Si empleas a personas en Alemania, entonces tienes la obligación de solicitar un número de empresa (Betriebsnummer). El número de empresa es un elemento clave en el sistema de seguridad social alemán y garantiza que cada empresa esté registrada claramente. Los números de empresa son particularmente importantes para las empresas en crecimiento y aquellas que contratan personal por primera vez. Necesitan este número para gestionar los procesos correctamente.

En este artículo se explica qué es un número de empresa y quiénes lo necesitan. También proporcionamos instrucciones paso a paso para completar una solicitud de número de empresa y explicamos qué hacer si cambia la información de tu empresa. Por último, proporcionamos un ejemplo de cómo es un número de empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de empresa?
  
• ¿Quiénes tienen que solicitar un número de empresa?
  
• ¿Cómo pueden las empresas alemanas solicitar un número de empresa?
  
• ¿Qué sucede si cambia la información de mi empresa?
  

¿Qué es un número de empresa?

El número de empresa (Betriebsnummer) es un número de identificación de ocho dígitos asignado a todos los empleadores de Alemania que tienen empleados sujetos a la seguridad social. El número de empresa permite a los proveedores de seguridad social, como las aseguradoras de salud pública y los proveedores de pensiones, asignar los informes que reciben al empleador adecuado. Esto los ayuda a procesar correctamente los pagos de la seguridad social y a pagar las prestaciones correspondientes.

La información que se registra con el número de empresa también ayuda a la Agencia Federal de Empleo (BA) a generar estadísticas de empleo oficiales, que se utilizan para analizar las estructuras regionales y económicas del mercado laboral.

La estructura del número de empresa

El número de empresa está formado por ocho dígitos. Los tres primeros indican la agencia de empleo local que emite el número. Los cuatro siguientes son exclusivos de la empresa y se utilizan en los procesos de declaración y pago de seguros sociales. El último dígito es un valor de verificación y es la suma de los dígitos anteriores.

Ejemplo de un número de empresa

Veamos un ejemplo de un número de empresa. Puede verse así: 61541225.

Cada número cumple una función específica: desde la agencia de empleo correspondiente hasta la empresa y el valor de verificación específicos. Al mismo tiempo, este ejemplo ilustra que los dígitos no contienen ninguna información específica del sector. Este número se utiliza únicamente para identificar a una empresa particular.

Base legal

La base legal para la emisión y el uso de números de empresa es el Libro IV del Código Social Alemán (SGB), en particular el artículo 18i. Según este código, los empleadores de Alemania están obligados a solicitar un número de empresa a la BA para registrarse en la seguridad social.

¿Quiénes tienen que solicitar un número de empresa?

En Alemania, todos los empleadores con empleados sujetos a la seguridad social deben solicitar un número de empresa. Esto es independiente del sector o el tamaño de la empresa. Lo que significa que muchas empresas están obligadas a solicitar un número de empresa cuando se constituyen por primera vez para garantizar que declaren los seguros sociales y retengan los importes correctos.

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Además de la constitución de la empresa, estas son algunas otras razones por las que necesitas un número de empresa:

Cambios en la estructura de la empresa

Los cambios sustanciales en la estructura de tu empresa generalmente requieren que solicites un nuevo número de empresa. Un ejemplo puede ser cambios importantes en la estructura legal de la empresa (por ejemplo, cambiar de una empresa unipersonal a una empresa de responsabilidad limitada [GmbH]). También se requiere un nuevo número de empresa en caso de fusiones o adquisiciones. Lo importante es que los pagos del seguro social se puedan asignar correctamente a empresas particulares y específicas.

Varios lugares de trabajo

A cada ubicación con empleados sujetos a la seguridad social se le asigna su propio número de empresa. Esto es así incluso si las ubicaciones particulares realizan diferentes tipos de actividades o están separadas físicamente. Lo que significa que debes solicitar un número de empresa por cada nueva ubicación que abras.

Trabajo autónomo con empleados

Los trabajadores autónomos que tienen empleados también necesitan un número de empresa. Incluso si el titular de la empresa no está sujeto a la seguridad social, sus empleados son objeto de las mismas obligaciones de información que los de una empresa tradicional.

Empleo a tiempo parcial o de bajos ingresos

Los empleadores que solo contratan a personas a tiempo parcial o con el llamado «empleo de bajos ingresos» también están obligados a solicitar un número de empresa. Si bien estos empleadores pueden estar exentos del pago de ciertas contribuciones, aun así están obligados a declarar ante los proveedores de seguridad social. Por lo tanto, requieren un número de empresa para asegurarse de que se retenga el importe correcto del seguro social de sus empleados.

Empleo temporal o por proyectos

También tienes la obligación de solicitar un número de empresa si tu empresa contrata personal de forma temporal o para proyectos particulares. Aunque estos empleados sean contratados temporalmente, es necesario darlos de alta en la seguridad social.

El sitio web de la BA tiene un diagrama de flujo de toma de decisiones que te ofrece un resumen claro de los tipos de empresas que necesitan un número de empresa.

¿Cómo pueden las empresas alemanas solicitar un número de empresa?

En Alemania, el servicio de número de empresa de la BA es responsable de la emisión de números de empresa. Las solicitudes deben enviarse en línea mediante el formulario de solicitud que se proporciona. Todo el procesado está automatizado, desde la revisión de la información de la empresa hasta la emisión del número de empresa. Esto significa que, por lo general, recibes el número de empresa al instante.

Sin embargo, hay algunas áreas en las que la BA no tiene jurisdicción. Las empresas mineras, como las operaciones mineras tradicionales o las empresas de extracción de minerales, reciben los números de empresa de la Asociación Alemana de Seguros de Pensiones para Mineros, Trabajadores Ferroviarios y Marinos (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See o DRV KBS). Esta normativa especial también se aplica a las empresas marítimas y pesqueras que solicitan números de empresa a la DRV KBS.

Requisitos previos para solicitarlo

Para solicitar un número de empresa, debes proporcionar datos sobre tu empresa, incluidos los siguientes:

• Nombre y estructura legal de tu empresa

• Dirección(es) de tu(s) lugar(es) de trabajo

• Actividad económica o sector principal

• Persona de contacto y datos de contacto

Tras la enmienda de 2024 al artículo 18i.2 del Libro IV del SGB, también necesitarás un número de negocio proporcionado por la aseguradora legal de accidentes. Si tu empresa no tiene un número de negocio, puedes solicitarlo cuando solicites el número de empresa. Puedes obtener más información sobre los números de negocio y cómo se emiten en la organización Seguro Social de Accidentes Alemán (DGUV).

Solicitud de número de empresa: Paso a paso

Accede a la solicitud en línea

Comienza por abrir el formulario de solicitud en línea en el sitio web de la BA. Esto te guiará por los siete pasos del proceso de solicitud. En primer lugar, verás algo de información importante sobre números de negocio, protección de datos y soporte técnico de la BA. Una vez que hayas leído y aceptado el aviso de privacidad, haz clic en «Siguiente».

Selecciona tu función

A continuación, indica la capacidad en la que solicitas el número de empresa. Puedes elegir entre las siguientes opciones:

• Empresas (p. ej., empleador o empleado autorizado por el empleador)

• Proveedor de servicios para el empleador (p. ej., asesor fiscal, proveedor de nóminas, abogado, etc.)

• Administrador de propiedades

• Gestor de insolvencia

• Casa particular

• Oficina central de aduanas

• Agencia de cobro

• Servicios de auditoría de la seguridad social para el seguro público de pensiones

• Proveedor de servicios de rehabilitación

• Ninguno de los anteriores

Luego de esto, puedes elegir entre una serie de funciones más específicas. Por ejemplo, si deseas solicitar el número de empresa como un «agente pagador de pensiones de la empresa», se te informará que el Centro de Servicios de Tecnología de la Información (ITSG) del organismo estatal de seguros médicos es responsable de la emisión de tu número de empresa. Si no eliges una de las funciones específicas enumeradas, se te redirigirá a la siguiente página.

Proporciona los datos necesarios para la declaración de seguros sociales

La siguiente página incluye la declaración de seguros sociales, y deberás elegir entre una de las siguientes opciones:

• Tengo intención de declarar el seguro social de los empleados de esta empresa.

• Aún no se tomó una decisión final con respecto a mi obligación de presentar declaraciones de seguros sociales porque la evaluación de estado todavía está pendiente. Sin embargo, mi opinión es que estoy contratando a empleados remunerados o sujetos a la seguridad social.

• Estoy solicitando un número de empresa para un proveedor de servicios encargado de llevar a cabo declaraciones de seguros sociales (por ejemplo, asesor fiscal) que no tiene sus propios empleados.

• No tengo intención de declarar el seguro social de los empleados de esta empresa.

Si seleccionas una de las tres primeras opciones, se te pedirá que indiques si el empleador ya tiene una empresa en el mismo municipio. Si seleccionas una de las dos primeras opciones, el sistema te pedirá la fecha en la que deseas contratar empleados. Ten en cuenta que esta fecha no puede ser posterior a seis meses en el futuro.

Proporciona los datos de la empresa

Ahora puedes ingresar información clave de la empresa en el formulario en línea. Esto incluye información sobre la estructura legal, la dirección y el domicilio social. Si tienes varias ubicaciones, debes proporcionar la información correspondiente para cada una. Luego, ingresa tus datos de contacto y selecciona el sector.

Revisa la solicitud y envíala

Por último, verifica la información que proporcionaste y presenta la solicitud. Recibirás un correo electrónico de confirmación una vez que se haya enviado correctamente.

Recibe tu número de empresa

Por lo general, el número de empresa se emite rápidamente. Sin embargo, por razones de protección de datos, el servicio de número de empresa solo envía la confirmación por correo electrónico. Por lo tanto, deberás esperar unos días para recibir la confirmación. Esta contendrá el número oficial de tu empresa e información importante sobre cómo usarlo y gestionarlo dentro del contexto de la seguridad social. Podrás usar el número de empresa en las declaraciones de seguros sociales tan pronto como lo recibas.

¿Qué sucede si cambia la información de mi empresa?

Debes informar inmediatamente al servicio de números de empresa cualquier cambio en la información de la empresa. Esto incluye cambios en la estructura legal, el cese de la actividad comercial o el traslado de la empresa. Registra estos cambios electrónicamente en el registro de mantenimiento de datos de la empresa (DSBD). En este manual encontrarás información detallada sobre las notificaciones electrónicas de cambios.