En Allemagne, les entreprises émettent généralement des factures à leurs clients une fois la prestation entièrement réalisée. Il est toutefois possible de facturer avant l’exécution des travaux, notamment au moyen d’une facture d’avance.

Cet article explique ce qu’est une facture d’avance, les exigences juridiques auxquelles elle doit satisfaire et la manière de la comptabiliser correctement. Il aborde également la compensation des paiements anticipés sur les factures finales, la gestion des cas particuliers et les risques d’audit à prendre en compte.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une facture d’avance?
  
• Exigences relatives à l’émission d’une facture d’avance
  
• Exigences relatives à la comptabilisation des factures d’avance
  
• Comment les paiements anticipés sont-ils compensés sur une facture finale?
  
• Cas particuliers : factures d’avance et TVA
  
• Risques d’audit liés à la facturation d’avance
  

Qu’est-ce qu’une facture d’avance?

Comme son nom l’indique, une facture d’avance est une facture qu’une entreprise émet pour obtenir un paiement anticipé pour un service ou une fourniture à venir. Contrairement à une facture partielle, qui couvre des travaux déjà effectués, une facture d’avance est établie avant le début des travaux.

En Allemagne, elle est fréquemment utilisée pour les commandes importantes ou les projets de grande envergure pour garantir le financement à l’avance, de réduire le risque de non-paiement et de préserver la liquidité du fournisseur. Le vendeur impute ensuite ces fonds anticipés à la facture finale une fois le service rendu ou la fourniture livrée.

Factures d’avance et taxe sur la valeur ajoutée

Comme toute autre transaction, ces paiements anticipés sont également assujettis à l’impôt. Cela signifie que les factures d’avance doivent être émises taxes comprises, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). En vertu du § 13 de la loi allemande sur la TVA (UStG), la TVA devient exigible dès que le vendeur reçoit le transfert anticipé, c’est-à-dire lorsque le client règle la facture d’avance. Le fournisseur doit verser la TVA au bureau des services fiscaux, même si le service ou la fourniture n’a pas encore été entièrement exécuté. En cas de paiements anticipés, la TVA est exigible dès l’encaissement des fonds, peu importe que l’entreprise applique une comptabilité d’exercice ou une comptabilité de caisse pour les besoins de l’imposition.

Les entreprises autorisées à déduire la taxe en amont peuvent la réclamer dès qu’elles ont effectué le paiement. La facture d’avance constitue alors la preuve requise. Par conséquent, les fournisseurs sont tenus d’émettre une facture d’avance à tout client commercial taxable et admissible à la déduction de la taxe en amont. Cette obligation ne s’applique pas aux clients qui n’y sont pas admissibles.

Exigences relatives à l’émission d’une facture d’avance

Une facture d’avance doit respecter des exigences particulières qui ne s’appliquent pas aux factures standards. Tout d’abord, elle doit indiquer clairement qu’il s’agit d’une « facture d’avance », afin que le destinataire sache qu’un paiement anticipé est exigé. Elle doit également préciser la période d’exécution prévue; si celle-ci est inconnue, une mention appropriée doit être incluse. Enfin, le service ou la fourniture doit être décrit avec le plus de précision possible.

La facture doit aussi contenir toutes les autres mentions obligatoires exigées pour une facture conforme, conformément au § 14, alinéa 4 de l’UStG :

• Nom complet et adresse du marchand
  
• Le nom complet et l’adresse du client
  
• Un numéro de facture unique et séquentiel
  
• Date d’émission de la facture
  
• Le numéro d’identification fiscale attribué au marchand par l’administration fiscale ou le numéro d’identification TVA délivré par le bureau des services fiscaux fédéral central.
  
• Le montant net et brut
  
• Le taux d’imposition applicable et le montant de la taxe correspondant ou, en cas d’exemption, une référence à cette exonération
  

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Exigences relatives à la comptabilisation des factures d’avance

La comptabilisation des factures d’avance exige une distinction claire entre les montants versés et reçus à l’avance. D’un point de vue comptable, les factures d’avance sont traitées comme des créances ou des dettes, selon qu’elles représentent un flux entrant ou sortant.

Paiement d’une avance

Lorsqu’une avance est versée à un fournisseur, elle est d’abord comptabilisée comme un paiement anticipé, puisque le produit ou le service n’a pas encore été livré. Elle figure au bilan comme un actif, étant donné que les fonds ont été débités alors que la prestation reste à venir. Une fois la livraison effectuée, l’avance est reclassée comme une charge ou maintenue comme un actif, selon la nature du service ou de la fourniture.

Les étapes de comptabilisation d’une avance versée sont les suivantes :

• *Comptabiliser l’avance : * l’inscrire dans un compte de paiements anticipés dès l’envoi du premier paiement au fournisseur.
  
• Comptabiliser la facture finale : enregistrer la facture de clôture du fournisseur une fois la livraison effectuée.
  
• *Compenser l’avance : * déduire le montant versé à titre d’avance du total de la facture du fournisseur.
  
• Comptabiliser le paiement final : enregistrer le solde comme paiement final.
  

Réception d’une avance

Lorsqu’une avance est reçue, elle doit être comptabilisée dès l’arrivée des fonds, peu importe qu’une facture d’avance ait été émise ou non. L’élément déterminant est que le paiement du client soit crédité sur le compte de l’entreprise.

La TVA sur le montant anticipé doit être versée pour la période de déclaration préliminaire au cours de laquelle les fonds sont reçus, donc avant l’exécution de la prestation.

La comptabilisation d’une avance reçue comprend les étapes suivantes :

• *Comptabiliser l’avance : * dès la réception des fonds, l’enregistrer comme un passif, puisque la prestation n’est pas encore exécutée.
  
• *Comptabiliser la facture finale : * une fois la fourniture entièrement réalisée, émettre une facture de clôture et compenser l’avance sur le montant total.
  
• *Apurer l’avance : * solder le passif lié à l’avance en le reclassant sur la facture finale.
  
• *Comptabiliser le paiement final : * après déduction de l’avance, enregistrer le solde à recevoir du client.
  

Comment les paiements anticipés sont-ils compensés sur une facture finale?

Il est essentiel de compenser correctement les paiements anticipés sur la facture finale que vous émettez par la suite. Cela permet notamment d’éviter de facturer accidentellement au client un montant supérieur à ce qu’il doit réellement, et de s’assurer que la TVA n’est appliquée que sur le solde restant.

Compensation du paiement anticipé

Sur la facture finale, déduisez le paiement anticipé déjà reçu du montant total. Assurez-vous que la facture ne porte que sur le solde restant, sans quoi le client pourrait payer deux fois.

Calcul de la TVA

Une fois le paiement anticipé déduit sur la facture finale, la TVA n’est exigible que sur le montant restant. Autrement dit, l’impôt s’applique uniquement au solde après déduction de l’avance, et non au montant total initial.

Exemple de calcul

Supposons que vous réalisez un projet de construction dont le coût total des fournitures et services s’élève à 50 000 €. Votre client a déjà versé une avance de 10 000 € pour vous permettre de préfinancer certains matériaux. Sur la facture finale, calculez le total net moins l’avance, puis ajoutez la TVA sur le solde.

Total net des fournitures et services : 50 000 €
Avance: 10 000 €
Solde net dû : 50 000 € – 10 000 € = 40 000 €

TVA (19 %) sur le solde :
40 000 € × 19 % = 7 600 €

Total de la facture finale :
40 000 € + 7 600 € = 47 600 €

Cas particuliers : factures d’avance et TVA

Certains cas particuliers doivent être pris en compte lors de l’émission et de la compensation des factures d’avance.

Factures d’avance avec escompte

Si vous convenez d’un paiement anticipé avec votre client, vous pouvez offrir un escompte. Dans ce cas, assurez-vous que la facture finale reflète le montant réellement payé après l’escompte. Si vous utilisez le montant brut initial plutôt que le total réduit, le client paiera plus que ce qui avait été convenu.

Taxer les avances sur les transactions de troc

La rémunération d’un service ou d’une fourniture peut prendre la forme d’un échange plutôt que d’un paiement monétaire. Ces opérations demeurent assujetties à la TVA, laquelle doit être perçue sur la valeur d’échange reçue à l’avance. L’imposition s’applique à la valeur commerciale de la contrepartie non monétaire.

Par exemple, si vous réalisez des travaux de construction en échange de machines d’une valeur nette de 10 000 €, et que l’échange a lieu avant le début des travaux, la TVA doit être perçue sur la valeur commerciale des machines. Toutefois, votre partenaire d’échange ne pourra déduire la taxe en amont qu’une fois le service effectivement rendu.

Risques d’audit liés à la facturation d’avance

Pour les entreprises allemandes, une gestion rigoureuse des factures d’avance est essentielle pour éviter des risques juridiques et fiscaux. Les erreurs peuvent entraîner des arriérés, des amendes, ainsi que des vérifications fiscales ou des audits d’entreprise. Il est donc important de porter une attention particulière à ces risques.

Affectation de la TVA à la mauvaise période d’imposition

Comme la TVA sur les factures d’avance devient exigible au moment du paiement anticipé, il est facile de comptabiliser l’impôt trop tôt ou trop tard. L’affectation de la TVA à une période fiscale incorrecte peut entraîner une déclaration préliminaire erronée ou tardive. Il est essentiel de percevoir et d’enregistrer la TVA dès que la transaction est constatée.

Comptabilisation des revenus en double

Un autre risque d’audit concerne la comptabilisation en double des revenus. Cela peut se produire si une avance reçue n’est pas correctement compensée sur la facture finale, ce qui entraîne une comptabilisation des revenus à la fois sur le montant anticipé et sur la facture de clôture. Le résultat est une erreur dans la déclaration de TVA préliminaire et un risque de trop-perçu d’impôt. Assurez-vous donc que le montant exact de l’avance est bien déduit de la facture finale.

Documentation manquante

Les factures d’avance doivent être correctement documentées. Une documentation incomplète ou erronée concernant les factures émises ou reçues, ou les encaissements et décaissements, peut poser problème lors d’un audit. De plus, les autorités fiscales pourraient refuser de reconnaître le versement de la TVA ou le remboursement de la taxe en amont. Veillez à ce que tous les documents pertinents — tels que les relevés bancaires, confirmations de paiement et reçus — soient correctement archivés et traçables en tout temps.