La registrazione per l'imposta sui beni e servizi (GST) è un obbligo legale per le attività in Nuova Zelanda quando i ricavi annui superano i 60.000 dollari neozelandesi (NZD). Ciononostante, anche prima di raggiungere tale soglia, registrarsi può offrire vantaggi reali, dal miglioramento del flusso di cassa a un'immagine aziendale più solida. I titolari di attività devono sapere quando ha senso registrarsi, come farlo e cosa cambia una volta entrati nel sistema. Di seguito spieghiamo come registrarsi per la GST in modo chiaro e sicuro.

Di cosa tratta questo articolo?

• Chi deve registrarsi per la GST?
  
• Come funziona la registrazione per la GST
  
• Cosa succede dopo la registrazione?
  
• Quali sono i vantaggi della registrazione per la GST?
  

Chi deve registrarsi per la GST?

La Nuova Zelanda applica una GST del 15% alla maggior parte dei beni e servizi. Non tutte le attività devono registrarsi subito, tuttavia esiste una chiara soglia limite. Se i tuoi ricavi lordi totali (non profitti) superano i 60.000 NZD in un periodo di 12 mesi, negli ultimi 12 mesi o per quelli successivi, sei tenuto per legge a registrarti per la GST presso l'Inland Revenue Department (IRD). In pratica, ciò significa che:

• Se hai già guadagnato più di 60.000 NZD nell'ultimo anno, devi registrarti immediatamente

• Se firmi un contratto che garantisce ricavi superiori a 60.000 NZD nei prossimi 12 mesi, devi registrarti non appena è ragionevole prevedere che supererai tale soglia

Se non effettui la registrazione quando richiesto, l'IRD può retrodatare i tuoi obblighi relativi alla GST. Ciò significa che dovrai pagare la GST sulle vendite passate, anche se non l'hai addebitata ai clienti. Monitora attentamente i tuoi ricavi, perché a volte le attività superano la soglia più velocemente del previsto, soprattutto a causa della domanda stagionale o di contratti una tantum di grandi dimensioni. Configura un sistema per tenere traccia dei ricavi in periodi continuativi di 12 mesi anziché solo in anni solari e non aspettare l'ultimo minuto per registrarti.

Registrazione volontaria per la GST

Se i tuoi ricavi sono inferiori alla soglia di 60.000 NZD, puoi comunque scegliere di registrarti per la GST. Ciò può essere vantaggioso in determinate situazioni, ma può anche aggiungere lavoro amministrativo. Puoi registrarti volontariamente per la GST se si applica quanto segue:

• Vuoi richiedere rimborsi della GST per le spese aziendali. Se hai investito molto in attrezzature, software o inventario, la registrazione per la GST ti consente di recuperare parte di questi costi iniziali.

• Vendi principalmente ad altre attività registrate per la GST. Se i tuoi clienti possono richiedere il rimborso della GST, non dovrai preoccuparti più di tanto che gli aumenti di prezzo della GST abbiano un impatto sulla domanda.

Probabilmente non vorrai registrarti per la GST se si verifica quanto segue:

• Vendi principalmente a clienti privati. Se ti registri, significa che devi aggiungere la GST ai prezzi, il che potrebbe rendere i tuoi prodotti o servizi meno competitivi.

• Le tue spese operative sono contenute. L'assenza di spese significative comporta l'impossibilità di richiedere il rimborso della GST, il che limita i benefici della registrazione.

• Vuoi semplificare il lavoro amministrativo. La registrazione per la GST comporta obblighi di conformità come la presentazione delle dichiarazioni, l'emissione di fatture fiscali e il monitoraggio della GST.

Come funziona la registrazione per la GST

Puoi registrarti per GST online tramite myIR, il portale fiscale dell'IRD. Se devi registrarti (o scegli di farlo volontariamente), ecco cosa devi fare.

Prepara i tuoi dati

Prima di procedere con la domanda, assicurati di avere a portata di mano i seguenti dati:

• Numero IRD: è il codice fiscale della tua attività. Se sei un'impresa individuale, è il tuo numero IRD personale.

• Conto bancario dell'attività: se soddisfi i requisiti di idoneità per i rimborsi GST, l'IRD li verserà su questo conto.

• Ricavi stimati: dovrai fornire il fatturato degli ultimi 12 mesi e una stima per i prossimi 12 mesi.

• Codice BIC (Business Industry Classification): è un codice che classifica il tuo settore. Se non lo conosci, puoi cercarlo con questo strumento online.

• Frequenza con cui vuoi presentare le dichiarazioni GST: le opzioni standard sono una volta ogni due mesi, una volta ogni sei mesi (opzione per le attività con ricavi inferiori a 500.000 NZD) o mensile (obbligatoria se i ricavi sono superiori a 24 milioni di NZD).

• Metodo di contabilità GST preferito: determina quando devi pagare la GST. Se i tuoi ricavi sono pari o inferiori a 2 milioni di NZD, puoi adottare un regime di contabilità per cassa e versare la GST solamente quando incassi i pagamenti dai clienti. Se i tuoi ricavi sono superiori a 2 milioni di NZD, devi adottare un regime di contabilità per competenza e pagare la GST non appena invii una fattura, a prescindere dal pagamento del cliente.

Completa la richiesta di registrazione

Accedi a myIR. Se non hai un account, devi crearne uno sul sito web dell'IRD. Nella tua dashboard trovi la sezione per la registrazione di nuovi account fiscali. Scegli il numero IRD della tua attività e seleziona "Goods and services tax (GST)". Inserisci le informazioni sulla tua attività e compila tutti i campi richiesti in "GST registration". Rivedi e invia la richiesta.

Attendi l'approvazione

Di solito ricevi una conferma immediata in myIR che la tua domanda è stata ricevuta. L'IRD elabora le registrazioni entro 10 giorni lavorativi, ma potrebbe contattarti per ulteriori dettagli. Una volta ottenuta l'approvazione, l'IRD ti invierà una conferma della registrazione per la GST, che include quanto segue:

• Il tuo numero GST: deve essere riportato nelle fatture per le quali applichi la GST.

• La tua data di inizio ufficiale: è la data a partire dalla quale sei legalmente tenuto ad addebitare la GST sulle vendite.

Errori di registrazione da evitare

Le attività dovrebbero prestare attenzione a questi errori comuni:

• Ritardo nella registrazione: quando i tuoi ricavi superano la soglia di 60.000 NZD, devi registrarti immediatamente. In caso di ritardo, l'IRD può retrodatare la tua registrazione per la GST.

• Registrazione troppo anticipata: se la tua attività non ha spese importanti e i ricavi sono ben al di sotto di 60.000 NZD, la registrazione volontaria può creare lavoro extra per te e costringerti a un aumento dei prezzi senza offrire vantaggi significativi.

• Scelta del metodo contabile sbagliato: il regime per cassa è adatto per molte piccole imprese in quanto pagano la GST solo sui pagamenti ricevuti. Se scegli il regime (per competenza), devi pagare GST non appena emetti una fattura, anche se il cliente non ha ancora pagato. Ciò può causare problemi di flusso di cassa se i clienti non pagano puntualmente. Tuttavia, le grandi aziende sono tenute a utilizzare il regime per competenza.

• Scelta della frequenza di presentazione errata: la presentazione bimestrale della dichiarazione fiscale consente di gestire il flusso di cassa ed evitare importi di imposta elevati da pagare in un unico versamento. Presentare la dichiarazione una volta ogni sei mesi sembra più facile, ma può essere rischioso. Se passa molto tempo tra un versamento e l'altro, potresti dover pagare un importo elevato di GST tutto in una volta. Le aziende con un fatturato superiore a 24 milioni di NZD devono presentare la dichiarazione con cadenza mensile.

• Inserimento di informazioni errate: errori nel numero IRD, nelle coordinate bancarie o nel codice BIC possono ritardare l'approvazione. Ricontrolla i dati inseriti prima dell'invio.

• Addebito della GST prima della registrazione: non iniziare ad aggiungere la GST alle fatture finché la registrazione non sarà confermata. Se addebiti accidentalmente la GST prima di effettuare ufficialmente la registrazione, l'IRD potrebbe chiederti di rimborsarla ai clienti o di modificare la data di registrazione.

Cosa succede dopo la registrazione?

Una volta effettuata la registrazione per la GST, cambia il modo in cui gestisci i prezzi, la fatturazione e le dichiarazioni fiscali. L'IRD ora si aspetta che tu riscuota, dichiari e versi correttamente la GST.

Addebito e riscossione della GST

Dovrai aggiungere la GST al 15% a tutte le vendite imponibili. Di conseguenza devi aggiornare i prezzi e la fatturazione:

• Le fatture devono mostrare chiaramente l'importo della GST e includere il tuo numero GST e la parola "fattura".

• Potrebbe essere necessario emettere una "fattura" per le vendite B2B. Se anche il tuo cliente è registrato, probabilmente la richiederà per recuperare la GST.

Se utilizzi prezzi comprensivi di GST per i tuoi prodotti o servizi, assicurati di calcolare correttamente la GST con questa formula:

Prezzo GST inclusa = Prezzo GST × 1,15

Presentazione di dichiarazioni GST e pagamento della GST

Una volta effettuata la registrazione, dovrai presentare le dichiarazioni GST secondo la tempistica prescelta. In ogni dichiarazione, riporta la GST riscossa sulle vendite e la GST pagata sulle spese aziendali.

Se hai riscosso più GST di quanto hai pagato, devi il saldo all'IRD. Se la GST che hai pagato per le spese aziendali supera quella che hai riscosso per le vendite in un determinato periodo, dovresti ricevere un rimborso della GST.

In genere i versamenti della GST devono essere effettuati entro il 28 del mese successivo al periodo di imposta. Ad esempio, se il periodo di imposta termina il 31 agosto, la dichiarazione e il pagamento devono essere effettuati entro il 28 settembre. Il mancato rispetto di una scadenza può comportare sanzioni per ritardato pagamento e interessi.

Automazione della conformità alla GST con Stripe

Stripe può semplificare il monitoraggio della GST e la conformità per la tua attività. Può monitorare le tue vendite e avvisarti quando ti avvicini alla soglia di 60.000 NZD in modo da non dimenticarti dell'obbligo di registrazione.

Una volta effettuata la registrazione, puoi inserire il tuo numero GST in Stripe, che inizierà a riscuotere la GST sulle transazioni idonee. Stripe Tax può calcolare e applicare automaticamente la GST corretta al momento del pagamento e tenere traccia dell'importo dovuto.

Quali sono i vantaggi della registrazione per la GST?

La registrazione per la GST può essere vantaggiosa per la tua attività. Anche se implica la presentazione di dichiarazioni regolari, può migliorare il flusso di cassa, aumentare la tua credibilità e favorire la crescita futura. Ecco come.

Spese aziendali

Una volta effettuata la registrazione, puoi recuperare la GST pagata sulle spese aziendali, il che può portare a risparmi sostanziali nel tempo. Se acquisti un laptop per lavoro a 1.150 NZD (inclusi 150 NZD di GST), puoi richiedere il rimborso di quei 150 NZD all'IRD. Senza la registrazione GST, quei 150 NZD sono semplicemente un costo aggiuntivo.

Per le attività con spese frequenti, come attrezzature, software e inventario, è una differenza significativa. Se spendi più di quanto guadagni in un determinato periodo, potresti anche ricevere un rimborso della GST dall'IRD.

Credibilità dell'attività

Avere un numero GST indica che la tua attività guadagna almeno 60.000 NZD all'anno o ha aderito volontariamente al sistema fiscale. La registrazione può dare un'impressione di maggiore solidità, specialmente in quei settori dove clienti e fornitori si aspettano che le aziende siano registrate per la GST.

Alcune aziende più grandi e agenzie governative lavoreranno solo con attività registrate per la GST. Se fornisci servizi B2B, molti clienti si aspettano fatture con GST per poter recuperare l'imposta. Se non hai effettuato la registrazione, i potenziali clienti potrebbero pensare che la tua attività sia troppo piccola o non del tutto consolidata.

Crescita dell'attività

Molte attività aspettano fino a quando non devono assolutamente registrarsi per la GST, il che può causare problemi in caso di aumenti inaspettati dei ricavi. Se effettui la registrazione in anticipo, eviti il rischio di rimborsare la GST sui ricavi passati e puoi garantire che i prezzi e le procedure di fatturazione siano impostati correttamente fin dall'inizio. Questo può facilitare la crescita, soprattutto per le attività con fluttuazioni stagionali o crescita imprevedibile.

Se effettui la registrazione, l'organizzazione è fondamentale. Tieni traccia delle fatture, imposta promemoria per le scadenze di presentazione delle dichiarazioni e prendi in considerazione l'utilizzo di un software di contabilità per semplificare la conformità. Se non sai quali sono gli obblighi in materia di GST, puoi consultare le risorse dell'IRD o rivolgerti a un commercialista.