Registratie van de Goods and Services Tax (GST) is een wettelijke vereiste voor bedrijven in Nieuw-Zeeland zodra hun jaaromzet hoger is dan 60.000 Nieuw-Zeelandse dollar (NZD). Maar zelfs daarvoor kan aanmelding echte voordelen hebben, van het verbeteren van de cashflow tot het er meer gevestigd uitzien van je bedrijf. Bedrijfseigenaren moeten weten wanneer registratie zinvol is, hoe ze zich moeten registreren en wat er verandert als je eenmaal in het systeem zit. Hieronder leggen we uit hoe je je duidelijk en vol vertrouwen kunt registreren voor GST.

Wat staat er in dit artikel?

• Wie moet zich registreren voor GST?
  
• Hoe GST-registratie werkt
  
• Wat gebeurt er nadat je je hebt geregistreerd?
  
• Wat zijn de voordelen van registratie voor GST?
  

Wie moet zich registreren voor GST?

Nieuw-Zeeland past een 15% GST toe op de meeste goederen en diensten. Niet elk bedrijf hoeft zich meteen te registreren, maar er is een duidelijke drempel. Als je totale bruto-omzet (geen winst) hoger is dan 60.000 NZD in een voortschrijdende periode van 12 maanden, hetzij in de afgelopen 12 maanden, hetzij geprojecteerd voor de volgende, ben je wettelijk verplicht om je voor GST te registreren bij de Inland Revenue Department (IRD). In de praktijk betekent dit:

• Als je het afgelopen jaar al meer dan 60.000 NZD hebt verdiend, moet je je onmiddellijk registreren

• Als je een contract tekent dat een omzet van meer dan 60.000 NZD in de komende 12 maanden garandeert, moet je je registreren zodra redelijkerwijs kan worden verwacht dat je de drempel overschrijdt

Als je je niet registreert wanneer dat vereist is, kan de IRD je GST verplichtingen antedateren. Dit betekent dat je GST verschuldigd bent over eerdere verkopen, zelfs als je klanten hiervoor geen kosten in rekening hebt gebracht. Houd je omzet nauwlettend in de gaten, want ondernemingen overschrijden de drempel soms sneller dan verwacht, met name door seizoensgebonden vraag of grote eenmalige contracten. Zet een systeem op om inkomsten bij te houden in voortschrijdende perioden van 12 maanden in plaats van alleen kalenderjaren, en wacht niet tot het laatste moment met registreren.

Vrijwillige GST-registratie

Als je omzet onder de drempel van 60.000 NZD ligt, kun je je nog steeds registreren voor GST. Dit kan in bepaalde situaties gunstig zijn, maar kan ook administratief werk met zich meebrengen. Je kunt je vrijwillig registreren voor GST als het volgende van toepassing is:

• Je wilt GST-terugbetaling claimen van zakelijke kosten. Als je flink hebt geïnvesteerd in apparatuur, software of inventaris, helpt GST registratie om een deel van die initiële kosten terug te verdienen.

• Je verkoopt voornamelijk aan andere GST-geregistreerde bedrijven. Als je klanten GST kunnen terugvorderen, hoef je je minder zorgen te maken over prijsstijgingen voor GST die van invloed zijn op de vraag.

Je wilt zich waarschijnlijk niet registreren voor GST als het volgende waar is:

• Je verkoopt voornamelijk aan particulieren. Als je je registreert, moet je GST toevoegen aan prijzen, waardoor je producten of diensten minder concurrerend kunnen worden.

• Je hebt lage zakelijke onkosten. Geen substantiële aankopen betekent geen GST om terug te vorderen, wat de voordelen van registratie vermindert.

• Je wilt het administratieve werk eenvoudig houden. GST-registratie gaat gepaard met complianceverplichtingen zoals het indienen van aangiften, het uitgeven van belastingfacturen en het bijhouden van GST.

Hoe GST registratie werkt

Je kunt je online registreren voor GST via myIR, het belastingportaal van de IRD. Als je je moet registreren (of ervoor kiest dit vrijwillig te doen), moet je het volgende doen.

Bereid je informatie voor

Voordat je met de aanvraag begint, moet je deze gegevens bij de hand hebben:

• Je IRD-nummer: Dit is het belastingnummer voor je bedrijf. (Als je een eenmanszaak bent, heb je een persoonlijk IRD-nummer.)

• Een zakelijke bankrekening: Als je in aanmerking komt voor GST-terugbetalingen, stort IRD deze op deze rekening.

• Je geschatte omzet: Je moet je omzet voor de afgelopen 12 maanden en een schatting voor de komende 12 maanden opgeven.

• De code van je bedrijfsbrancheclassificatie (BIC): Dit is een code die je branche classificeert. Als je de jouwe niet kent, kun je ernaar zoeken met deze online tool.

• Hoe vaak je GST-aangifte wilt doen: De standaardopties zijn eens in de twee maanden, één keer in de zes maanden (een optie voor bedrijven met omzet van minder dan 500.000 NZD) of maandelijks (vereist als je omzet hoger is dan 24 miljoen NZD).

• De GST-boekhoudmethode van je voorkeur: Dit bepaalt wanneer je GST moet betalen. Als je omzet 2 miljoen NZD of minder is, kun je betalingen (contant) gebruiken en GST alleen betalen wanneer je betalingen van klanten ontvangt. Als je omzet hoger is dan 2 miljoen NZD, moet je facturen (op transactiebasis) gebruiken en GST betalen zodra je een factuur verzendt, ongeacht of de klant heeft betaald of niet.

De aanvraag voltooien

Meld je aan bij myIR. Als je geen account hebt, moet je er een maken op de website van IRD. Op je dashboard vind je het onderdeel voor het registreren van nieuwe belastingaccounts. Kies het IRD-nummer voor je onderneming en selecteer 'Goods and Services Tax (GST)'. Voer je bedrijfsgegevens in en vul alle verplichte velden in onder 'GST-registratie'. Controleer de aanvraag en dien deze vervolgens in.

Wacht op goedkeuring

Meestal krijg je direct een bevestiging in myIR dat je aanvraag is ontvangen. IRD verwerkt registraties binnen 10 werkdagen, maar kan contact met je opnemen voor aanvullende details. Zodra je bent goedgekeurd, stuurt IRD je een bevestiging van je GST-registratie, waarin het volgende is opgenomen:

• Je GST-nummer: Het moet worden vermeld op facturen waar GST in rekening wordt gebracht.

• Je officiële startdatum: Dit is de datum vanaf waarop je wettelijk verplicht bent om GST te factureren over verkooptransacties.

Registratiefouten die je moet voorkomen

Bedrijven moeten letten op deze veelgemaakte fouten:

• Te lang wachten met registreren: Zodra je omzet de drempel van 60.000 NZD overschrijdt, moet je je onmiddellijk registreren. Als je te lang wacht, kan de IRD je GST-registratie antedateren.

• Te vroeg inschrijven: Als je bedrijf geen grote uitgaven heeft en de omzet ver onder de 60.000 NZD ligt, kan vrijwillige registratie extra werk voor je opleveren en een prijsverhoging afdwingen zonder aanzienlijke voordelen te bieden.

• De verkeerde boekhoudmethode kiezen: Betalingen (contant) zijn geschikt voor veel kleine bedrijven omdat ze GST alleen betalen voor geld dat ze hebben ontvangen. Een factuur (op transactiebasis) houdt in dat je GST verschuldigd bent zodra je een factuur uitgeeft, zelfs als de klant nog niet heeft betaald. Dit kan cashflowproblemen veroorzaken als klanten niet op tijd betalen. Grote bedrijven zijn echter verplicht om een factuurbasis te gebruiken.

• De verkeerde indieningsfrequentie kiezen: Door eens in de twee maanden aangifte te doen, blijft de cashflow beheersbaar en voorkom je enorme forfaitaire belastingaanslagen. Eens in de zes maanden aangifte doen klinkt eenvoudiger, maar kan riskant zijn. Als er veel tijd tussen betalingen zit, kun je een grote GST-rekening in één keer ontvangen. Bedrijven met een omzet van meer dan 24 miljoen NZD zijn verplicht maandelijks aangifte te doen.

• Invoeren van onjuiste informatie: Fouten in je IRD-nummer, bankgegevens of BIC code kunnen de goedkeuring vertragen. Controleer je ingevoerde gegevens nogmaals voordat je ze indient.

• Breng GST in rekening voordat je bent geregistreerd: Begin pas met het toevoegen van GST aan facturen als je registratie is bevestigd. Als je per ongeluk GST-kosten in rekening brengt voordat je officieel geregistreerd bent, kan de IRD je verplichten deze terug te betalen aan klanten of je registratiedatum aan te passen.

Wat gebeurt er nadat je je hebt geregistreerd?

Zodra je bent geregistreerd voor GST, verandert de manier waarop je je tarieven, facturatie en belastingaangiften afhandelt. De IRD verwacht nu dat je GST correct incasseert, rapporteert en afdraagt.

Kosten in rekening brengen en innen van GST

Je moet 15% GST toevoegen aan alle belastbare verkopen. Hiervoor moet je je tarieven en facturen bijwerken:

• Op facturen moet duidelijk het GST-bedrag worden vermeld en moeten je GST-nummer en de woorden 'btw-factuur' worden vermeld.

• Mogelijk moet je een 'btw-factuur' uitgeven voor b2b verkopen. Als je klant ook geregistreerd is, zal deze hier waarschijnlijk om vragen om de GST terug te vorderen.

Als je prijzen inclusief GST gebruikt voor je producten of diensten, zorg er dan voor dat je GST correct berekent met deze formule:

Prijs GST inclusief = prijs exclusief GST × 1,15

GST-aangifte doen en GST betalen

Na registratie moet je GST-aangiften indienen volgens het door jou gekozen schema. Bij elke aangifte rapporteer je GST die zijn geïnd over verkopen en GST die zijn betaald over zakelijke uitgaven.

Als je meer GST hebt geïnd dan je hebt betaald, ben je het saldo verschuldigd aan IRD. Als de GST die je voor zakelijke uitgaven hebt betaald, hoger is dan wat je in een periode voor verkopen hebt geïnd, zou je een GST-terugbetaling moeten ontvangen.

GST-betalingen zijn meestal verschuldigd op de 28e van de maand die volgt op je belastbare termijn. Als je belastbare termijn bijvoorbeeld eindigt op 31 augustus, moeten je aangifte en betaling uiterlijk op 28 september worden betaald. Het missen van een deadline kan leiden tot boetes voor te late betaling en rente.

Automatisering van GST compliance met Stripe

Stripe kan het bijhouden van GST en compliance voor je bedrijf vereenvoudigen. De software kan je verkopen bijhouden en je waarschuwen wanneer je de drempel van 60.000 NZD nadert, zodat je je registratievereiste niet mist.

Na registratie kun je je GST-nummer invoeren in Stripe en het zal beginnen met het innen van GST voor in aanmerking komende transacties. Stripe Tax kunt bij het afrekenen automatisch de juiste GST berekenen en toepassen en bijhouden hoeveel je verschuldigd bent.

Wat zijn de voordelen van registratie voor GST?

Registratie voor GST kan je bedrijf ten goede komen. Hoewel het betekent dat je regelmatig aangifte moet doen, kan het de cashflow verbeteren, je geloofwaardigheid vergroten en helpen bij toekomstige groei. We laten het zien.

Zakelijke uitgaven

Eenmaal geregistreerd, kun je de GST die je hebt betaald aan zakelijke uitgaven terugvorderen, wat in de loop van de tijd aanzienlijke besparingen kan opleveren. Als je een laptop voor je werk koopt voor 1.150 NZD (inclusief 150 NZD in GST), kun je die 150 NZD terugvorderen van IRD. Zonder GST-registratie is die 150 NZD gewoon een extra kostenpost.

Dit kan een aanzienlijk verschil maken voor ondernemingen met frequente uitgaven zoals apparatuur, software en inventaris. Als je in een bepaalde periode meer uitgeeft dan je verdient, kun je zelfs een GST-terugbetaling van IRD ontvangen.

Geloofwaardigheid van ondernemingen

Een GST-nummer geeft aan dat je onderneming ten minste 60.000 NZD per jaar verdient of vrijwillig heeft gekozen voor het belastingstelsel. Hierdoor kun je meer gevestigd overkomen, vooral in sectoren waar klanten en leveranciers verwachten dat bedrijven zijn geregistreerd voor GST.

Sommige grotere bedrijven en overheidsinstellingen werken alleen samen met GST-geregistreerde bedrijven. Als je b2bdiensten verleent, verwachten veel klanten GST-facturen om de belasting terug te kunnen vorderen. Als je niet geregistreerd bent, kunnen potentiële klanten ervan uitgaan dat je bedrijf te klein of niet volledig gevestigd is.

Bedrijfsgroei

Veel bedrijven wachten tot ze zich absoluut moeten registreren voor GST, wat problemen kan opleveren als de omzet onverwacht piekt. Als je je vroeg registreert, voorkom je het risico dat je GST terugbetaalt op inkomsten uit het verleden en kun je ervoor zorgen dat je prijs- en facturatieprocessen vanaf het begin correct zijn ingesteld. Dit kan groei gemakkelijker maken, vooral voor bedrijven met seizoensschommelingen of onvoorspelbare groei.

Als je je toch registreert, is het belangrijk om georganiseerd te blijven. Houd facturen bij, stel herinneringen in voor indieningstermijnen en overweeg boekhoudsoftware te gebruiken om compliance te vereenvoudigen. Als je niet zeker weet of je verplichtingen GST, kunnen de resources van IRD of een belastingadviseur je helpen.