Registrering för skatt på varor och tjänster (GST – goods and services tax) är ett lagstadgat krav för företag på Nya Zeeland när deras årliga intäkter överstiger 60 000 nyzeeländska dollar (NZD). Men även innan dess kan registrering ha verkliga fördelar, från att förbättra kassaflödet till att få ditt företag att se mer etablerat ut. Företagare måste veta när det är meningsfullt att registrera sig, hur man registrerar sig och vad som ändras när man väl är inne i systemet. Nedan förklarar vi hur man registrerar sig för GST på ett tydligt och säkert sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vem behöver registrera sig för GST?
  
• Så här fungerar registrering för GST
  
• Vad händer efter att man har registrerat sig?
  
• Vilka är fördelarna med att vara registrerad för GST?
  

Vem behöver registrera sig för GST?

Nya Zeeland tillämpar en GST-skattesats på 15 % på de flesta varor och tjänster. Alla företag behöver inte registrera sig omedelbart, men det finns ett tydligt tröskelvärde. Om dina totala bruttointäkter (ej vinst) överstiger 60 000 NZD under en rullande 12-månadersperiod, antingen under de senaste 12 månaderna eller beräknat för nästa, är du enligt lag skyldig att registrera dig för GST hos Inland Revenue Department (IRD). I praktiken innebär detta:

• Om du redan har tjänat över 60 000 NZD under det senaste året måste du registrera dig omedelbart

• Om du tecknar ett avtal som garanterar intäkter över 60 000 NZD under de kommande 12 månaderna måste du registrera dig så snart det är rimligt att förvänta sig att du kommer att överskrida tröskelvärdet

Om du inte registrerar dig när det krävs kan IRD antedatera dina skyldigheter för GST. Det betyder att du är skyldig GST på tidigare försäljning, även om du inte debiterade kunder för det. Följ upp dina intäkter noga, eftersom företag ibland passerar tröskelvärdet snabbare än väntat, särskilt på grund av säsongsbetonad efterfrågan eller stora engångsavtal. Etablera ett system för att följa upp intäkter under löpande 12-månadersperioder hellre än bara kalenderår, och vänta inte till sista minuten med att registrera dig.

Frivillig registrering för GST

Om dina intäkter understiger tröskelvärdet på 60 000 NZD kan du ändå välja att registrera dig för GST. Detta kan vara fördelaktigt i vissa situationer men kan också innebära extra administrativt arbete. Du kan frivilligt registrera dig för GST om följande gäller:

• Du vill begära återbetalningar av GST för företagsutgifter. Om du har gjort stora investeringar i utrustning, programvara eller lager kan en registrering för GST bidra till att täcka en del av dessa startkostnader.

• Du säljer främst till andra företag som är registrerade för GST. Om dina kunder kan begära tillbaka GST behöver du inte oroa dig lika mycket för att prishöjningar till följd av GST ska påverka efterfrågan.

Du vill förmodligen inte registrera dig för GST om följande stämmer:

• Du säljer mest till privatkunder. Registrering innebär att du måste lägga till GST på priserna, vilket kan göra dina produkter eller tjänster mindre konkurrenskraftiga.

• Du har låga företagskostnader. Utan större inköp innebär det att ingen GST kan begäras tillbaka, vilket minskar fördelarna med registrering.

• Du vill hålla det administrativa arbetet enkelt. Registrering för GST medför skyldigheter vad gäller regelefterlevnad, till exempel att lämna in deklarationer, utfärda skattefakturor och bokföra GST.

Så här fungerar registrering för GST

Du kan registrera dig för GST online via myIR, IRD:s skatteportal. Om du måste registrera dig (eller väljer att göra det frivilligt) behöver du göra följande:

Förbered dina uppgifter

Ha följande uppgifter till hands innan du påbörjar ansökan:

• Ditt IRD-nummer: Detta är skatteregistreringsnumret för ditt företag. (Du kommer att ha ett personligt IRD-nummer om du har en enskild firma.)

• Ett bankkonto för företag: Om du är berättigad till återbetalningar av GST kommer IRD att sätta in dem på det här kontot.

• Dina beräknade intäkter: Du behöver ange din omsättning för de senaste 12 månaderna och en uppskattning för de kommande 12 månaderna.

• Din BIC-kod (Business Industry Classification): Detta är en kod som klassificerar din bransch. Om du inte känner till din kod kan du söka efter den med detta onlineverktyg.

• Hur ofta du vill lämna in GST-deklarationer: Standardalternativen är en gång varannan månad, en gång var sjätte månad (ett alternativ för företag med intäkter under 500 000 NZD) eller månadsvis (krävs om dina intäkter överstiger 24 miljoner NZD).

• Din föredragna metod för bokföring av GST: Detta avgör när du behöver betala GST. Om dina intäkter är högst 2 miljoner NZD kan du använda betalningsmetoden (kontant) och betala GST först när du får betalt av kunder. Om dina intäkter överstiger 2 miljoner NZD måste du använda fakturametoden (periodiserad) och betala GST så snart du skickar en faktura, oavsett om kunden har betalat eller inte.

Fyll i ansökan

Logga in på myIR. Om du inte har ett konto måste du skapa ett på IRD:s webbplats. I Dashboard hittar du avsnittet om registrering av nya skattekonton. Välj IRD-numret för ditt företag och välj ”Goods and services tax (GST)”. Ange dina företagsuppgifter och fyll i alla obligatoriska fält under ”Registrering för GST". Granska och skicka in ansökan.

Vänta på godkännande

Vanligtvis får du en direkt bekräftelse i myIR på att din ansökan har tagits emot. IRD behandlar registreringar inom 10 arbetsdagar, men kan komma att kontakta dig för mer information. När du har godkänts skickar IRD en bekräftelse på din registrering för GST, som innehåller följande:

• Ditt GST-nummer: Det måste anges på fakturor där GST debiteras.

• Ditt officiella startdatum: Från och med detta datum är du enligt lag skyldig att debitera GST på försäljning.

Registreringsfel att undvika

Företag bör vara uppmärksamma på dessa vanliga misstag:

• Vänta för länge med att registrera sig: När dina intäkter överstiger tröskelvärdet på 60 000 NZD måste du registrera dig omedelbart. Om du dröjer kan IRD antedatera din registrering för GST.

• För tidig registrering: Om ditt företag inte har några större kostnader och intäkterna ligger långt under 60 000 NZD kan frivillig registrering skapa extra arbete för dig och tvinga fram en prishöjning utan att det ger dig betydande fördelar.

• Val av fel bokföringsmetod: Betalningsmetoden (kontant) är lämplig för många småföretag eftersom de endast betalar GST på pengar de har fått. Fakturametoden (periodiserad) innebär att du är skyldig GST så snart du utfärdar en faktura, även om kunden inte har betalat ännu. Detta kan orsaka kassaflödesproblem om kunderna inte betalar i tid. Stora företag måste dock använda fakturametoden.

• Val av fel deklarationsperiod: Genom att deklarera en gång varannan månad hålls kassaflödet på en hanterbar nivå och man undviker enorma summeringar av skattefakturor. Att deklarera en gång var sjätte månad låter enklare men kan vara riskabelt. En lång fördröjning mellan betalningar innebär att du plötsligt kan få en stor GST-skuld. Företag med en omsättning på över 24 miljoner NZD måste deklarera varje månad.

• Ange felaktig information: Fel i IRD-nummer, bankuppgifter eller BIC-kod kan försena godkännandet. Dubbelkolla dina lämnade uppgifter innan du skickar in.

• Debitera GST innan man är registrerad: Börja inte lägga till GST på fakturor förrän registreringen har bekräftats. Om du av misstag debiterar GST innan du är officiellt registrerad kan IRD kräva att du återbetalar beloppet till kunderna eller justerar ditt registreringsdatum.

Vad händer efter att man har registrerat sig?

När du väl har registrerat dig för GST ändras ditt sätt att hantera priser, fakturering och skattedeklarationer. IRD förväntar sig nu att du tar ut, rapporterar och betalar in GST korrekt.

Debitering och inkassering av GST

Du måste lägga till 15 % GST på all skattepliktig försäljning. Detta kräver att du uppdaterar dina priser och din fakturering:

• Fakturor måste tydligt visa GST-beloppet och innehålla ditt GST-nummer och orden "skattefaktura".

• Du kan behöva utfärda en ”skattefaktura” för B2B-försäljning. Om din kund också är registrerad kommer de sannolikt att begära detta för att kunna begära tillbaka GST.

Om du anger priser inklusive GST för dina produkter eller tjänster ska du se till att du beräknar GST korrekt med den här formeln:

Pris inklusive GST = Pris exklusive GST × 1,15

Deklarera återbetalning och betalning av GST

När du har registrerat dig måste du lämna in GST-deklarationer enligt ditt valda schema. I varje deklaration ska du rapportera GST som tagits ut på försäljning och GST som betalats på företagsutgifter.

Om du har tagit ut mer GST än du har betalat är du skyldig IRD saldot. Om den GST du betalat för företagskostnader överstiger det belopp du tagit ut för försäljning under en period bör du få en återbetalning av GST.

Betalningar av GST förfaller vanligtvis senast den 28:e i månaden efter beskattningsperioden. Om beskattningsperioden till exempel slutar den 31 augusti ska din deklaration lämnas in och betalning göras senast den 28 september. Att missa en förfallodag kan leda till förseningsavgifter och dröjsmålsränta.

Automatisera efterlevnad av GST-regler med Stripe

Stripe kan förenkla uppföljningen av GST och efterlevnaden av GST-regler för ditt företag. Stripe kan registrera din försäljning och varna dig när du närmar dig tröskelvärdet på 60 000 NZD så att du inte missar kravet på registrering.

När du har registrerat dig kan du ange ditt GST-nummer i Stripe, så börjar programmet debitera GST på berättigade transaktioner. Stripe Tax kan automatiskt beräkna och tillämpa korrekt GST-skattesats i kassan och hålla reda på hur mycket du är skyldig.

Vilka är fördelarna med att vara registrerad för GST?

Att registrera sig för GST kan gynna ditt företag. Även om det innebär att lämna in regelbundna deklarationer kan det förbättra kassaflödet, öka din trovärdighet och bidra till framtida tillväxt. Så här fungerar det.

Företagsutgifter

När du har registrerat dig kan du få tillbaka den GST som betalats på företagsutgifter, vilket kan leda till betydande besparingar över tid. Om du köper en bärbar dator till jobbet för 1 150 NZD (inklusive 150 NZD i GST) kan du begära tillbaka dessa 150 NZD från IRD. Om man inte är registrerad för GST utgör dessa 150 NZD helt enkelt en extra kostnad.

Detta kan göra stor skillnad för företag med frekventa utgifter för till exempel utrustning, programvara och lagervaror. Om du spenderar mer än du tjänar under en viss period kan du till och med få en återbetalning av GST från IRD.

Företagets trovärdighet

Att ha ett GST-nummer signalerar att ditt företag antingen tjänar minst 60 000 NZD årligen eller frivilligt har valt att registrera sig i skattesystemet. Detta kan få dig att framstå som mer etablerad, särskilt i branscher där kunder och leverantörer förväntar sig att företag ska vara registrerade för GST.

Vissa större företag och myndigheter arbetar enbart med företag som är registrerade för GST. Om du tillhandahåller B2B-tjänster förväntar sig många kunder fakturor med GST så att de kan begära tillbaka skatten. Om du inte är registrerad kan potentiella kunder tro att ditt företag är för litet eller inte helt etablerat.

Företagstillväxt

Många företag väntar tills de absolut måste registrera sig för GST, vilket kan orsaka problem om intäkterna skjuter i höjden oväntat. Om du registrerar dig tidigt slipper du risken att betala tillbaka GST på tidigare intäkter och kan säkerställa att dina rutiner för prissättning och fakturering är korrekt fastställda från början. Detta kan underlätta tillväxt, särskilt för företag med säsongsvariationer eller oförutsägbar tillväxt.

Om du registrerar dig är det viktigt du är organiserad. Håll koll på fakturor, ställ in påminnelser för när deklarationer ska lämnas in och överväg att använda bokföringsprogram för att förenkla regelefterlevnaden. Om du är osäker på dina skyldigheter i fråga om GST kan IRD:s resurser eller en skatterådgivare ge dig vägledning.