I programmi di identificazione dei clienti (CIP) costituiscono un pilastro fondamentale delle strategie antiriciclaggio (AML) adottate dagli istituti finanziari. Secondo le stime delle Nazioni Unite, in un solo anno vengono riciclati tra gli 800 e i 2000 miliardi di dollari a livello globale e regolamenti come il PATRIOT Act degli Stati Uniti impongono l'uso di CIP per prevenire reati finanziari, tra cui il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

I CIP sono la prima linea di difesa per i sistemi finanziari. Garantiscono che i sistemi finanziari siano in grado di verificare l'identità dei clienti, riducendo al minimo il rischio di attività illecite. Questi programmi fanno parte dei più ampi processi di adeguata verifica della clientela (CDD) che includono il monitoraggio continuo delle transazioni dei clienti per rilevare e segnalare attività sospette.

Di seguito illustriamo i vantaggi dell'utilizzo dei CIP, come configurarne uno e le best practice per l'applicazione dei CIP nella tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funzionano i programmi di identificazione dei clienti?
  
• Vantaggi dell'utilizzo di un programma di identificazione dei clienti
  
• Differenze tra i programmi di identificazione dei clienti e gli obblighi di adeguata verifica della clientela (KYC)
  
• Chi deve seguire le regole CIP?
  
• Come impostare un programma di identificazione dei clienti
  
• Best practice per l'applicazione dei programmi di identificazione dei clienti
  

Come funzionano i programmi di identificazione dei clienti?

I programmi di identificazione dei clienti (CIP) prevedono una serie di passaggi per verificare l'identità del cliente.

• Raccolta delle informazioni sui clienti: In primo luogo, i CIP acquisiscono dal cliente dati personali quali ragione sociale, cognome, data di nascita, indirizzo e un documento d'identità valido (es. numero di previdenza sociale (SSN) o passaporto). A seconda del profilo di rischio del cliente o del tipo di conto aperto, i CIP potrebbero raccogliere ulteriori informazioni.

• Verifica delle informazioni: successivamente, i CIP verificano le informazioni fornite.

  • Verifica dei documenti: verifica la validità dei documenti d'identità emessi dalle autorità competenti. Questa operazione può essere svolta di persona, tramite un portale online sicuro o con l'ausilio di un software specializzato per l'analisi documentale.
    
  • Verifica del database: confronta le informazioni fornite con database pubblici e privati per confermarne l'accuratezza e la coerenza.
    
  • Verifica non documentale: contatta direttamente il cliente per verificare la sua identità o controllare le referenze presso altri istituti finanziari.
    

• Valutazione del rischio: valuta il rischio associato al cliente sulla base delle informazioni raccolte e verificate. I fattori da considerare potrebbero includere la professione del cliente, l'origine dei fondi e il Paese di residenza.

• Monitoraggio continuo: monitoraggio delle transazioni e delle attività del cliente per rilevare eventuali comportamenti sospetti. Ciò potrebbe comportare la revisione dell'attività dell'account, della cronologia delle transazioni e di eventuali modifiche alle informazioni personali.

• Aggiornamento delle informazioni: aggiorna periodicamente i dati del cliente in modo che le informazioni in archivio rimangano accurate e riflettano eventuali cambiamenti nella situazione del cliente.

• Conservazione dei registri: conserva i registri di tutte le informazioni sui clienti, i metodi di verifica e le valutazioni dei rischi, in conformità con i requisiti normativi e per dimostrare la due diligence in caso di audit o indagini.

Vantaggi dell'utilizzo di un programma di identificazione dei clienti

I CIP avvantaggiano le aziende in molti modi diversi. tra cui:

• Mitigazione del rischio: i CIP riducono il rischio di reati finanziari come il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e le frodi. Verificando l'identità dei propri clienti, le istituzioni possono prevenire queste attività illegali ed evitare potenziali danni legali e reputazionali.

• Conformità normativa: i CIP sono un requisito legale per gli istituti finanziari in molti Paesi, compresi gli Stati Uniti. Il mancato utilizzo dei CIP è punibile con sanzioni e multe.

• Maggiore sicurezza: i CIP creano un ambiente finanziario più sicuro impedendo l'accesso non autorizzato ai conti e ai servizi, proteggendo l'istituto e i suoi clienti legittimi da perdite finanziarie.

• Miglioramento della due diligence dei clienti: i CIP consentono agli istituti finanziari di esercitare una due diligence adeguata (CDD) e più efficace, valutando il rischio specifico di ogni cliente e offrendo servizi su misura.

• Efficienza operativa: sebbene i CIP richiedano un investimento iniziale in sistemi e processi, possono migliorare l'efficienza operativa nel tempo. L'automazione dei processi di verifica e la semplificazione delle procedure di attivazione possono far risparmiare tempo e risorse nel lungo periodo.

• Protezione contro le frodi per i clienti: i CIP fungono da scudo contro il furto d'identità e le frodi, assicurando che solo i legittimi proprietari abbiano accesso ai propri conti e tutelando così il patrimonio finanziario e i dati personali.

• Maggiore fiducia dei clienti: i clienti sono più propensi a fidarsi di istituzioni che dispongono di misure di sicurezza solide, come i CIP.

• Attivazione più rapida: i processi CIP possono portare a un’attivazione più rapida e pratica per i nuovi clienti, migliorando la soddisfazione dei clienti e incoraggiandoli a utilizzare i servizi dell'istituto finanziario.

• Accesso a più servizi: i CIP consentono agli istituti di offrire ai clienti una gamma più ampia di prodotti e servizi finanziari. Verificando l'identità dei clienti, gli istituti possono offrire servizi che altrimenti potrebbero essere limitati a causa di problemi normativi.

Differenze tra i programmi di identificazione dei clienti e gli obblighi di adeguata verifica della clientela (KYC)

I programmi di identificazione dei clienti (CIP) e gli obblighi di adeguata verifica della clientela (KYC) sono processi utilizzati per identificare e verificare l’identità dei clienti, ma hanno obiettivi e ambiti distinti. L'uso dei CIP è un requisito normativo specifico incentrato sulla verifica dell'identità del cliente, mentre il KYC è un processo più ampio che comprende la verifica dell'identità, la valutazione del rischio e il monitoraggio continuo. Il CIP è il passo iniziale del più ampio processo KYC: mentre il CIP stabilisce l'identità del cliente, il KYC va oltre, scoprendo il suo comportamento finanziario e valutando il suo profilo di rischio.

Programma di identificazione dei clienti (CIP)

I CIP si concentrano sulla verifica dell'identità di un cliente durante il processo di attivazione. Il processo CIP prevede la raccolta e la verifica di informazioni identificative specifiche come nome, data di nascita, indirizzo e documenti di identificazione rilasciati dal governo. Lo scopo dei CIP è quello di accertare in modo incontrovertibile l'identità del cliente, minimizzando il rischio di frodi e usurpazioni d'identità.

Obblighi di adeguata verifica della clientela (KYC)

Il processo KYC ha una portata più ampia rispetto al processo CIP. Comprende non solo la verifica dell'identità, ma anche la comprensione delle attività finanziarie e del profilo di rischio del cliente. Lo scopo primario del KYC è valutare accuratamente il profilo di rischio di ciascun cliente, assicurando che le sue operazioni siano coerenti con i limiti stabiliti dall'istituto e dalle normative vigenti. Il processo KYC prevede la raccolta e l'analisi di una gamma più ampia di informazioni rispetto a quelle valutate dai CIP. In genere, le informazioni includono la professione del cliente, l'origine dei fondi, la cronologia delle transazioni e la tolleranza al rischio.

Esempi di processi CIP e KYC

Quando apre un conto bancario, il cliente deve fornire i propri documenti d'identità (ad es. passaporto, patente di guida) per soddisfare i requisiti del CIP. Il processo di adeguata verifica della clientela della banca, tuttavia, potrebbe comportare la richiesta di informazioni sull'occupazione, sulla fonte di reddito e sull'uso previsto del conto per valutare il livello di rischio.

Chi deve seguire le regole CIP?

In molti Paesi, le linee guida antiriciclaggio (AML) impongono agli istituti finanziari e a determinate aziende di attuare i CIP. Negli Stati Uniti, ad esempio, diverse agenzie di regolamentazione applicano i requisiti CIP, tra cui il Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN), il Federal Reserve Board, la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) e l'Office of the Comptroller of the Currency (OCC). Oltre ai tipi di società elencati di seguito, altre aziende potrebbero dover implementare un CIP se svolgono attività finanziarie soggette al riciclaggio di denaro o al finanziamento del terrorismo.

• Banche: banche commerciali, casse di risparmio e banche d'investimento.

• Cooperative di credito: istituti finanziari cooperativi posseduti e gestiti dai loro membri.

• Intermediari e commercianti di valori mobiliari: società che acquistano e vendono titoli per conto dei clienti o per conto proprio.

• Fondi comuni di investimento: società d'investimento che raccolgono denaro dagli investitori per l'acquisto di un portafoglio diversificato di titoli.

• Futures commission merchants (FCMs): persone fisiche o aziende che sollecitano o accettano ordini per l'acquisto o la vendita di contratti futures e opzioni su contratti futures.

• Introducing broker (IB): persone fisiche o giuridiche che sollecitano o accettano ordini per l'acquisto o la vendita di contratti futures e opzioni su contratti futures, ma non accettano denaro o titoli dai clienti.

• Consulenti per il trading di materie prime (CTA): persone fisiche o aziende che offrono servizi di consulenza sull'acquisto o sulla vendita di contratti futures e opzioni su contratti futures.

• Operatori di pool di prodotti (CPO): persone fisiche o aziende che gestiscono pool di materie prime, che sono veicoli di investimento che raggruppano fondi dagli investitori per negoziare materie prime.

• Attività che forniscono servizi monetari (MSB): attività che forniscono servizi come la trasmissione di denaro, l'incasso di assegni, il cambio di valuta o la vendita di vaglia postali o traveler's cheque.

Come impostare un programma di identificazione dei clienti

La progettazione e l'implementazione di un CIP comporta una serie di passaggi che dovrai personalizzare in base alle dimensioni, all'ambito e alla struttura della tua attività. Prendi in considerazione la possibilità di lavorare con un consulente legale o un esperto di conformità, che possano fornirti indicazioni su come stabilire un CIP. Forma il personale sui requisiti e sulle procedure CIP in modo che possa implementarli in modo coerente e comunica ai clienti l'importanza del CIP.

Di seguito sono riportati i passaggi di base per sviluppare un CIP solido. Per informazioni più dettagliate e requisiti specifici, fai riferimento alle norme e ai regolamenti CIP pubblicati dalle agenzie di regolamentazione competenti (ad esempio, FinCEN, FDIC).

Sviluppare una policy CIP scritta

Descrivi le procedure specifiche che il tuo istituto seguirà per raccogliere e verificare le informazioni di identificazione del cliente. Specifica i tipi di conto coperti dal CIP (ad esempio, conti di deposito, conti di credito) e spiega come gestirai le eccezioni o le procedure alternative per determinati clienti (ad esempio, quelli senza numero di previdenza sociale).

Raccogliere informazioni sul cliente

Per ciascun cliente, ottieni le quattro informazioni seguenti:

• Ragione sociale

• Data di nascita

• Indirizzo di residenza o indirizzo aziendale

• Numero di identificazione (ad es. numero di previdenza sociale, numero di passaporto)

Raccogli queste informazioni quando il cliente apre il conto o prima che possa completare le transazioni.

Verificare l'identità del cliente

Verifica le informazioni fornite dal cliente utilizzando fonti indipendenti e affidabili. I metodi accettabili includono:

• Controllo dei documenti d'identità rilasciati dalle autorità governative (ad es. patente di guida, passaporto)

• Utilizzo di servizi di verifica dell'identità di terze parti

• Ottenere informazioni da una centrale rischi o da un database pubblico

Documenta i metodi di verifica utilizzati e i relativi risultati.

Confronto con liste governative

Confronta il nome del cliente con liste di terroristi o altri criminali noti o sospetti forniti dal governo (ad esempio, elenco SDN dell'OFAC). In caso di corrispondenza, blocca immediatamente il conto e segnala l'accaduto alle autorità.

Conservare i record

Conserva tutte le informazioni sull'identificazione del cliente e i risultati delle verifiche per almeno cinque anni dopo la chiusura del conto. Fornisci questi dati alle autorità di regolamentazione che ne facciano richiesta.

Gestire i CIP nel tempo

Designa un responsabile della conformità o un team che sarà responsabile della supervisione del CIP per la tua attività. Questa persona o team avrà il compito di mantenere aggiornata la politica CIP, assicurando la sua conformità alle normative vigenti. Inoltre, dovrà condurre regolari valutazioni del rischio per prevenire e mitigare eventuali minacce alla sicurezza.

Best practice per l'applicazione dei programmi di identificazione dei clienti

Segui queste best practice (tecniche, operative ed etiche) per aiutare la tua attività ad applicare i CIP in modo efficace.

Best practice tecniche

• ID univoci e coerenti: assegna a ciascun cliente un identificatore univoco che rimanga coerente in tutte le interazioni e su tutte le piattaforme. Questo identificatore può essere un numero generato in modo casuale, un indirizzo e-mail con hash o una combinazione di informazioni pertinenti.

• Archiviazione sicura: proteggi gli ID dei clienti utilizzando la crittografia e metodi di archiviazione sicuri. Limita l'accesso solo al personale autorizzato.

• Integrazione dei dati: integra gli ID cliente in tutti i sistemi e database della tua attività per creare una visione olistica del cliente che faciliti la personalizzazione delle esperienze.

• Qualità dei dati: tieni sempre aggiornati i dati relativi all'ID del cliente. Implementa processi di convalida e pulizia dei dati per garantire coerenza e affidabilità.

• Scalabilità: scegli un sistema di identificazione dei clienti che possa adattarsi alla tua attività e gestire grandi volumi di dati.

Best practice operative

• Consenso: ottieni il consenso esplicito dei clienti prima di raccogliere e usare i loro documenti di identità.

• Tutela della privacy: implementa tecnologie di miglioramento della privacy (PET) per rendere anonimi gli ID dei clienti o utilizza pseudonimi.

• Riduzione dei dati: raccogli solo le informazioni sul cliente strettamente necessarie per i tuoi scopi commerciali. Evita di raccogliere dati sensibili a meno che non sia assolutamente necessario.

• Controllo degli accessi: implementa rigorosi controlli di accesso e un tracciamento dettagliato delle attività relative agli ID del cliente. Limita l'accesso solo al personale autorizzato e monitora l'utilizzo.

• Piano di risposta agli incidenti: sviluppa un piano completo di risposta agli incidenti per affrontare eventuali violazioni dei dati o incidenti di sicurezza che coinvolgano gli ID dei clienti.

Best practice etiche

• Autonomia del cliente: dai ai tuoi clienti il potere di gestire i propri dati. Consenti ai clienti di accedere, aggiornare o eliminare le proprie informazioni in qualsiasi momento.

• Non discriminazione: non utilizzare mai gli ID del cliente per discriminare o profilare ingiustamente le persone in base alle loro caratteristiche personali o al loro comportamento.

• Trasparenza: usa gli ID cliente in modo equo e trasparente. Comunica ai clienti come utilizzerai questi ID ed evita pratiche ingannevoli o fuorvianti.

• Responsabilità: assumiti la responsabilità dell'uso etico degli ID del cliente. Implementa audit e revisioni regolari per verificare la conformità alle migliori pratiche e agli standard etici.