Les entreprises établies en Nouvelle-Zélande sont tenues de s'immatriculer à la GST dès lors que leur chiffre d'affaires annuel dépasse 60 000 dollars néo-zélandais (NZD). Mais même avant d'atteindre ce seuil, l'immatriculation peut présenter de réels avantages : elle améliore notamment les flux de trésorerie et peut donner plus de crédibilité à l'entreprise. Les gérants d'entreprise doivent savoir quand s'immatriculer, comment le faire et les changements que cela implique. Découvrez ci-dessous comment vous immatriculer à la GST en toute confiance.

Sommaire de cet article

• Entreprises concernées par l'immatriculation à la GST
  
• Fonctionnement de l'immatriculation à la GST
  
• Étapes suivant l'immatriculation
  
• Avantages de l'immatriculation à la GST
  

Entreprises concernées par l'immatriculation à la GST

La Nouvelle-Zélande applique une GST de 15 % à la plupart des biens et services. Toutes les entreprises ne doivent pas nécessairement s'immatriculer, cependant un seuil est clairement défini : si leurs revenus bruts totaux (et non leurs bénéfices) dépassent 60 000 NZD au cours d'une période de 12 mois consécutifs (au cours des 12 derniers mois ou conformément aux prévisions pour le prochain exercice), elles sont légalement tenues de s'immatriculer à la GST auprès de l'Inland Revenue Department (IRD). En pratique :

• Si vous avez déjà généré plus de 60 000 NZD au cours de l'année écoulée, vous devez vous immatriculer immédiatement

• Si vous signez un contrat garantissant des revenus supérieurs à 60 000 NZD au cours des 12 prochains mois, vous devrez vous immatriculer dès que vous vous apprêterez à dépasser ce seuil

Si vous omettez de vous immatriculer une fois le seuil dépassé, l'IRD peut antidater vos obligations en matière de GST. En d'autres termes, vous devrez payer la GST sur vos ventes passées, même si vous ne l'avez pas facturée à vos clients. Surveillez vos revenus de près, car les entreprises dépassent parfois le seuil plus rapidement que prévu, notamment en raison d'une demande saisonnière ou de contrats ponctuels importants. Mettez en place un système de suivi des revenus sur des périodes de 12 mois glissants plutôt que sur de simples années civiles, et n'attendez pas la dernière minute pour vous immatriculer.

Immatriculation volontaire à la GST

Si vos revenus sont inférieurs au seuil de 60 000 NZD, vous pouvez tout de même choisir de vous immatriculer à la GST. Bien qu'elle puisse être avantageuse dans certains cas, cette démarche peut cependant accroître votre charge administrative. Vous pouvez vous immatriculer volontairement à la GST si les affirmations suivantes vous concernent :

• Vous souhaitez demander un remboursement de la GST sur vos frais professionnels. Si vous avez investi massivement dans des équipements, des logiciels ou du stock, l'immatriculation à la GST vous permet de récupérer une partie de ces coûts initiaux.

• Vous vendez principalement vos produits ou services à d'autres entreprises immatriculées à la GST. Si vos clients peuvent récupérer la GST, inutile de vous préoccuper de l'incidence des hausses de tarif liées à la GST sur la demande.

Évitez de vous immatriculer à la GST si les affirmations suivantes vous concernent :

• Vous vendez principalement vos produits ou services à des particuliers. En vous immatriculant, vous devrez ajouter la GST à vos tarifs, ce qui pourrait rendre vos produits ou services moins compétitifs.

• Vous avez de faibles dépenses professionnelles. Si vous n'effectuez pas d'achats importants, vous n'aurez pas de GST à récupérer, ce qui limite les avantages de cette démarche.

• Vous souhaitez diminuer votre charge administrative. L'immatriculation à la GST implique certaines obligations de conformité telles que la production de déclarations, l'émission de factures fiscales et le suivi des seuils.

Fonctionnement de l'immatriculation à la GST

Vous pouvez vous immatriculer à GST en ligne sur myIR, le portail fiscal de l'IRD. Si vous devez vous immatriculer (ou si vous choisissez de le faire volontairement), voici les étapes à effectuer.

Préparez vos informations

Avant de débuter votre demande, munissez-vous des informations suivantes :

• Votre numéro IRD : il s'agit du numéro fiscal de votre entreprise. (Vous disposerez d'un numéro IRD personnel si vous êtes un entrepreneur individuel.)

• Un compte bancaire d'entreprise : si vous êtes admissible à un remboursement de la GST, l'IRD versera les fonds sur ce compte.

• Votre revenu estimatif : vous devrez fournir votre chiffre d'affaires des 12 derniers mois, ainsi qu'une estimation pour les 12 prochains mois.

• Votre code de classification des secteurs d'activité (BIC) : ce code classifie votre secteur d'activité. Si vous ne le connaissez pas, vous pouvez le rechercher à l'aide de cet outil en ligne.

• La fréquence à laquelle vous souhaitez produire vos déclarations de GST : vous pouvez choisir d'effectuer vos déclarations une fois tous les deux mois, une fois tous les six mois (option proposée aux entreprises dont le revenu est inférieur à 500 000 NZD) ou une fois par mois (obligatoire si vos revenus sont supérieurs à 24 millions NZD).

• Votre méthode de comptabilité de la GST préférée : elle détermine quand vous devrez payer la GST. Si votre revenu est inférieur ou égal à 2 millions NZD, vous pouvez utiliser la méthode dite « au paiement » (ou encaissement) et payer la GST uniquement lorsque vous recevez le paiement d'un client. Si vos revenus sont supérieurs à 2 millions NZD, vous devez utiliser la méthode dite « à la facture » (ou comptabilité d'exercice) et payer la GST à chaque envoi de facture, que le client l'ait payée ou non.

Remplir le formulaire de demande

Connectez-vous à myIR. Si vous n'avez pas de compte, vous devrez en créer un sur le site de l'IRD. Dans votre Dashboard, accédez à la section consacrée à l'enregistrement de nouveaux comptes de taxes. Choisissez le numéro IRD de votre entreprise et sélectionnez « Goods and services tax (GST) ». Saisissez les informations relatives à votre entreprise et remplissez tous les champs obligatoires sous « Immatriculation à la GST ». Vérifiez et envoyez votre demande.

Attendez l’approbation

Vous recevrez généralement une confirmation instantanée dans myIR indiquant que votre demande a bien été reçue. L'IRD traite les demandes dans un délai de 10 jours ouvrables, mais il est possible qu'il vous contacte pour en savoir plus. Une fois votre demande approuvée, l'IRD vous enverra une confirmation d'immatriculation à la GST, qui comprendra les éléments suivants :

• Votre numéro de GST : il doit figurer sur les factures où la GST est facturée.

• Votre date d'immatriculation officielle : il s'agit de la date à partir de laquelle votre entreprise est légalement tenue de facturer la GST sur les ventes.

Erreurs à éviter lors du processus d'immatriculation

Les entreprises ne doivent pas commettre ces erreurs courantes :

• Attendre trop longtemps avant de s'immatriculer : dès que vos revenus dépassent le seuil de 60 000 NZD, vous devez vous immatriculer sans délai. Si vous tardez à le faire, l'IRD peut antidater votre immatriculation à la GST.

• S'immatriculer trop tôt : si votre entreprise n'a pas de dépenses importantes et que ses revenus sont bien inférieurs à 60 000 NZD, l'immatriculation volontaire peut augmenter votre charge de travail et vous forcer à augmenter vos tarifs sans offrir d'avantages significatifs.

• Choisir la mauvaise méthode comptable : la méthode dite « au paiement » (ou encaissement) convient à de nombreuses petites entreprises, car elles paient uniquement la GST sur les fonds qu'elles ont reçus. La méthode dite « à la facture » (ou comptabilité d'exercice) signifie que vous devez reverser la GST dès que vous émettez une facture, même si le client ne l'a pas encore payée. Cela peut entraîner des problèmes de trésorerie si les clients ne paient pas à temps. Cependant, les grandes entreprises sont tenues de reverser la GST à la facture.

• Choisir la mauvaise fréquence de déclaration : produire une déclaration tous les deux mois permet de gérer les flux de trésorerie et d'éviter des factures forfaitaires massives. Produire une déclaration tous les six mois semble plus facile, mais cela peut être risqué. Si vous attendez de longs mois entre chaque paiement, vous pourriez recevoir une facture de GST importante à régler en une seule fois. Les entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur à 24 millions de NZD sont tenues d'effectuer une déclaration mensuelle.

• Saisir des informations erronées : en cas d'erreur dans votre numéro IRD, vos coordonnées bancaires ou votre code BIC, l'approbation de votre demande d'immatriculation peut être retardée. Vérifiez les données saisies avant de les soumettre.

• Encaisser la GST avant l'immatriculation : ne commencez pas à ajouter la GST à vos factures tant que votre immatriculation n'est pas confirmée. Si vous facturez accidentellement la GST avant votre immatriculation officielle, l'IRD peut vous demander de la rembourser à vos clients ou de modifier votre date d'immatriculation.

Étapes suivant l'immatriculation

Une fois votre immatriculation effectuée, la façon dont vous gérez vos tarifs, votre facturation et vos déclarations fiscales évolue. Vous devez ainsi encaisser, déclarer et reverser la GST correctement à l'IRD.

Facturation et encaissement de la GST

Vous devrez ajouter une GST de 15 % à toutes les ventes taxables. Vous devez alors mettre à jour vos tarifs et votre facturation :

• Les factures doivent clairement indiquer le montant de la GST et inclure votre numéro de GST et la mention « facture de taxes ».

• Vous devrez peut-être émettre une « facture fiscale » pour les ventes B2B. Si votre client est également immatriculé, il est probable qu'il demande à récupérer la GST.

Si vous utilisez des tarifs qui incluent la GST pour vos produits ou services, assurez-vous de bien calculer cette taxe à l'aide de la formule suivante :

Tarif GST comprise = Tarif hors GST × 1,15

Déclarer et payer la GST

Une fois votre immatriculation effectuée, vous devez produire vos déclarations de GST selon la fréquence de votre choix. Dans chaque déclaration, déclarez la GST perçue sur les ventes et la GST payée sur les dépenses d'entreprise.

Si vous avez perçu plus de GST que vous n'en avez payée, vous devez la différence à l'IRD. Si la GST que vous avez payée dans le cadre de vos dépenses d'entreprise dépasse celle que vous avez perçue dans le cadre de vos ventes au cours d'une période donnée, vous devriez recevoir un remboursement de l'IRD.

Les versements de la GST sont généralement exigibles au plus tard le 28 du mois suivant la période taxable. Par exemple, si votre période taxable se termine le 31 août, votre déclaration et votre paiement doivent être effectués au plus tard le 28 septembre. Le non-respect de ce délai peut entraîner des pénalités de retard et des intérêts.

Automatiser la conformité à la GST avec Stripe

Stripe peut simplifier le suivi des seuils de GST et la conformité de votre entreprise. Elle peut suivre vos ventes et vous alerter lorsque vous approchez du seuil de 60 000 NZD afin de garantir le respect de l'exigence d'immatriculation.

Une fois votre immatriculation effectuée, vous pouvez saisir votre numéro de GST dans Stripe pour que votre entreprise commence à percevoir la GST sur les transactions admissibles. Stripe Tax peut calculer et appliquer automatiquement le bon taux de GST lors du paiement et suivre le montant que vous devez.

Avantages de l'immatriculation à la GST

L'immatriculation à la GST peut être avantageuse pour votre entreprise. Bien que cela implique de produire des déclarations régulières, l'immatriculation à la GST peut améliorer vos flux de trésorerie, renforcer votre crédibilité et contribuer à la croissance future de votre entreprise. Voici pourquoi.

Dépenses professionnelles

Une fois votre immatriculation effectuée, vous pouvez récupérer la GST payée sur les dépenses d'entreprise, ce qui peut représenter des économies substantielles à long terme. Si vous achetez un ordinateur portable à 1 150 NZD (dont 150 NZD de GST) dans un cadre professionnel, vous pouvez demander à récupérer ces 150 NZD à l'IRD. Si votre entreprise n'est pas immatriculée à la GST, ces 150 NZD représenteront simplement un coût supplémentaire.

Pour les entreprises réalisant régulièrement des dépenses en équipement, logiciels et stocks, la différence peut être de taille. Si vous dépensez plus que vous ne gagnez au cours d'une période donnée, vous pourriez même recevoir un remboursement de la GST de l'IRD.

Crédibilité de l'entreprise

Le fait de disposer d'un numéro de GST indique que votre entreprise gagne au moins 60 000 NZD par an ou qu'elle a volontairement opté pour le système fiscal. Cela peut donner à vos clients l'impression que votre entreprise est bien établie, en particulier dans les secteurs où les clients et les fournisseurs s'attendent à ce que les entreprises soient immatriculées à la GST.

En effet, certaines grandes entreprises et certains organismes gouvernementaux ne travaillent qu'avec des entreprises immatriculées à la GST. Si vous fournissez des services B2B, de nombreux clients s'attendent à recevoir des factures de GST afin de pouvoir récupérer cette taxe. Si votre entreprise n'est pas immatriculée, vos clients potentiels peuvent supposer qu'elle est trop petite ou qu'elle n'est pas totalement établie.

Croissance de l'entreprise

De nombreuses entreprises attendent avant de devoir impérativement s'immatriculer à la GST pour le faire, ce qui peut causer des problèmes si leurs revenus atteignent un pic inattendu. En vous immatriculant tôt, vous éviterez le risque de devoir rembourser la GST sur les revenus passés et aurez ainsi l'assurance que vos processus de tarification et de facturation sont correctement configurés dès le départ. Cela peut faciliter votre croissance, en particulier pour les entreprises dont la croissance est imprévisible ou fluctuations saisonnières.

Si vous souhaitez entamer le processus d'immatriculation, il est important de rester organisé. Assurez le suivi des factures, définissez des rappels concernant les dates limites de déclaration et investissez dans un logiciel de comptabilité pour simplifier la conformité. Si vous avez des doutes sur vos obligations en matière de GST, consultez les ressources de l'IRD ou demandez conseil à un fiscaliste.