Une exemption de taxe sur les ventes dans l'État de New York supprime l'obligation de collecter la taxe sur les ventes locale ou de l'État pour une transaction, un produit ou un client spécifique. Le taux de base de 4 % de l'État passe à une valeur comprise entre 7 % et 8,875 % lorsque les taux des comtés et des villes sont ajoutés. Toutefois, en raison des nombreuses exemptions, cette combinaison de taux ne s'applique pas à toutes les ventes. Les produits d'épicerie, les médicaments sur ordonnance, les stocks de revente et les équipements de fabrication peuvent tous bénéficier d'exemptions. Cependant, l'exemption applicable et les documents requis pour la justifier dépendent entièrement de l'identité du client et du motif de l'achat.

Nous vous expliquons ci-dessous le fonctionnement des catégories d'exemption de l'État de New York, les conditions d'éligibilité de chacune et la manière de documenter correctement les ventes exemptées.

L’essentiel à retenir

• les exemptions de l'État de New York se divisent en trois catégories : en fonction du produit, de l'utilisation ou du client ;

• un même article, tel qu'une machine de fabrication, peut être taxable ou exempté selon l'utilisation qu'en fait le client ;

• les commerçants doivent conserver les certificats d'exemption et les registres de vente correspondants pendant au moins trois ans. Ils peuvent être tenus responsables de la taxe non perçue si ces documents sont manquants.

Qu'est-ce qu'une exemption de taxe sur les ventes dans l'État de New York ?

Une exemption de taxe sur les ventes dans l'État de New York supprime l'obligation de collecter cette taxe pour une transaction, un produit ou un client spécifique. Le client doit souvent fournir des documents prouvant son éligibilité avant que le commerçant puisse omettre la taxe.

Éligibilité à l'exemption de taxe sur les ventes dans l'État de New York

L'éligibilité dépend de l'exemption demandée.

Voici les profils généralement éligibles :

• revendeurs : éligibles lorsqu'ils achètent des stocks qu'ils prévoient de revendre plutôt que de consommer, par exemple un grossiste en vêtements s'approvisionnant pour un magasin retail. La taxe est alors perçue ultérieurement auprès du client final ;

• fabricants : éligibles à des exemptions sur les machines, les équipements et les fournitures utilisés directement pour la production de biens destinés à la vente. Les équipements utilisés à des fins administratives ou commerciales générales ne sont pas pris en compte, même s'ils se trouvent dans la même usine ;

• associations à but non lucratif : le statut fédéral 501(c)(3) ne vous exempte pas à lui seul de la taxe sur les ventes de l'État de New York. Une association à but non lucratif doit déposer le formulaire ST-119.2 séparément auprès de l'État et recevoir un certificat d'organisation exemptée (formulaire ST-119) avant de pouvoir effectuer des achats en franchise d'impôt ;

• entités gouvernementales : le gouvernement fédéral, l'État de New York et la plupart des agences gouvernementales locales sont exemptés sur les achats liés à leurs fonctions officielles ;

• agriculteurs : dans l'État de New York, les agriculteurs bénéficient d'exemptions sur les équipements, les aliments pour animaux et les fournitures utilisés dans la production agricole ;

• praticiens agréés spécifiques : certains secteurs, tels que la médecine vétérinaire, disposent de certificats distincts pour les professionnels qui achètent des articles utilisés directement pour traiter les patients.

Produits et services éligibles à une exemption de taxe sur les ventes dans l'État de New York

Certaines exemptions s'appliquent indépendamment de l'identité du client. La plupart des aliments et ingrédients alimentaires vendus pour la consommation à domicile, comme la farine en sachet, sont exemptés. Toutefois, un poulet rôti chaud provenant du rayon traiteur d'une épicerie est taxable, car il s'agit d'un plat préparé. Les bonbons et les sodas sont également taxables, même s'ils se trouvent dans les mêmes rayons que les produits d'épicerie exemptés.

Les vêtements et les chaussures de moins de 110 $ par article sont exemptés de la taxe de l'État de 4 % et de la taxe locale de la ville de New York, mais cette règle n'est pas uniforme dans tout l'État. Les comtés et les villes en dehors de la ville de New York peuvent choisir d'exempter les vêtements de moins de 110 $ de leur propre taxe locale ou non. Ainsi, une veste à 95 $ peut être totalement exemptée dans un comté et partiellement taxée dans un autre.

Les autres catégories de biens exemptés comprennent :

• articles liés à la santé : les médicaments sur ordonnance, de nombreux médicaments en vente libre et les équipements médicaux à usage domestique, tels que les fauteuils roulants et les appareils auditifs, sont exemptés ;

• journaux et périodiques : ces articles sont exemptés indépendamment de l'identité du client ;

• énergie résidentielle : le gaz naturel et l'électricité utilisés pour le chauffage domestique bénéficient d'un taux réduit ou d'une exemption, selon la localité ;

• machines et équipements de fabrication : ces articles sont exemptés lorsqu'ils sont utilisés directement pour produire des biens corporels destinés à la vente, en vertu de la section 1115(a)(12) de la loi fiscale ;

• matières premières : elles sont exemptées lorsqu'elles deviennent une partie physique d'un produit fabriqué, car la taxe est perçue une fois le produit fini vendu ;

• améliorations des immobilisations : les travaux tels que l'installation d'un nouveau toit ou d'un système de CVC permanent ne sont pas taxés pour le propriétaire, bien que le sous-traitant paie toujours des taxes sur les matériaux.

Le même article physique peut être taxable ou exempté selon sa destination, l'identité du client et son utilisation après la vente. Généralement, les services sont exemptés de la taxe sur les ventes de l'État de New York, à moins qu'ils ne soient spécifiquement répertoriés comme taxables, comme les services de télécommunication mobile et certains services d'information.

Utilisation d'un certificat d'exemption de taxe sur les ventes par les entreprises dans l'État de New York

Pour utiliser un certificat d'exemption de taxe sur les ventes dans l'État de New York, le client le remplit et le remet au commerçant. Le commerçant le conserve ensuite dans ses dossiers au lieu de collecter la taxe sur cette transaction. Le formulaire utilisé dépend de la demande :

• certificat de revente : le formulaire ST-120 est utilisé par les entreprises qui achètent des biens pour les revendre, les louer ou les donner à bail à un tiers ;

• certificat d'utilisation exemptée : le formulaire ST-121 est utilisé pour les machines, les équipements et les fournitures admissibles à une exemption basée sur l'utilisation, comme la fabrication ou la recherche et le développement ;

• certification d'organisation exemptée : le formulaire ST-119.1 est utilisé par les associations à but non lucratif et les entités gouvernementales éligibles qui bénéficient déjà du statut d'exemption ST-119 ;

• certificat d'amélioration des immobilisations : le formulaire ST-124 est utilisé par les propriétaires pour certifier que les travaux sous contrat sont considérés comme une amélioration des immobilisations plutôt que comme un service de réparation ou de maintenance taxable.

Un client peut émettre un certificat d'achat unique couvrant une seule transaction, ou un certificat global couvrant tout achat futur du même type auprès du même commerçant jusqu'à sa révocation. Les certificats globaux sont courants dans les relations de gros, ce qui évite aux deux parties de refaire les formalités à chaque commande.

Registres à conserver par les entreprises pour les exemptions de taxe sur les ventes dans l'État de New York

L'État de New York exige que les commerçants conservent les certificats d'exemption pendant au moins trois ans à compter de la plus tardive de ces deux dates : la date d'échéance de la déclaration de taxe sur les ventes couvrant la vente exemptée, ou la date de dépôt de cette déclaration.

L'État attend également des commerçants qu'ils conservent les documents reliant ce certificat à la vente réelle, notamment :

• factures : indiquant la date de la vente et la description de l'achat ;

• informations sur le client : pour faire correspondre le nom et les informations du certificat à la transaction ;

• le certificat lui-même : archivé et accessible.

En cas de contrôle d'une entreprise par le Department of Taxation and Finance révélant un écart entre les ventes exemptées déclarées et les certificats archivés pour les justifier, l'entreprise devient redevable de la taxe sur ces ventes non justifiées, majorée des intérêts.

Outils de gestion des certificats d'exemption de taxe sur les ventes dans l'État de New York

La gestion des certificats échoue généralement à deux niveaux : les certificats expirent sans que personne s'en rende compte, ou le statut d'exemption ne s'applique pas systématiquement à toutes les ventes destinées à un même client.

Les plateformes de gestion de certificats spécialisées stockent les certificats et signalent les renouvellements avant leur expiration. De leur côté, les plateformes de calcul des taxes, telles que Stripe Tax, permettent aux entreprises de définir le statut fiscal d'un client comme exempté ou soumis à l'autoliquidation directement dans son dossier client. Une fois ce paramètre défini, Stripe Tax cesse de calculer la taxe sur les ventes sur les futures factures et les futurs paiements de ce client. Ainsi, l'exemption ne dépend plus d'une signalisation manuelle à chaque transaction. Toutefois, cela ne remplace pas l'obligation fondamentale de collecter et de conserver le certificat d'exemption réel du client. Les entreprises confrontées aux règles de l'État de New York relatives à la taxe sur les vêtements au niveau des comtés, ou à divers clients (revente, fabrication et des associations à but non lucratif), ont tout intérêt à combiner ces deux approches.

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FAQ sur les exemptions de taxe sur les ventes dans l'État de New York