El registro en el impuesto sobre bienes y servicios (GST) es un requisito legal para las empresas en Nueva Zelanda una vez que sus ingresos anuales superan los 60,000 dólares neozelandeses (NZD). Pero incluso antes de eso, registrarse puede ofrecer ventajas reales, desde mejorar el flujo de efectivo hasta hacer que tu negocio parezca más establecido. Los propietarios de empresas deben saber cuándo tiene sentido registrarse, cómo hacerlo y qué cambia una vez que estás en el sistema. A continuación, te explicamos cómo registrarte en el GST con claridad y seguridad.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Quién debe registrarse para el GST?
  
• Cómo funciona el registro en el GST
  
• ¿Qué sucede después de registrarse?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de estar registrado en el GST?
  

¿Quién debe registrarse en el GST?

Nueva Zelanda aplica un GST del 15 % a la mayoría de los bienes y servicios. No todas las empresas deben registrarse de inmediato, pero hay un límite claro. Si tus ingresos brutos totales (no ganancias) superan los NZD 60,000 en cualquier período de 12 meses consecutivos, ya sea en los últimos 12 meses o proyectados para el próximo, estás legalmente obligado a registrarte para el GST en el Departamento de Impuestos Internos (IRD). En la práctica, esto significa:

• Si ya ganaste más de NZD 60,000 en el último año, debes registrarte de inmediato

• Si firmas un contrato que garantiza ingresos superiores a NZD 60,000 en los próximos 12 meses, debes registrarte apenas resulte razonable esperar que superes el umbral

Si no te registras cuando debes, el IRD puede antedatar tus obligaciones del GST. Esto significa que deberás el GST sobre las ventas anteriores, incluso si no les cobraste a los clientes por ello. Monitorea de cerca tus ingresos, porque las empresas a veces superan el umbral más rápido de lo esperado, especialmente debido a la demanda estacional o a grandes contratos puntuales. Configura un sistema para realizar un seguimiento de los ingresos en períodos continuos de 12 meses en lugar de solo años calendario, y no esperes hasta el último minuto para registrarte.

Registro voluntario en el GST

Si tus ingresos están por debajo del umbral de NZD 60,000, puedes optar por registrarte en el GST. Esto puede ser beneficioso en ciertas situaciones, pero también puede sumar trabajo administrativo. Puedes registrarte voluntariamente para el GST si se aplica lo siguiente:

• Quieres reclamar reembolsos del GST sobre gastos comerciales. Si invertiste mucho en equipos, software o inventario, el registro en el GST ayuda a recuperar algunos de esos costos iniciales.

• Vendes principalmente a otras empresas registradas en el GST. Si tus clientes pueden reclamar la devolución del GST, no tendrás que preocuparte tanto de que los aumentos de precios del GST afecten la demanda.

Probablemente no querrás registrarte para el GST si se cumple lo siguiente:

• Vendes principalmente a clientes individuales. Registrarte significa que debes agregar el GST a los precios, lo que podría hacer que tus productos o servicios sean menos competitivos.

• Tienes bajos gastos comerciales. Si no hay compras sustanciales, no se puede reclamar el GST, lo que reduce los beneficios del registro.

• Quieres simplificar el trabajo administrativo. El registro en el GST conlleva obligaciones de cumplimiento, como la presentación de declaraciones, la emisión de facturas con impuestos y el seguimiento del GST.

Cómo funciona el registro en el GST

Puedes registrarte en el GST en línea a través de myIR, el portal de impuestos del IRD. Si tienes la obligación de registrarte (o decides hacerlo voluntariamente), esto es lo que debes hacer.

Prepara tu información

Antes de iniciar la solicitud, ten a mano estos datos:

• Tu número de IRD: es el número fiscal de tu empresa. (Tendrás un número IRD personal si eres comerciante individual).

• Una cuenta bancaria comercial: si cumples con los requisitos para recibir reembolsos del GST, el IRD los abonará en esta cuenta.

• Tus ingresos estimados: tendrás que proporcionar tu facturación de los últimos 12 meses y una estimación de los próximos 12 meses.

• Tu código de clasificación industrial empresarial (BIC): es un código que clasifica tu sector. Si no conoces el tuyo, puedes buscarlo con esta herramienta en línea.

• Frecuencia con la que deseas presentar las declaraciones del GST: las opciones estándar son una vez cada dos meses, una vez cada seis meses (una opción para empresas con ingresos inferiores a NZD 500,000) o mensualmente (obligatorio si tus ingresos superan los 24 millones de NZD).

• Tu método contable preferido del GST: Esto determina cuándo tienes que pagar el GST. Si tus ingresos son de 2 millones de NZD o menos, puedes utilizar una base de pagos (efectivo) y pagar el GST solo cuando recibas el pago de los clientes. Si tus ingresos superan los NZD 2 millones, debes utilizar una base de factura (valor devengado) y pagar el GST apenas envíes una factura, independientemente de que el cliente haya pagado o no.

Completa la solicitud

Inicia sesión en myIR. Si no tienes una cuenta, tendrás que crear una en el sitio web del IRD. En tu Dashboard, encontrarás la sección para registrar nuevas cuentas fiscales. Elige el número IRD para tu empresa y selecciona "Impuesto sobre bienes y servicios (GST)". Ingresa la información de tu empresa y completa todos los campos obligatorios en "Registro del GST". Revisa y envía la solicitud.

Espera la aprobación

Por lo general, recibirás una confirmación instantánea en myIR de que se ha recibido tu solicitud. El IRD procesa los registros en un plazo de 10 días hábiles, pero es posible que se comunique contigo para obtener más información. Una vez que recibas la aprobación, el IRD te enviará una confirmación de tu registro en el GST, que incluye lo siguiente:

• Tu número de GST: debe incluirse en las facturas en las que se cobra el GST.

• Tu fecha oficial de inicio: es la fecha a partir de la cual tienes la obligación legal de cobrar el GST sobre las ventas.

Errores de registro que debes evitar

Las empresas deben estar atentas a estos errores comunes:

• Esperar demasiado tiempo para registrarse: una vez que tus ingresos superen el umbral de los NZD 60,000, deberás registrarte de inmediato. Si te retrasas, el IRD puede antedatar tu registro del GST.

• Registrarse demasiado pronto: si tu empresa no tiene gastos importantes y sus ingresos están muy por debajo de los 60.000 NZD, el registro voluntario puede crearte trabajo adicional y forzar un aumento de precio sin ofrecer beneficios significativos.

• Elegir un método contable incorrecto: una base de pagos (en efectivo) es adecuada para muchas pequeñas empresas porque pagan el GST solo sobre el dinero que han recibido. Una base de factura (valor devengado) significa que debes pagar el GST apenas emites una factura, incluso si el cliente aún no pagó. Esto puede causar problemas de flujo de caja si los clientes no pagan a tiempo. Sin embargo, las grandes empresas están obligadas a utilizar una base de factura.

• Elegir la frecuencia de presentación incorrecta: realizar la presentación de la declaración una vez cada dos meses mantiene el flujo de caja manejable y evita facturas de impuestos de pago global masivas. Presentar la declaración una vez cada seis meses parece más fácil, pero puede ser riesgoso. Un largo retraso entre pagos significa que podrías recibir una gran factura del GST de una sola vez. Las empresas con una facturación superior a 24 millones de NZD deben presentar la declaración mensualmente.

• Ingresar información incorrecta: los errores en tu número de IRD, datos bancarios o código BIC pueden retrasar la aprobación. Vuelve a verificar tus entradas antes de enviarlas.

• Cobrar el GST antes de registrarte: no comiences a agregar el GST a las facturas hasta que se confirme tu registro. Si cobras por accidente el GST antes de registrarte oficialmente, es posible que el IRD te pida que lo reembolses a los clientes o que modifiques la fecha de registro.

¿Qué sucede después de registrarse?

Una vez que te hayas registrado para el GST, la forma en que gestionas tus precios, facturación y declaraciones de impuestos cambia. El IRD ahora espera que cobres, informes y remitas el GST correctamente.

Facturar y cobrar el GST

Tendrás que añadir el 15 % del GST a todas las ventas sujetas a impuestos. Para ello, tendrás que actualizar tus tarifas y facturación:

• Las facturas deben mostrar claramente el importe del GST e incluir tu número de GST y las palabras "factura con impuestos".

• Es posible que debas emitir una "factura con impuestos" para las ventas B2B. Si tu cliente también está registrado, es probable que lo solicite para reclamar la devolución del GST.

Si utilizas precios con GST incluido para tus productos o servicios, asegúrate de calcular correctamente el GST con esta fórmula:

Precio con GST = Precio sin GST × 1.15

Presentación de declaraciones del GST y pago del GST

Una vez registrado, debes presentar las declaraciones del GST según el calendario elegido. En cada declaración, debes indicar el GST cobrado sobre las ventas y el GST pagado sobre los gastos de la empresa.

Si cobraste más GST del que pagaste, le debes el saldo al IRD. Si el GST que pagaste por los gastos de la empresa superó lo que recaudaste por las ventas en un período, deberías recibir un reembolso del GST.

Los pagos del GST generalmente vencen el día 28 del mes siguiente a tu período sujeto a impuestos. Por ejemplo, si tu período sujeto a impuestos termina el 31 de agosto, tu declaración y pago vencen el 28 de septiembre. El incumplimiento de una fecha límite puede provocar multas e intereses por pago atrasado.

Automatización del cumplimiento del GST con Stripe

Stripe puede simplificar el seguimiento y el cumplimiento del GST para tu empresa. Puede realizar un seguimiento de tus ventas y avisarte cuando te acerques al umbral de los NZD60,000 para que no pierdas el requisito de registro.

Una vez registrado, puedes ingresar tu número de GST en Stripe, y comenzará a cobrar el GST en las transacciones que cumplan los requisitos. Stripe Tax puede calcular y aplicar automáticamente el GST correcto en el proceso de compra y hacer un seguimiento de cuánto debes.

¿Cuáles son los beneficios de estar registrado en el GST?

Registrarse en el GST puede beneficiar a tu empresa. Si bien significa presentar declaraciones periódicas, puede mejorar el flujo de efectivo, aumentar tu credibilidad y ayudar con el crecimiento futuro. A continuación, te explicamos cómo.

Gastos de la empresa

Una vez registrado, puedes recuperar el GST pagado sobre los gastos de la empresa, lo que puede suponer un ahorro sustancial con el tiempo. Si compras una computadora portátil para trabajar a NZD 1,150 (incluidos NZD 150 en GST), puedes reclamar esos 150 al IRD. Sin el registro en el GST, esos NZD 150 son simplemente un costo adicional.

Esto puede marcar una diferencia significativa para las empresas con gastos frecuentes, como equipos, software e inventario. Si gastas más de lo que ganas en un período determinado, es posible que incluso recibas un reembolso del GST del IRD.

Credibilidad empresarial

Tener un número de GST indica que tu empresa genera al menos NZD 60,000 al año o que ha optado voluntariamente por ingresar en el sistema fiscal. Esto puede hacer que parezcas más establecido, especialmente en sectores donde los clientes y proveedores esperan que las empresas estén registradas en el GST.

Algunas empresas más grandes y agencias gubernamentales solo trabajarán con empresas que se encuentren registradas en el GST. Si prestas servicios B2B, muchos clientes esperan facturas con el GST para poder reclamar la devolución del impuesto. Si no estás registrado, los clientes potenciales pueden asumir que tu empresa es demasiado pequeña o que no está del todo establecida.

Crecimiento empresarial

Muchas empresas esperan hasta tener la obligación para registrarse en el GST, lo que puede causar problemas si los ingresos alcanzan picos inesperados. Si te registras con anticipación, evitas el riesgo de pagar el GST sobre ingresos anteriores y puedes asegurarte de que tus procesos de fijación de precios y facturación estén configurados correctamente desde el principio. Esto puede facilitar el crecimiento, especialmente para las empresas con fluctuaciones estacionales o crecimiento impredecible.

Si te registras, es importante mantener la organización. Lleva un registro de las facturas, establece recordatorios para los plazos de presentación y considera la posibilidad de utilizar software contable para simplificar el cumplimiento de la normativa. Si no estás seguro acerca de las obligaciones del GST, los recursos del IRD o un experto en impuestos pueden brindarte orientación.