Si vous employez des personnes en Allemagne, vous devez demander un numéro d’immatriculation d’entreprise (Betriebsnummer). Le numéro d’immatriculation d’entreprise est un élément clé du système de sécurité sociale allemand et garantit que chaque entreprise est clairement enregistrée. Ce numéro est particulièrement important pour les entreprises en croissance et celles qui embauchent du personnel pour la première fois. Ils en ont besoin pour gérer correctement les processus.

Cet article explique ce qu’est un numéro d’immatriculation d’entreprise et qui en a besoin. Nous vous guidons pas à pas pour remplir un formulaire de demande de numéro d’immatriculation d’entreprise et vous expliquons quoi faire en cas de modification des informations de votre société. Enfin, nous vous donnons un exemple de ce à quoi ce numéro d’immatriculation.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’un numéro d’immatriculation d’entreprise ?
  
• Qui doit demander un numéro d’immatriculation d’entreprise ?
  
• Comment les entreprises allemandes peuvent-elles demander un numéro d’immatriculation ?
  
• Que se passe-t-il si les informations de mon entreprise changent ?
  

Qu’est-ce qu’un numéro d’immatriculation d’entreprise ?

Le numéro d’immatriculation d’entreprise (Betriebsnummer) est un numéro d’identification à huit chiffres attribué à chaque employeur en Allemagne qui dispose d’unsalarié assujettis à la sécurité sociale. Le numéro d’immatriculation d’entreprise permet aux prestataires de sécurité sociale, tels que les assureurs de santé publique et les prestataires de retraite, d’attribuer les rapports qu’ils reçoivent au bon employeur. Cela leur permet de traiter correctement les paiements de sécurité sociale et de verser les prestations correspondantes.

L’information saisie avec le numéro d’immatriculation aide également l’Agence fédérale pour l’emploi (BA) à générer desstatistiques d’emploi officiels. Ces statistiques sont utilisées pour analyser les structures régionales et économiques du marché du travail.

Structure d’un numéro d’immatriculation d’entreprise

Le numéro d’immatriculation d’entreprise est composé de huit chiffres. Les trois premiers chiffres indiquent l’agence locale pour l’emploi qui a émis le numéro. Les quatre chiffres suivants sont propres à l’entreprise et sont utilisés dans les rapports de sécurité sociale et les processus de paiement. Le dernier chiffre est une valeur de vérification et correspond à la somme des chiffres précédents.

Exemple de numéro d’immatriculation d’entreprise

Voici un exemple de numéro d’immatriculation d’entreprise : 61541225.

Chaque numéro remplit une fonction spécifique, de l’agence de placement concernée à l’entreprise spécifique et à la valeur de vérification. En même temps, cet exemple montre que les chiffres ne contiennent aucune information spécifique à un secteur d’activité. Ce numéro est utilisé uniquement pour identifier une entreprise spécifique.

Fondement juridique

Le fondement juridique de l’émission et de l’utilisation des numéros d’immatriculation d’entreprise est leCode social allemand (SGB), livre IV, plus précisément, Section 18i. Selon ce code, les employeurs résidant en Allemagne sont tenus de demander un numéro d’immatriculation d’entreprise auprès de la BA pour s’inscrire à la sécurité sociale.

Qui doit demander un numéro d’immatriculation d’entreprise ?

En Allemagne, tous les employeurs dont les employés sont assujettis à la sécurité sociale doivent demander un numéro d’immatriculation d’entreprise. Et ce, quel que soit le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise. Cela signifie que de nombreuses entreprises sont tenues de demander un numéro d’immatriculation d’entreprise lors de leur première constitution pour s’assurer qu’elles déclarent la sécurité sociale et retiennent les bons montants.

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En plus de l’incorporation, voici d’autres raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un numéro d’immatriculation d’entreprise :

Changements dans la structure de l’entreprise

Les changements fondamentaux dans la structure de votre entreprise vous obligent généralement à demander un nouveau numéro d’immatriculation d’entreprise. C’est le cas, par exemple, des modifications fondamentales apportées au statut juridique de l’entreprise (par exemple, le passage d’uneentreprise individuelle à une entreprise à responsabilité limitée [GmbH]). Un nouveau numéro d’immatriculation d’entreprise est également requis dans le cadre de fusions ou d’acquisitions. Ce qui est important, c’est que les prestations de sécurité sociale puissent être correctement attribuées à des entreprises spécifiques et entrepreneurs individuels.

Lieux d’activités multiples

Chaque établissement employant du personnel assujetti à la sécurité sociale se voit attribuer son propre numéro d’immatriculation. C’est le cas même si les différentes entreprises exercent des types d’activités distincts ou sont situées à des endroits différents. Cela signifie qu’il faut faire une demande d’immatriculation pour chaque ouverture d’un nouveau site.

Auto-entrepreneuriat avec salariés

Les auto-entrepreneurs qui ont des salariés ont également besoin d’un numéro d’immatriculation. Même si le propriétaire de l’entreprise n’est pas assujetti à la sécurité sociale, ses salariés sont soumis aux mêmes obligations déclaratives que ceux d’une entreprise traditionnelle.

Emploi à temps partiel ou « mini-job »

Les employeurs qui n’emploient que des personnes à temps partiel ou sur la base d’un « mini-job » sont également tenus de demander un numéro d’immatriculation. Bien que ces employeurs puissent être exemptés du paiement de certaines cotisations, ils sont toujours tenus de se présenter aux prestataires de sécurité sociale. Par conséquent, ils ont besoin d’un numéro d’immatriculation pour s’assurer que le montant exact des cotisations de sécurité sociale est retenu pour leurs employés.

Emploi saisonnier ou basé sur projet

Vous êtes également tenu de demander un numéro d’immatriculation si votre entreprise embauche du personnel sur une base saisonnière ou pour des projets particuliers. Bien que ce personnel soit embauché temporairement, vous devez tout de même le signaler aux organismes de sécurité sociale.

Le site web de la BA dispose d’un organigramme de prise de décision qui vous donne un aperçu clair des types d’entreprise qui nécessitent un numéro d’immatriculation.

Comment les entreprises allemandes peuvent-elles demander un numéro d’entreprise ?

En Allemagne, le Service des Numéros d’Immatriculation des Entreprises (BA) est responsable de l’émission des numéros d’immatriculation. Les demandes doivent être effectuées en ligne à l’aide du formulaire de demande mis à disposition. L’ensemble du processus est automatisé, de l’examen des informations de l’entreprise à l’émission du numéro d’immatriculation. Cela signifie que vous recevez généralement votre numéro d’immatriculation instantanément.

Cependant, il y a certains domaines où la BA n’a pas juridiction. Les sociétés minières, telles que les exploitations minières traditionnelles ou les entreprises d’extraction minière, reçoivent leur numéro d’immatriculation de la part de l’Association Allemande d’Assurance Retraite des Mineurs, Cheminots et Marins (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, ou DRV KBS). Cette réglementation spécifique s’applique également aux entreprises maritimes et halieutiques qui demandent également leurs numéros d’immatriculation d’entreprise à la DRV KBS.

Conditions préalables pour postuler

Pour faire la demande d’un numéro d’immatriculation, vous devez fournir des informations sur votre entreprise, notamment les éléments suivants :

• Nom et statut juridique de votre entreprise

• Adresse(s) de votre/vos lieu(x) d’activité

• Activité économique ou secteur d’activité principal

• Personne à contacter et coordonnées

Suite à la modification de l’article 18i.2 du livre IV de la SGB de 2024, vous aurez également besoin d’un numéro d’entreprise fourni par l’assureur-accident légal. Si votre entreprise n’a pas de numéro d’entreprise, vous pouvez en demander un lorsque vous demandez votre numéro d’immatriculation. De plus amples renseignements sur les numéros d’entreprise et la façon dont ils sont émis sont disponibles sur le site web de l’organisation de l’Assurance Sociale Allemande Contre les Accidents (DGUV).

Demande de numéro d’immatriculation : guide étape par étape

Accéder au formulaire de demande en ligne

Commencez par ouvrir le formulaire de demande en ligne sur le site web de BA. Cela vous guidera à travers les sept étapes du processus de demande en ligne. Tout d’abord, vous verrez des informations importantes sur les numéros d’entreprise, la protection des données et le service de support technique du BA. Une fois que vous avez lu et accepté l’avis de confidentialité, cliquez sur « suivant ».

Sélectionnez votre poste

Ensuite, indiquez à quel titre vous demandez un numéro d’immatriculation. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Entreprises (p. ex., employeur ou salarié autorisé par l’employeur)

• Prestataire de services pour l’employeur (par exemple, conseiller fiscal, fournisseur de paie, avocat, etc.)

• Gestionnaire immobilier

• Liquidateur

• Ménage privé

• Bureau central des douanes

• Agence de recouvrement

• Services d’audit de la sécurité sociale pour l’organisme de retraite légal

• Fournisseur de services de réadaptation

• Aucun de ces éléments

Après cela, vous pouvez choisir parmi un certain nombre de rôles plus spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez demander un numéro d’immatriculation en tant qu’ « agent payeur des pensions d’entreprise », vous serez informé que leCentre de Services de Technologie de l’Information (ITSG) est responsable de l’émission de votre numéro d’immatriculation. Vous serez redirigé vers la page suivante si vous ne choisissez pas l’un des rôles spécifiques répertoriés.

Fournir des détails pour les rapports de sécurité sociale

La page suivante concerne les rapports de sécurité sociale, et vous devrez choisir l’une des options suivantes :

• J’ai l’intention de déclarer la sécurité sociale des employés de cette entreprise.

• Aucune décision finale concernant mon obligation de soumettre les déclarations de sécurité sociale n’a encore été prise, car l’évaluation du statut est toujours en cours. Cependant, il est de mon avis que j’emploie des salariés / employés assujettis à la sécurité sociale.

• Je demande un numéro d’immatriculation pour un fournisseur de services chargé de la déclaration de sécurité sociale (par exemple, un conseiller fiscal) qui n’a pas ses propres employés.

• Je n’ai pas l’intention de déclarer la sécurité sociale des salariés de cette entreprise.

Si vous sélectionnez l’une des trois premières options, il vous sera demandé d’indiquer si l’employeur a déjà une entreprise dans la même municipalité. Si vous sélectionnez l’une des deux premières options, le système vous demandera la date à laquelle vous souhaitez embaucher des employés. Veuillez noter que cette date ne peut pas être supérieure à six mois, à compter d’aujourd’hui.

Fournir les coordonnées de l’entreprise

Vous pouvez maintenant saisir les informations clés de l’entreprise dans le formulaire en ligne. Il s’agit notamment d’informations sur le statut juridique de votre entreprise, son adresse et son lieu d’activité. Si vous avez plusieurs lieux d’activité, vous devez fournir les informations correspondantes pour chacun d’entre eux. Ensuite, fournissez vos coordonnées et sélectionnez votre secteur d’activité.

Examinez et soumettez le formulaire d’inscription

Pour finir, vérifiez les informations que vous avez fournies et soumettez votre formulaire d’inscription. Vous recevrez un e-mail de confirmation une fois que votre formulaire d’inscription aura été soumis avec succès.

Réception de votre numéro d’immatriculation

Le numéro d’immatriculation est généralement émis rapidement. Toutefois, pour des raisons de protection des données, le Service des Numéros d’Immatriculation des Entreprises n’envoie la confirmation de votre numéro que par courrier. Par conséquent, vous devrez attendre quelques jours avant d’obtenir votre confirmation. Il contiendra votre numéro officiel d’immatriculation et des informations importantes sur la façon d’utiliser ce numéro et de le gérer dans le cadre de la sécurité sociale. Vous pouvez utiliser votre numéro d’immatriculation dans vos déclarations de sécurité sociale dès que vous le recevez.

Que se passe-t-il si les informations de mon entreprise changent ?

Vous devez signaler immédiatement toute modification des informations de votre entreprise au Service des Numéros d’Immatriculation des Entreprises. Cela inclut notamment les modifications de statut juridique, de cessation ou de délocalisation d’entreprise. Enregistrez ces modifications par voie électronique auprès duService de Maintenance des Données d’Entreprise' (DSBD). Vous trouverez des informations détaillées sur les notifications de modifications électroniques dansce guide.