Una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva York elimina la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas estatal o local sobre una transacción, producto o comprador específico. La tasa base del 4 % del estado aumenta a un valor de entre el 7 % y el 8.875 % cuando se suman las tasas del condado y de la ciudad, aunque las numerosas exenciones significan que no a todas las ventas se les cobra esa tasa combinada. Los comestibles, los medicamentos recetados, el inventario de reventa y el equipo de fabricación pueden reunir los requisitos para las exenciones. Sin embargo, la exención que se aplica y el papeleo necesario para demostrar la exención dependen por completo de quién compra y por qué.

A continuación, analizaremos cómo funcionan las categorías de exención de Nueva York, quién reúne los requisitos para cada una y cómo documentar las ventas exentas correctamente.

Conclusiones principales

• Las exenciones de Nueva York se dividen en tres categorías: basadas en el producto, basadas en el uso y basadas en el comprador.

• Un mismo artículo, como la maquinaria de fabricación, puede estar sujeto a impuestos o exento, en función de cómo lo use el comprador.

• Los vendedores deben conservar los certificados de exención y los registros de ventas relacionados durante al menos tres años y pueden ser responsables de los impuestos no cobrados si falta documentación.

¿Qué es una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva York?

Una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva York elimina la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas de Nueva York sobre una transacción, producto o comprador específico. El comprador suele tener que proporcionar documentación que demuestre que reúne los requisitos antes de que el vendedor pueda omitir el impuesto.

¿Quién reúne los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva York?

Los requisitos dependen de la exención que solicites.

A continuación, se indica quiénes suelen reunir los requisitos:

• Revendedores: Reúnen los requisitos cuando compran inventario que tienen la intención de revender en lugar de consumir, como un mayorista de ropa que almacena prendas para una tienda minorista. El impuesto se le cobra posteriormente al cliente final.

• Fabricantes: Reúnen los requisitos para recibir exenciones sobre la maquinaria, los equipos y los suministros que se utilizan directamente en la producción de bienes para la venta. El equipo que se utiliza para fines administrativos o comerciales generales no cuenta, incluso si se encuentra en la misma planta de la fábrica.

• Organizaciones sin fines de lucro: Una designación federal 501(c)(3) por sí sola no te exime del impuesto sobre las ventas de Nueva York. Las organizaciones sin fines de lucro deben presentar el Formulario ST-119.2 por separado ante el estado y recibir un Certificado de organización exenta (Formulario ST-119) antes de poder realizar compras libres de impuestos.

• Entidades gubernamentales: Las agencias del gobierno federal, del estado de Nueva York y la mayoría de las agencias del gobierno local están exentas en compras vinculadas a sus funciones oficiales.

• Agricultores: En Nueva York, los agricultores reúnen los requisitos para recibir exenciones sobre equipos, forraje y suministros utilizados en la producción agrícola.

• Profesionales con licencia específicos: Ciertas industrias, como la medicina veterinaria, tienen certificados separados para los profesionales que compran artículos utilizados directamente en el tratamiento de los pacientes.

¿Qué productos y servicios reúnen los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva York?

Algunas exenciones se aplican independientemente de quién compre. La mayoría de los alimentos y de sus ingredientes que se venden para el consumo en el hogar, como la harina envasada, están exentos. Sin embargo, un pollo asado caliente del mostrador de delicatessen de una tienda de comestibles está sujeto a impuestos, porque se considera comida preparada. Los dulces y los refrescos también están sujetos a impuestos aunque se encuentren en los mismos estantes que los comestibles exentos.

La ropa y el calzado con un precio inferior a USD 110 por artículo están exentos del impuesto estatal del 4 % y del impuesto local de la ciudad de Nueva York, pero esta regla no es uniforme en todo el estado. Los condados y las ciudades fuera de la ciudad de Nueva York pueden optar por eximir a la ropa de menos de USD 110 de su propio impuesto local, lo que significa que una chaqueta de USD 95 podría estar totalmente exenta en un condado y gravada parcialmente en el siguiente.

Entre otras categorías de bienes exentos se encuentran:

• Artículos relacionados con la salud: Los medicamentos recetados, muchos medicamentos de venta libre y los equipos médicos para uso doméstico, como las sillas de ruedas y los audífonos, están exentos.

• Periódicos y revistas: Están exentos independientemente del comprador.

• Energía residencial: El gas natural y la electricidad utilizados para la calefacción del hogar obtienen una tasa reducida o exenta, según la localidad.

• Maquinaria y equipos de fabricación: Están exentos cuando se utilizan directamente en la producción de bienes tangibles para la venta, de acuerdo con la sección 1115(a)(12) de la Ley Fiscal.

• Materias primas: Están exentas cuando se convierten en una parte física de un producto manufacturado, ya que el impuesto se cobra una vez que se vende el producto terminado.

• Mejoras de capital: Los trabajos como la instalación de un techo nuevo o de un sistema de HVAC permanente no generan impuestos para el propietario, aunque el contratista sigue pagando impuestos sobre los materiales.

El mismo artículo físico puede estar sujeto a impuestos o exento según para qué sea, quién lo compre y cómo se utilice después de la venta. Por lo general, los servicios están exentos del impuesto sobre las ventas de Nueva York, a menos que se indiquen específicamente como sujetos a impuestos, como los servicios de telecomunicaciones móviles y ciertos servicios de información.

¿Cómo usan las empresas un certificado de exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York?

Para usar un certificado de exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York, el comprador lo completa y se lo entrega al vendedor; luego, el vendedor lo conserva en sus archivos en lugar de cobrar el impuesto sobre esa transacción. El formulario que se utilice dependerá de lo que se reclame:

• Certificado de reventa: El Formulario ST-120 lo usan las empresas que compran bienes que revenderán, arrendarán o alquilarán a un tercero.

• Certificado de uso exento: El Formulario ST-121 se usa para maquinaria, equipos y suministros que reúnen los requisitos para una exención basada en el uso, como la fabricación o la investigación y el desarrollo.

• Certificación de organización exenta: El Formulario ST-119.1 lo usan las organizaciones sin fines de lucro que reúnen los requisitos y las entidades gubernamentales que ya tienen el estado de exención ST-119.

• Certificado de mejora de capital: El Formulario ST-124 lo usan los propietarios para certificar que el trabajo contratado cuenta como una mejora de capital en lugar de un servicio de reparación o mantenimiento sujeto a impuestos.

Un comprador puede emitir un certificado de compra única que cubra una sola transacción o un certificado general que cubra todas las compras futuras del mismo tipo realizadas al mismo vendedor hasta que se revoque. Los certificados generales son comunes en las relaciones mayoristas, de modo que ninguna de las partes tenga que rehacer el papeleo cada vez que se procese un pedido.

¿Qué registros deben conservar las empresas para las exenciones del impuesto sobre las ventas en Nueva York?

Nueva York exige que los vendedores conserven los certificados de exención durante al menos tres años a partir de la más reciente de dos fechas: la fecha de vencimiento de la declaración fiscal del impuesto sobre las ventas que cubre la venta exenta, o la fecha en que se presentó esa declaración fiscal.

El estado también espera que los vendedores conserven los registros que conectan ese certificado con la venta real, lo que incluye:

• Facturas: Muestran la fecha de venta y la descripción de lo que se compró

• Información del comprador: Hace coincidir el nombre y los detalles en el certificado con la transacción

• El certificado en sí: Archivado y accesible

Si el Departamento de Impuestos y Finanzas audita una empresa y encuentra una discrepancia entre las ventas exentas que declaró y los certificados archivados para respaldarlas, la empresa se vuelve responsable del impuesto sobre esas ventas sin respaldo, además de los intereses.

¿Qué herramientas pueden ayudar a administrar los certificados de exención del impuesto sobre las ventas en Nueva York?

Por lo general, la gestión de certificados falla en uno de estos dos puntos: los certificados que vencen sin que nadie se dé cuenta, o el estado de exención que no se aplica de manera coherente en cada venta al mismo cliente.

Las plataformas de gestión de certificados diseñadas para este fin almacenan certificados y también marcan las renovaciones antes de que caduquen, mientras que las plataformas de cálculo de impuestos, como Stripe Tax, le permiten a una empresa marcar el estado fiscal de un cliente como exento o sujeto a inversión del sujeto pasivo directamente en su registro de cliente. Una vez configurado esto, Stripe Tax deja de calcular el impuesto sobre las ventas en las facturas y cargos futuros de ese cliente, por lo que la exención no depende de que alguien recuerde marcarla de manera manual en cada transacción. Sin embargo, esto no reemplaza el requisito subyacente de solicitar y conservar el certificado de exención real del comprador. Las empresas que lidian con las reglas impositivas sobre la ropa a nivel de condado de Nueva York, o con una combinación de compradores de reventa, de fabricación y de organizaciones sin fines de lucro, tienden a obtener el mayor beneficio al combinar ambos enfoques.

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Preguntas frecuentes sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas en Nueva York