, en overtredingen kunnen leiden tot boetes voor je accepteerder.

Vermijd deze fouten bij toeslagen:

• Netwerkregistratie overslaan: Visa vereist een kennisgeving voordat je toeslagen gaat rekenen. Begin niet met het rekenen van toeslagen zonder je te registreren.

• Toeslagen op debitcards: dit is niet toegestaan, zelfs niet bij prepaidkaarten.

• Het maximum overschrijden: je toeslag mag niet hoger zijn dan je MDR of het netwerkmaximum, afhankelijk van wat het laagst is.

• Geen informatie verstrekken: de toeslag moet zichtbaar zijn vóór de transactie en duidelijk worden vermeld in de winkel of op je website.

Naast compliance is er ook een reputatierisico. Retailklanten die een onverwachte toeslag tegenkomen, zullen eerder publiekelijk klagen dan van betaalmethode veranderen. B2B-klanten, die vaak betalen via Automated Clearing House (ACH) of met een cheque, zijn doorgaans pragmatischer.

Hoe moeten ondernemingen een toeslag implementeren?

Het implementeren van een toeslag verloopt in de VS volgens een specifieke volgorde, en het overslaan van stappen kan leiden tot risico’s op het gebied van compliance. Controleer voordat je begint of toeslagen zijn toegestaan in de regio waar je actief bent.

Zodra je dat hebt gedaan, kun je als volgt een toeslag implementeren in de VS:

• Registreer je bij de kaartnetwerken: Visa vereist dat je hen en je accepteerder ten minste 30 dagen voordat je begint met het in rekening brengen van toeslagen, op de hoogte stelt van je voornemen.

• Stel je toeslagpercentage vast: je toeslag mag niet hoger zijn dan je acceptatiekosten of het door het kaartnetwerk vastgestelde percentage, afhankelijk van welke van beide het laagst is. Als je je effectieve interchange-tarief niet weet, kan je betaaldienstverlener je dat vertellen.

• Werk je informatie bij: plaats borden in je fysieke winkels, vermeld het op je website voor online verkopen en voeg een regel voor de toeslag toe op elk ontvangstbewijs.

• Configureer je afrekenproces: het systeem moet bij het invoeren van de kaart het verschil kunnen zien tussen creditcard en debitcard en de toeslag automatisch toepassen als dat van toepassing is.

• Train je klantgerichte medewerkers: iedereen die betalingen afhandelt, moet weten hoe hij de toeslag duidelijk kan uitleggen (bijv. “We rekenen een toeslag voor creditcardbetalingen om onze verwerkingskosten te dekken. Je kunt dit vermijden door contant of met een debitcard te betalen.”).

Hoe hoog mag een toeslag zijn?

Het maximum voor de toeslag bij Visa is 3% of je MDR, afhankelijk van wat het laagst is. Het maximum voor Mastercard is 4%.

Het is toegestaan om de toeslag precies gelijk te stellen aan je verwerkingskosten, en dat is makkelijker uit te leggen aan klanten. Als je toeslagen gebruikt om je inkomsten te verhogen boven de kosten van interchange, ben je niet in overeenstemming met de regels en krijg je daar waarschijnlijk iets van te horen van je betaaldienstverlener of auditor.

Sommige ondernemingen willen misschien een vast bedrag in rekening brengen in plaats van een percentage (bijv. $ 2 per creditcardtransactie). Maar de berekening vereist zorgvuldigheid: bij kleine transacties kan een vast bedrag het maximum van 3% van Visa overschrijden, waardoor het niet aan de regels voldoet. Een op percentage gebaseerde toeslag voorkomt dat probleem.

Hoe Stripe Connect kan helpen

Stripe Connect regelt geldstromen tussen meerdere partijen voor softwareplatforms en marktplaatsen. Het biedt snelle onboarding, geïntegreerde componenten, wereldwijde uitbetalingen en nog veel meer.

Connect kan je helpen bij het:

• Binnen enkele weken van start gaan: gebruik door Stripe gehoste of geïntegreerde functionaliteit om sneller live te gaan en vermijd de voorafgaande kosten en ontwikkelingstijd die gewoonlijk nodig zijn voor betalingsfacilitering.

• Betalingen op schaal beheren: gebruik tools en diensten van Stripe, zodat je geen extra middelen hoeft te besteden aan margeverslaggeving, belastingformulieren, risico's, wereldwijde betaalmethoden of onboarding-compliance.

• Wereldwijd groeien: help je gebruikers meer klanten wereldwijd te bereiken met lokale betaalmethoden en de mogelijkheid om eenvoudig omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) en belasting op goederen en diensten (GST) te berekenen.

• Aanboren van nieuwe inkomstenbronnen: optimaliseer je betalingsinkomsten door bij elke transactie kosten in rekening te brengen. Haal voordeel uit de mogelijkheden van Stripe door persoonlijke betalingen, directe uitbetalingen, inning van omzetbelasting, financiering, betaalkaarten voor onkosten en meer op je platform mogelijk te maken.

Lees meer over Stripe Connect of ga vandaag nog aan de slag.