Wer in Deutschland Beschäftigte hat, ist verpflichtet, eine Betriebsnummer zu beantragen. Sie ist ein zentrales Element des Sozialversicherungssystems und sorgt dafür, dass jeder Betrieb eindeutig erfasst wird. Gerade Unternehmen, die wachsen und erstmals Personal einstellen, benötigen sie, um ihre Prozesse korrekt abzuwickeln.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Betriebsnummer ist, wer sie benötigt und wie der Antrag Schritt für Schritt funktioniert. Außerdem zeigen wir, was zu tun ist, wenn sich Ihre Betriebsdaten ändern und wie ein Betriebsnummer-Beispiel aussieht.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Betriebsnummer?
  
• Wer muss eine Betriebsnummer beantragen?
  
• Wie können Unternehmen in Deutschland eine Betriebsnummer beantragen?
  
• Was passiert, wenn sich Betriebsdaten ändern?
  

Was ist eine Betriebsnummer?

Die Betriebsnummer ist eine achtstellige Identifikationsnummer, die jedem Arbeitgeber in Deutschland zugewiesen wird, der sozialversicherungspflichtige Beschäftigte anstellt. Die Betriebsnummer ermöglicht es Sozialversicherungsträgern, wie den Krankenkassen und der Rentenversicherung, die eingehenden Meldungen korrekt einem bestimmten Arbeitgeber zuzuordnen. Dies ist notwendig, um die Beiträge zur Sozialversicherung ordnungsgemäß zu verarbeiten und die entsprechenden Leistungen bereitzustellen.

Darüber hinaus fließen die mit der Betriebsnummer erfassten Daten in die Erstellung der amtlichen Beschäftigungsstatistik der Bundesagentur für Arbeit ein. Die Statistik dient der Analyse regionaler und wirtschaftlicher Strukturen des Arbeitsmarkts.

Aufbau einer Betriebsnummer

Die Betriebsnummer besteht aus acht Ziffern. Die ersten drei Ziffern geben an, welche lokale Arbeitsagentur für die Vergabe zuständig ist. Die folgenden vier Ziffern kennzeichnen das konkrete Unternehmen im Melde- und Beitragseinzugsverfahren der Sozialversicherung. Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer, die aus den vorherigen Zahlen berechnet wird.

Betriebsnummer-Beispiel

Ein Betriebsnummer-Beispiel macht die Struktur anschaulich. So könnte eine Nummer aussehen: 61541225.

Die Nummer verdeutlicht, dass jede Stelle eine bestimmte Funktion erfüllt – von der zuständigen Arbeitsagentur über den Betrieb bis hin zur Prüfziffer. Gleichzeitig zeigt das Beispiel, dass die Ziffern keinerlei branchenspezifische Informationen enthalten, sondern allein der eindeutigen Identifikation dienen.

Rechtliche Grundlage

Die rechtliche Grundlage für die Vergabe und Nutzung der Betriebsnummer bildet das Sozialgesetzbuch IV (SGB IV), insbesondere § 18i. Demnach sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, für jeden Betrieb eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen, um an den Meldeverfahren zur Sozialversicherung teilzunehmen.

Wer muss eine Betriebsnummer beantragen?

In Deutschland müssen alle Arbeitgeber eine Betriebsnummer beantragen, die sozialversicherungspflichtige Beschäftigte haben – unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens. Bei der Neugründung ist die Beantragung einer Betriebsnummer demnach in vielen Fällen obligatorisch, um die Melde- und Beitragsabführung zur Sozialversicherung sicherzustellen.

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Neben der Gründung gibt es noch weitere Gründe, warum Sie eine Betriebsnummer benötigen:

Änderungen in der Unternehmensstruktur

Grundlegende Änderungen Ihrer Unternehmensstruktur erfordern in der Regel die Beantragung einer neuen Betriebsnummer. Ein Beispiel hierfür sind grundlegende Änderungen der Rechtsform des Unternehmens (z. B. Umwandlung von einem Einzelunternehmen in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung [GmbH]). Eine neue Betriebsnummer ist auch bei Fusionen oder Übernahmen erforderlich. Wichtig ist, dass Sozialversicherungsbeiträge korrekt bestimmten, einzelnen Unternehmen zugeordnet werden können.

Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten

Jeder Standort mit sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden erhält eine eigene Betriebsnummer. Dies gilt auch dann, wenn einzelne Standorte unterschiedliche Tätigkeiten ausüben oder räumlich voneinander getrennt sind. Das bedeutet, dass Sie für jeden neuen Standort, den Sie eröffnen, eine Betriebsnummer beantragen müssen.

Selbstständige mit Angestellten

Selbständige Personen, die Mitarbeitende beschäftigen, benötigen ebenfalls eine Betriebsnummer. Auch wenn die Inhaberin/der Inhaber des Unternehmens nicht sozialversicherungspflichtig ist, unterliegen die Mitarbeitenden denselben Meldepflichten wie in einem traditionellen Unternehmen.

Teilzeit- oder Minijob-Arbeitgeber

Arbeitgeber, die nur Teilzeitkräfte oder sogenannte „Minijobber” beschäftigen, müssen ebenfalls eine Betriebsnummer beantragen. Diese Arbeitgeber können zwar von der Zahlung bestimmter Beiträge befreit sein, sind aber dennoch verpflichtet, Meldungen an die Sozialversicherungsträger zu machen. Daher benötigen sie eine Betriebsnummer, um sicherzustellen, dass ihren Mitarbeitenden der korrekte Sozialversicherungsbeitrag einbehalten wird.

Saisonale oder projektbezogene Arbeitgeber

Wenn Ihr Unternehmen saisonal oder projektbezogen Personal beschäftigt, sind Sie ebenfalls zur Beantragung einer Betriebsnummer verpflichtet. Auch wenn solche Arbeitsverhältnisse nur temporär bestehen, müssen sie korrekt bei den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden.

Auf der Website der BA finden Sie ein Ablaufdiagramm zur Entscheidungsfindung, das Ihnen eine klare Übersicht über die Arten von Unternehmen gibt, die eine Betriebsnummer benötigen.

Wie können Unternehmen in Deutschland eine Betriebsnummer beantragen?

In Deutschland ist der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit für die Vergabe von Betriebsnummern zuständig. Die Beantragung muss elektronisch über den entsprechenden Online-Antrag erfolgen. Die Prüfung der Betriebsdaten sowie die Nummernvergabe ist automatisiert, sodass Sie Ihre Betriebsnummer in der Regel unmittelbar erhalten.

Für die Zuständigkeit der Bundesagentur für Arbeit gibt es jedoch Ausnahmen. Knappschaftliche Betriebe, beispielsweise im Bergbau oder in der Mineraliengewinnung, erhalten ihre Betriebsnummer von der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS). Diese spezielle Regelung gilt auch für Seefahrts- und Fischereibetriebe, die ihre Betriebsnummer ebenfalls bei der KBS beantragen.

Voraussetzungen für die Beantragung

Für die Beantragung einer Betriebsnummer müssen Sie Angaben zu Ihrem Unternehmen machen. Dies sind unter anderem:

• Name und Rechtsform des Unternehmens

• Anschrift der Betriebsstätte(n)

• Wirtschaftliche Tätigkeit beziehungsweise Branchenschwerpunkt

• Ansprechperson und Kontaktdaten

Zudem benötigen Sie seit der 2024 erfolgten Anpassung des § 18i Abs. 2 SGB IV die Unternehmensnummerder gesetzlichen Unfallversicherung. Falls Ihr Unternehmen noch keine Unternehmensnummer hat, können Sie diese im Zuge der Beantragung Ihrer Betriebsnummer mit beantragen. Weitere Informationen zur Unternehmensnummer sowie deren Vergabe finden Sie auf der Website der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) unter Unternehmensnummer (dguv.de).

Betriebsnummer beantragen: Schritt für Schritt

Online-Antrag aufrufen

Öffnen Sie zunächst den Online-Antrag auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Dort werden Sie durch sieben Prozessschritte geführt. Zunächst erscheinen einige wichtige Hinweise, unter anderem zur Unternehmensnummer, zum Datenschutz und zum technischen Support der Bundesagentur für Arbeit. Nachdem Sie die Datenschutzhinweise gelesen und bestätigt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Funktion auswählen

Anschließend geben Sie an, in welcher Funktion Sie die Betriebsnummer beantragen. Zur Auswahl stehen:

• Unternehmen: Arbeitgeber/in oder von Arbeitgeber/in beauftragte(r) Arbeitnehmer/in

• Dienstleister/in für Arbeitgeber/in (Steuerberater/in, Lohnabrechnungsunternehmen, Rechtsanwalt/-anwältin, etc.)

• Hausverwaltung

• Insolvenzverwalter/in

• Privathaushalt

• Hauptzollamt

• Einzugsstelle

• Betriebsprüfdienste der Rentenversicherung

• Rehabilitationsträger/in

• Keine der Funktionen trifft zu

Danach können Sie aus einer Reihe spezifischer Sachverhalte wählen. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Sie Betriebsnummer als „Zahlstelle von Betriebsrenten“ beantragen möchten, werden Sie darauf hingewiesen, dass in diesem Fall die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) für die Vergabe zuständig ist. Nur wenn Sie keinen der aufgeführten Sonderfälle auswählen, werden Sie auf die nächste Seite weitergeleitet.

Informationen zur SV-Meldung angeben

Auf der nächsten Seite „Meldung zur Sozialversicherung“ müssen Sie eine der folgenden Optionen wählen:

• Es soll eine Meldung zur Sozialversicherung für Beschäftigte dieses Beschäftigungsbetriebes abgegeben werden.

• Eine abschließende Entscheidung über die Verpflichtung zur Abgabe von SV-Meldungen ist wegen des noch nicht abgeschlossenen Statusfeststellungsverfahrens bisher nicht getroffen. Nach Einschätzung liegt jedoch eine abhängige/sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vor.

• Die Betriebsnummer wird für eine/n mit der Durchführung der Meldeverfahren zur Sozialversicherung beauftragte/n Dienstleister/in (z.B. Steuerberatung) ohne eigene Beschäftigte beantragt.

• Es soll keine Meldung zur Sozialversicherung für Beschäftigte dieses Beschäftigungsbetriebes abgegeben werden.

Wenn Sie eine der ersten drei Optionen bestätigen, müssen Sie in der Folge angeben, ob sich in derselben Gemeinde bereits ein Beschäftigungsbetrieb des Arbeitgebers befindet. Haben Sie eine der ersten beiden Optionen gewählt, fragt das System zusätzlich nach dem Datum, an dem Sie Mitarbeitende einstellen möchten. Wichtig: Das Datum darf maximal sechs Monate in der Zukunft liegen.

Betriebliche Angaben machen

Nun geben Sie die wesentlichen Unternehmensinformationen in das Online-Formular ein. Hierzu gehören Informationen zur Rechtsform, der Unternehmensadresse sowie Details zur Betriebsstätte. Wenn Sie mehrere Standorte haben, müssen Sie für jeden einzelnen Standort die entsprechenden Informationen angeben. Anschließend hinterlegen Sie Ihre Kontaktdaten und wählen Ihre Branche aus.

Antrag prüfen und abschicken

Schließlich können Sie alle gemachten Angaben noch einmal überprüfen und den Antrag abschicken. Nach erfolgreicher Übermittlung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

Betriebsnummer erhalten

Die Betriebsnummer wird in der Regel sehr schnell vergeben. Aus Datenschutzgründen versendet der Betriebsnummern-Service die Vergabebestätigung jedoch ausschließlich per Post, sodass Sie einige Tage auf den Erhalt der Bestätigung warten müssen. Diese enthält Ihre offizielle Betriebsnummer sowie alle weiteren wichtigen Informationen zur Nutzung und Verwaltung der Nummer im Sozialversicherungsprozess. Sobald Sie Ihre Betriebsnummer erhalten haben, können Sie diese in Ihren Meldungen zur Sozialversicherung verwenden.

Was passiert, wenn sich Betriebsdaten ändern?

Veränderungen Ihrer Betriebsdaten müssen Sie dem Betriebsnummern-Service unverzüglich melden. Dies betrifft unter anderem eine Anpassung der Rechtsform, eine Betriebsaufgabe oder ein Umzug der Betriebsstätte. Übermitteln Sie diese Änderungen elektronisch über den Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD). Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Handbuch zu elektronischen Änderungsmitteilungen.