Una factura es un documento en el que se detalla y registra una transacción realizada entre una empresa y un cliente. Las facturas se suelen utilizar en pagos entre empresas que tienen un importe medio de pedidos elevado o que usan contratos personalizados con los clientes. Del mismo modo que ocurre en el resto de Europa, la facturación es muy común en los entornos empresariales de Francia, ya que la mayoría de los pagos entre empresas se llevan a cabo mediante transferencias bancarias que casi siempre comienzan con una factura.

En general, las facturas tienen dos objetivos:

1. Servir como documento transaccional de referencia para elaborar informes empresariales (por ejemplo, los de impuestos).
   
2. Servir como una solicitud de pago en la que se detalla cuánto debe el cliente y cuáles son las condiciones de pago.
   

En esta guía, trataremos las mejores prácticas para elaborar las facturas de forma que cumplan los requisitos de los informes empresariales. [0]

En qué circunstancias hace falta una factura

Se aplican las reglas de facturación de Francia si la venta de bienes o servicios está sujeta a impuestos en dicho país. [1] Las empresas suelen tener la obligación de emitir facturas por las ventas de bienes o servicios que se hagan a otras empresas. Este caso también se aplica a los pagos por adelantado hechos en relación con esas ventas. No es obligatorio emitir facturas por las ventas de determinados servicios exentos.

Si bien no es obligatorio emitir facturas a clientes que no sean empresas, los negocios franceses deben emitirlas en el caso de ventas de bienes hechas a particulares de otros países de la UE si no se usa la ventanilla única (régimen de la Unión).

Qué deben incluir las facturas

En Francia, las facturas deben incluir la siguiente información:

• número único y correlativo de la factura (sin espacios)
  
• identidad del vendedor:
  
  • nombre y apellidos del empresario individual o nombre de la empresa
    
  • dirección del domicilio social
    
  • número SIREN (número de identificación único de cada empresa) o SIRET (se usa para identificar a cada establecimiento que forma parte de una empresa)
    
  • número RCS (indica la incorporación en el Registro Mercantil y de Sociedades)
    
  • número RM (indica la incorporación en el Registro Mercantil), si procede
    
  • código NAF (identifica la rama de actividad principal de la empresa o el trabajador por cuenta propia)
    
  • forma jurídica (EURL, SARL, SA, SNC o SAS) e importe del capital social (si corresponde)
    
• nombre y dirección del cliente (dirección de facturación y de envío)
  
• número de identificación de IVA del vendedor
  
• número de identificación de IVA del cliente (es obligatorio en el caso de suministros entre empresas de la UE y suministros sujetos a la inversión del sujeto pasivo)
  
• fecha de emisión de la factura
  
• número de pedido de compra
  
• fecha de pago, tipo de interés en caso de pago con demora y recargos contraídos si se da el caso
  
• cantidad y naturaleza de los bienes suministrados o cantidad y tipo de los servicios proporcionados
  
• fecha de suministro si es distinta de la fecha de facturación (si se emite la factura antes de que se produzca el suministro, en esta debe aparecer la fecha de recepción total o parcial del pago siempre que se conozca la fecha de pago y no sea la misma que la de la factura)
  
• desglose de la base imponible de acuerdo con los tipos y las exenciones de IVA aplicables, así como cualquier descuento o reembolso que reduzca la base imponible (a no ser que ya se hayan contabilizado en la base imponible)
  
• tipos de IVA (si las partidas de la factura están sujetas a diferentes tipos, en cada partida debe indicarse el tipo correspondiente)
  
• importe total de IVA que se debe pagar
  
• motivos para aplicar una exención, un tipo cero de IVA o una inversión del sujeto pasivo (por ejemplo, Autoliquidation en el caso de las ventas con inversión del sujeto pasivo)
  
• nombre, dirección y número de identificación de IVA del representante fiscal (si corresponde)
  
• si se trata de una autofacturación, el comentario Autofacturation
  
• indicación del hecho de haber aplicado un régimen del margen de beneficio
  
• si el vendedor es miembro de un centro de gestión o una asociación aprobada, la cláusula Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté
  
• si el vendedor se beneficia de la exención para pequeñas empresas, la cláusula TVA non applicable, art. 293 B du CGI
  

Las facturas se pueden redactar en un idioma extranjero siempre que se envíe una traducción oficial a las autoridades fiscales francesas en caso de que la soliciten.

Facturas simplificadas

Se pueden emitir facturas de IVA simplificadas si su importe (sin impuestos) es inferior a 150 €. En ellas no es necesario que aparezca lo siguiente:

• el número de IVA del vendedor
  
• ninguna referencia a la legislación pertinente que justifique la exención del IVA
  

No se pueden emitir facturas simplificadas en el caso de suministros de bienes o prestaciones de servicios a empresas de otros países de la UE.

Divisa

Se pueden emitir facturas en cualquier divisa. Si se emite una factura en una divisa que no sea EUR, el IVA total que se debe pagar tiene que aparecer en EUR.

Fecha de emisión

Por lo general, las facturas se deben emitir cuando se produzca el suministro de bienes o la prestación de servicios. Sin embargo, se pueden emitir facturas periódicas cada mes que incluyan varias ventas del mes natural en cuestión. En ese caso, la factura se emitirá como muy tarde el último día del mes.

Si se suministran bienes o se prestan servicios a una empresa de otro país de la UE, las facturas se deben emitir en un plazo de 15 días tras finalizar el mes en el que se han suministrado o prestado.

Formato de las facturas

Se pueden emitir facturas electrónicas siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura. El destinatario debe aceptar la facturación electrónica.

Conservación de las facturas

Las facturas se deben conservar durante seis años por motivos fiscales. Sin embargo, es posible que el derecho mercantil imponga un mayor período de conservación de documentos. La obligación de conservar las facturas se aplica a las de ventas y compras.

[0] La información está actualizada a fecha de 1 de julio de 2022. Contacta con tu asesor legal si necesitas orientación específica para tu empresa.

[1] La base legal de este procedimiento se encuentra en los artículos 289-0 a 289 bis del Código general de impuestos francés.