Een vrijstelling van sales tax in New York neemt de verplichting weg om staats- of lokale sales tax te berekenen over een specifieke transactie, een specifiek product of een specifieke koper. Het basistarief van 4% van de staat stijgt naar tussen de 7% en 8,875% wanneer de tarieven van county's en steden worden toegevoegd, hoewel talloze vrijstellingen betekenen dat niet voor elke verkoop dat gecombineerde tarief wordt berekend. Boodschappen, geneesmiddelen op recept, voorraad voor wederverkoop en productieapparatuur kunnen allemaal in aanmerking komen voor vrijstellingen. De vrijstelling die van toepassing is en het papierwerk dat nodig is om de vrijstelling te bewijzen, hangen echter volledig af van wie de koper is en waarom deze koopt.

Hieronder bespreken we hoe de vrijstellingscategorieën van New York werken, wie voor elk in aanmerking komt en hoe je vrijgestelde verkopen correct documenteert.

Kernpunten

• De vrijstellingen van New York vallen in drie categorieën: op basis van product, op basis van gebruik en op basis van koper.

• Hetzelfde item, zoals productiemachines, kan belastbaar of vrijgesteld zijn, afhankelijk van hoe de koper het gebruikt.

• Verkopers moeten vrijstellingscertificaten en gerelateerde verkoopgegevens ten minste drie jaar bewaren en ze kunnen aansprakelijk zijn voor niet-berekende belasting als er documentatie ontbreekt.

Wat is een vrijstelling van sales tax in New York?

Een vrijstelling van sales tax in New York neemt de verplichting weg om sales tax in New York te berekenen over een specifieke transactie, een specifiek product of een specifieke koper. De koper moet vaak documentatie verstrekken die bewijst dat de koper in aanmerking komt voordat de verkoper de belasting achterwege kan laten.

Wie komt in aanmerking voor een vrijstelling van sales tax in New York?

De kwalificatie hangt af van welke vrijstelling je claimt.

Wie er doorgaans in aanmerking komen:

• Wederverkopers: Komen in aanmerking wanneer ze voorraad kopen die ze willen doorverkopen in plaats van consumeren, zoals een kledinggroothandel die kleding inslaat voor een detailhandel. De belasting wordt in plaats daarvan later berekend aan de eindklant.

• Fabrikanten: Komen in aanmerking voor vrijstellingen op machines, apparatuur en benodigdheden die rechtstreeks worden gebruikt bij de productie van goederen voor de verkoop. Apparatuur die wordt gebruikt voor administratieve of algemene zakelijke doeleinden telt niet mee, zelfs niet als deze op dezelfde fabrieksvloer staat.

• Non-profitorganisaties: Alleen een federale 501(c)(3)-aanduiding stelt je niet vrij van sales tax in New York. Non-profits moeten Formulier ST-119.2 afzonderlijk indienen bij de staat en een Exempt Organization Certificate (Formulier ST-119) ontvangen voordat ze belastingvrije aankopen kunnen doen.

• Overheidsinstanties: Federale, de staat New York en de meeste lokale overheidsinstanties zijn vrijgesteld voor aankopen die verband houden met hun officiële functies.

• Boeren: In New York komen boeren in aanmerking voor vrijstellingen op apparatuur, veevoer en benodigdheden die worden gebruikt bij landbouwproductie.

• Specifieke gediplomeerde beoefenaars: Bepaalde sectoren, zoals diergeneeskunde, hebben afzonderlijke certificaten voor professionals die items kopen die rechtstreeks worden gebruikt bij de behandeling van patiënten.

Welke producten en diensten komen in aanmerking voor een vrijstelling van sales tax in New York?

Sommige vrijstellingen zijn van toepassing ongeacht wie de koper is. De meeste voedingsmiddelen en voedselingrediënten die worden verkocht voor thuisconsumptie, zoals verpakt meel, zijn vrijgesteld. Een warme gebraden kip van de versafdeling van een supermarkt is echter belastbaar omdat deze wordt beschouwd als bereid voedsel. Snoep en frisdrank zijn ook belastbaar, ook al liggen ze in dezelfde schappen als vrijgestelde boodschappen.

Kleding en schoeisel met een prijs onder $ 110,– per item zijn vrijgesteld van de 4% staatsbelasting en de lokale belasting van New York City, maar deze regel is niet uniform in de hele staat. County's en steden buiten New York City kunnen ervoor kiezen om kleding onder $ 110,– wel of niet vrij te stellen van hun eigen lokale belasting, wat betekent dat een jas van $ 95,– in de ene county volledig vrijgesteld kan zijn en in de volgende gedeeltelijk belast kan worden.

Andere categorieën vrijgestelde goederen zijn onder meer:

• Gezondheidsgerelateerde items: Geneesmiddelen op recept, veel vrij verkrijgbare medicijnen en medische apparatuur voor thuisgebruik, zoals rolstoelen en hoortoestellen, zijn vrijgesteld.

• Kranten en tijdschriften: Deze zijn vrijgesteld ongeacht de koper.

• Energie voor woningen: Aardgas en elektriciteit die worden gebruikt voor verwarming van woningen, krijgen een verlaagd of vrijgesteld tarief, afhankelijk van de locatie.

• Productiemachines en -apparatuur: Deze zijn vrijgesteld wanneer ze rechtstreeks worden gebruikt bij de productie van materiële eigendommen voor de verkoop, onder Tax Law section 1115(a)(12).

• Grondstoffen: Vrijgesteld wanneer ze een fysiek onderdeel worden van een gefabriceerd product, aangezien de belasting wordt berekend zodra het eindproduct wordt verkocht.

• Kapitaalverbeteringen: Werkzaamheden zoals het installeren van een nieuw dak of een permanent HVAC-systeem worden niet belast voor de eigenaar van het onroerend goed, hoewel de onderaannemer nog steeds belasting betaalt over materialen.

Hetzelfde fysieke item kan belastbaar of vrijgesteld zijn, afhankelijk van waarvoor het is, wie het koopt en hoe het na de verkoop wordt gebruikt. Meestal zijn diensten vrijgesteld van sales tax in New York, tenzij ze specifiek als belastbaar worden vermeld, zoals mobiele telecommunicatiediensten en bepaalde informatiediensten.

Hoe gebruiken ondernemingen een vrijstellingscertificaat voor sales tax in New York?

Om een vrijstellingscertificaat voor sales tax in New York te gebruiken, vult de koper dit in en geeft het aan de verkoper; vervolgens bewaart de verkoper het in het dossier in plaats van belasting te berekenen over die transactie. Welk formulier wordt gebruikt, hangt af van wat er wordt geclaimd:

• Wederverkoopcertificaat: Formulier ST-120 wordt gebruikt door ondernemingen die goederen kopen die ze aan iemand anders doorverkopen, leasen of verhuren.

• Certificaat voor vrijgesteld gebruik: Formulier ST-121 wordt gebruikt voor machines, apparatuur en benodigdheden die in aanmerking komen voor een op gebruik gebaseerde vrijstelling, zoals productie of onderzoek en ontwikkeling.

• Certificering van vrijgestelde organisatie: Formulier ST-119.1 wordt gebruikt door in aanmerking komende non-profits en overheidsinstanties die al de ST-119-vrijstellingsstatus hebben.

• Certificaat van kapitaalverbetering: Formulier ST-124 wordt gebruikt door eigenaren van onroerend goed om te certificeren dat gecontracteerd werk telt als een kapitaalverbetering in plaats van een belastbare reparatie- of onderhoudsdienst.

Een koper kan een certificaat voor een eenmalige aankoop afgeven dat één transactie dekt, of een algemeen certificaat dat elke toekomstige aankoop van hetzelfde type bij dezelfde verkoper dekt totdat het wordt ingetrokken. Algemene certificaten komen veel voor in groothandelsrelaties, zodat geen van beide partijen het papierwerk opnieuw hoeft te doen elke keer dat er een bestelling wordt geplaatst.

Welke gegevens moeten ondernemingen bewaren voor vrijstellingen van sales tax in New York?

New York vereist dat verkopers vrijstellingscertificaten ten minste drie jaar bewaren vanaf de laatste van twee datums: de vervaldatum van de sales tax-aangifte die de vrijgestelde verkoop dekt, of de datum waarop die aangifte is ingediend.

De staat verwacht ook dat verkopers de gegevens bewaren die dat certificaat koppelen aan de daadwerkelijke verkoop, waaronder:

• Facturen: met de verkoopdatum en een beschrijving van wat er is gekocht

• Kopersinformatie: waarbij de naam en gegevens op het certificaat worden gekoppeld aan de transactie

• Het certificaat zelf: gearchiveerd en toegankelijk

Als het Department of Taxation and Finance een onderneming controleert en een discrepantie vindt tussen de vrijgestelde verkopen die deze heeft gerapporteerd en de certificaten in het dossier om deze te ondersteunen, wordt de onderneming aansprakelijk voor de belasting over die niet-ondersteunde verkopen, plus rente.

Welke tools kunnen helpen bij het beheren van vrijstellingscertificaten voor sales tax in New York?

Het beheer van certificaten loopt doorgaans op een van twee punten mis: certificaten die verlopen zonder dat iemand het merkt, of een vrijgestelde status die niet consequent wordt toegepast bij elke verkoop aan dezelfde klant.

Speciaal gebouwde platforms voor certificaatbeheer slaan certificaten op en signaleren ook verlengingen voordat deze verlopen, terwijl platforms voor belastingberekening zoals Stripe Tax een onderneming in staat stellen de belastingstatus van een klant rechtstreeks in de klantgegevens te markeren als vrijgesteld of verlegd. Zodra dat is ingesteld, stopt Stripe Tax met het berekenen van sales tax over de toekomstige facturen en betalingen van die klant, zodat de vrijstelling er niet van afhangt of iemand eraan denkt deze handmatig bij elke transactie te markeren. Dit vervangt echter niet de onderliggende verplichting om het daadwerkelijke vrijstellingscertificaat van de koper te verzamelen en te bewaren. Ondernemingen die te maken hebben met de regels voor kledingbelasting op county-niveau in New York, of een mix van kopers uit de wederverkoop, productie en non-profit, halen doorgaans de meeste waarde uit het combineren van beide benaderingen.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je jouw verplichtingen te bewaken en waarschuwt je wanneer je een drempelwaarde voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan zich ook namens jou in de VS registreren om belasting te berekenen, Amerikaanse aangiften in het Dashboard automatiseren en wereldwijde aangiften beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent automatisch sales tax, btw en GST over:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiften in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiften integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en actueel zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over vrijstellingen van sales tax in New York