การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยส่งผ่านใบแจ้งหนี้ไปมาระหว่างระบบต่างๆ บนเครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งกระบวนการจะทำได้อย่างรวดเร็ว มีการเชื่อมต่ออยู่เสมอ และสร้างมาเพื่อโลกที่ขับเคลื่อนด้วยซอฟต์แวร์อย่างแท้จริง ในประเทศออสเตรเลีย ขนาดของตลาดการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์เติบโตขึ้นถึง 445.2 ล้านดอลลาร์สหรัฐ (USD) ในปี 2024 และคาดว่าจะมีมูลค่ากว่า 1,800 ล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2033\ แนวทางการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ของออสเตรเลียเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเตรียมการเพื่ออนาคตแล้ว ซึ่งการเปลี่ยนจากแนวทางการออกใบแจ้งหนี้มาตรฐานมาใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นมาพร้อมความคาดหวังบางประการสำหรับธุรกิจ แพลตฟอร์ม และซัพพลายเออร์ภาครัฐรายต่างๆ

คำแนะนำที่ชัดเจนและละเอียดเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ในออสเตรเลีย สิ่งที่กำลังเปลี่ยนไป และวิธีเตรียมพร้อมรับมือมีดังด้านล่างนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกในออสเตรเลียคืออะไร
  
• ความแตกต่างระหว่างการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์กับใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลมีอะไรบ้าง
  
• เหตุใดออสเตรเลียจึงใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์
  
• กรอบการทำงานของ Peppol ทำงานอย่างไรในออสเตรเลีย
  
• ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ต้องปฏิบัติตามกฎการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ในออสเตรเลีย
  
• กระบวนการส่งและรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นอย่างไร
  
• การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างไรต่อแพลตฟอร์ม B2B และผู้ให้บริการชำระเงิน
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ในออสเตรเลียคืออะไร

การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์คือวิธีที่ธุรกิจใช้แลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องใช้อีเมล ไฟล์ PDF หรือเอกสารกระดาษ แทนที่จะส่งเป็นเอกสาร ธุรกิจจะส่งข้อมูลที่มีโครงสร้าง ซึ่งรวมถึงรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่ไหลตรงจากระบบบัญชีหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งโดยตรง

ต่างจากไฟล์ PDF ที่ส่งทางอีเมล ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อมูลที่เครื่องสามารถอ่านและประมวลผลได้ ระบบของผู้รับจะเข้าใจรายละเอียดต่างๆ ได้โดยตรง จึงไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองและไม่มีความเสี่ยงจากการคัดลอกแล้ววางผิดพลาด คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้เลยจากซอฟต์แวร์ของคุณ และใบแจ้งหนี้จะเข้าสู่ระบบของลูกค้าในรูปแบบที่จัดเรียบร้อย พร้อมสำหรับการชำระเงินทันที

ในออสเตรเลีย การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์หมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยตรงระหว่างระบบต่างๆ ผ่านเครือข่าย Peppol ซึ่งเป็นกรอบการทำงานระดับโลกที่ปลอดภัยและเชื่อมโยงธุรกิจเข้าด้วยกันด้วยมาตรฐานเดียวกัน

สำนักงานสรรพากรออสเตรเลีย (ATO) เป็นผู้ดูแลเครือข่าย Peppol ภายในประเทศ โดยทำหน้าที่กำหนดกฎเกณฑ์ รับรองผู้ให้บริการ และตรวจสอบให้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามมาตรฐานภาษีสินค้าและบริการ (GST) ของออสเตรเลีย อย่างไรก็ตาม ATO ไม่ได้ติดตามหรือจัดเก็บใบแจ้งหนี้ ข้อมูลจะถูกส่งตรงจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อโดยตรง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งผ่านเครือข่าย Peppol ต้องเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ คือมาตรฐาน Peppol International (PINT) A-NZ ซึ่งเป็นมาตรฐานการออกใบแจ้งหนี้ที่ใช้ร่วมกันในออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ รูปแบบนี้ครอบคลุมข้อมูลสำคัญทั้งหมด เช่น หมายเลขธุรกิจออสเตรเลีย (ABN) ภาษี GST และเงื่อนไขการชำระเงิน โดยจัดโครงสร้างในลักษณะที่ระบบของทั้งสองประเทศสามารถเข้าใจได้ตรงกัน

ความแตกต่างระหว่างการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์กับใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลมีอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้ PDF อาจเป็นใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล แต่ยังต้องใช้คนในการเปิดใบแจ้งหนี้ อ่านใบแจ้งหนี้ และป้อนข้อมูลลงในระบบ โดยการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์จะไม่ต้องทำขั้นตอนเหล่านี้

ใบแจ้งหนี้ PDF อยู่ในรูปแบบเอกสาร ในขณะที่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อยู่ในรูปของข้อมูล PDF สร้างมาให้คนใช้ เนื่องจากจะแสดงข้อมูลแต่ไม่ได้ทำอะไรกับข้อมูลนั้น ส่วนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะจัดโครงสร้างมาสำหรับซอฟต์แวร์ โดยจะอยู่ในรูปของข้อมูลที่เครื่องอ่านได้และลงในระบบของผู้ซื้อโดยตรง โดยไม่ต้องแนบไฟล์หรือพิมพ์ซ้ำ

เนื่องจากรูปแบบข้อมูลของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้รับการกำหนดมาตรฐานผ่านเครือข่าย Peppol ระบบต่างๆ จึงสามารถตรวจสอบ บันทึก และจัดคิวใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อรอการชำระเงินได้โดยอัตโนมัติ ส่งผลให้ความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดลดลง ลดการติดต่อโต้ตอบไปมา และช่วยให้เส้นทางการตรวจสอบมีความเป็นระเบียบมากขึ้น

เหตุใดออสเตรเลียจึงใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์

ธุรกิจต่างๆ ในออสเตรเลียแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ประมาณ 1,200 ล้านใบต่อปี โดยประมาณ 90% ของใบแจ้งหนี้เหล่านี้ยังคงประมวลผลด้วยวิธีการแบบดั้งเดิม ซึ่งหมายถึงการป้อนข้อมูลซ้ำ คัดลอกและวาง และไล่หาข้อผิดพลาดในการชำระเงิน ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนเป็นต้นทุนด้านการดูแลจัดการทั้งสิ้น

การเปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก:

• ประหยัดต้นทุน: การนำระบบนี้ไปใช้อย่างเต็มรูปแบบอาจช่วยให้ธุรกิจประหยัดเงินอย่างมากในระบบเศรษฐกิจของออสเตรเลีย โดยธุรกิจแต่ละแห่งสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในแต่ละปีได้ง่ายๆ เพียงแค่ลดงานดูแลจัดการและลดการแก้ไขข้อผิดพลาด

• การชำระเงินที่รวดเร็วขึ้น: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะเข้าถึงผู้ซื้อได้ทันทีและปรากฏในระบบเจ้าหนี้การค้าของผู้ซื้อโดยตรง ซึ่งช่วยลดเวลาในการประมวลผลลงได้ โดยเฉลี่ยแล้ว ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในออสเตรเลียจะได้รับการชำระเงินเร็วขึ้น 2.5 วันเมื่อเทียบกับใบแจ้งหนี้แบบเดิม

• เพิ่มแม่นยำและลดการโต้แย้งการชำระเงิน: เนื่องจากใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อมูลที่มีแบบแผนชัดเจน จึงมีโอกาสน้อยลงที่จะพิมพ์ผิด บรรทัดรายการที่ไม่ตรงกัน หรือช่องข้อมูลที่ขาดหายไป

• ความเสี่ยงในการฉ้อโกงลดลง: การส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายที่ได้รับการยืนยัน ซึ่งทำให้มิจฉาชีพแฮ็กอีเมลใบแจ้งหนี้หรือแทรกแซงรายละเอียดธนาคารได้ยากขึ้น ซึ่งเป็นปัญหาที่เกิดกับการทำงานด้วยไฟล์ PDFอยู่เสมอ

• การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ดีขึ้น: ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ของ Peppol มีช่องข้อมูลทั้งหมดที่ ATO กำหนดไว้สำหรับการจัดทำใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง ซึ่งจะนำไปเก็บถาวรและตรวจสอบได้ง่ายขึ้น

กรอบการทำงานของ Peppol ทำงานอย่างไรในออสเตรเลีย

Peppol เป็นเครือข่ายที่เอื้อให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยจะปรับการจัดรูปแบบและส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ให้เป็นมาตรฐาน เพื่อให้ธุรกิจที่ใช้ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันยังคงทำงานเชื่อมต่อกันได้

Peppol ใช้การตั้งค่าแบบกระจายสิทธิ์ดำเนินการที่เรียกว่า "โมเดลสี่มุม":

1. ผู้ขายจะสร้างใบแจ้งหนี้ในซอฟต์แวร์ของตน

2. ระบบส่งใบแจ้งหนี้ให้กับจุดเข้าใช้งานที่ได้รับการรับรอง

3. ใบแจ้งหนี้เดินทางผ่านเครือข่าย Peppol อย่างปลอดภัย

4. ระบบส่งใบแจ้งหนี้ไปยังจุดเข้าใช้งานของผู้ซื้อและส่งต่อไปยังซอฟต์แวร์ของผู้ซื้อ

Peppol ช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นกระบวนการที่ร่วมมือกันได้ เมื่อคุณเข้าสู่เครือข่ายแล้ว คุณจะสามารถแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้กับธุรกิจที่จดทะเบียนอื่นๆ หรือ หน่วยงานราชการได้ โดยไม่ต้องดำเนินการผสานการทำงานใดๆ

หากต้องการส่งใบแจ้งหนี้ คุณต้องใช้ ABN (หรือหมายเลขธุรกิจของนิวซีแลนด์) ของผู้รับ ซึ่งทำหน้าที่เป็นที่อยู่เครือข่าย ระบบจะใช้ข้อมูลนี้ในการกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องจัดการอีเมลติดต่อหรือกลับมายืนยันการส่งซ้ำๆ

ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ต้องปฏิบัติตามกฎการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ในออสเตรเลีย

ณ เดือนธันวาคม 2025 ยังไม่มีข้อบังคับแบบครอบคลุมที่กำหนดให้ธุรกิจภาคเอกชนทั้งหมดในออสเตรเลียต้องใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์

หากคุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับรัฐบาลเครือรัฐ (Commonwealth government) รัฐบาลมีข้อกำหนดให้ต้องรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านเครือข่าย Peppol โดยหน่วยงานเครือรัฐที่ไม่ใช่นิติบุคคล (NCE) เริ่มรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2022 และคาดว่าหน่วยงาน NCE ทั้งหมดจะต้องเปิดใช้งานการประมวลผลและการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติภายในเดือนธันวาคม 2026 ซึ่งจะช่วยให้ซัพพลายเออร์ได้รับเงินเร็วขึ้น โดยส่วนใหญ่มักได้รับชำระภายใน 5 วันทำการ

สำหรับธุรกรรมแบบ B2B ยังไม่มีการบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ทิศทางในอนาคตค่อนข้างชัดเจน โดยกระทรวงการคลังได้เสนอแนวคิด Business e-Invoicing Right (BER) เพื่อค่อยๆ ผลักดันให้มีการใช้งานจนเป็นมาตรฐาน โดยเฉพาะในกลุ่มธุรกิจขนาดใหญ่ ประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นการรับเงินเร็วขึ้น ลดต้นทุนการประมวลผล และลดข้อพิพาทด้านการชำระเงิน ล้วนเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยเร่งการปรับตัว ทั้งนี้ ในงบประมาณปี 2024–2025 รัฐบาลกลางออสเตรเลียได้จัดสรรงบประมาณจำนวน 23.3 ล้านดอลลาร์ออสเตรเลีย เพื่อสนับสนุนให้ธุรกิจขนาดเล็กนำระบบ e-invoicing มาใช้ ซึ่งสะท้อนให้เห็นว่าคาดว่าจะมีการนำระบบนี้มาใช้อย่างแพร่หลายมากขึ้นในอนาคต

กระบวนการส่งและรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นอย่างไร

สิ่งที่คุณต้องมีคือซอฟต์แวร์ที่สามารถเชื่อมต่อระบบการเงินและระบบบัญชีของคุณเข้ากับเครือข่าย Peppol ได้

ขั้นตอนมีดังนี้

เชื่อมต่อกับเครือข่าย Peppol

หากต้องการส่งหรือรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในออสเตรเลีย คุณต้องลงทะเบียนบนเครือข่าย Peppol ก่อน โดยทั่วไปธุรกิจจะดำเนินการผ่านผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองหรือจุดเข้าใช้งานของ Peppol ซึ่งเป็นช่องทางที่ใบแจ้งหนี้ของคุณจะถูกส่งผ่านอย่างปลอดภัยและโดยตรง

ใช้รูปแบบที่ถูกต้อง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในออสเตรเลียต้องเป็นไปตามรูปแบบ PINT A-NZ ซึ่งครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดที่ ATO กำหนด รูปแบบนี้กลายเป็นข้อบังคับสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบ B2G ทั่วทั้งออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ตั้งแต่เดือนพฤศจิกายน 2024

ระบุธุรกิจของคุณ

ABN ของคุณทำหน้าที่เป็นที่อยู่สำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เมื่อคุณลงทะเบียนแล้ว ระบบจะเชื่อมโยง ABN เข้ากับธุรกิจของคุณบนเครือข่าย Peppol เพื่อให้ผู้อื่นสามารถส่งใบแจ้งหนี้ถึงคุณได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้ที่อยู่อีเมลหรือข้อมูลติดต่ออื่นๆ

ให้ซอฟต์แวร์ทำงานยากๆ

หากระบบบัญชีของคุณรองรับการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว ขั้นตอนการตั้งค่าอาจทำได้ง่ายเพียงแค่เปิดใช้งานฟีเจอร์หรือกรอก ABN ของคุณ เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพจะจัดการเรื่องการจัดรูปแบบ การส่ง และการตรวจสอบความถูกต้องให้ทั้งหมดในเบื้องหลัง โดยสิ่งที่คุณต้องทำมีเพียงแคลิกปุ่ม "ส่ง" เท่านั้น

เก็บบันทึก

คุณยังคงต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างน้อย 5 ปี เช่นเดียวกับเอกสารภาษีอื่นๆ แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์มักจะจัดการเรื่องนี้โดยอัตโนมัติ แต่คุณก็ยังควรตรวจสอบความถูกต้อง

การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างไรต่อแพลตฟอร์ม B2B และผู้ให้บริการชำระเงิน

การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์กำลังกลายเป็นฟีเจอร์สำคัญของผลิตภัณฑ์ ผู้ให้บริการ การชำระเงินที่จัดการการเรียกเก็บเงินหรือการชำระเงินกำลังเดินหน้าผสานการทำงานของ Peppol เข้ากับขั้นตอนการทำงานของตนอยู่ ซึ่งบางส่วนก็ผสานลงไปในระบบของตนเลย และบางส่วนผสานการทำงานผ่านการเป็นพาร์ทเนอร์กับแอป

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ Stripe สามารถเชื่อมต่อแอปจาก Stripe App Marketplace เพื่อสร้างและส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ Peppol ได้โดยตรงจากข้อมูล Stripe ของตน การผสานการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับผลิตภัณฑ์ B2B จะช่วยให้ลูกค้าปฏิบัติตามข้อกำหนดอยู่เสมอ รวมถึงรับเงินได้เร็วขึ้นและรองรับการดำเนินงานในอนาคตได้โดยไม่ต้องออกจากระบบของคุณ

Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้