Eine Ausnahme von der Sales Tax in New York hebt die Pflicht auf, staatliche oder lokale Sales Tax für eine bestimmte Transaktion, ein bestimmtes Produkt oder eine/n Käufer/in zu erheben. Der Basissatz des Bundesstaates von 4 % steigt auf 7 % bis 8,875 %, wenn die Sätze von Bezirken und Städten hinzukommen, obwohl zahlreiche Ausnahmen bedeuten, dass nicht bei jedem Verkauf dieser kombinierte Satz berechnet wird. Lebensmittel, verschreibungspflichtige Medikamente, Wiederverkaufsbestände und Produktionsanlagen können alle für Ausnahmen infrage kommen. Welche Ausnahme jedoch gilt und welche Unterlagen zum Nachweis der Ausnahme erforderlich sind, hängt vollständig davon ab, wer kauft und warum.

Im Folgenden besprechen wir, wie die Ausnahmekategorien in New York funktionieren, wer für jede infrage kommt und wie befreite Verkäufe korrekt dokumentiert werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Ausnahmen in New York fallen in drei Kategorien: produktbasiert, nutzungsbasiert und käuferbasiert.

• Derselbe Posten, wie beispielsweise eine Fertigungsmaschine, kann steuerpflichtig oder steuerbefreit sein, je nachdem, wie der/die Käufer/in ihn verwendet.

• Verkäufer/innen müssen Freistellungsbescheinigungen und zugehörige Verkaufsunterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahren und können für nicht erhobene Steuern haftbar gemacht werden, wenn die Dokumentation fehlt.

Was ist eine Ausnahme von der Sales Tax in New York?

Eine Ausnahme von der Sales Tax in New York hebt die Pflicht auf, New Yorker Sales Tax für eine bestimmte Transaktion, ein bestimmtes Produkt oder eine/n Käufer/in zu erheben. Der/die Käufer/in muss oft Unterlagen vorlegen, die belegen, dass er/sie die Voraussetzungen erfüllt, bevor der/die Verkäufer/in auf die Steuer verzichten kann.

Wer hat Anspruch auf eine Ausnahme von der Sales Tax in New York?

Der Anspruch hängt davon ab, welche Ausnahme Sie geltend machen.

Folgende haben typischerweise Anspruch:

• Wiederverkäufer/innen: Haben Anspruch, wenn sie Bestände kaufen, die sie weiterverkaufen möchten, anstatt sie zu verbrauchen, wie beispielsweise ein Bekleidungsgroßhändler, der Kleidungsstücke für ein Einzelhandelsgeschäft einlagert. Die Steuer wird stattdessen später von der Endkundin/dem Endkunden erhoben.

• Hersteller/innen: Haben Anspruch auf Ausnahmen für Maschinen, Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien, die direkt bei der Herstellung von Waren für den Verkauf verwendet werden. Ausrüstung, die für administrative oder allgemeine Geschäftszwecke verwendet wird, zählt nicht dazu, selbst wenn sie sich in derselben Fabrikhalle befindet.

• Gemeinnützige Organisationen: Eine Bezeichnung als 501(c)(3)-Organisation auf Bundesebene allein befreit Sie nicht von der Sales Tax in New York. Gemeinnützige Organisationen müssen das Formular ST-119.2 separat beim Bundesstaat einreichen und eine Bescheinigung für befreite Organisationen (Exempt Organization Certificate, Formular ST-119) erhalten, bevor sie steuerfreie Einkäufe tätigen können.

• Regierungsbehörden: Bundesbehörden, Behörden des Bundesstaates New York und die meisten lokalen Regierungsbehörden sind bei Käufen, die mit ihren offiziellen Aufgaben in Verbindung stehen, steuerbefreit.

• Landwirt/innen: In New York haben Landwirt/innen Anspruch auf Ausnahmen für Ausrüstung, Futtermittel und Materialien, die in der landwirtschaftlichen Produktion verwendet werden.

• Bestimmte zugelassene Praktiker/innen: Gewisse Branchen, wie beispielsweise die Veterinärmedizin, haben separate Zertifikate für Fachleute, die Posten kaufen, die direkt bei der Patientenbehandlung verwendet werden.

Welche Produkte und Dienstleistungen kommen für eine Ausnahme von der Sales Tax in New York infrage?

Einige Ausnahmen gelten unabhängig davon, wer kauft. Die meisten Lebensmittel und Lebensmittelzutaten, die für den Verzehr zu Hause verkauft werden, wie beispielsweise abgepacktes Mehl, sind steuerbefreit. Ein heißes Brathähnchen von der Feinkosttheke eines Lebensmittelgeschäfts ist jedoch steuerpflichtig, da es als zubereitetes Essen gilt. Süßigkeiten und Limonade sind ebenfalls steuerpflichtig, obwohl sie in denselben Regalen wie steuerbefreite Lebensmittel stehen.

Kleidung und Schuhe mit einem Preis von unter 110 $ pro Posten sind von der staatlichen Steuer von 4 % und der lokalen Steuer von New York City befreit, aber diese Regel ist nicht im gesamten Bundesstaat einheitlich. Bezirke und Städte außerhalb von New York City können sich dafür oder dagegen entscheiden, Kleidung unter 110 $ von ihrer eigenen lokalen Steuer zu befreien, was bedeutet, dass eine Jacke für 95 $ in einem Bezirk vollständig steuerbefreit und im nächsten teilweise besteuert sein kann.

Zu den weiteren Kategorien steuerbefreiter Waren gehören:

• Gesundheitsbezogene Posten: Verschreibungspflichtige Medikamente, viele rezeptfreie Medikamente und medizinische Geräte für den Heimgebrauch, wie beispielsweise Rollstühle und Hörgeräte, sind steuerbefreit.

• Zeitungen und Zeitschriften: Diese sind unabhängig von dem/der Käufer/in steuerbefreit.

• Energie für Wohngebäude: Erdgas und Strom, die für die Beheizung von Wohngebäuden verwendet werden, erhalten je nach Ort einen ermäßigten oder steuerbefreiten Satz.

• Fertigungsmaschinen und -ausrüstung: Diese sind gemäß Abschnitt 1115(a)(12) des Steuergesetzes steuerbefreit, wenn sie direkt bei der Herstellung von materiellen Gütern für den Verkauf verwendet werden.

• Rohstoffe: Steuerbefreit, wenn sie ein physischer Bestandteil eines hergestellten Produkts werden, da die Steuer erhoben wird, sobald das fertige Produkt verkauft wird.

• Kapitalverbesserungen: Arbeiten wie die Installation eines neuen Daches oder eines permanenten HLK-Systems werden für den/die Immobilieneigentümer/in nicht besteuert, obwohl der/die Auftragnehmer/in weiterhin Steuern auf Materialien zahlt.

Derselbe physische Posten kann steuerpflichtig oder steuerbefreit sein, je nachdem, wofür er bestimmt ist, wer ihn kauft und wie er nach dem Verkauf verwendet wird. In der Regel sind Dienstleistungen von der Sales Tax in New York befreit, es sei denn, sie sind ausdrücklich als steuerpflichtig aufgeführt, wie beispielsweise mobile Telekommunikationsdienste und bestimmte Informationsdienste.

Wie verwenden Unternehmen eine Freistellungsbescheinigung für die Sales Tax in New York?

Um eine Freistellungsbescheinigung für die Sales Tax in New York zu verwenden, füllt der/die Käufer/in diese aus und übergibt sie dem/der Verkäufer/in; der/die Verkäufer/in bewahrt sie dann auf, anstatt Steuern für diese Transaktion zu erheben. Welches Formular verwendet wird, hängt davon ab, was geltend gemacht wird:

• Wiederverkaufszertifikat: Das Formular ST-120 wird von Unternehmen verwendet, die Waren kaufen, die sie an jemand anderen weiterverkaufen, verleasen oder vermieten.

• Bescheinigung über die befreite Nutzung: Das Formular ST-121 wird für Maschinen, Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien verwendet, die für eine nutzungsbasierte Ausnahme infrage kommen, wie beispielsweise in der Fertigung oder in Forschung und Entwicklung.

• Bescheinigung für befreite Organisationen: Das Formular ST-119.1 wird von berechtigten gemeinnützigen Organisationen und Regierungsbehörden verwendet, die bereits den Befreiungsstatus ST-119 besitzen.

• Bescheinigung über Kapitalverbesserungen: Das Formular ST-124 wird von Immobilieneigentümer/innen verwendet, um zu bescheinigen, dass vertraglich vereinbarte Arbeiten als Kapitalverbesserung und nicht als steuerpflichtige Reparatur- oder Wartungsdienstleistung gelten.

Ein/e Käufer/in kann eine Bescheinigung für einen Einzelkauf ausstellen, die eine Transaktion abdeckt, oder eine Pauschalbescheinigung, die jeden zukünftigen Kauf derselben Art von demselben Verkäufer/derselben Verkäuferin abdeckt, bis sie widerrufen wird. Pauschalbescheinigungen sind in Großhandelsbeziehungen üblich, sodass keine Seite bei jeder Bestellung den Papierkram erneut erledigen muss.

Welche Aufzeichnungen müssen Unternehmen für Ausnahmen von der Sales Tax in New York aufbewahren?

New York verlangt von Verkäufer/innen, Freistellungsbescheinigungen für mindestens drei Jahre ab dem späteren von zwei Daten aufzubewahren: dem Fälligkeitsdatum der Sales Tax-Erklärung, die den befreiten Verkauf abdeckt, oder dem Datum, an dem diese Erklärung eingereicht wurde.

Der Bundesstaat erwartet außerdem, dass Verkäufer/innen die Aufzeichnungen aufbewahren, die diese Bescheinigung mit dem tatsächlichen Verkauf verbinden, einschließlich:

• Rechnungen: Diese zeigen das Verkaufsdatum und eine Beschreibung dessen, was gekauft wurde.

• Käuferinformationen: Diese ordnen den Namen und die Details auf der Bescheinigung der Transaktion zu.

• Die Bescheinigung selbst: Abgelegt und zugänglich.

Wenn das Department of Taxation and Finance ein Unternehmen prüft und eine Lücke zwischen den gemeldeten befreiten Verkäufen und den vorliegenden Bescheinigungen zu deren Beleg feststellt, wird das Unternehmen für die Steuer auf diese nicht belegten Verkäufe zuzüglich Zinsen haftbar.

Welche Tools können bei der Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen für die Sales Tax in New York helfen?

Die Zertifikatsverwaltung scheitert typischerweise an einem von zwei Punkten: Bescheinigungen, die ablaufen, ohne dass es jemand bemerkt, oder ein Befreiungsstatus, der nicht konsistent bei jedem Verkauf an denselben Kunden/dieselbe Kundin angewendet wird.

Speziell entwickelte Plattformen zur Zertifikatsverwaltung speichern Bescheinigungen und weisen auch auf Verlängerungen hin, bevor sie ablaufen, während Plattformen zur Steuerberechnung wie Stripe Tax es einem Unternehmen ermöglichen, den Steuerstatus eines Kunden/einer Kundin direkt in dessen/deren Kundendatensatz als steuerbefreit oder als Reverse-Charge zu markieren. Sobald dies eingerichtet ist, berechnet Stripe Tax keine Sales Tax mehr auf zukünftige Rechnungen und Abbuchungen dieses Kunden/dieser Kundin, sodass die Ausnahme nicht davon abhängt, dass jemand daran denkt, sie bei jeder Transaktion manuell zu markieren. Dies ersetzt jedoch nicht die grundlegende Anforderung, die tatsächliche Freistellungsbescheinigung von dem/der Käufer/in einzuholen und aufzubewahren. Unternehmen, die mit den auf Bezirksebene geltenden Steuervorschriften für Kleidung in New York oder einer Mischung aus Wiederverkäufer/innen, Hersteller/innen und gemeinnützigen Käufer/innen zu tun haben, profitieren in der Regel am meisten von der Kombination beider Ansätze.

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Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

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• Automatisch Steuern erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

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Häufig gestellte Fragen zu Ausnahmen von der Sales Tax in New York