Ett undantag från Pennsylvanias omsättningsskatt tar bort skyldigheten att ta ut skatt på en försäljning som annars skulle vara skattepliktig. Undantaget kan baseras på köparen, den radpost som säljs eller radpostens användning.

Vissa undantag är beroende av köparens status, till exempel för ideella organisationer och bönder som handlar för jordbruksproduktion. Andra undantag baseras på produkten, oavsett köpare. Det kan gälla kläder och oförberedda livsmedel. Det är viktigt att förstå denna skillnad för att undvika att ta ut skatt när det inte krävs.

Att förstå denna skillnad kan också hjälpa dig att undvika att godkänna ett undantag utan ordentlig dokumentation. Detta kan göra dig betalningsskyldig för den ej uttagna skatten om staten granskar försäljningen. Pennsylvanias grundläggande skattesats för omsättningsskatt är 6 % och stiger till 7 % och 8 % i vissa regioner. Därför är undantagsregler och ansökan viktiga på båda sidor av transaktionen.

I den här artikeln går vi igenom vilka individer och grupper som kvalificerar sig för enhetsbaserade undantag, produkter som är undantagna oavsett vem som köper dem och bästa praxis för att hantera intyg när försäljning med undantag ökar.

Viktiga lärdomar

• Pennsylvanias undantag delas in i två kategorier: enhetsbaserade (dvs. vem som köper) och produktbaserade (dvs. vad som säljs).

• Säljare måste ha giltiga, kompletta undantagsintyg i sina register innan de behandlar försäljningar som skattefria. Om de godkänner ett felaktigt intyg kan de bli betalningsskyldiga för skatten.

• Företag måste spara undantagsintyg och relaterade transaktionsregister i minst fyra år. Detta är ett år längre än statens normala tillbakablickande period för revision.

Vad är ett undantag från omsättningsskatt i Pennsylvania?

Ett undantag från Pennsylvanias omsättningsskatt tar bort den statliga omsättningsskatten på 6 % som gäller för många försäljningar av detaljhandelsvaror och vissa tjänster. Pennsylvania delar in undantag i två kategorier. Enhetsbaserade undantag är beroende av köparen (t.ex. en ideell organisation, myndighet eller bonde som köper för jordbruksproduktion). Produktbaserade undantag beror på vad som säljs, oavsett köpare.

Vem kvalificerar sig för ett undantag från Pennsylvanias omsättningsskatt

Kvalificering för ett undantag från omsättningsskatt i Pennsylvania beror på köparens status och hur köpet används. Staten kräver dokumentation innan en säljare kan behandla transaktioner som undantagna, och varje typ av köpare har sina egna krav på bevis:

• Ideella organisationer: Innan de kan göra skattefria inköp måste välgörenhets-, religions- och utbildningsorganisationer fylla i blanketten REV-72 – Ansökan om befrielse från omsättningsskatt – från Department of Revenue. Enbart federal status som ideell organisation gäller inte automatiskt för Pennsylvanias omsättningsskatt.

• Statliga enheter: Federala myndigheter, Commonwealth of Pennsylvania och politiska underavdelningar (t.ex. län, kommuner, skoldistrikt) betalar inte omsättningsskatt på inköp kopplade till statliga funktioner.

• Återförsäljare: Ett företag som köper inventarier som det planerar att sälja vidare – till exempel en detaljhandlare som fyller hyllorna eller en distributör som flyttar varor nedströms – hoppar över skatten vid inköpstillfället. Skatten tillämpas senare när kunderna köper radposterna.

• Tillverkare: Utrustning, maskiner och förnödenheter som används direkt för att producera varor för försäljning kan kvalificera sig för undantag. Radposter som används för allmänna verksamheter – som kontorsmöbler – förblir dock skattepliktiga.

• Bönder: Inköp som används direkt för jordbruksproduktion är undantagna när köparen driver ett jordbruksföretag. Detta gäller inte för personligt bruk, såsom trädgårdsarbete. Dessa inköp kan inkludera frön, foder och gödningsmedel.

• Transportföretag: Fordon och utrustning som huvudsakligen används för att transportera personer eller egendom mot betalning kan kvalificera sig under statens undantag för transportföretag.

Vilka produkter kvalificerar sig för ett undantag från Pennsylvanias omsättningsskatt

Vissa undantag från omsättningsskatt är knutna till produkten i stället för köparen. Pennsylvania har specifika regler som gäller radpost för radpost:

• Kläder: Vardagliga klädesplagg är i allmänhet undantagna. Formella kläder, sportkläder, sportutrustning och accessoarer (t.ex. smycken och handväskor) förblir dock skattepliktiga.

• Mat och dryck: Livsmedel som köps för konsumtion i hemmet är undantagna. Beredd mat som säljs ätklar är dock skattepliktig. Detta inkluderar restaurangmåltider eller varm mat från delikatessdiskar.

• Receptbelagda och vissa receptfria läkemedel: Läkemedel och specifika medicintekniska produkter är undantagna, till exempel proteser.

• Uppvärmningsbränslen för bostäder: Olja, naturgas, elektricitet och kol som används för att värma upp ett hem är undantagna. Samma bränslen som används för att värma upp en kommersiell fastighet är dock vanligtvis inte undantagna.

• Läroböcker: Läroböcker som krävs för kurser i skolor, högskolor eller universitet är undantagna när de köps av studenter.

• Tidningar: Vissa tidningar är undantagna. Detta inkluderar tidningar som uppfyller statens definition, publiceras med jämna mellanrum och innehåller nyheter av allmänt intresse.

Så gör man för att använda ett intyg för undantag från Pennsylvanias omsättningsskatt

Köpare måste fylla i intyget om undantag i Pennsylvania – blanketten REV-1220 – och ge det till säljaren för att stödja enhetsbaserade eller användningsbaserade anspråk på undantag. Köparen måste ange sin företagsinformation, kryssa i rutan för typen av undantag (t.ex. återförsäljning, tillverkning eller myndighet) och skriva under det.

Pennsylvania godkänner också Multistate Tax Commissions Uniform Sales and Use Tax Resale Certificate. Det täcker anspråk på undantag i flera stater på en blankett, i stället för ett separat intyg för varje.

Köpare behöver inte tillhandahålla ett nytt intyg varje gång de handlar från samma säljare. I stället täcker ett generellt intyg i registret pågående inköp, så länge relationen och anledningen till undantaget inte har ändrats.

Säljare förväntas godkänna ett intyg i god tro, snarare än att oberoende undersöka köparens skattestatus. Men om säljaren godkänner ett intyg som är ofullständigt, inte mottagits inom 60 dagar efter försäljningen eller uppenbarligen inte stämmer överens med transaktionen, kan säljaren bli ansvarig för den ej uttagna skatten om staten granskar försäljningen.

Vilka register måste företag föra för undantag från Pennsylvanias omsättningsskatt

Pennsylvania kräver att företag sparar intyg om undantag från omsättningsskatt och relaterade transaktionsregister i minst fyra år från försäljningsdatumet. Statens normala tillbakablickande period för revision är tre år, men Department of Revenue kan förlänga det fönstret i vissa situationer. Digital bokföring accepteras och är ofta den mer lätthanterliga vägen för företag som hanterar undantagsintyg från mer än en handfull köpare.

Korrekt dokumentation handlar om mer än att bara ha intyg i registret. Ett företag måste koppla varje undantagen försäljning till det specifika intyg som rättfärdigade den. Därför måste företag hålla fakturor, inköpsordrar och intyg samlade så att revisorer kan spåra undantagen. Undantag för återförsäljning kräver register som visar att radposterna faktiskt såldes vidare, i stället för att användas av företaget.

Revisioner visar ofta att företag köpte skattefria inventarier under intyg för återförsäljning och använde en del av inventarierna internt utan att betala användningsskatt på den del de behöll.

Hur kan företag upprätthålla efterlevnad av reglerna för undantag från Pennsylvanias omsättningsskatt

Bördan avseende efterlevnad ökar med volymen och beror på variationen av undantagna köpare. I allmänhet sker arbetet med undantagsintyg utanför ett företags betalinfrastruktur och innebär att man samlar in blanketterna, kontrollerar att de är kompletta och lagrar dem på en plats där de kan hämtas. Automatiserade verktyg – som Stripe Tax – kan hjälpa till med beräkningar efter att företaget har fastställt att en kund kvalificerar sig för undantag.

Stripe Tax låter dig ange en enskild kunds skattebefriade status direkt i deras kundregister. Du kan göra det genom att använda ett fält med tre möjliga värden: none, exempt eller reverse. Det sista värdet gäller för B2B-transaktioner i skattesystem med regler för omvänd skattskyldighet. Detta gäller inte för inhemsk försäljning i Pennsylvania.

När en kund har markerats som undantagen exkluderar Tax dem från skatteberäkningar på efterföljande fakturor och debiterar dem automatiskt. På så sätt slipper du nollställa skatten manuellt på varje transaktion för en återkommande grossist- eller ideell kund.

Stripe varken validerar eller lagrar intyget åt dig. I stället är det viktigt att tänka på följande:

• Att markera en kund som undantagen i Tax är inte detsamma som verifiering. Eftersom verifiering baseras på ett intyg som du redan har granskat och arkiverat, ersätter inte undantagsstatusen i Tax den bokföring som staten förväntar sig.
  
• Företag som hanterar stora volymer av undantagen försäljning kombinerar vanligtvis den här inställningen med en separat dokumentprocess. Det kan innefatta en delad enhet som är organiserad efter kund eller ett särskilt system för spårning av intyg.
  
• Målet är ett pappersspår bakom varje undantaget kundregister som är lätt att ta fram om Department of Revenue ber om det.
  

Rätt inställning beror på hur många undantagna transaktioner ett företag behandlar och hur mycket företaget är villigt att riskera på manuell spårning. Företag med växande undantagna volymer i Pennsylvania eller i stater med liknande regler för intyg måste överväga om deras nuvarande processer kan ta fram tydliga, dokumenterade svar för varje undantagen försäljning på begäran. Om de inte kan det är det vanligtvis ett tecken på att man bör automatisera intygssidan av efterlevnad av skatteregler.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax minskar komplexiteten med efterlevnad av skatteregler så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, genom att klicka på en knapp i Dashboard eller använda vårt kraftfulla API.

Stripe Tax hjälper dig att övervaka dina skyldigheter och varnar dig när du överskrider en gräns för skatteregistrering baserat på dina Stripe-transaktioner. Det kan också registrera för att ta ut skatt å dina vägnar i USA, automatisera amerikanska deklarationer i Dashboard och hantera globala deklarationer genom betrodda partner. Stripe Tax beräknar och tar automatiskt ut omsättningsskatt, moms och GST på:

• Digitala varor och tjänster i alla delstater i USA och över 100 länder
  
• Fysiska varor i alla delstater i USA och 42 länder
  

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatteuppbörd med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera sig för att betala skatt: Om du behöver registrera dig för omsättningsskatt i USA kan du låta Stripe hantera dina skatteregistreringar. Du får en förenklad process som förifyller ansökningsuppgifter – vilket besparar dig tid och förenklar efterlevnaden av lokala regler. Om du behöver hjälp med registrering utanför USA samarbetar Stripe med Taxually för att hjälpa dig registrera dig hos lokala skattemyndigheter.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatsändringarna.

• Förenkla deklaration: Stripe Tax automatiserar amerikanska deklarationer i Dashboard, som drivs av TaxJar. För globala deklarationer integreras Stripe Tax sömlöst med partner för deklaration, så att dina globala deklarationer är korrekta och görs i tid. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa.

Läs mer om Stripe Tax, eller börja i dag.

Vanliga frågor om undantag från Pennsylvanias omsättningsskatt