Si contratas personas en Alemania, estás obligado a solicitar un número de empresa (Betriebsnummer). El número de empresa es un elemento clave del sistema de seguridad social alemán y garantiza que todas las empresas queden claramente registradas. Los números de empresa son especialmente importantes para las empresas en crecimiento y aquellas que contratan personal por primera vez. Necesitan este número para gestionar correctamente los procesos.

En este artículo se explica qué es un número de empresa y quién lo necesita. También proporcionamos instrucciones paso a paso para rellenar una solicitud de número de empresa y explicamos qué hacer si cambia la información de tu empresa. Por último, ofrecemos un ejemplo de cómo es un número de empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el número de empresa?
  
• ¿Quién tiene que solicitar un número de empresa?
  
• ¿Cómo pueden las empresas alemanas solicitar un número de empresa?
  
• ¿Qué sucede si cambia la información de mi empresa?
  

¿Qué es el número de empresa?

El número de empresa (Betriebsnummer) es un número de identificación de ocho dígitos asignado a todos los empleadores de Alemania que tienen empleados afiliados a la seguridad social. El número de empresa permite a los proveedores de seguridad social, como las aseguradoras de salud públicas y los proveedores de pensiones, asignar los informes que reciben al empleador correcto. Esto les ayuda a procesar correctamente los pagos de la seguridad social y a abonar las prestaciones correspondientes.

La información recopilada con el número de empresa también ayuda a la Agencia Federal de Empleo (BA) a generar estadísticas oficiales de empleo, que se utilizan para analizar las estructuras regionales y económicas del mercado laboral.

Estructura de un número de empresa

El número de empresa consta de ocho dígitos. Los tres primeros indican la agencia de empleo local que ha asignado el número. Los cuatro siguientes son exclusivos de la empresa y se utilizan en los procesos de declaración y pago de la seguridad social. El último dígito es un valor de verificación y es la suma de los dígitos anteriores.

Ejemplo de número de empresa

Un ejemplo de número de empresa puede ser este: 61541225.

Cada número tiene una función específica, desde la agencia de empleo correspondiente hasta el negocio específico y el valor de verificación. Al mismo tiempo, este ejemplo ilustra que los dígitos no contienen ninguna información específica del sector. Este número se utiliza únicamente para identificar a una empresa concreta.

Base jurídica

La base jurídica para la emisión y el uso de los números de empresa es el Código Social Alemán (SGB), Libro IV, en particular el artículo 18i. Según este código, los empleadores en Alemania están obligados a solicitar un número de empresa a la BA para registrarse en la seguridad social.

¿Quién tiene que solicitar un número de empresa?

En Alemania, todos los empleadores con empleados afiliados a la seguridad social deben solicitar un número de empresa. Esto es independiente del sector o del tamaño de la empresa. Esto significa que muchas empresas están obligadas a solicitar un número de empresa cuando se constituyen por primera vez para garantizar que declaran el seguro social y retienen las cantidades correctas.

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Además de la constitución, estas son otras razones por las que necesitas un número de empresa:

Cambios en la estructura de la empresa

Los cambios fundamentales en la estructura de tu empresa suelen requerir la solicitud de un nuevo número de empresa. Un ejemplo son los cambios fundamentales en la forma jurídica de la empresa (por ejemplo, pasar de una empresa unipersonal a una sociedad de responsabilidad limitada [GmbH]). También se requiere un nuevo número de empresa en caso de fusiones o adquisiciones. Lo importante es que las cotizaciones a la seguridad social se puedan asignar correctamente a empresas específicas e individuales.

Negocio en varios lugares

A cada centro con empleados afiliados a la seguridad social se le asigna su propio número de empresa. Esto es así incluso si los distintos centros realizan diferentes tipos de actividades o están físicamente separados. Esto significa que debes solicitar un número de empresa para cada nuevo centro que abras.

Trabajo autónomo con empleados

Los autónomos que tienen empleados también necesitan un número de empresa. Aunque el propietario de la empresa no esté sujeto al pago de la seguridad social, sus empleados están sujetos a las mismas obligaciones de declaración que los de una empresa tradicional.

Empleo a tiempo parcial o «miniempleo»

Los empleadores que solo contratan a personas a tiempo parcial o en los denominados «miniempleos» también están obligados a solicitar un número de empresa. Aunque estos empleadores pueden estar exentos del pago de determinadas cuotas, siguen estando obligados a informar a los organismos de la seguridad social. Por lo tanto, necesitan un número de empresa para garantizar que se retenga la cantidad correcta de la seguridad social a sus empleados.

Empleo estacional o por proyectos

También estás obligado a solicitar un número de empresa si tu empresa contrata personal de forma estacional o para proyectos concretos. Aunque estos empleados sean contratados de forma temporal, deberás darles de alta en la seguridad social.

El sitio web de la BA tiene un diagrama de flujo para la toma de decisiones que ofrece una visión general clara de los tipos de negocios que necesitan un número de empresa.

¿Cómo pueden las empresas alemanas solicitar un número de empresa?

En Alemania, el Servicio de Números de Empresa de la BA es el encargado de emitir los números de empresa. Las solicitudes deben presentarse por Internet utilizando el formulario de solicitud proporcionado. Todo el proceso está automatizado, desde la revisión de la información de la empresa hasta la emisión del número de empresa. Esto significa que, por lo general, recibirás tu número de empresa al instante.

Sin embargo, hay algunas áreas en las que la BA no tiene jurisdicción. Las empresas mineras, como las explotaciones mineras tradicionales o las empresas de extracción de minerales, reciben sus números de empresa de la Asociación Alemana de Seguros de Pensiones para Mineros, Ferroviarios y Marineros (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, o DRV KBS). Esta normativa especial también se aplica a las empresas marítimas y pesqueras que también solicitan números de empresa a la DRV KBS.

Requisitos previos para solicitarlo

Para solicitar un número de empresa, debes proporcionar datos sobre tu empresa, incluidos los siguientes:

• Nombre y forma jurídica de tu empresa

• Dirección(es) de tu(s) lugar(es) de trabajo

• Actividad económica o sector principal

• Persona de contacto y datos de contacto

Tras la modificación de 2024 de la sección 18i.2 del libro IV del SGB, también necesitarás un número de negocio proporcionado por la aseguradora de accidentes obligatoria. Si tu empresa no tiene un número de negocio, puedes solicitarlo cuando solicites tu número de empresa. Para obtener más información sobre los números de negocio y cómo se emiten, consulta la organización Seguro Social Alemán de Accidentes (DGUV).

Solicitar el número de empresa: paso a paso

Accede a la solicitud online

En primer lugar, debes abrir el formulario de solicitud online en el sitio web de la BA. Este te guiará a través de los siete pasos del proceso de solicitud. Verás información importante sobre números de negocio, protección de datos y asistencia técnica de la BA. Una vez que hayas leído y aceptado el aviso de privacidad, haz clic en «Siguiente».

Selecciona tu función

A continuación, indica la capacidad en la que solicitas el número de empresa. Puedes elegir entre las siguientes opciones:

• Empresas (p. ej., empleador o empleado autorizado por el empleador)

• Proveedor de servicios para el empleador (p. ej., asesor fiscal, proveedor de nóminas, abogado, etc.)

• Administrador de propiedades

• Gestor de insolvencia

• Hogar privado

• Oficina central de aduanas

• Agencia de cobro

• Servicios de auditoría de la seguridad social para el proveedor legal de pensiones

• Proveedor de servicios de rehabilitación

• Ninguno de estos

A continuación, podrás seleccionar entre una serie de funciones más específicas. Por ejemplo, si deseas solicitar un número de empresa como «agente pagador de pensiones de empresa», se te informará de que el Centro de Servicios de Tecnología de la Información (ITSG) de la Agencia del Seguro Médico Obligatorio es el responsable de emitir tu número de empresa. Si no seleccionas ninguna de las funciones específicas que se enumeran, se te redirigirá a la página siguiente.

Proporciona los datos necesarios para la declaración de la seguridad social

La siguiente página se refiere a la declaración de la seguridad social, y se te pedirá que elijas una de las siguientes opciones:

• Tengo la intención de informar sobre la seguridad social de los empleados de esta empresa.

• Aún no se ha tomado una decisión definitiva sobre mi obligación de presentar informes de la seguridad social, ya que la evaluación de la situación aún está pendiente. Sin embargo, en mi opinión, estoy contratando a empleados remunerados/empleados sujetos a la seguridad social.

• Solicito un número de empresa para un proveedor de servicios encargado de realizar la declaración de la seguridad social (por ejemplo, un asesor fiscal) que no tiene empleados propios.

• No tengo intención de declarar la seguridad social de los empleados de esta empresa.

Si seleccionas una de las tres primeras opciones, se te pedirá que indiques si el empleador ya tiene una empresa en el mismo municipio. Si seleccionas una de las dos primeras opciones, el sistema te pedirá la fecha en la que deseas contratar a los empleados. Ten en cuenta que esta fecha no puede ser posterior a seis meses.

Proporciona los datos de la empresa

Ahora puedes introducir información clave de tu empresa en el formulario online. Esto incluye información sobre la forma jurídica de tu empresa, dirección y lugar de actividad. Si tienes varias sedes, debes proporcionar la información correspondiente a cada una de ellas. A continuación, facilita tus datos de contacto y selecciona tu sector de actividad.

Revisa y envía la solicitud

Por último, comprueba dos veces la información que has proporcionado y envía tu solicitud. Recibirás un correo electrónico de confirmación una vez que tu solicitud se haya enviado correctamente.

Recibe el número de tu empresa

El número de empresa suele emitirse rápidamente. Sin embargo, por motivos de protección de datos, el Servicio de Números de Empresa solo envía la confirmación de tu número por correo postal. Por lo tanto, tendrás que esperar unos días para recibir la confirmación. En ella figurará tu número de empresa oficial e información importante sobre cómo utilizarlo y gestionarlo en el contexto de la seguridad social. Podrás utilizar tu número de empresa en tus informes de seguridad social tan pronto como lo recibas.

¿Qué sucede si cambia la información de mi empresa?

Debes comunicar inmediatamente cualquier cambio en la información de tu empresa al Servicio de Números de Empresa. Esto incluye cambios en la forma jurídica, el cese de la actividad o el traslado de la empresa. Registra estos cambios electrónicamente en el registro de mantenimiento de datos de la empresa (DSBD). En este manual encontrarás información detallada sobre las notificaciones electrónicas de cambios.