Als je personeel in Duitsland in dienst hebt, moet je een bedrijfsnummer (Betriebsnummer) aanvragen. Het bedrijfsnummer is een belangrijk onderdeel van het Duitse socialezekerheidsstelsel en zorgt ervoor dat elk bedrijf duidelijk geregistreerd staat. Bedrijfsnummers zijn vooral belangrijk voor groeiende bedrijven en bedrijven die voor het eerst personeel aannemen. Ze hebben dit nummer nodig om processen goed te kunnen beheren.

In dit artikel wordt uitgelegd wat een bedrijfsnummer is en wie er een nodig heeft. We geven ook stap voor stap instructies voor het invullen van een aanvraag voor een bedrijfsnummer en leggen uit wat je moet doen als je bedrijfsgegevens veranderen. Tot slot geven we een voorbeeld van hoe een bedrijfsnummer eruitziet.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een bedrijfsnummer?
  
• Wie moet een bedrijfsnummer aanvragen?
  
• Hoe kunnen Duitse bedrijven een bedrijfsnummer aanvragen?
  
• Wat gebeurt er als mijn bedrijfsgegevens veranderen?
  

Wat is een bedrijfsnummer?

Het bedrijfsnummer (Betriebsnummer) is een achtcijferig identificatienummer dat wordt toegekend aan elke werkgever in Duitsland die werknemers heeft die onder de sociale zekerheid vallen. Met het bedrijfsnummer kunnen sociale zekerheidsinstanties, zoals openbare ziektekostenverzekeraars en pensioenuitvoerders, de rapporten die ze ontvangen aan de juiste werkgever toewijzen. Dit helpt hen om de sociale zekerheidsuitkeringen correct te verwerken en de bijbehorende uitkeringen uit te betalen.

De info die met het bedrijfsnummer wordt verzameld, helpt ook het Federale Arbeidsbureau (BA) bij het opstellen van officiële werkgelegenheidsstatistieken. Deze statistieken worden gebruikt om de regionale en economische structuren van de arbeidsmarkt te analyseren.

De structuur van een bedrijfsnummer

Het bedrijfsnummer bestaat uit acht cijfers. De eerste drie cijfers geven aan welk lokaal arbeidsbureau het nummer heeft uitgegeven. De volgende vier cijfers zijn uniek voor het bedrijf en worden gebruikt bij de rapportage en betaling van sociale zekerheid. Het laatste cijfer is een verificatiewaarde en is de som van de voorgaande cijfers.

Voorbeeld van een bedrijfsnummer

Hier is een voorbeeld van een bedrijfsnummer. Het zou er zo uit kunnen zien: 61541225.

Elk cijfer heeft een specifieke functie, van het relevante arbeidsbureau tot het specifieke bedrijf en de verificatiewaarde. Tegelijkertijd laat dit voorbeeld zien dat de cijfers geen branchespecifieke informatie bevatten. Dit nummer wordt uitsluitend gebruikt om een individueel bedrijf te identificeren.

Juridische basis

De juridische basis voor het uitgeven en gebruiken van bedrijfsnummers is het Duitse Sociaal Wetboek (SGB), Boek IV, in het bijzonder artikel 18i. Volgens dit wetboek zijn werkgevers in Duitsland verplicht om een bedrijfsnummer aan te vragen bij de BA om zich te registreren voor de sociale zekerheid.

Wie moet een bedrijfsnummer aanvragen?

In Duitsland moeten alle werkgevers met werknemers die sociale zekerheid verschuldigd zijn, een bedrijfsnummer aanvragen. Dit geldt ongeacht de branche of de omvang van het bedrijf. Dit betekent dat veel bedrijven bij hun oprichting een bedrijfsnummer moeten aanvragen om ervoor te zorgen dat ze sociale zekerheid aangeven en de juiste bedragen inhouden.

Als je van plan bent een nieuw bedrijf op te richten, kun je Stripe Payments gebruiken om wereldwijd betalingen te verwerken en je klanten hun favoriete lokale betaalmethoden aan te bieden. Daarnaast kan Stripe Revenue Recognition helpen bij een correcte, periodieke omzetverantwoording – van audits tot maandelijkse afschriften en rapportages. Dit geeft je een realtime overzicht van je financiën en maakt de rapportage nauwkeuriger en efficiënter.

Naast de oprichting zijn er nog enkele andere redenen waarom je een bedrijfsnummer nodig hebt:

Wijzigingen in de bedrijfsstructuur

Voor fundamentele wijzigingen in je bedrijfsstructuur moet je over het algemeen een nieuw bedrijfsnummer aanvragen. Een voorbeeld hiervan zijn fundamentele wijzigingen in de juridische vorm van het bedrijf (bijvoorbeeld de overgang van een eenmanszaak naar een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid [GmbH]). Ook bij fusies of overnames is een nieuw bedrijfsnummer nodig. Het is belangrijk dat de sociale zekerheidsbijdragen correct kunnen worden toegewezen aan specifieke, individuele bedrijven.

Meerdere vestigingen

Elke locatie met werknemers die sociale zekerheid verschuldigd zijn, krijgt een eigen bedrijfsnummer toegewezen. Dit is zelfs het geval als individuele locaties verschillende soorten activiteiten uitvoeren of fysiek gescheiden zijn. Dat betekent dat je voor elke nieuwe locatie die je opent een bedrijfsnummer moet aanvragen.

Zelfstandig ondernemerschap met werknemers

Zelfstandigen met werknemers hebben ook een bedrijfsnummer nodig. Zelfs als de ondernemer niet sociale premies hoeft te betalen, gelden voor zijn werknemers dezelfde meldingsplichten als bij een traditioneel bedrijf.

Deeltijdwerk of ‘minibanen’

Werkgevers die alleen mensen in deeltijd of in zogenaamde ‘minibanen’ in dienst hebben, moeten ook een bedrijfsnummer aanvragen. Hoewel deze werkgevers kunnen worden vrijgesteld van het betalen van bepaalde premies, zijn ze nog steeds verplicht om aangifte te doen bij de sociale zekerheid. Daarom hebben ze een bedrijfsnummer nodig om ervoor te zorgen dat het juiste bedrag aan sociale premies wordt ingehouden op het loon van hun werknemers.

Seizoens- of projectgebonden werk

Je moet ook een bedrijfsnummer aanvragen als je bedrijf personeel inhuurt op seizoensbasis of voor bepaalde projecten. Hoewel dit personeel tijdelijk wordt ingehuurd, moet je ze toch melden bij de sociale zekerheid.

Op de website van de BA vind je een beslissingsschema dat je een duidelijk overzicht geeft van de soorten bedrijven die een bedrijfsnummer nodig hebben.

Hoe kunnen Duitse bedrijven een bedrijfsnummer aanvragen?

In Duitsland is de Betriebsnummern-Service van de BA verantwoordelijk voor het uitgeven van bedrijfsnummers. Aanvragen moeten online worden ingediend met behulp van het daarvoor bestemde aanvraagformulier. Het hele proces is geautomatiseerd, van het controleren van bedrijfsinformatie tot het uitgeven van het bedrijfsnummer. Dit betekent dat je je bedrijfsnummer meestal direct ontvangt.

Er zijn echter enkele gebieden waar de BA geen bevoegdheid heeft. Mijnbouwbedrijven, zoals traditionele mijnbouwbedrijven of bedrijven die mineralen winnen, krijgen hun bedrijfsnummer van de Duitse pensioenverzekeringsvereniging voor mijnwerkers, spoorwegpersoneel en zeelieden (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, of DRV KBS). Deze speciale regeling geldt ook voor maritieme en visserijbedrijven die ook een bedrijfsnummer aanvragen bij de DRV KBS.

Voorwaarden voor het aanvragen

Om een bedrijfsnummer aan te vragen, moet je gegevens over je bedrijf verstrekken, waaronder het volgende:

• Naam en rechtsvorm van je bedrijf

• Adres(sen) van je vestigingsplaats(en)

• Economische activiteit of belangrijkste bedrijfstak

• Contactpersoon en contactgegevens

Na de wijziging van 2024 van artikel 18i.2 van boek IV van het SGB heb je ook een bedrijfsnummer nodig dat wordt verstrekt door de wettelijke ongevallenverzekeraar. Als je bedrijf geen bedrijfsnummer heeft, kun je dit aanvragen wanneer je je bedrijfsnummer aanvraagt. Meer info over bedrijfsnummers en hoe deze worden verstrekt, is verkrijgbaar bij de Duitse sociale ongevallenverzekering (DGUV).

Een bedrijfsnummer aanvragen: stap voor stap

Ga naar de online aanvraag

Open eerst het online aanvraagformulier op de website van de BA. Hiermee doorloop je de zeven stappen van het aanvraagproces. Eerst zie je belangrijke informatie over bedrijfsnummers, gegevensbescherming en technische ondersteuning door de BA. Nadat je de privacyverklaring hebt gelezen en akkoord bent gegaan, klik je op ‘Volgende’.

Kies je functie

Geef vervolgens aan in welke hoedanigheid je het bedrijfsnummer aanvraagt. Je kunt kiezen uit de volgende opties:

• Bedrijven (bijv. werkgever of door de werkgever gemachtigde werknemer)

• Dienstverlener voor werkgevers (bijv. belastingadviseur, salarisadministrateur, advocaat, enz.)

• Vastgoedbeheerder

• Insolventiebeheerder

• Particulier huishouden

• Centraal douanekantoor

• Incassobureau

• Sociale zekerheidscontrolediensten voor de wettelijke pensioenuitvoerder

• Revalidatiedienstverlener

• Geen van bovenstaande

Daarna kun je kiezen uit een aantal meer specifieke rollen. Als je bijvoorbeeld een bedrijfsnummer wilt aanvragen als “Bedrijfspensioenuitvoerder”, krijg je te horen dat het Informatietechnologiecentrum (ITSG) van het Wettelijk Ziekenfonds verantwoordelijk is voor de afgifte van je bedrijfsnummer. Als je geen van de genoemde specifieke rollen kiest, word je doorgestuurd naar de volgende pagina.

Geef details voor sociale-zekerheidsrapportage

De volgende pagina gaat over sociale-zekerheidsrapportage en je moet een van de volgende opties kiezen:

• Ik ben van plan om sociale zekerheid te rapporteren voor werknemers van dit bedrijf.

• Er is nog geen definitieve beslissing genomen over mijn verplichting om sociale-zekerheidsrapporten in te dienen, omdat de statusbeoordeling nog niet is afgerond. Ik ben echter van mening dat ik betaalde werknemers/werknemers in dienst heb die onder de sociale zekerheid vallen.

• Ik vraag een bedrijfsnummer aan voor een dienstverlener die belast is met het indienen van socialezekerheidsrapportages (bijv. een belastingadviseur) en die geen eigen werknemers heeft.

• Ik ben niet van plan om sociale-zekerheidsrapportages in te dienen voor werknemers van dit bedrijf.

Als je een van de eerste drie opties selecteert, wordt je gevraagd om aan te geven of de werkgever al een bedrijf in dezelfde gemeente heeft. Als je een van de eerste twee opties kiest, vraagt het systeem naar de datum waarop je werknemers wilt aannemen. Let op: deze datum mag niet meer dan zes maanden in de toekomst liggen.

Bedrijfsgegevens verstrekken

Je kunt nu belangrijke bedrijfsinformatie invoeren in het onlineformulier. Dit omvat informatie over de rechtsvorm, het adres en de vestigingsplaats van je bedrijf. Als je meerdere vestigingen hebt, moet je voor elke vestiging de bijbehorende informatie verstrekken. Geef vervolgens je contactgegevens op en selecteer je branche.

Controleer en dien de aanvraag in

Controleer ten slotte nogmaals de informatie die je hebt verstrekt en dien je aanvraag in. Je ontvangt een bevestigingsmail zodra je aanvraag succesvol is ingediend.

Ontvang je bedrijfsnummer

Het bedrijfsnummer wordt meestal snel toegekend. Om redenen van gegevensbescherming stuurt de Betriebsnummern-Service echter alleen per post een bevestiging van je nummer. Daarom moet je een paar dagen wachten op je bevestiging. Deze bevat je officiële bedrijfsnummer en belangrijke informatie over hoe je het nummer kunt gebruiken en beheren in het kader van de sociale zekerheid. Je kunt je bedrijfsnummer gebruiken in je socialezekerheidsrapporten zodra je het hebt ontvangen.

Wat gebeurt er als mijn bedrijfsgegevens veranderen?

Je moet wijzigingen in je bedrijfsgegevens onmiddellijk melden aan de Betriebsnummern-Service. Dit omvat wijzigingen in de rechtsvorm, beëindiging van de bedrijfsactiviteiten of verhuizing van het bedrijf. Registreer deze wijzigingen elektronisch bij het Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD). Gedetailleerde informatie over elektronische wijzigingsmeldingen vind je in dit handboek.