Una exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York elimina la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas estatal o local en una transacción, producto o comprador concretos. La tasa base del 4 % del estado aumenta a un porcentaje de entre el 7 % y el 8,875 % al sumarle las tasas del condado y de la ciudad, aunque las numerosas exenciones existentes hacen que no se cobre esa tasa combinada en todas las ventas. Los artículos de alimentación, los medicamentos con receta, el inventario de reventa y el equipo de fabricación pueden reunir los requisitos para acogerse a las exenciones. Sin embargo, la exención aplicable y la documentación necesaria para demostrarla dependen exclusivamente de quién compra y de por qué lo hace.

A continuación, analizaremos cómo funcionan las categorías de exención de Nueva York, quién reúne los requisitos para cada una y cómo documentar correctamente las ventas exentas.

De un vistazo:

• Las exenciones de Nueva York se dividen en tres categorías: las basadas en el producto, las basadas en el uso y las basadas en el comprador.

• El mismo artículo, como la maquinaria de fabricación, puede estar sujeto a impuestos o exento de ellos en función de cómo lo utilice el comprador.

• Los vendedores deben conservar los certificados de exención y los registros de ventas relacionados durante al menos tres años; si falta esta documentación, pueden tener que responder por el impuesto no cobrado.

¿Qué es una exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York?

Una exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York elimina la obligación de cobrar este impuesto en una transacción, producto o comprador concretos. A menudo, el comprador tiene que proporcionar documentación que demuestre que reúne los requisitos antes de que el vendedor pueda dejar de cobrar el impuesto.

¿Quién reúne los requisitos para obtener una exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York?

Los requisitos dependen de la exención que solicites.

Por lo general, los que reúnen los requisitos son los siguientes:

• Revendedores: Reúnen los requisitos cuando compran inventario que tienen previsto revender en lugar de consumir, como un mayorista de ropa que adquiere prendas para un comercio minorista. En estos casos, el impuesto se le cobra más adelante al cliente final.

• Fabricantes: Reúnen los requisitos de las exenciones aplicables a la maquinaria, los equipos y los suministros que se utilizan directamente en la producción de bienes para la venta. Los equipos que se usan para fines administrativos o generales de la empresa no se contabilizan, incluso aunque se encuentren en la misma fábrica.

• Entidades sin ánimo de lucro: La mera denominación federal 501(c)(3) no te exime del impuesto sobre las ventas en Nueva York. Las entidades sin ánimo de lucro tienen que presentar por separado el Formulario ST-119.2 ante el estado y recibir un certificado de organización exenta (formulario ST-119) antes de poder realizar compras libres de impuestos.

• Entidades gubernamentales: Las agencias gubernamentales federales, del estado de Nueva York y de la mayoría de los gobiernos locales están exentas en las compras vinculadas a sus funciones oficiales.

• Agricultores: En Nueva York, los agricultores reúnen los requisitos para acceder a exenciones de los equipos, los piensos y los suministros que se utilizan en la producción agrícola.

• Profesionales colegiados concretos: Algunas industrias, como la de la medicina veterinaria, tienen certificados independientes para los profesionales que compran artículos destinados a usarse directamente en el tratamiento de los pacientes.

¿Qué productos y servicios reúnen los requisitos para obtener una exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York?

Algunas exenciones se aplican independientemente de quién compre. La mayoría de los alimentos y de los ingredientes alimentarios que se venden para el consumo doméstico, como la harina envasada, están exentos. Sin embargo, un pollo asado caliente del mostrador de comida preparada de un supermercado está sujeto a impuestos, porque se considera comida preparada. Los dulces y los refrescos también están sujetos a impuestos aunque se encuentren en las mismas estanterías que los artículos de alimentación exentos.

La ropa y el calzado que cuestan menos de 110 $ por artículo están exentos del impuesto estatal del 4 % y del impuesto local de la ciudad de Nueva York, pero esta regla no es uniforme en todo el estado. Los condados y las ciudades de fuera de la ciudad de Nueva York pueden optar por acogerse o no a la exención de ropa por valor inferior a 110 $ en su propio impuesto local; esto significa que una chaqueta de 95 $ puede estar totalmente exenta en un condado y gravada parcialmente en el siguiente.

Otras categorías de bienes exentos son las siguientes:

• Artículos relacionados con la salud: Los medicamentos con receta, muchos de los medicamentos de venta libre y los equipos médicos para uso doméstico, como las sillas de ruedas y los audífonos, están exentos.

• Periódicos y publicaciones periódicas: Están exentos independientemente de quién sea el comprador.

• Energía residencial: El gas natural y la electricidad que se usan para la calefacción del hogar tienen una tasa reducida o exenta, dependiendo de la localidad.

• Maquinaria y equipo de fabricación: Están exentos cuando se utilizan directamente en la producción de bienes tangibles para la venta en virtud de la sección 1115(a)(12) de la ley tributaria.

• Materias primas: Están exentas cuando se convierten en una parte física de un producto manufacturado, ya que el impuesto se cobra una vez que se vende el producto terminado.

• Mejoras de capital: Los trabajos como la instalación de un tejado nuevo o de un sistema de climatización permanente no se gravan al propietario, aunque el contratista sigue pagando el impuesto por los materiales.

El mismo artículo físico puede estar sujeto a impuestos o exento de ellos dependiendo de para qué sirva, de quién lo compre y de cómo se use tras la venta. Por lo general, los servicios están exentos del impuesto sobre las ventas de Nueva York a menos que aparezcan indicados específicamente como sujetos a impuestos, como los servicios de telecomunicaciones móviles y determinados servicios de información.

¿Cómo utilizan las empresas un certificado de exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York?

Para utilizar un certificado de exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York, el comprador lo rellena y se lo entrega al vendedor; a continuación, el vendedor lo guarda en sus archivos en lugar de cobrar el impuesto correspondiente a esa transacción. El formulario que se deba usar dependerá de lo que se solicite en cada caso:

• Certificado de reventa: Las empresas que compran bienes que van a revender, arrendar o alquilar a un tercero utilizan el Formulario ST-120.

• Certificado de uso exento: El Formulario ST-121 se utiliza para la maquinaria, los equipos y los suministros que reúnen los requisitos de una exención basada en el uso, como los dedicados a la fabricación o a la investigación y el desarrollo.

• Certificación de organización exenta: Las entidades sin ánimo de lucro y las entidades gubernamentales que cumplen los requisitos y que ya disponen del estado de exención ST-119 utilizan el Formulario ST-119.1.

• Certificado de mejora de capital: Los propietarios utilizan el Formulario ST-124 para certificar que el trabajo contratado se considera una mejora de capital y no un servicio de reparación o mantenimiento sujeto a impuestos.

Un comprador puede expedir un certificado de compra única que cubra una sola transacción o un certificado global que cubra todas las compras futuras del mismo tipo realizadas al mismo vendedor hasta que se revoque. Los certificados globales son habituales en las relaciones al por mayor; de esta forma, ninguna de las partes tiene que volver a rellenar el papeleo cada vez que se procesa un pedido.

¿Qué registros deben conservar las empresas para las exenciones del impuesto sobre las ventas en Nueva York?

Nueva York exige que los vendedores conserven los certificados de exención durante al menos tres años a partir de la más tardía de las siguientes dos fechas: la fecha de vencimiento de la declaración del impuesto sobre las ventas que cubre la venta exenta o la fecha en la que se presentó dicha declaración.

Además, el estado prevé que los vendedores conserven los registros que relacionan ese certificado con la venta en sí, entre los que se incluyen los siguientes:

• Facturas: En las que se muestran la fecha de la venta y la descripción de lo que se compró.

• Información del comprador: En la que el nombre y los datos del certificado coinciden con la transacción.

• El propio certificado: Archivado y accesible.

Si el Departamento de Impuestos y Finanzas audita una empresa y encuentra un desfase entre las ventas exentas declaradas y los certificados archivados que las respaldan, la empresa pasa a ser responsable del impuesto de esas ventas no respaldadas, así como de los correspondientes intereses.

¿Qué herramientas pueden ayudar a gestionar los certificados de exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York?

Por lo general, la gestión de los certificados falla en uno de estos dos puntos: certificados que caducan sin que nadie se dé cuenta o un estado de exención que no se aplica de manera sistemática a todas las ventas que se le hacen a un mismo cliente.

Las plataformas de gestión de certificados diseñadas para tal fin almacenan los certificados y también avisan de las renovaciones antes de que caduquen, mientras que las plataformas de cálculo de impuestos, como Stripe Tax, permiten a una empresa marcar directamente en el registro de un cliente su estado fiscal como exento o con inversión del sujeto pasivo. Una vez configurado esto, Stripe Tax deja de calcular el impuesto sobre las ventas en las facturas y los cargos futuros de ese cliente, por lo que la exención no depende de que alguien se acuerde de marcarla manualmente en cada transacción. Sin embargo, esto no sustituye al requisito subyacente de obtener y conservar el certificado de exención en sí del comprador. A las empresas que se enfrentan a las normas fiscales sobre la ropa de los distintos condados de Nueva York, o a una combinación de compradores para la reventa, de fabricación y de entidades sin ánimo de lucro, por lo general les resulta más útil combinar ambos enfoques.

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Preguntas frecuentes sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas en Nueva York