Die Sales Tax-Gesetze in Texas sind komplex, da Unternehmen die Sales Tax auf lokaler Ebene melden müssen. Das bedeutet, dass ermittelt werden muss, welcher Stadt, welchem Bezirk und welchem Zuständigkeitsbereich jeder Verkauf zuzuordnen ist. Ihr Unternehmen muss also die Adresse jeder Kundin und jedes Kunden erfassen, damit der richtige Steuerbetrag erhoben und in Ihrer Steuermeldung angegeben wird.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie eine Sales Tax-Meldung in Texas ausfüllen, wann Sie diese einreichen müssen, welche Informationen angegeben werden müssen und wie Sie eine Meldung ändern können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Meldehäufigkeit hängt von Ihrer durchschnittlichen monatlichen Sales Tax-Pflicht ab. Unternehmen reichen ihre Steuermeldungen in der Regel vierteljährlich ein.

• Der erste Schritt bei der Vorbereitung einer Steuermeldung ist die Erfassung der Verkaufsinformationen für den Steuerzeitraum. Anschließend geben Sie Ihre Gesamtumsätze, steuerpflichtigen Verkäufe und steuerpflichtigen Einkäufe für den Meldezeitraum ein.

• Wenn Sie die falsche Sales Tax erhoben oder gezahlt haben, können Sie die ursprüngliche Steuermeldung ändern, um eine Gutschrift in Anspruch zu nehmen oder eine Rückerstattung vom Comptroller anzufordern.

Wie Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung ermitteln

Ihre Meldehäufigkeit hängt von Ihrer durchschnittlichen monatlichen Sales Tax-Pflicht ab. Die meisten Unternehmen sind verpflichtet, die Sales Tax-Meldungen für Texas vierteljährlich einzureichen. Nachdem sich ein Unternehmen für die Sales Tax registriert hat, wird ihm ein Meldeplan zugewiesen.

In Texas müssen Sie Ihre Steuermeldungen immer bis spätestens zum 20. des Monats einreichen, der auf Ihren Meldezeitraum folgt. Wenn der 20. auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, verschiebt sich das Fälligkeitsdatum auf den nächsten Werktag. Für Unternehmen, die monatlich melden, bedeutet dies, dass sie am 20. des Monats einreichen, der auf ihren Meldemonat folgt. Die Sales Tax für September ist beispielsweise bis zum 20. Oktober fällig.

Dies sind die Sales Tax-Quartale in Texas.

Sobald Sie mit der Einreichung von Steuermeldungen beginnen, kann sich Ihre Meldehäufigkeit ändern, wenn sich Ihre durchschnittliche monatliche Sales Tax-Pflicht ändert. Wenn Sie die Meldung nicht innerhalb dieser Fristen einreichen, führt dies nach Angaben des Texas Comptroller zu folgenden Strafen.

Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für Texas vorbereiten

Der erste Schritt bei der Vorbereitung einer Sales Tax-Meldung für Texas ist die Erfassung der Verkaufsinformationen für den Steuerzeitraum. Dieser Zeitraum kann ein Monat, ein Jahr oder ein Quartal sein. Sie geben Ihre Gesamtumsätze, steuerpflichtigen Verkäufe und steuerpflichtigen Einkäufe für den Meldezeitraum ein. Sie müssen jede dieser Zahlen auf den nächsten ganzen Dollar runden:

• Gesamtumsätze: Dies bezieht sich auf den Gesamtumsatz, den Ihr Unternehmen während des Meldezeitraums erzielt hat (ohne Steuern) – unabhängig davon, ob die Verkäufe steuerpflichtig waren oder nicht.

• Steuerpflichtige Verkäufe: Dies bezieht sich auf den Gesamtumsatz, den Ihr Unternehmen während des Meldezeitraums mit steuerpflichtigen Verkäufen (ohne Steuern) erzielt hat.

• Steuerpflichtige Einkäufe: Dies bezieht sich auf den Gesamtbetrag, den Ihr Unternehmen während des Meldezeitraums für steuerpflichtige Einkäufe, Leasing oder Mieten ausgegeben hat. Dazu gehören Einkäufe bei Verkäuferinnen und Verkäufern in Texas und in anderen Bundesstaaten. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Einkäufe zutreffen, erfahren Sie mehr beim Texas Comptroller.

Wenn der jährliche Bruttoumsatz Ihres Unternehmens 500.000 USD nicht überschritten hat, müssen Sie möglicherweise keine Sales Tax-Meldung für Texas einreichen. Dies ist als der Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus bekannt. Es gibt auch einen Schwellenwert für den physischen Nexus, der überschritten wird, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter/innen, ein Büro oder ein Lager in Texas hat und steuerpflichtige Waren, Dienstleistungen oder beides verkauft. Wenn Ihr Unternehmen einen Nexus begründet, müssen Sie für alle steuerpflichtigen Transaktionen die Sales Tax erheben, Steuermeldungen einreichen und den entsprechenden Betrag an den Bundesstaat zahlen.

So berechnen Sie die lokalen Sales Tax-Sätze in Texas

Nachdem Sie das gesamte Transaktionsvolumen Ihres Unternehmens gemeldet haben, verlangt Texas von Ihnen, steuerpflichtige Verkäufe auf lokaler Ebene zu melden. Es empfiehlt sich, diese Zahlen zu berechnen, bevor Sie die Meldung einreichen. Wenn Ihr Unternehmen in Texas ansässig ist, wird dies wahrscheinlich unkompliziert sein. Texas ist ein Bundesstaat mit ursprungsbasierter Sales Tax. Wenn Sie in Texas leben und dort Waren oder Dienstleistungen verkaufen, erheben Sie die gesamte Sales Tax für Texas zu dem Satz, der dem Standort Ihres Unternehmens zugewiesen ist.

Wenn Sie jedoch nicht in Texas ansässig sind, wird dieser Teil der Sales Tax-Meldung für Texas komplexer sein. Wenn Sie ein/e Remote-Verkäufer/in sind, müssen Sie Ihre steuerpflichtigen Verkäufe für die Adresse jeder Käuferin und jedes Käufers berechnen und dabei die Sätze der Stadt, des Bezirks, des Zuständigkeitsbereichs, der Verkehrsbehörde und der Sonderbezirke berücksichtigen. Auf der Website des Texas Comptroller steht eine Suchmaschine für Sales Tax-Sätze zur Verfügung.

Um es Remote-Verkäufer/innen einfacher zu machen, hat Texas einen einheitlichen lokalen Use Tax-Satz eingeführt, den Remote-Verkäufer/innen optional nutzen können. Verkäufer/innen können diesen einheitlichen Steuersatz nutzen, anstatt die gesamte lokale Steuer zu erheben und abzuführen, die an der Adresse der Käuferin oder des Käufers gilt. In Texas ansässige Unternehmen und Marketplace-Anbieter, die Steuern im Auftrag von Marketplace-Verkäufer/innen erheben, können diesen Satz nicht anwenden.

Erläuterungen zum Ausfüllen und Einreichen einer Sales Tax-Erklärung in Texas

Der letzte Schritt zum Abschluss einer Sales Tax-Meldung in Texas besteht darin, die Steuer zu melden und abzuführen. Selbst wenn Sie während eines Steuerzeitraums keine Sales Tax schulden, können Sie dennoch verpflichtet sein, für diesen Zeitraum eine Sales Tax-Meldung (eine sogenannte „Nullmeldung“) einzureichen.

Auf der Website des Texas Comptroller werden die verschiedenen Möglichkeiten beschrieben, wie Unternehmen die Sales Tax melden und abführen können, darunter online und per Post.

So reichen Sie eine abschließende Sales Tax-Meldung für Texas ein

Wenn Sie einen Unternehmensstandort schließen oder Ihre Steuerpflicht beenden müssen, müssen Sie eine abschließende Steuermeldung einreichen, um Ihr Konto abzurechnen. Das eSystems-Portal und das Virtual Field Office des Comptroller bieten spezielle Tools, um einen oder mehrere Standorte zu schließen und Ihre staatliche Steuerpflicht offiziell zu beenden.

So reichen Sie eine geänderte Sales Tax-Meldung für Texas ein

Wenn Sie fälschlicherweise Sales Tax erheben oder zahlen, können Sie die ursprüngliche Steuermeldung ändern, um eine Gutschrift in Anspruch zu nehmen oder eine Rückerstattung vom Comptroller anzufordern. Hier sind weitere Details:

• Um eine geänderte Steuermeldung einzureichen, müssen Sie sich strikt an die Anweisungen auf dem spezifischen Formular halten, das für die Einreichung Ihrer ursprünglichen Meldung verwendet wurde.

• Der Bundesstaat untersagt es Ihnen, eine geänderte Steuermeldung, die die fällige Steuer verringert, elektronisch einzureichen, wenn Sie diese nach dem Fälligkeitsdatum für den zu ändernden Zeitraum einreichen.

• Sie haben in der Regel eine vierjährige Verjährungsfrist ab dem genauen Datum, an dem die Steuer ursprünglich fällig und zahlbar war, um eine geänderte Steuermeldung einzureichen und eine Rückerstattung zu fordern.

• Damit der Rückerstattungsanspruch gültig ist, müssen Sie diesen schriftlich einreichen, die genauen Gründe für den Anspruch vollständig und detailliert darlegen sowie den genauen Zeitraum der Überzahlung angeben.

Sobald der eingereichte Anspruch alle diese erforderlichen Elemente enthält, wird die Verjährungsfrist erfolgreich „ausgesetzt“. Dies friert die vierjährige Verjährungsfrist effektiv ein, während das Büro des Comptroller die Anfrage prüft.

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