Desde 1997, el Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS) ha emitido números de varios dígitos conocidos como códigos NAICS para clasificar a las empresas según lo que realmente hacen. Es posible que necesites uno para acceder a ciertos incentivos de impuestos o para solicitar contratos del gobierno federal. En algunos estados, lo necesitas para formar una sociedad de responsabilidad limitada (LLC). El código NAICS que selecciones influye en cómo las agencias, los prestamistas y los organismos de concesión de licencias interpretan tu empresa más adelante.

A continuación, explicamos cómo encontrar el código que realmente coincida con tu actividad principal, las diferencias para las LLC, las organizaciones sin fines de lucro y las startups en etapa inicial, y cuándo una empresa necesita más de un código.

Puntos clave

• Tu actividad principal determina el código, no tu tipo de entidad ni cómo describirías la empresa de manera informal.

• Una empresa puede tener más de un código NAICS, con un código principal que refleja su fuente de ingresos principal y códigos secundarios que cubren líneas de negocio adicionales.

• Un código NAICS elegido al momento de la formación se puede actualizar más adelante a través de la agencia en la que lo presentaste.

Qué es un código NAICS

NAICS son las siglas del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte. Es el sistema de numeración que EE. UU., Canadá y México usan para clasificar a las empresas según lo que hacen. Veinte sectores abarcan sectores como la construcción, el comercio minorista y las finanzas, cada uno dividido en subsector, luego grupo del sector, luego sector NAICS y, por último, sector nacional.

Por qué es importante un código NAICS para tu empresa

Elegir cuidadosamente un código NAICS desde el principio puede ahorrarte tiempo y dinero más adelante.

A continuación se explica por qué es importante:

• Formación y declaraciones de impuestos: Cuando solicitas un Número de Identificación del Empleador (EIN) a través del formulario SS-4 del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos), se te preguntará por tu actividad principal de la empresa, lo que en última instancia se relaciona con un código NAICS. Muchos estados también piden el código directamente en los documentos de formación.

• Licencias y permisos: Las agencias locales y estatales pueden usar tu código para determinar qué inspecciones, permisos o normativas se aplican. El código de un restaurante genera una lista de verificación diferente a la de un código minorista, incluso para las empresas que comparten la misma tienda.

• Préstamos y contratos federales: La Agencia Federal de Pequeños Negocios de EE. UU. (SBA) establece estándares de tamaño por código NAICS para determinar la elegibilidad de préstamos y reservas. Un código podría limitar el estado de «pequeña empresa» a USD 9 millones en ingresos; otro lo establece en USD 41.5 millones. Esa diferencia puede decidir si calificas para ciertos programas de préstamos de la SBA. Los contratistas que se registran en el Sistema de Gestión de Adjudicaciones en SAM.gov deben incluir al menos un código, ya que las agencias federales lo usan para conectar a las empresas con las oportunidades de contrato.

• Banca y relaciones con proveedores: Algunos bancos te piden un código cuando abres una cuenta de empresa. Los proveedores o las aseguradoras pueden usarlo para determinar la categoría de riesgo de tu empresa.

Cómo encontrar el código NAICS adecuado para tu empresa

La Oficina del Censo de EE. UU. mantiene un índice de búsqueda de los códigos NAICS. Para determinar el código adecuado para tu empresa, sigue estos pasos:

Identifica tu actividad principal

Tu código principal debe coincidir con la actividad que genere más ingresos, no con la que suene más impresionante ni con la que consideres tu objetivo a largo plazo. Una empresa que asesora sobre estrategias de marketing y crea sitios web para clientes debe analizar el desglose: si el trabajo de programación representa el 70 % de los ingresos, el código 541511 (servicios de programación informática a medida) se ajusta mejor que un código de consultoría de marketing, independientemente de cómo el fundador describa la empresa de forma informal.

Busca por función, no por etiqueta del sector

Busca en el índice con palabras específicas que describan lo que haces día a día, no el sector más amplio del que te sientes parte. «Marketing» por sí solo es demasiado amplio: contiene códigos dispersos en publicidad, relaciones públicas e investigación de mercado. Cada uno podría ubicarse en un subsector diferente según si estás creando campañas, gestionando relaciones con los clientes o realizando encuestas a consumidores. Una empresa que se encuentra entre dos categorías podría no encontrar un ajuste perfecto, y eso está bien.

Qué código NAICS deben usar las LLC, las organizaciones sin fines de lucro y las startups

El código NAICS para las LLC, las organizaciones sin fines de lucro y las startups depende de lo que hace tu empresa, no de cómo está estructurada ni de sus impuestos. Las LLC se clasifican según la actividad que genere más ingresos, igual que cualquier otra empresa. Una LLC de un solo miembro que vende productos hechos a mano por internet se incluye en un código minorista específico. Las organizaciones sin fines de lucro también usan el mismo sistema de clasificación que las empresas con fines de lucro.

Las startups pueden enfrentar un problema diferente: la empresa aún no se ha establecido en una actividad, pero es posible que igual necesites un código para algunos trámites. Clasifícala según la actividad principal que tengas planeada, no con un marcador de posición impreciso como «servicios empresariales». Una startup que crea un producto antes del lanzamiento o que prueba más de un modelo de ingresos debe elegir el código más cercano a lo que espera facturar primero y, luego, actualizarlo si las cosas cambian.

¿Puede una empresa tener más de un código NAICS?

Sí. La Oficina del Censo solo le asigna un código a cada empresa, por lo general, en función de la actividad que genera más ingresos. Sin embargo, otras agencias mantienen sus propias listas y podrían asignar más de un código.

Cómo encaja un código NAICS en el proceso de formación de una empresa

Es posible que los fundadores deban elegir un código al principio, según cómo sea su actividad principal en ese momento. A menudo, se trata de una suposición informada para una empresa en etapa inicial, y está bien, ya que el código no tiene que ser permanente.

Una empresa que cambia sustancialmente de estrategia después de la formación, como una empresa que comenzó como consultoría de software y luego pasó a vender software empaquetado como producto, puede actualizar su código NAICS. Debes comunicarte directamente con la agencia que tiene tu información en el archivo para cambiarlo.

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