Los programas de identificación de clientes (CIP) son un componente de los esfuerzos de AML de las instituciones financieras. Las Naciones Unidas estiman que se lavan entre USD 800,000 millones y USD 2 billones a nivel mundial en un solo año, y regulaciones como la Ley Patriota de los EE. UU. exigen el uso de CIP para prevenir delitos financieros, incluido el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.

Los PIC son la primera línea de defensa de los sistemas financieros. Garantizan que los sistemas financieros puedan verificar la identidad de los clientes, lo que minimiza el riesgo de actividades ilícitas. Estos programas forman parte de procesos más amplios de diligencia debida del cliente (DDC) que incluyen la supervisión continua de las transacciones de los clientes para detectar y denunciar actividades sospechosas.

A continuación, analizaremos los beneficios de usar un PIC, cómo configurarlo y las prácticas recomendadas para aplicarlos en tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un programa de identificación de clientes (CIP)?
  
• Beneficios de usar un programa de identificación de clientes
  
• Requisitos del programa de identificación de clientes
  
• Diferencias entre los programas de identificación de clientes y KYC
  
• ¿Quién debe cumplir las reglas de los CIP?
  
• Cómo configurar un programa de identificación de clientes
  
• Prácticas recomendadas para aplicar programas de identificación de clientes
  
• Cómo puede ayudar Stripe Radar
  

¿Qué es un programa de identificación de clientes (CIP)?

Un programa de identificación de clientes (CIP) es un marco regulatorio obligatorio que requiere que las instituciones financieras verifiquen la identidad de cualquier persona o entidad que abra una cuenta. En lugar de una comprobación de identidad informal, un CIP es una política operativa formal por escrito diseñada para garantizar que una institución forme una creencia razonable sobre la verdadera identidad de cada cliente al que presta servicios.

El requisito del CIP se estableció formalmente en la Sección 326 de la Ley Patriota de los EE. UU., promulgada en 2001 tras los atentados del 11 de septiembre. Se diseñó para prevenir el lavado de dinero, la financiación del terrorismo y otros delitos financieros al garantizar que las instituciones financieras investiguen a fondo a los clientes potenciales antes de otorgarles acceso al sistema y marquen de forma continua las transacciones sospechosas.

Para satisfacer los estándares federales de cumplimiento de la normativa, todo CIP debe aplicar la recopilación de datos de referencia, la verificación de identidad y la revisión de listas de vigilancia del gobierno. Además, los CIP deben conservar los registros y otros datos durante al menos cinco años después de que se cierra una cuenta.

Beneficios de usar un programa de identificación de clientes

Los PIC benefician a las empresas de muchas maneras diferentes. Estas incluyen las siguientes:

• Mitigación de riesgos: los CIP mitigan el riesgo de delitos financieros, como el lavado de dinero, el financiamiento del terrorismo y el fraude. Al verificar la verdadera identidad de sus clientes, las instituciones pueden prevenir estas actividades ilegales y evitar posibles daños legales y reputacionales.

• Cumplimiento de la normativa: los CIP son un requisito legal para las instituciones financieras en muchos países, incluido EE. UU. El incumplimiento del uso de los CIP puede incurrir en sanciones y multas.

• Mayor seguridad: los CIP crean un entorno financiero más seguro al prevenir el acceso no autorizado a cuentas y servicios, lo que protege a la institución y a sus clientes legítimos contra pérdidas financieras.

• Mejora en la diligencia debida del cliente: los CIP permiten a las instituciones realizar una diligencia debida del cliente (CDD, por sus siglas en inglés) más eficaz, al evaluar el riesgo asociado con cada cliente y adaptar los servicios en consecuencia.

• Eficiencia operativa: aunque los CIP requieren una inversión inicial en sistemas y procesos, pueden mejorar la eficiencia operativa con el tiempo. La automatización de los procesos de verificación y la simplificación de los procedimientos de onboarding pueden ahorrar tiempo y recursos a largo plazo.

• Protección contra fraudes del cliente: los CIP protegen a los clientes contra el robo de identidad y el fraude al garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a sus cuentas, lo que resguarda los activos financieros y los datos personales.

• Mayor confianza de los clientes: es más probable que los clientes confíen en instituciones que cuentan con sólidas medidas de seguridad, como los CIP.

• Onboarding más rápido: los procesos del CIP pueden dar como resultado un onboarding más rápido y conveniente para los clientes nuevos, lo que mejora la satisfacción del cliente y los incentiva a usar los servicios de la institución.

• Acceso a más servicios: los CIP permiten a las instituciones ofrecer a los clientes una gama más amplia de productos y servicios financieros. Al verificar las identidades de los clientes, las instituciones pueden ofrecer servicios que, de otro modo, estarían restringidos por cuestiones regulatorias.

Requisitos del programa de identificación de clientes

En virtud de la Ley de Secreto Bancario (BSA) y las regulaciones de la Red de Control de Delitos Financieros (FinCEN), las instituciones financieras deben diseñar y ejecutar un CIP por escrito que se alinee con su perfil de riesgo específico, su base de clientes y sus ofertas de servicios.

Para mantener el cumplimiento de la normativa reguladora, todo CIP debe satisfacer seis requisitos legales básicos:

• Una política formal por escrito: el programa debe estar documentado por escrito, aprobado por los líderes ejecutivos o la junta directiva y completamente integrado en el marco de cumplimiento de la normativa de AML más amplio de la organización.

• Recopilación obligatoria de datos de clientes: antes de abrir una cuenta o conceder acceso al servicio, la institución debe recopilar el nombre legal completo del cliente, su fecha de nacimiento, su dirección residencial o comercial y su número de Seguro Social, su número de identificación del contribuyente o el número de pasaporte para personas extranjeras.

• Verificación de identidad basada en riesgos: el programa debe detallar procedimientos específicos para verificar la identidad del cliente en un plazo razonable. Esto incluye la verificación de documentos, como las licencias de conducir, y la comparación de los datos recopilados con las agencias de crédito y los registros públicos.

• Comparación con listas de vigilancia del gobierno: la institución debe comparar las identidades de los clientes con las listas federales de terroristas conocidos o sospechosos y de personas sujetas a sanciones, que mantiene principalmente la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC).

• Aviso adecuado al cliente: las instituciones deben proporcionar a los clientes un aviso claro y por adelantado para informarles que la ley federal exige a la empresa solicitar y verificar la información de identificación antes de abrir una cuenta.

• Mantenimiento de registros y retención de datos: las instituciones deben mantener un registro de auditoría completo que incluya todos los datos recopilados de los clientes, las descripciones de los documentos utilizados para la verificación y las resoluciones de cualquier discrepancia de datos. Estos registros se deben conservar durante al menos cinco años después de que se cierra la cuenta.

Diferencias entre los programas de identificación de clientes y el Conocimiento del cliente (KYC)

Los programas de identificación de clientes (PIC) y el Conocimiento del cliente (KYC) son procesos utilizados para identificar y verificar a los clientes, pero tienen enfoques y alcances distintos. El uso de PIC es un requisito normativo específico centrado en verificar la identidad del cliente, mientras que el KYC es un proceso más amplio que abarca la verificación de la identidad, la evaluación de riesgos y la supervisión continua. Los PIC constituyen el paso inicial en el proceso más amplio del KYC: mientras que los PIC establecen la identidad del cliente, el KYC va más allá al revelar su comportamiento financiero y evaluar su perfil de riesgo.

Programa de Identificación del Cliente

Los PIC se centran en verificar la identidad de un cliente durante el proceso de onboarding. El proceso de los PIC implica recopilar y verificar información de identificación específica, como el nombre, la fecha de nacimiento, la dirección y el número de la identificación emitida por el gobierno. El propósito de los CIP es establecer una creencia razonable de que la institución conoce la identidad del cliente y evitar así el robo de identidad y el fraude.

Know Your Customer

El proceso del KYC tiene un alcance más amplio que el proceso de los PIC. Abarca no solo la verificación de la identidad, sino también la comprensión de las actividades financieras y el perfil de riesgo del cliente. El objetivo principal del KYC es evaluar el riesgo general asociado a un cliente y comprobar que sus actividades se adapten a la tolerancia al riesgo y a los requisitos regulatorios de la institución. El proceso del KYC implica recopilar y analizar mayor cantidad de información que la que evalúan los PIC. Por lo general, la información incluye la ocupación del cliente, el origen de los fondos, el historial de transacciones y la tolerancia al riesgo.

Ejemplo del proceso de PIC en comparación con el de KYC

Cuando abre una cuenta bancaria, el cliente debe proporcionar sus documentos de identificación (p. ej., pasaporte, permiso de conducir) para cumplir con el requisito de los PIC. Sin embargo, el proceso de KYC del banco podría implicar pedir información sobre su ocupación, fuente de ingresos y uso previsto de la cuenta para evaluar su nivel de riesgo.

¿Quién debe seguir las reglas del PIC?

En muchos países, las pautas de AML exigen que las instituciones financieras y ciertas empresas implementen CIP. En los EE. UU., por ejemplo, diversas agencias reguladoras exigen el cumplimiento de los requisitos de los CIP, entre ellas, la Red de Control de Delitos Financieros (FinCEN), la Junta de la Reserva Federal, la Corporación Federal de Seguro de Depósitos (FDIC) y la Oficina del Contralor de la Moneda (OCC). Además de los tipos de empresas que se enumeran a continuación, es posible que otros negocios necesiten implementar un CIP si participan en actividades financieras basadas en riesgos que son susceptibles al lavado de dinero o a la financiación del terrorismo.

• Bancos: bancos comerciales, bancos de ahorro y bancos de inversión

• Cooperativas de crédito: instituciones financieras cooperativas de propiedad y operación de sus miembros

• Corredores y agentes de valores: firmas que compran y venden valores en nombre de clientes o para sus propias cuentas

• Fondos mutuos: empresas de inversión que agrupan dinero de inversores para comprar una cartera diversificada de valores

• Comerciantes de comisiones de futuros: personas o firmas que solicitan o aceptan órdenes para la compra o venta de contratos de futuros y opciones sobre contratos de futuros

• Corredores de introducción: personas o firmas que solicitan o aceptan órdenes para la compra o venta de contratos de futuros y opciones sobre contratos de futuros, pero no aceptan dinero ni valores de los clientes

• Asesores de comercio de materias primas: personas o firmas que asesoran a otros sobre la compra o venta de contratos de futuros y opciones sobre contratos de futuros

• Operadores de fondos de materias primas: personas o firmas que operan fondos de materias primas, que son vehículos de inversión que agrupan fondos de inversores para operar con materias primas

• Empresas de servicios monetarios: empresas que brindan servicios como transmisión de dinero, cambio de cheques, cambio de monedas o la venta de giros postales o cheques de viajero

Cómo configurar un programa de identificación de clientes

Diseñar e implementar un PIC implica una serie de pasos que deberás personalizar según el tamaño, el alcance y el diseño de tu empresa. Considera la posibilidad de trabajar con asesores legales o expertos en el cumplimiento de la normativa que puedan orientarte sobre cómo establecer un CIP. Capacita a tu personal sobre los requisitos y procedimientos del PIC para que pueda implementarlos de manera consistente y comunica a los clientes la importancia del PIC.

A continuación, se presentan los pasos básicos para desarrollar un PIC sólido. Para obtener información más detallada y requisitos específicos, consulta las normas y reglamentos de los PIC publicados por los organismos reguladores pertinentes (por ejemplo, FinCEN, FDIC).

1. Desarrolla una política de CIP por escrito

Describe los procedimientos específicos que seguirá tu institución para recopilar y verificar la información de identificación del cliente. Especifica los tipos de cuentas que cubrirá el PIC (por ejemplo, cuentas de depósito, cuentas de crédito) y explica cómo manejarás las excepciones o los procedimientos alternativos para ciertos clientes (por ejemplo, los que no tienen número de Seguro Social).

2. Recopila la información de los clientes

Obtén los siguientes cuatro datos de cada cliente:

• Nombre legal completo

• Fecha de nacimiento

• Dirección física residencial o comercial

• Número de identificación (p. ej., número de Seguro Social, número de pasaporte)

Recopila esta información cuando el cliente abra su cuenta o antes de que el cliente pueda realizar transacciones.

3. Verifica la identidad del cliente

Verifica la información que el cliente proporciona mediante el uso de fuentes independientes y fiables. Los métodos aceptables incluyen:

• Comprobación de documentos de identidad emitidos por el Gobierno (p. ej., licencia de conducir, pasaporte)

• Uso de servicios de verificación de identidad de terceros

• Obtención de información de una agencia de información al consumidor o base de datos pública

Documenta los métodos de verificación que utilizaste y los resultados del proceso de verificación.

4. Compara con las listas gubernamentales

Coteja el nombre del cliente con las listas de terroristas conocidos o sospechosos u otros delincuentes proporcionadas por el gobierno (p. ej., la lista SDN de la OFAC). Si encuentras alguna coincidencia, toma las medidas adecuadas, como bloquear la cuenta y denunciar la información a las autoridades.

5. Mantén registros

Mantén registros de toda la información de identificación del cliente y de los resultados de las verificaciones durante al menos cinco años después del cierre de la cuenta. Pon estos registros a disposición de las autoridades reguladoras que los soliciten.

6. Gestiona los CIP a lo largo del tiempo

Designa a un responsable o equipo de cumplimiento de la normativa que se encargue de supervisar el CIP para tu empresa. Esta persona o equipo debe encargarse de revisar y actualizar la política de CIP con regularidad para que siga siendo eficaz y cumpla con cualquier cambio regulatorio. También deben realizar evaluaciones de riesgos periódicas para identificar y abordar cualquier vulnerabilidad en el programa.

Prácticas recomendadas para la aplicación de programas de identificación de clientes

Sigue estas prácticas recomendadas (técnicas, operativas y éticas) para ayudar a tu empresa a aplicar los PIC de manera efectiva.

Prácticas recomendadas técnicas

• ID únicos y coherentes: asigna a cada cliente un identificador único que se mantenga coherente en todas las interacciones y plataformas. Este identificador podría ser un número generado aleatoriamente, una dirección de correo electrónico cifrada o una combinación de información relevante.

• Almacenamiento seguro: protege los ID de los clientes mediante cifrado y métodos de almacenamiento seguro. Limita el acceso únicamente al personal autorizado.

• Integración de datos: integra los ID de los clientes en todos los sistemas y bases de datos dentro de tu empresa para crear una visión holística del cliente que facilite las experiencias personalizadas.

• Calidad de los datos: mantén la información de los ID de los clientes precisa y actualizada. Implementa procesos de validación y limpieza de datos para lograr coherencia y fiabilidad.

• Escalabilidad: elige un sistema de ID de clientes que pueda crecer con tu empresa y manejar grandes volúmenes de datos.

Prácticas recomendadas operativas

• Consentimiento: obtén el consentimiento explícito de los clientes antes de recopilar y usar sus ID.

• Protección de la privacidad: implementa tecnologías que mejoren la privacidad para anonimizar los ID de los clientes o usar seudónimos.

• Minimización de datos: recopila solo la información mínima de los clientes que necesitas para fines comerciales legítimos. Evita recopilar datos confidenciales a menos que sea absolutamente necesario.

• Control de acceso: establece controles de acceso estrictos y registros de auditoría para los datos de los ID de los clientes. Limita el acceso únicamente al personal autorizado y supervisa el consumo.

• Plan de respuesta a incidentes: desarrolla un plan integral de respuesta a incidentes para abordar cualquier filtración de datos o incidentes de seguridad que involucren los ID de los clientes.

Prácticas recomendadas éticas

• Autonomía del cliente: empodera a los clientes dándoles control sobre sus datos. Permite a los clientes acceder, actualizar o eliminar su información en cualquier momento.

• No discriminación: nunca uses los ID de los clientes para discriminar o crear perfiles injustos de las personas en función de sus atributos personales o comportamiento.

• Transparencia: usa los ID de los clientes de manera justa y transparente. Comunica a los clientes cómo usarás estos ID y evita cualquier práctica engañosa o fraudulenta.

• Responsabilidad: asume la responsabilidad del uso ético de los ID de los clientes. Implementa auditorías y revisiones periódicas para asegurar el cumplimiento de la normativa con las prácticas recomendadas y los estándares éticos.

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