Una exención del impuesto sobre las ventas de Pensilvania elimina la obligación de cobrar el impuesto en una venta que, de otro modo, sería gravable. La exención puede basarse en el comprador, en el artículo que se vende o en el uso que se le da a dicho artículo.

Algunas exenciones dependen del estado del comprador, como las de las entidades sin ánimo de lucro y los agricultores que compran para la producción agrícola. Otras exenciones se basan en el producto, independientemente del comprador. Entre ellas se pueden incluir la ropa y los alimentos no preparados. Es importante entender esta diferencia para evitar cobrar el impuesto cuando no es necesario.

Entender esta diferencia también puede ayudarte a evitar aceptar una exención sin la documentación adecuada. Esto podría hacerte responsable del impuesto no cobrado si el estado audita la venta. El tipo impositivo base sobre las ventas de Pensilvania es del 6 % y aumenta al 7 % y 8 % en determinadas regiones. Por lo tanto, las normas y la aplicación de las exenciones son importantes para ambas partes de la transacción.

En este artículo explicamos qué particulares y grupos cumplen los requisitos para las exenciones basadas en la entidad, qué productos están exentos independientemente de quién los compre y las prácticas recomendadas para gestionar los certificados cuando aumentan las ventas exentas.

De un vistazo

• Las exenciones de Pensilvania se dividen en dos categorías: basadas en la entidad (es decir, quién compra) y basadas en el producto (es decir, qué se vende).

• Los vendedores deben tener en sus archivos certificados de exención válidos y completos antes de considerar que las ventas están libres de impuestos. Si aceptan un certificado incorrecto, podrían ser responsables del impuesto.

• Las empresas deben conservar los certificados de exención y los registros de las transacciones relacionadas durante al menos cuatro años. Esto supone un año más que el período de revisión estándar de las auditorías del estado.

¿Qué es una exención del impuesto sobre las ventas de Pensilvania?

Una exención del impuesto sobre las ventas de Pensilvania elimina el impuesto sobre las ventas estatal del 6 % que se aplica a muchas ventas de bienes del comercio minorista y a determinados servicios. Pensilvania divide las exenciones en dos categorías. Las exenciones basadas en la entidad dependen del comprador (p. ej., entidad sin ánimo de lucro, entidad reguladora del gobierno, agricultor que compra para la producción agrícola). Las exenciones basadas en el producto dependen de lo que se venda, independientemente del comprador.

¿Quién cumple los requisitos para obtener una exención del impuesto sobre las ventas de Pensilvania?

Cumplir los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas en Pensilvania depende del estado del comprador y del uso de la compra. El estado exige documentación antes de que un vendedor pueda considerar las transacciones como exentas, y cada tipo de comprador tiene su propio requisito de prueba:

• Entidades sin ánimo de lucro: antes de poder realizar compras libres de impuestos, las organizaciones benéficas, religiosas y educativas deben completar un formulario REV-72 (Solicitud de exención del impuesto sobre las ventas) del Departamento de Hacienda. El estado federal de entidad sin ánimo de lucro por sí solo no se aplica automáticamente al impuesto sobre las ventas de Pensilvania.

• Entidades gubernamentales: las agencias federales, la Mancomunidad de Pensilvania y las subdivisiones políticas (p. ej., condados, municipios, distritos escolares) no pagan el impuesto sobre las ventas en las compras vinculadas a funciones gubernamentales.

• Revendedores: una empresa que compra inventario que tiene previsto revender (como un minorista que abastece sus estanterías o un distribuidor que traslada productos a la cadena de suministro) no paga impuestos en el punto de compra. El impuesto se aplica más adelante cuando los clientes compran los artículos.

• Fabricantes: los equipos, la maquinaria y los suministros que se utilizan directamente para producir bienes para la venta pueden cumplir los requisitos para las exenciones. Sin embargo, los artículos utilizados para operaciones generales (como los muebles de oficina) siguen sujetos a impuestos.

• Agricultores: las compras utilizadas directamente para la producción agrícola están exentas cuando el comprador dirige una empresa agrícola. Esto no se aplica al uso personal, como la jardinería. Estas compras pueden incluir semillas, piensos y fertilizantes.

• Transportistas públicos: los vehículos y equipos que se utilizan principalmente para transportar personas o bienes por encargo pueden cumplir los requisitos en virtud de la exención para servicios de transporte público del estado.

¿Qué productos cumplen los requisitos para obtener una exención del impuesto sobre las ventas de Pensilvania?

Algunas exenciones del impuesto sobre las ventas se aplican al producto en lugar de al comprador. Pensilvania tiene normas específicas que se aplican artículo por artículo:

• Ropa: las prendas de vestir de uso diario suelen estar exentas. Sin embargo, la ropa formal, la ropa deportiva, el equipo deportivo y los accesorios (p. ej., joyas y bolsos) siguen sujetos a impuestos.

• Alimentos y bebidas: los artículos de alimentación comprados para consumo doméstico están exentos. Sin embargo, la comida preparada que se vende lista para comer está sujeta a impuestos. Esto incluye las comidas de restaurantes o la comida caliente de los mostradores de delicatesen.

• Medicamentos con receta y determinados medicamentos de venta libre: los medicamentos y determinados productos sanitarios están exentos, como las prótesis.

• Combustibles para calefacción residencial: el gasóleo, el gas natural, la electricidad y el carbón utilizados para calentar un hogar están exentos. Sin embargo, los mismos combustibles utilizados para calentar una propiedad comercial normalmente no están exentos.

• Libros de texto: Los libros de texto obligatorios para los cursos en escuelas, colegios universitarios o universidades están exentos cuando los compran los estudiantes.

• Periódicos: determinados periódicos están exentos. Esto incluye los periódicos que cumplen la definición del estado, se publican a intervalos regulares y contienen noticias de interés general.

Cómo utilizar un certificado de exención del impuesto sobre las ventas de Pensilvania

Los compradores deben rellenar el certificado de exención de Pensilvania (formulario REV-1220) y entregárselo al vendedor para respaldar las solicitudes de exención basadas en la entidad o en el uso. El comprador debe introducir la información de su empresa, marcar la casilla correspondiente al tipo de exención (p. ej., reventa, fabricación o gobierno) y firmarlo.

Pensilvania también acepta el Certificado uniforme de reventa de impuestos sobre las ventas y el uso (Uniform Sales and Use Tax Resale Certificate) de la Comisión Fiscal Multiestatal. Este cubre las solicitudes de exención en varios estados en un solo formulario, en lugar de utilizar un certificado independiente para cada uno.

No es necesario que los compradores proporcionen un nuevo certificado cada vez que compren al mismo vendedor. En su lugar, un certificado general archivado cubre las compras continuas, siempre que la relación y el motivo de la exención no hayan cambiado.

Se espera que los vendedores acepten un certificado de buena fe, en lugar de investigar de forma independiente la situación fiscal del comprador. Sin embargo, si el vendedor acepta un certificado que está incompleto, que no se recibe en los 60 días posteriores a la venta o que, evidentemente, no coincide con la transacción, puede convertirse en responsable del impuesto no cobrado si el estado audita la venta.

¿Qué registros deben conservar las empresas para las exenciones del impuesto sobre las ventas de Pensilvania?

Pensilvania exige que las empresas conserven los certificados de exención del impuesto sobre las ventas y los registros de las transacciones relacionadas durante al menos cuatro años a partir de la fecha de la venta. El período de revisión estándar de las auditorías del estado es de tres años, pero el Departamento de Hacienda puede ampliar ese margen en determinadas situaciones. Se acepta el mantenimiento de registros digitales y suele ser la vía más manejable para las empresas que gestionan certificados de exención de un gran número de compradores.

Una documentación adecuada va más allá de tener los certificados archivados. Una empresa debe relacionar cada venta exenta con el certificado específico que la justificó. Por lo tanto, las empresas deben conservar juntas las facturas, los pedidos de compra y los certificados para que los auditores puedan rastrear las exenciones. Las exenciones por reventa requieren registros que demuestren que los artículos se revendieron realmente en lugar de ser utilizados por la empresa.

Las auditorías a menudo revelan que las empresas compraron inventario libre de impuestos bajo certificados de reventa y utilizaron parte de ese inventario internamente sin pagar el impuesto sobre el uso correspondiente a la parte que se quedaron.

¿Cómo pueden las empresas cumplir la normativa sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas de Pensilvania?

La carga del cumplimiento de la normativa aumenta con el volumen y depende de la variación de los compradores exentos. En general, el trabajo relacionado con los certificados de exención se lleva a cabo fuera de la infraestructura de pagos de una empresa e implica recopilar los formularios, comprobar que estén completos y almacenarlos en un lugar accesible. Las herramientas automatizadas (como Stripe Tax) pueden ayudar con los cálculos una vez que la empresa ha determinado que un cliente cumple los requisitos para la exención.

Stripe Tax te permite indicar el estado de exención de impuestos de un cliente individual directamente en su registro de cliente. Puedes hacerlo utilizando un campo con tres valores posibles: ninguno, exento o de inversión del sujeto pasivo. El último valor se aplica a las transacciones B2B en regímenes fiscales con normas de inversión del sujeto pasivo. Esto no se aplica a las ventas nacionales en Pensilvania.

Una vez que un cliente se marca como exento, Tax lo excluye de los cálculos de impuestos en las facturas posteriores y le cobra automáticamente. De este modo, no tienes que poner a cero manualmente el impuesto en cada transacción para un cliente mayorista recurrente o una entidad sin ánimo de lucro.

Stripe no valida ni almacena el certificado por ti. Por el contrario, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Marcar a un cliente como exento en Tax no equivale a una verificación. Puesto que la verificación se basa en un certificado que ya has revisado y archivado, el estado de exención en Tax no sustituye al mantenimiento de registros que espera el estado.
  
• Las empresas que gestionan grandes volúmenes de ventas exentas suelen combinar esta configuración con un proceso de documentos independiente. Esto puede incluir una unidad compartida organizada por cliente o un sistema de seguimiento de certificados dedicado.
  
• El objetivo es que exista un rastro de documentos para cada registro de cliente exento que sea fácil de presentar, si el Departamento de Hacienda lo solicita.
  

La configuración correcta depende de la cantidad de transacciones exentas que procese una empresa y de cuánto esté dispuesta a arriesgarse con el seguimiento manual. Las empresas con volúmenes de exenciones crecientes en Pensilvania o en estados con normas de certificados similares deben considerar si sus procesos actuales pueden ofrecer respuestas claras y documentadas para cada venta exenta si se solicitan. Si no es así, suele ser una señal de que hay que automatizar la parte de los certificados del cumplimiento de la normativa fiscal.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Empieza a recaudar impuestos a nivel mundial añadiendo una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón del Dashboard o utilizando nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas un umbral de registro de impuestos en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las presentaciones de EE. UU. en el Dashboard y gestionar las presentaciones internacionales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en los siguientes casos:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para pagar impuestos sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorrará tiempo y simplificará el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación: Stripe Tax automatiza las presentaciones en EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las presentaciones internacionales, Stripe Tax se integra perfectamente con socios de presentación, por lo que tus presentaciones internacionales son precisas y puntuales. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas centrarte en hacer crecer tu negocio.

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Preguntas frecuentes sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas de Pensilvania