Une exemption de taxe de vente à New York supprime l’obligation de collecter la taxe de vente de l'État ou locale sur une transaction, un produit ou un client précis. Le taux de base de 4 % de l’État augmente pour se situer entre 7 % et 8,875 % lorsque les taux des comtés et des municipalités sont ajoutés, bien que de nombreuses exemptions fassent en sorte que toutes les ventes ne sont pas assujetties à ce taux combiné. L'épicerie, les médicaments sur ordonnance, les stocks destinés à la revente et l'équipement de fabrication peuvent tous être admissibles à des exemptions. Toutefois, l'exemption applicable et les documents requis pour la justifier dépendent entièrement de l'identité du client et du motif de l'achat.

Ci-dessous, nous expliquons le fonctionnement des catégories d’exemptions de New York, les critères d’admissibilité pour chacune d'elles et la manière de documenter correctement les ventes exemptées.

Points à retenir

* Les exemptions de New York se divisent en trois catégories : en fonction du produit, de l'utilisation et du client.

* Le même article, comme de la machinerie de fabrication, peut être taxable ou exempté selon la façon dont le client l’utilise.

* Les marchands doivent conserver les certificats d’exemption et les dossiers de vente connexes pendant au moins trois ans, et ils peuvent être tenus responsables des taxes non collectées si les documents sont manquants.

Qu’est-ce qu’une exemption de taxe de vente à New York?

Une exemption de taxe de vente à New York supprime l’obligation de collecter la taxe de vente de New York sur une transaction, un produit ou un client précis. Le client doit souvent fournir des documents prouvant son admissibilité avant que le marchand puisse ne pas appliquer la taxe.

Qui est admissible à une exemption de taxe de vente à New York?

L’admissibilité dépend de l’exemption demandée.

Voici les profils généralement admissibles :

 Revendeurs :* Ils sont admissibles lorsqu’ils achètent des stocks qu’ils ont l’intention de revendre plutôt que de consommer, par exemple un grossiste en vêtements qui s’approvisionne pour un commerce de détail. La taxe est plutôt collectée ultérieurement auprès du client final.

 Fabricants :* Ils sont admissibles aux exemptions sur la machinerie, l’équipement et les fournitures utilisés directement dans la production de biens destinés à la vente. L’équipement utilisé à des fins administratives ou commerciales générales n'est pas pris en compte, même s'il se trouve dans la même usine.

 Organismes à but non lucratif :* Une désignation fédérale 501(c)(3) à elle seule ne suffit pas pour obtenir une exemption de la taxe de vente de New York. Les organismes à but non lucratif doivent transmettre séparément le formulaire ST-119.2 à l’État et recevoir un certificat d’organisme exempté (formulaire ST-119) avant de pouvoir effectuer des achats exempts de taxes.

 Entités gouvernementales :* Les organismes du gouvernement fédéral, de l’État de New York et de la plupart des administrations locales sont exemptés sur les achats liés à leurs fonctions officielles.

 Entreprises agricoles :* À New York, les entreprises agricoles sont admissibles aux exemptions sur l’équipement, la nourriture pour animaux et les fournitures utilisés dans la production agricole.

 Certains professionnels agréés :* Certains secteurs, comme la médecine vétérinaire, disposent de certificats distincts pour les membres de la profession qui achètent des articles utilisés directement dans le traitement de la patientèle.

Quels produits et services sont admissibles à une exemption de taxe de vente à New York?

Certaines exemptions s’appliquent peu importe l'identité du client. La plupart des aliments et des ingrédients alimentaires vendus pour la consommation à domicile, comme la farine en sac, sont exemptés. Toutefois, un poulet rôti chaud provenant du comptoir de charcuterie d’une épicerie est taxable puisqu'il est considéré comme un aliment préparé. Les bonbons et les boissons gazeuses sont également taxables, même s'ils se trouvent sur les mêmes tablettes que des produits d'épicerie exemptés.

Les vêtements et les chaussures dont le prix est inférieur à 110 $ par article sont exemptés de la taxe d'État de 4 % et de la taxe locale de la ville de New York, mais cette règle n’est pas uniforme à l'échelle de l'État. Les comtés et les municipalités à l'extérieur de la ville de New York peuvent choisir de participer ou non au programme d'exemption des vêtements de moins de 110 $ concernant leur propre taxe locale, ce qui signifie qu'un manteau de 95 $ pourrait être entièrement exempté dans un comté, puis partiellement taxé dans un autre.

Voici d'autres catégories de biens exemptés :

 Articles liés à la santé :* Les médicaments sur ordonnance, de nombreux médicaments en vente libre et l'équipement médical à usage domestique, comme les fauteuils roulants et les prothèses auditives, sont exemptés.

 Journaux et périodiques :* Ces articles sont exemptés, peu importe le client.

 Énergie résidentielle :* Le gaz naturel et l'électricité utilisés pour le chauffage domestique bénéficient d'un taux réduit ou d'une exemption, selon la municipalité.

 Machinerie et équipement de fabrication :* Ces articles sont exemptés lorsqu'ils sont utilisés directement dans la production de biens corporels destinés à la vente, en vertu de l'article 1115(a)(12) de la loi fiscale.

 Matières premières :* Elles sont exemptées lorsqu'elles deviennent une partie physique d'un produit fabriqué, puisque la taxe est collectée une fois le produit fini vendu.

 Améliorations d'immobilisations :* Les travaux comme l’installation d’un nouveau toit ou d’un système CVC permanent ne sont pas taxés pour le propriétaire, bien que le sous-traitant paie tout de même des taxes sur les matériaux.

Le même article physique peut être taxable ou exempté selon sa fonction, l'identité du client et la façon dont il est utilisé après la vente. Habituellement, les services sont exemptés de la taxe de vente de New York, à moins qu'ils ne soient expressément désignés comme taxables, comme les services de télécommunications mobiles et certains services d'information.

Comment les entreprises utilisent-elles un certificat d'exemption de taxe de vente à New York?

Pour utiliser un certificat d'exemption de taxe de vente à New York, le client le remplit et le remet au marchand; le marchand le conserve ensuite dans ses dossiers plutôt que de collecter la taxe sur cette transaction. Le formulaire utilisé dépend de l'exemption demandée :

 Certificat de revente :* Le formulaire ST-120 est utilisé par les entreprises qui achètent des biens qu’elles revendront, loueront ou donneront à bail à une autre personne.

 Certificat d'utilisation exempte :* Le formulaire ST-121 est utilisé pour la machinerie, l'équipement et les fournitures qui sont admissibles à une exemption en fonction de l'utilisation, comme la fabrication ou la recherche et le développement.

 Attestation d'organisme exempté :* Le formulaire ST-119.1 est utilisé par les organismes à but non lucratif et les entités gouvernementales admissibles qui détiennent déjà le statut d'exemption ST-119.

 Certificat d'amélioration d'immobilisation :* Le formulaire ST-124 est utilisé par les propriétaires pour certifier que les travaux sous-traités sont considérés comme une amélioration d'immobilisation plutôt que comme un service de réparation ou d'entretien taxable.

Un client peut émettre un certificat d'achat unique qui couvre une seule transaction, ou un certificat général qui couvre tous les futurs achats du même type auprès du même marchand jusqu'à ce qu'il soit révoqué. Les certificats généraux sont courants dans les relations de gros, de sorte qu'aucune des parties n'a à refaire de formalités administratives chaque fois qu'une commande est passée.

Quels dossiers les entreprises doivent-elles conserver pour les exemptions de taxe de vente à New York?

L'État de New York exige que les marchands conservent les certificats d'exemption pendant au moins trois ans à compter de la plus tardive des deux dates suivantes : la date d'échéance de la déclaration de taxe de vente qui couvre la vente exemptée, ou la date à laquelle cette déclaration a été produite.

L'État s'attend également à ce que les marchands conservent les dossiers liant ce certificat à la vente réelle, notamment :

 Factures :* Indiquant la date de la vente et la description de ce qui a été acheté

 Informations sur le client :* Faisant correspondre le nom et les renseignements figurant sur le certificat à la transaction

 Le certificat lui-même :* Classé et accessible

Si le Department of Taxation and Finance procède à l'audit d'une entreprise et constate un écart entre les ventes exemptées déclarées et les certificats consignés aux dossiers pour les justifier, l'entreprise devient responsable des taxes sur ces ventes non justifiées, en plus des intérêts.

Quels outils peuvent aider à gérer les certificats d'exemption de taxe de vente à New York?

La gestion des certificats échoue généralement à l'une de ces deux étapes : des certificats qui expirent sans que personne ne s'en aperçoive, ou un statut d'exemption qui ne s'applique pas de manière uniforme à chaque vente au même client.

Les plateformes de gestion des certificats conçues à cet effet stockent les certificats et signalent également les renouvellements avant leur expiration, tandis que les plateformes de calcul des taxes comme Stripe Tax permettent à une entreprise de marquer le statut fiscal d'un client comme étant exempté ou assujetti à l'autoliquidation directement dans son dossier client. Une fois ce paramètre défini, Stripe Tax cesse de calculer la taxe de vente sur les factures et les paiements futurs de ce client; l'exemption ne dépend donc pas du fait qu'une personne se souvienne de l'indiquer manuellement à chaque transaction. Toutefois, cela ne remplace pas l'exigence fondamentale de collecter et de conserver le certificat d'exemption réel du client. Les entreprises devant composer avec les règles fiscales sur les vêtements à l'échelle des comtés de New York, ou avec un mélange de clients de revente, de fabricants et d'organismes à but non lucratif, tirent généralement le meilleur parti en combinant les deux approches.

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Foire aux questions sur les exemptions de taxe de vente à New York