Les programmes d’identification des clients (PIC) sont une composante de la lutte contre le blanchiment de capitaux (AML) des institutions financières. Les Nations unies estiment qu’entre 800 milliards et 2 billions de dollars américains sont blanchis dans le monde chaque année, et des réglementations telles que le USA PATRIOT Act exigent l’utilisation de programmes d’identification des clients pour prévenir les délits financiers, y compris le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

Les PIC constituent la première ligne de défense des systèmes financiers. Ils garantissent que les systèmes financiers peuvent vérifier l’identité des clients, ce qui minimise le risque d’activités illicites. Ces programmes s’inscrivent dans le cadre de processus plus larges de vérification de l’identité des clients (VIC) qui comprennent une surveillance permanente des transactions des clients afin de détecter et de signaler les activités suspectes.

Nous examinerons ci-dessous les avantages de l’utilisation des PIC, la manière de mettre en place un PIC et les bonnes pratiques pour l’application des PIC dans votre entreprise.

Contenu de l’article

• Comment fonctionnent les programmes d’identification des clients?
  
• Avantages d’un programme d’identification des clients
  
• Différences entre les programmes d’identification des clients et la connaissance du client (KYC)
  
• Qui doit respecter les règles des PIC?
  
• Comment mettre en place un programme d’identification des clients?
  
• Bonnes pratiques pour l’application des programmes d’identification des clients
  

Comment fonctionnent les programmes d’identification des clients?

Les programmes d’identification des clients (PIC) utilisent une série d’étapes pour vérifier l’identité des clients.

• Collecte des informations sur le client :En premier lieu, les PIC collectent des informations sur le client, notamment sa dénomination sociale complète, sa date de naissance, son adresse et son numéro d’identification délivré par l’État (numéro de sécurité sociale ou de passeport, par exemple). En fonction du profil de risque du client ou du type de compte ouvert, les PIC peuvent collecter des informations supplémentaires.

• Vérification des informations : Ensuite, les PIC vérifient les informations fournies.

  • Vérification des documents : Vérifiez la validité des documents d’identification émis par le gouvernement. Cette vérification peut se faire en personne, par le biais d’un portail en ligne sécurisé ou à l’aide d’un logiciel spécialisé permettant d’analyser les fonctionnalités du document.
    
  • Vérification de la base de données : Comparez les informations fournies avec des bases de données publiques et privées pour confirmer leur exactitude et leur cohérence.
    
  • Vérification sans document : Contactez directement le client pour vérifier son identité ou vérifiez ses références auprès d’autres institutions financières.
    

• Évaluation du risque : Évaluez le risque associé au client sur la base des informations collectées et vérifiées. Les facteurs à prendre en compte peuvent être la profession du client, la source de ses fonds et son pays de résidence.

• _Surveillance continue : _ Surveillez les transactions et les activités du client pour détecter tout comportement suspect. Il peut s’agir de vérifier l’activité de son compte, l’historique des transactions et toute modification de ses données personnelles.

• Mise à jour des informations : Mettez périodiquement à jour les informations relatives au client afin que les données figurant dans le dossier restent exactes et reflètent tout changement dans la situation du client.

• Tenue de registres : Tenir des registres de toutes les informations relatives aux clients, des méthodes de vérification et des évaluations des risques, en conformité avec les exigences réglementaires et pour faire preuve de vérification préalable en cas d’audit ou d’enquête.

Avantages d’un programme d’identification des clients

Les PIC profitent aux entreprises de différentes manières. Ces avantages sont notamment les suivants :

• Atténuation des risques : Les PIC atténuent le risque de crimes financiers tels que le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la fraude . En vérifiant l’identité de leurs clients, les institutions peuvent prévenir ces activités illégales et éviter d’éventuels dommages juridiques et à la réputation.

• Conformité réglementaire : Les PIC sont une obligation juridique pour les institutions financières dans de nombreux pays, y compris les États-Unis. La non-utilisation des PIC peut entraîner des pénalités et des amendes.

• Une sécurité renforcée : Les PIC créent un environnement financier plus sûr en empêchant l’accès non autorisé aux comptes et aux services, ce qui protège l’institution et ses clients légitimes contre les pertes financières.

• Amélioration du devoir de vérification préalable de la clientèle : Les PIC permettent aux établissements d’exercer un devoir de vigilance à l’égard de la clientèle plus efficace, en évaluant le risque associé à chaque client et en adaptant les services en conséquence.

• Efficacité opérationnelle : Si les PIC nécessitent un investissement initial dans les systèmes et les processus, ils peuvent améliorer l’efficacité opérationnelle au fil du temps. L’automatisation des processus de vérification et la simplification des procédures d’inscription des utilisateurs permettent de gagner du temps et d’économiser des ressources à long terme.

• Protection des clients contre la fraude : Les PIC protègent les clients contre l’usurpation d’identité et la fraude en veillant à ce que seules les personnes autorisées puissent accéder à leurs comptes, ce qui permet de protéger les actifs financiers et les données personnelles.

• Une plus grande confiance des clients : Les clients sont plus enclins à faire confiance aux institutions qui ont mis en place des mesures de sécurité , telles que les PIC.

• Une inscription plus rapide : Les processus PIC peuvent permettre une inscription plus rapide et plus pratique des utilisateurs, ce qui améliore la satisfaction des clients et les encourage à utiliser les services de l’institution.

• __ Un accès à davantage de services :__ les PIC permettent aux institutions d’offrir à leurs clients une gamme plus large de produits et de services financiers. En vérifiant l’identité des clients, les institutions peuvent offrir des services qui pourraient autrement être limités pour des raisons réglementaires.

Différences entre les programmes d’identification des clients et la connaissance du client (KYC)

Les programmes d’identification des clients (PIC) et la connaissance du client (KYC) sont des processus utilisés pour identifier et vérifier les clients, mais ils ont des objectifs et des champs d’application distincts. L’utilisation des programmes d’identification des clients est une exigence réglementaire spécifique axée sur la vérification de l’identité des clients, tandis que la connaissance du client est un processus plus large qui englobe la vérification de l’identité, l’évaluation des risques et la surveillance continue. Les PIC est la première étape du processus plus large de connaissance du client : alors que les PIC établit l’identité du client, la connaissance du client va plus loin en découvrant son comportement financier et en évaluant son profil de risque.

Programme d’identification des clients (PIC)

Les PIC se concentrent sur la vérification de l’identité d’un client au cours du processus d’inscription des utilisateurs. Ce processus consiste à collecter et à vérifier des informations d’identification spécifiques telles que le nom, la date de naissance, l’adresse et le numéro d’identification délivré par l’État. L’objectif des PIC est d’établir une conviction raisonnable que l’établissement connaît l’identité du client, prévenant ainsi l’usurpation d’identité et la fraude.

Connaissance du client (KYC)

Le processus de connaissance du client a une portée plus large que le processus des PIC. Il englobe non seulement la vérification de l’identité, mais aussi la compréhension des activités financières et du profil de risque du client. La connaissance du client a pour objectif principal d’évaluer le risque global associé à un client et de vérifier que ses activités sont conformes à la tolérance au risque de l’institution et aux exigences réglementaires. Le processus de connaissance du client implique de collecter et d’analyser un éventail d’informations plus large que celui des PIC. En règle générale, ces informations portent sur la profession du client, la source de ses fonds, l’historique de ses transactions et sa tolérance au risque.

Exemple de processus PIC vs. KYC

Lors de l’ouverture d’un compte bancaire, le client doit fournir ses documents d’identité (passeport, permis de conduire, etc.) pour satisfaire à l’obligation du PIC. Dans le cadre du processus de connaissance du client, la banque peut aussi lui poser des questions sur sa profession, ses sources de bénéfice et l’usage qu’il compte faire du compte, afin d’évaluer le niveau de risque qu’il présente.

Qui doit suivre les règles des PIC?

Dans de nombreux pays, les directives relatives à la lutte contre le blanchiment exigent des institutions financières et de certaines entreprises qu’elles mettent en œuvre des procédures de protection des données. Aux États-Unis, par exemple, divers organismes de réglementation veillent au respect des exigences en matière de protection des données, notamment le Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN), le Federal Reserve Board, la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) et l’Office of the Comptroller of the Currency (OCC). Outre les types d’entreprises énumérés ci-dessous, d’autres entreprises peuvent être amenées à mette en œuvre des PIC si elles exercent des activités financières susceptibles de donner lieu au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

• Banques : Banques commerciales, caisses d'épargne et banques d’investissement.

• Coopératives de crédit : Institutions financières coopératives détenues et gérées par leurs membres.

• Courtiers et négociants en valeurs mobilières : Les entreprises qui achètent et vendent des titres au nom de clients ou pour leur propre compte.

• Fonds communs de placement : Des entreprises d’investissement qui mettent en commun l’argent des investisseurs pour acheter un portefeuille diversifié de titres.

• __ Marchands de contrats à terme (FCM) :__ Particuliers ou entreprises qui sollicitent ou acceptent des commandes d’achat ou de vente de contrats à terme et d’options sur contrats à terme.

• Courtiers introducteurs (IB) : Les particuliers ou les entreprises qui sollicitent ou acceptent des commandes d’achat ou de vente de contrats à terme et d’options sur contrats à terme, mais qui n’acceptent pas d’argent ou de titres de la part de leurs clients.

• Conseillers en négoce de matières premières (CTA) : Des particuliers ou des entreprises qui conseillent d’autres personnes sur l’achat ou la vente de contrats à terme et d’options sur contrats à terme.

• Opérateurs de fonds de matières premières (CPO) : Des particuliers ou des entreprises qui gèrent des fonds de matières premières, des véhicules d’investissement qui rassemblent des fonds provenant d’investisseurs pour négocier des matières premières.

• _Entreprises de services monétaires (MSB) : _ Les entreprises qui fournissent des services tels que le transfert de fonds, l’encaissement de chèques, l’échange de devises ou la vente de mandats ou de chèques de voyage.

Comment mettre en place un programme d’identification des clients?

La conception et la mise en œuvre d’un PIC implique une série d’étapes que vous devrez adapter à la taille, à l’étendue et à la structure organisationnelle de votre entreprise. Envisagez de faire appel à un conseiller juridique ou à des experts en matière de conformité, qui pourront vous donner des conseils sur la manière de mettre en place un PIC. Formez votre personnel aux exigences et aux procédures du PIC afin qu’il puisse les mettre en œuvre de manière cohérente, et informez vos clients de l’importance du PIC.

Vous trouverez ci-dessous les étapes de base pour développer une PIC solide. Pour des informations plus détaillées et des exigences spécifiques, reportez-vous aux règles et réglementations en matière de protection des données publiées par les organismes de réglementation compétents (par exemple, FinCEN, FDIC).

Développer une politique écrite en matière de PIC

Décrivez les procédures spécifiques que votre établissement suivra pour collecter et vérifier les informations d’identification des clients. Précisez les types de comptes couverts par le PIC (comptes de dépôt, comptes de crédit, etc.) et expliquez comment vous traiterez les exceptions ou les procédures alternatives pour certains clients (par exemple, ceux qui n’ont pas de numéro de sécurité sociale).

Collecter les informations des clients

Obtenez les quatre informations suivantes auprès de chaque client :

• Dénomination sociale complète

• Date de naissance

• Adresse du domicile ou de l’entreprise

• Numéro d’identification (par exemple, numéro de sécurité sociale, numéro de passeport)

Collectez ces informations lorsque le client ouvre son compte ou avant qu’il ne puisse effectuer des transactions.

Vérifier l’identité du client

Vérifiez les informations fournies par le client en utilisant des sources indépendantes et fiables. Les méthodes acceptables sont les suivantes :

• Vérification des documents d’identité émis par le gouvernement (permis de conduire, passeport, etc.)

• Utilisation de services tiers de vérification d’identité

• Obtention d’informations auprès d’une agence de renseignements sur les consommateurs ou d’une base de données publique

Documentez les méthodes de vérification que vous avez utilisées et les résultats du processus de vérification.

Comparer avec les listes gouvernementales

Vérifiez le nom du client par rapport aux listes de terroristes ou d’autres criminels connus ou présumés fournies par le gouvernement (par exemple, la Liste SDN de l’OFAC). Si vous trouvez une correspondance, prenez les mesures qui s’imposent, comme le gel du compte et la communication des informations aux autorités.

Tenir des registres

Conservez toutes les informations relatives à l’identification du client et les résultats des vérifications pendant au moins cinq ans après la clôture du compte. Mettez ces registres à la disposition des autorités de réglementation sur requête.

Gérer les PIC dans le temps

Désignez un responsable de la conformité ou une équipe qui sera chargée de superviser les PIC pour votre entreprise. Cette personne ou cette équipe doit se débiter de vérifier et de mettre à jour régulièrement la politique en matière de PCI, afin qu’elle conserve son efficacité et qu’elle respecte toute modification de la réglementation. Elle doit également procéder à des évaluations périodiques des risques afin d’identifier et de corriger les éventuelles faiblesses du programme.

Bonnes pratiques pour l’application des programmes d’identification des clients

Suivez ces bonnes pratiques – techniques, opérationnelles et éthiques – pour aider votre entreprise à appliquer efficacement les PIC.

Bonnes pratiques techniques

• ID uniques et cohérents : Attribuez à chaque client un identifiant unique qui reste cohérent dans toutes les interactions et sur toutes les plateformes. Cet identifiant pourrait être un numéro généré de manière aléatoire, une adresse courriel hachée ou une combinaison d’informations pertinentes.

• Stockage sécurisé : Protégez les identifiants des clients en utilisant le chiffrement et des méthodes de stockage sécurisées. Limitez l’accès aux seules personnes autorisées.

• Intégration des données :Intégrez les identifiants des clients dans tous les systèmes et bases de données de votre entreprise pour créer une vue globale du client qui facilite les expériences personnalisées.

• Qualité des données : Entretenez des informations d’identification du client exactes et à jour. Intégrez des processus de validation et de nettoyage des données pour assurer leur cohérence et leur fiabilité.

• _Évolutivité : _ Choisissez un système d’identification des clients qui peut se développer en même temps que votre entreprise et traiter de grands volumes de données.

Bonnes pratiques opérationnelles

• Consentement : Obtenez le consentement explicite des clients avant de collecter et d’utiliser leurs identifiants.

• Protection de la confidentialité : Déployez des technologies de protection de la vie privée (PET) pour rendre anonymes les identifiants des clients ou utiliser des pseudonymes.

• Minimisation des données : Ne collectez que le minimum d’informations sur les clients dont vous avez besoin à des fins commerciales légitimes. Évitez de collecter des données sensibles, sauf en cas d’absolue nécessité.

• Contrôle de l’accès : Mettez en place des contrôles d’accès stricts et des pistes d’audit pour les données d’identification des clients. Limitez l’accès aux seules personnes autorisées et surveillez l’utilisation qui en est faite.

• Plan d’intervention en cas d’incident: Élaborez un plan d’intervention complet en cas d’incident pour faire face à toute violation de données ou à tout incident de sécurité impliquant des identifiants des clients.

Bonnes pratiques en matière d’éthique

• Autonomie des clients : Responsabilisez les clients en leur donnant le contrôle de leurs données. Permettez aux clients d’accéder à leurs informations, de les mettre à jour ou de les supprimer à tout moment.

• _Non-discrimination : _ N’utilisez jamais les identifiants des clients à des fins de discrimination ou de profilage injuste à l’encontre de particuliers en fonction de leurs attributs personnels ou de leur comportement.

• Transparence : Utilisez les identifiants des clients de manière équitable et transparente. Communiquez aux clients la manière dont vous utiliserez ces identifiants et évitez toute pratique trompeuse ou mensongère.

• Responsabilité : Assumez la responsabilité de l’utilisation éthique des identifiants des clients. Intégrez des audits et des vérifications régulières de la conformité aux bonnes pratiques et aux normes en matière d’éthique.