Por lo general, las empresas alemanas emiten facturas a sus clientes después de haber prestado el servicio completo. Pero también es posible facturar primero y realizar el trabajo después, utilizando una factura anticipada, por ejemplo.

En este artículo se explica qué es una factura anticipada, los requisitos legales que debe cumplir y cómo contabilizarla correctamente. También veremos cómo compensar los pagos anticipados con las facturas finales, cómo gestionar los casos especiales y qué riesgos de auditoría debes tener en cuenta.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es una factura anticipada?
  
• Requisitos para emitir una factura anticipada
  
• Requisitos para la emisión de facturas anticipadas
  
• ¿Cómo se compensan los pagos anticipados en la factura final?
  
• Casos especiales: facturas anticipadas e IVA
  
• Riesgos de auditoría relacionados con la facturación anticipada.
  

¿Qué es una factura anticipada?

Como su nombre indica, una factura anticipada es una factura que emiten las empresas para recibir el pago por adelantado de un servicio o suministro futuro. A diferencia de una factura parcial, que cubre el trabajo ya realizado, una factura anticipada se genera antes de que comience el trabajo.

En Alemania, se utilizan con frecuencia para pedidos o proyectos de gran envergadura con el fin de garantizar la financiación por adelantado, minimizar el riesgo de impago y proteger la liquidez del proveedor. El vendedor aplica estos fondos anticipados a la factura final una vez completado el servicio o suministro.

Facturas anticipadas e impuesto sobre el valor añadido

Al igual que cualquier otra transacción, estos pagos anticipados también están sujetos a impuestos. Eso significa que las facturas anticipadas deben emitirse incluyendo impuesto sobre el valor añadido (IVA). De conformidad con el artículo 13 de la Ley del IVA alemana (UStG), el IVA se devenga tan pronto como el vendedor recibe la transferencia anticipada, es decir, cuando el cliente liquida la factura anticipada. El proveedor debe remitir el IVA a la oficina de impuestos independientemente de si el servicio o el suministro aún no se han prestado en su totalidad. En el caso de los pagos anticipados, el IVA se devenga tan pronto como se liquidan los fondos, independientemente de si la empresa utiliza como base devengo o el efectivo para el cálculo del impuesto.

Las empresas que cumplen los requisitos para deducir el gravamen soportado pueden reclamarlo tan pronto como hayan realizado el pago. La factura anticipada sirve como prueba necesaria. Por lo tanto, los proveedores están obligados a emitir una factura anticipada a cualquier cliente comercial sujeto a impuestos que reúna los requisitos para deducir el impuesto soportado. Esto no se aplica a los clientes que no reúnen los requisitos.

Requirements for issuing an advance invoice

An advance invoice must meet specific requirements that don’t apply to standard bills. Firstly, it has to clearly state that it is an “advance invoice” so the recipient understands that prepayment is due. It must also indicate the expected performance period; if that timeframe is unknown, the bill has to include a corresponding note. Lastly, it’s important to describe the service or supply in as much detail as possible.

It also has to contain all other mandatory information required for a correct invoice according to § 14.4 of the UStG:

• Full name and address of seller
  
• Full name and address of buyer
  
• A sequential, unique invoice number
  
• Issue date of invoice
  
• The tax identifier issued to the seller by the fiscal authorities or the VAT identifier provided by the Federal Central Tax Office
  
• Net and gross amount
  
• The applicable tax rate and the corresponding levy sum or, in the case of a tax exemption, a reference to the exemption
  

Stripe helps ensure your invoicing is fully compliant. With Stripe Invoicing, you can generate, modify, and send professional bills in the blink of an eye. No matter if it’s a standard, partial, or advanced invoice, all required information is automatically added. Plus, Stripe automatically tracks invoice status, sends payment reminders, and processes refunds.

Requisitos para contabilizar facturas anticipadas

El registro de facturas anticipadas en las cuentas requiere una separación clara entre los importes pagados y recibidos por adelantado. Desde el punto de vista contable, las facturas anticipadas funcionan como cuentas por cobrar o cuentas por pagar, dependiendo de si fluyen hacia ti o desde ti.

Pagar un anticipo

Cuando pagas un anticipo a un proveedor, inicialmente lo registras como un pago anticipado porque el producto o el trabajo aún no han comenzado. Aparece en el balance general como un activo, ya que los fondos ya se han retirado de tu cuenta, mientras que el servicio sigue pendiente. Una vez que se produce la entrega, reclasificas el anticipo como un gasto o continúas reconociéndolo como un activo, dependiendo de la naturaleza del servicio o suministro.

Hay varios pasos para registrar un anticipo pagado:

• Contabiliza el anticipo: contabilízalo en una cuenta de prepago una vez que se haya enviado el primer pago al proveedor.
  
• Contabiliza la factura final: Una vez realizada la entrega, contabiliza la factura final del proveedor.
  
• Compensa el anticipo: Deduce el importe pagado como anticipo del total de la factura del proveedor.
  
• Contabiliza el pago final: Contabiliza el resto como pago final.
  

Recibir un anticipo

Si recibes un anticipo, contabilízalo tan pronto como lleguen los fondos. No importa si se ha emitido una factura por adelantado; lo importante es que el pago del cliente llegue a tu cuenta comercial.

El IVA sobre el importe prepagado debe abonarse en el periodo de declaración preliminar en el que se reciben los fondos, lo que significa que debe pagarse antes de la prestación del servicio.

El registro de un anticipo que se te haya pagado implica varios pasos:

• Contabiliza el anticipo: tan pronto como lleguen los fondos, contabilízalos como pasivo, ya que el rendimiento aún está pendiente.
  
• Emite la factura final: Una vez que se haya completado el suministro, genera una factura de cierre y compensa el anticipo con el importe total.
  
• Cancela el anticipo: Cancela la deuda por el anticipo recibido volviendo a contabilizar el importe en la factura final.
  
• Contabiliza el pago final: una vez deducido el anticipo, contabiliza el pago restante del cliente como una cuenta por cobrar.
  

¿Cómo se compensan los pagos anticipados en una factura final?

Debes compensar correctamente los pagos anticipados en la factura final que emitas posteriormente. Una de las razones por las que esto es importante es para evitar cobrar accidentalmente al cliente un importe total superior al que realmente debe. También ayuda a garantizar que el IVA se cobre únicamente sobre el saldo restante.

Compensación del pago anticipado

En tu factura final, deduce el pago anticipado ya realizado como importe inicial del total general. Asegúrate de que la factura solo cobra al cliente el importe restante. De lo contrario, acabarán pagando el doble.

Cálculo del IVA

Una vez deducido el pago anticipado en la factura final, el IVA solo se aplica al importe restante. Esto significa que solo se aplica el impuesto a lo que queda después de deducir el anticipo, en lugar de al total original.

Ejemplo de cálculo

Supongamos que estás llevando a cabo un proyecto de construcción y que el coste total de todos los proveedores y servicios es de 50 000 €. Tu cliente ya te ha pagado un anticipo de 10 000 € para que puedas prefinanciar algunos de los materiales de construcción. En la factura final, calcula el total neto menos el anticipo y, a continuación, añade el IVA al resto.

Total neto para suministros y servicios: 50 000 €
Anticipo: 10 000 €
Saldo pendiente: 50 000 € – 10 000 € = 40 000 €

IVA (19 %) sobre el total pendiente:
40 000 € * 19 % = 7600 €

Total final de la factura:
40 000 € + 7600 € = 47 600 €

Casos especiales: facturas anticipadas e IVA

Hay casos especiales que debes tener en cuenta al emitir y compensar facturas anticipadas.

Facturas anticipadas con descuentos por pronto pago

Si tú y tu cliente acordáis el prepago, podrías ofrecer un descuento por pago en efectivo. En ese caso, asegúrate de que la factura final refleje el importe pagado después del descuento. Si utilizas el importe total de la factura en lugar del total reducido, el cliente acabará pagando más de lo acordado.

Imposición fiscal de los anticipos en las transacciones de trueque

La remuneración por un servicio o suministro puede adoptar la forma de una transacción de trueque, en lugar de una contraprestación monetaria. Estas transacciones siguen estando sujetas al IVA, que debe recaudarse sobre el valor de intercambio recibido por adelantado. El impuesto se aplica al valor comercial de la contraprestación no monetaria.

Supongamos que tú proporcionas trabajos de construcción a cambio de máquinas por un valor neto de 10 000 €. Si el intercambio se produce antes de que comiencen los trabajos, se debe recaudar el IVA sobre el valor comercial de las máquinas. Sin embargo, tu socio en este intercambio no puede solicitar la deducción del impuesto soportado hasta que reciba el servicio.

Riesgos de auditoría relacionados con la facturación anticipada

Para las empresas alemanas, gestionar correctamente las facturas anticipadas es fundamental para evitar riesgos legales y fiscales. Los errores pueden dar lugar a atrasos y multas, así como a auditorías fiscales o de la empresa por parte de las autoridades. Asegúrate de prestar mucha atención a estas responsabilidades de auditoría.

Asignación del IVA al período impositivo incorrecto

Dado que el IVA de las facturas anticipadas se genera en el momento del pago por adelantado, es fácil contabilizar el impuesto demasiado pronto o demasiado tarde. Asignar el IVA al periodo fiscal incorrecto puede trasladar la remesa a un periodo de declaración preliminar incorrecto y dar lugar a declaraciones tardías o inexactas. Recauda y registra el IVA tan pronto como aparezca la transacción.

Registrar los ingresos dos veces

Otro riesgo de auditoría es el registro doble de ingresos. El doble registro puede producirse si un anticipo que recibes no se compensa adecuadamente con la factura final, lo que da lugar al reconocimiento de ingresos tanto por el importe adelantado como por la factura final. El resultado es un error en tu declaración preliminar del IVA, y podrías acabar pagando impuestos de más, así que asegúrate de que se deduce la suma correcta del anticipo de la factura final.

Documentación insuficiente

Las facturas anticipadas deben documentarse adecuadamente. La documentación incorrecta o incompleta de las facturas emitidas o recibidas, o de los fondos entrantes y salientes, puede causar problemas durante las auditorías. Además, es posible que las autoridades fiscales no reconozcan tu pago del IVA y las devoluciones del impuesto soportado. Asegúrate de que todos los documentos pertinentes, como extractos bancarios, confirmaciones de pago y recibos, estén correctamente archivados y puedan localizarse en cualquier momento.