Uma isenção de imposto sobre vendas em Nova York remove a obrigação de recolher o imposto sobre vendas estadual ou local em uma transação, produto ou comprador específico. A alíquota base de 4% do estado sobe para algo entre 7% e 8,875% quando as alíquotas do condado e da cidade são adicionadas, embora inúmeras isenções signifiquem que nem toda venda recebe a cobrança dessa alíquota combinada. Mantimentos, medicamentos prescritos, estoque para revenda e equipamentos de fabricação podem se qualificar para isenções. No entanto, a isenção aplicável e a documentação necessária para comprovar a isenção dependem inteiramente de quem está comprando e do motivo.

Abaixo, discutiremos como as categorias de isenção de Nova York funcionam, quem se qualifica para cada uma delas e como documentar corretamente as vendas isentas.

Principais conclusões

• As isenções de Nova York se dividem em três categorias: baseadas no produto, baseadas no uso e baseadas no comprador.

• O mesmo item, como maquinário de fabricação, pode ser tributável ou isento dependendo de como o comprador o utiliza.

• Os vendedores devem guardar os certificados de isenção e os registros de vendas relacionados por pelo menos três anos, e eles podem ser responsabilizados pelos impostos não recolhidos se faltar documentação.

O que é uma isenção de imposto sobre vendas em Nova York?

Uma isenção de imposto sobre vendas em Nova York remove a obrigação de recolher o imposto sobre vendas de Nova York sobre uma transação, produto ou comprador específico. O comprador frequentemente precisa fornecer a documentação que comprove a qualificação antes que o vendedor possa deixar de cobrar o imposto.

Quem se qualifica para uma isenção de imposto sobre vendas em Nova York?

A qualificação depende de qual isenção você está solicitando.

Veja quem normalmente se qualifica:

• Revendedores: Qualificam-se quando compram estoque que pretendem revender em vez de consumir, como um atacadista de roupas estocando peças para uma loja de varejo. Em vez disso, o imposto é recolhido posteriormente do cliente final.

• Fabricantes: Qualificam-se para isenções em maquinários, equipamentos e suprimentos usados diretamente na produção de bens para venda. O equipamento usado para fins administrativos ou de negócios em geral não conta, mesmo que esteja no mesmo chão de fábrica.

• Organizações sem fins lucrativos: Uma designação federal 501(c)(3) por si só não isenta você do imposto sobre vendas de Nova York. As ONGs devem apresentar o Formulário ST-119.2 separadamente ao estado e receber um Certificado de Organização Isenta (Formulário ST-119) antes de poderem fazer compras isentas de impostos.

• Entidades governamentais: Agências governamentais federais, do estado de Nova York e da maioria dos governos locais estão isentas em compras vinculadas às suas funções oficiais.

• Agricultores: Em Nova York, os agricultores se qualificam para isenções em equipamentos, ração e suprimentos usados na produção agrícola.

• Profissionais licenciados específicos: Certos setores, como a medicina veterinária, possuem certificados separados para profissionais que compram itens usados diretamente no tratamento de pacientes.

Quais produtos e serviços se qualificam para uma isenção de imposto sobre vendas em Nova York?

Algumas isenções se aplicam independentemente de quem estiver comprando. A maioria dos alimentos e ingredientes alimentícios vendidos para consumo doméstico, como farinha em saco, é isenta. No entanto, um frango assado quente do balcão de delicatessen de um supermercado é tributável porque é considerado comida preparada. Doces e refrigerantes também são tributáveis, mesmo estando nas mesmas prateleiras dos mantimentos isentos.

Roupas e calçados com preços abaixo de US$ 110 por item são isentos do imposto estadual de 4% e do imposto local da cidade de Nova York, mas essa regra não é uniforme em todo o estado. Condados e cidades fora da cidade de Nova York podem optar por isentar roupas abaixo de US$ 110 de seu próprio imposto local ou não, o que significa que uma jaqueta de US$ 95 pode ser totalmente isenta em um condado e parcialmente tributada no próximo.

Outras categorias de bens isentos incluem:

• Itens relacionados à saúde: Medicamentos prescritos, muitos medicamentos de venda livre e equipamentos médicos para uso doméstico, como cadeiras de rodas e aparelhos auditivos, são isentos.

• Jornais e periódicos: Eles são isentos independentemente do comprador.

• Energia residencial: O gás natural e a eletricidade usados para aquecimento doméstico recebem uma alíquota reduzida ou isenta, dependendo da localidade.

• Maquinário e equipamentos de fabricação: Eles são isentos quando usados diretamente na produção de bens tangíveis para venda, de acordo com a seção 1115(a)(12) da Lei Tributária.

• Matérias-primas: Isentas quando se tornam uma parte física de um produto fabricado, já que o imposto é recolhido assim que o produto acabado é vendido.

• Melhorias de capital: Obras como a instalação de um novo telhado ou um sistema HVAC permanente não são tributadas para o proprietário do imóvel, embora o prestador de serviços ainda pague imposto sobre os materiais.

O mesmo item físico pode ser tributável ou isento dependendo de sua finalidade, de quem o está comprando e de como será usado após a venda. Geralmente, os serviços são isentos do imposto sobre vendas de Nova York, a menos que sejam listados especificamente como tributáveis, como serviços de telecomunicação móvel e determinados serviços de informação.

Como as empresas usam um certificado de isenção de imposto sobre vendas em Nova York?

Para usar um certificado de isenção de imposto sobre vendas em Nova York, o comprador o preenche e o entrega ao vendedor. Depois, o vendedor o mantém arquivado em vez de recolher o imposto sobre essa transação. O formulário a ser usado depende do que está sendo solicitado:

• Certificado de Revenda: O Formulário ST-120 é usado por empresas que compram bens que revenderão, arrendarão ou alugarão para terceiros.

• Certificado de Uso Isento: O Formulário ST-121 é usado para maquinário, equipamentos e suprimentos que se qualificam para uma isenção baseada no uso, como fabricação ou pesquisa e desenvolvimento.

• Certificação de Organização Isenta: O Formulário ST-119.1 é usado por ONGs e entidades governamentais qualificadas que já possuem o status de isenção ST-119.

• Certificado de Melhoria de Capital: O Formulário ST-124 é usado por proprietários de imóveis para certificar que o trabalho contratado conta como uma melhoria de capital em vez de um serviço de reparo ou manutenção tributável.

Um comprador pode emitir um certificado de compra única que abrange uma transação ou um certificado global que abrange todas as compras futuras do mesmo tipo do mesmo vendedor até que seja revogado. Certificados globais são comuns em relações de atacado, de modo que nenhum dos lados precisa refazer a documentação toda vez que um pedido é processado.

Quais registros as empresas devem manter para isenções de impostos sobre vendas em Nova York?

Nova York exige que os vendedores guardem os certificados de isenção por pelo menos três anos a partir da mais recente entre duas datas: a data de vencimento da declaração do imposto sobre vendas que cobre a venda isenta ou a data em que essa declaração foi entregue.

O estado também espera que os vendedores guardem os registros que conectam esse certificado à venda real, incluindo:

• Faturas: Mostrando a data da venda e a descrição do que foi comprado.

• Informações do comprador: Correspondendo o nome e os detalhes no certificado à transação.

• O próprio certificado: Arquivado e acessível.

Se o Departamento de Tributação e Finanças auditar uma empresa e encontrar uma lacuna entre as vendas isentas relatadas e os certificados arquivados para respaldá-las, a empresa se tornará responsável pelo imposto sobre essas vendas não justificadas, além dos juros.

Quais ferramentas podem ajudar a gerenciar certificados de isenção de impostos sobre vendas em Nova York?

A gestão de certificados normalmente falha em um de dois aspectos: certificados que expiram sem que ninguém perceba ou status de isenção que não se aplica de forma consistente em todas as vendas para o mesmo cliente.

Plataformas criadas especificamente para a gestão de certificados armazenam os certificados e também sinalizam as renovações antes do vencimento, enquanto as plataformas de cálculo de impostos, como o Stripe Tax, permitem que uma empresa marque o status fiscal de um cliente como isento ou com cobrança reversa diretamente no registro do cliente. Depois de configurado, o Stripe Tax para de calcular o imposto sobre vendas nas futuras faturas e cobranças daquele cliente, de modo que a isenção não depende de alguém se lembrar de marcá-la manualmente em cada transação. No entanto, isso não substitui o requisito subjacente de coletar e reter o certificado de isenção real do comprador. As empresas que lidam com as regras de impostos sobre roupas em nível de condado de Nova York ou com uma mistura de revenda, fabricação e compradores de ONGs costumam obter o maior valor ao combinar as duas abordagens.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que o foco possa permanecer no crescimento do negócio. Comece a recolher tributos globalmente adicionando uma única linha de código à integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

O Stripe Tax ajuda você a monitorar suas obrigações e o alerta quando você excede um limite de cadastro fiscal com base em suas transações na Stripe. Ele também pode fazer o cadastro para recolher o imposto em seu nome nos EUA, automatizar as declarações dos EUA no Dashboard e gerenciar declarações globais por meio de parceiros confiáveis. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente impostos sobre vendas, IVA e GST em:

• Bens e serviços digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países
  
• Bens físicos em todos os estados dos EUA e em 42 países
  

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplifique a declaração: O Stripe Tax automatiza as declarações dos EUA no Dashboard, com a tecnologia da TaxJar. Para declarações globais, o Stripe Tax se integra perfeitamente com parceiros de declaração, para que suas declarações globais sejam precisas e pontuais. Deixe que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento da sua empresa.

Saiba mais sobre o Stripe Tax ou comece hoje mesmo.

Perguntas frequentes sobre as isenções de impostos sobre vendas em Nova York