Si vous employez des personnes en Allemagne, alors vous êtes obligé de demander un numéro d’entreprise (Betriebsnummer). Le numéro d’entreprise est un élément clé dans le système de sécurité sociale allemand et garantit que chaque entreprise est clairement enregistrée. Les numéros d’entreprise sont particulièrement importants pour les entreprises en croissance et celles qui embauchent du personnel pour la première fois. Elles ont besoin de ce numéro pour gérer correctement les processus.

Cet article explique ce qu’est un numéro d’entreprise et qui en a besoin. Nous vous expliquons également étape par étape comment remplir un formulaire de demande de numéro d’entreprise et vous expliquons ce qu’il faut faire en cas de modification des informations de votre entreprise. Enfin, nous vous donnons un exemple de numéro d’entreprise

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un numéro d’entreprise?
  
• Qui doit demander un numéro d’entreprise?
  
• Comment les entreprises allemandes peuvent-elles demander un numéro d’entreprise?
  
• Que se passe-t-il si les informations sur mon entreprise changent?
  

Qu’est-ce qu’un numéro d’entreprise?

Le numéro d’entreprise (Betriebsnummer) est un numéro d’identification à huit chiffres attribué à tous les employeurs allemands qui ont des employés assujettis à la sécurité sociale. Le numéro d’entreprise permet aux organismes de sécurité sociale, tels que les caisses d’assurance maladie publiques et les caisses de retraite, d’attribuer les déclarations qu’ils reçoivent au bon employeur. Cela les aide à traiter correctement les cotisations sociales et à verser les prestations correspondantes.

Les informations saisies avec le numéro d’entreprise aident également l’Agence fédérale pour l’emploi (BA) à produire des statistiques officielles de l’emploi, qui sont utilisées pour analyser les structures régionales et économiques du marché du travail.

Structure du numéro d’entreprise

Le numéro d’entreprise est composé de huit chiffres. Les trois premiers chiffres indiquent l’agence locale qui a attribué le numéro. Les quatre chiffres suivants sont propres à l’entreprise et sont utilisés dans les processus de déclaration et de paiement de la sécurité sociale. Le dernier chiffre est une valeur de vérification et correspond à la somme des chiffres précédents.

Exemple de numéro d’entreprise

Voici un exemple de numéro d’entreprise. Il peut ressembler à ceci : 61541225.

Chaque numéro remplit une fonction précise — qu’il s’agisse de l’agence de placement concernée, de l’entreprise visée ou de la valeur de vérification. En même temps, cet exemple montre que les chiffres ne contiennent aucune information propre à un secteur d’activité. Ce numéro sert uniquement à identifier une entreprise en particulier.

Base juridique

La base juridique de l’émission et de l’utilisation des numéros d’entreprise est le code social allemand (SGB), livre IV, en particulier l’article 18i. En vertu de ce code, les employeurs allemands sont tenus de demander un numéro d’entreprise auprès de la BA pour s’inscrire à la sécurité sociale.

Qui doit demander un numéro d’entreprise?

En Allemagne, tous les employeurs ayant des employés qui sont assujettis à la sécurité sociale doivent demander un numéro d’entreprise. Cela vaut quel que soit le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise. Cela signifie que de nombreuses entreprises sont tenues de demander un numéro d’entreprise lors de leur création afin de s’assurer qu’elles déclarent la sécurité sociale et retiennent les montants corrects.

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En plus de la constitution en entreprise, voici quelques autres raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un numéro d’entreprise :

Changements dans la structure de l’entreprise

Les changements fondamentaux apportés à la structure de votre entreprise nécessitent généralement que vous demandiez un nouveau numéro d’entreprise. Par exemple, des changements fondamentaux dans la forme juridique de l’entreprise (par exemple, le passage d’une entreprise individuelle à une entreprise à responsabilité limitée [GmbH]). Un nouveau numéro d’entreprise est également requis en cas de fusions ou d’acquisitions. Il est important que les cotisations sociales puissent être correctement attribuées à des entreprises précises et distinctes.

Plusieurs lieux d’entreprise

Chaque site employant des salariés assujettis à la sécurité sociale se voit attribuer son propre numéro d’entreprise. Cela vaut également lorsque les différents sites exercent des activités différentes ou sont physiquement séparés. Cela signifie que vous devez demander un numéro d’entreprise pour chaque nouveau site que vous ouvrez.

Travail indépendant avec employés

Les travailleurs indépendants qui ont des salariés ont également besoin d’un numéro d’entreprise. Même si le propriétaire de l’entreprise n’est pas assujetti à la sécurité sociale, leurs salariés sont soumis aux mêmes obligations déclaratives que ceux d’une entreprise traditionnelle.

Emploi à temps partiel ou « mini-emploi »

Les employeurs qui n’emploient que des personnes à temps partiel ou dans le cadre de ce que l’on appelle des « mini-emplois » sont également tenus de demander un numéro d’entreprise. Bien que ces employeurs puissent être exemptés du paiement de certaines cotisations, ils sont toujours tenus de déclarer leurs employés auprès des organismes de sécurité sociale. Ils ont donc besoin d’un numéro d’entreprise pour s’assurer que le montant correct de la sécurité sociale est retenu à la source auprès de leurs employés.

Emploi saisonnier ou lié à un projet

Vous avez également l’obligation de demander un numéro d’entreprise si votre entreprise embauche du personnel sur une base saisonnière ou pour des projets particuliers. Bien que ce personnel soit embauché temporairement, vous devez tout de même les déclarer auprès des organismes de sécurité sociale.

Le site Web de la BA dispose d’un organigramme décisionnel qui vous donne un aperçu clair des types d’entreprises qui ont besoin d’un numéro d’entreprise.

Comment les entreprises allemandes peuvent-elles demander un numéro d’entreprise?

En Allemagne, le service des numéros d’entreprise de la BA est chargé de délivrer les numéros d’entreprise. Les formulaires d’inscription doivent être soumis en ligne à l’aide du formulaire de demande fourni. L’ensemble du processus est automatisé, de la vérification des informations relatives à l’entreprise à la délivrance du numéro d’entreprise. Cela signifie que vous recevez généralement votre numéro d’entreprise instantanément.

Cependant, il existe certains domaines sur lesquels la BA n’est pas compétente. Les entreprises minières, telles que les exploitations minières traditionnelles ou les entreprises d’extraction minière, reçoivent leur numéro d’entreprise de l’Association allemande d’assurance pension pour les mineurs, les cheminots et les marins (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, ou DRV KBS). Cette réglementation spéciale s’applique également aux entreprises maritimes et de pêche qui demandent également un numéro d’entreprise à la DRV KBS.

Conditions préalables à la demande

Pour demander un numéro d’entreprise, vous devez fournir des informations sur votre entreprise, notamment les suivantes :

• Dénomination sociale et forme juridique de votre entreprise

• Adresse(s) de votre (vos) établissement(s) d’entreprise

• Activité économique ou secteur principal

• Personne à contacter et coordonnées

Suite à la modification de l’article 18i.2 du livre IV du SGB en 2024, vous aurez également besoin d’un numéro d’entreprise fourni par l’assureur accidents obligatoire. Si votre entreprise n’a pas de numéro d’entreprise, vous pouvez en demander un lorsque vous demandez votre numéro d’entreprise. Vous trouverez plus d’informations sur les numéros d’entreprise et la manière dont ils sont délivrés auprès de l’organisation allemande d’assurance sociale contre les accidents (DGUV).

Demande de numéro d’entreprise : étape par étape

Accéder à la demande en ligne

Commencez par ouvrir le formulaire de demande en ligne sur le site Web de la BA. Vous serez alors guidé à travers les sept étapes du processus de demande. Tout d’abord, vous verrez quelques informations importantes concernant les numéros d’entreprise, la protection des données et l’assistance technique fournie par la BA. Après avoir lu et accepté la politique de confidentialité, cliquez sur « Suivant ».

Sélectionnez votre fonction

Indiquez ensuite en quelle qualité vous faites la demande de numéro d’entreprise. Vous avez le choix parmi les éléments suivants :

• Entreprises (p. ex. employeur ou employé autorisé par l’employeur)

• Prestataire de services pour employeur (p. ex. conseiller fiscal, prestataire de services de paie, avocat, etc.)

• Gestionnaire immobilier

• Gestionnaire de l’insolvabilité

• Ménage privé

• Bureau de douane central

• Agence de recouvrement

• Services de contrôle de la sécurité sociale pour l’organisme de retraite légal

• Prestataire de services de réadaptation

• Aucun de ces éléments

Après cela, vous pouvez choisir parmi un certain nombre de rôles plus spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez demander un numéro d’entreprise en tant qu’« Agent payeur de pension d’entreprise », vous serez informé que le Centre de services informatiques (ITSG) de l’Agence statutaire d’assurance maladie est responsable de l’émission de votre numéro d’entreprise. Vous serez redirigé vers la page suivante si vous ne choisissez pas l’un des rôles spécifiques énumérés.

Fournir des détails pour les déclarations de sécurité sociale

La page suivante concerne les déclarations de sécurité sociale, et vous devrez choisir l’une des options suivantes :

• Je compte déclarer la sécurité sociale des salariés de cette entreprise.

• Aucune décision définitive n’a encore été prise concernant mon obligation de soumettre des déclarations de sécurité sociale, car l’évaluation de mon statut est toujours en cours. Cependant, je considère que j’emploie des salariés/employés rémunérés soumis à la sécurité sociale.

• Je demande un numéro d’entreprise pour un prestataire de services chargé d’effectuer des déclarations de sécurité sociale (par exemple, conseiller fiscal) qui n’a pas ses propres salariés.

• Je n’ai pas l’intention de déclarer la sécurité sociale des salariés de cette entreprise.

Si vous sélectionnez l’une des trois premières options, il vous sera demandé d’indiquer si l’employeur a déjà une entreprise dans la même municipalité. Si vous sélectionnez l’une des deux premières options, le système vous demandera la date à laquelle vous souhaitez embaucher des employés. Veuillez noter que cette date ne peut pas être supérieure à six mois dans le futur.

Fournir des informations sur l’entreprise

Vous pouvez désormais saisir les principales informations sur l’entreprise sur le formulaire en ligne. Il s’agit notamment d’informations sur la forme juridique, l’adresse et le lieu d’activité de votre entreprise. Si vous avez plusieurs sites, vous devez fournir les informations correspondantes pour chacun d’eux. Ensuite, fournissez vos coordonnées, et sélectionnez votre secteur.

Vérifier et soumettre la demande

Enfin, vérifiez les informations que vous avez fournies et envoyez votre demande. Vous recevrez un courriel de confirmation une fois votre demande envoyée.

Recevoir votre numéro d’entreprise

Le numéro d’entreprise est généralement délivré rapidement. Cependant, pour des raisons de protection des données, le service de numéro d’entreprise envoie uniquement une confirmation de votre numéro par courrier. Vous devrez donc attendre quelques jours pour obtenir votre confirmation. Elle contiendra le numéro officiel de votre entreprise et des informations importantes sur la façon d’utiliser le numéro et de le gérer dans le cadre de la sécurité sociale. Vous pouvez utiliser votre numéro d’entreprise dans vos rapports de sécurité sociale dès que vous le recevez.

Que se passe-t-il si les informations sur mon entreprise changent?

Vous devez signaler immédiatement les modifications apportées aux informations de votre entreprise au service des numéros d’entreprise. Cela inclut les changements relatifs à la forme juridique, la cessation d’activité ou le déménagement de l’entreprise. Enregistrez ces changements par voie électronique dans le registre de maintenance des données d’entreprise (DSBD). Vous trouverez des informations détaillées dans ce manuel concernant les notifications de changement par voie électronique.