Een vrijstelling van de sales tax in Pennsylvania neemt de verplichting weg om belasting te berekenen over een verkoop die anders belastbaar zou zijn. De vrijstelling kan gebaseerd zijn op de koper, het item dat wordt verkocht of het gebruik van het item.

Sommige vrijstellingen zijn afhankelijk van de status van de koper, zoals die voor non-profitorganisaties en boeren die aankopen doen voor landbouwproductie. Andere vrijstellingen zijn gebaseerd op het product, ongeacht de koper. Denk hierbij aan kleding en onbereide levensmiddelen. Het is belangrijk om dit onderscheid te begrijpen, zodat je voorkomt dat je belasting in rekening brengt wanneer dit niet hoeft.

Inzicht in dit onderscheid kan je ook helpen voorkomen dat je een vrijstelling accepteert zonder de juiste documentatie. Hierdoor kun je aansprakelijk worden gesteld voor de niet-berekende belasting als de staat de verkoop controleert. Het basistarief voor de sales tax in Pennsylvania is 6% en stijgt naar 7% en 8% in bepaalde regio's. Daarom zijn de regels en toepassing van vrijstellingen belangrijk voor beide partijen in de transactie.

In dit artikel bespreken we de particulieren en groepen die in aanmerking komen voor entiteitgebaseerde vrijstellingen, producten die vrijgesteld zijn ongeacht wie ze koopt, en de best practices voor het beheren van certificaten wanneer vrijgestelde verkopen toenemen.

Kernpunten

• Vrijstellingen in Pennsylvania vallen in twee categorieën: entiteitgebaseerd (ofwel, wie er koopt) en productgebaseerd (ofwel, wat er wordt verkocht).

• Verkopers moeten geldige, volledige vrijstellingscertificaten in hun administratie hebben voordat ze verkopen als belastingvrij behandelen. Als ze een onjuist certificaat accepteren, kunnen ze aansprakelijk zijn voor de belasting.

• Ondernemingen moeten vrijstellingscertificaten en gerelateerde transactiegegevens ten minste vier jaar bewaren. Dit is een jaar langer dan de standaard controleperiode van de staat.

Wat is een vrijstelling van de sales tax in Pennsylvania?

Een vrijstelling van de sales tax in Pennsylvania neemt de sales tax van de staat van 6% weg die van toepassing is op veel verkopen van detailhandelsgoederen en bepaalde diensten. Pennsylvania splitst vrijstellingen op in twee categorieën. Entiteitgebaseerde vrijstellingen zijn afhankelijk van de koper (bijv. een non-profit, overheidsinstelling of boer die aankopen doet voor landbouwproductie). Productgebaseerde vrijstellingen zijn afhankelijk van wat er wordt verkocht, ongeacht de koper.

Wie komt in aanmerking voor een vrijstelling van de sales tax in Pennsylvania?

De kwalificatie voor een vrijstelling van de sales tax in Pennsylvania is afhankelijk van de status van de koper en het gebruik van de aankoop. De staat vereist documentatie voordat een verkoper transacties als vrijgesteld kan behandelen, en elk type koper heeft een eigen bewijsvereiste:

• Non-profitorganisaties: Voordat ze belastingvrije aankopen kunnen doen, moeten liefdadigheids-, religieuze en educatieve organisaties een formulier REV-72 (Application for Sales Tax Exemption) van het Department of Revenue invullen. Een federale non-profitstatus alleen is niet automatisch van toepassing op de sales tax in Pennsylvania.

• Overheidsinstanties: Federale instanties, de Commonwealth of Pennsylvania en politieke onderverdelingen (zoals county's, gemeenten, schooldistricten) betalen geen sales tax op aankopen die verbonden zijn aan overheidsfuncties.

• Wederverkopers: Een onderneming die voorraad koopt die deze van plan is door te verkopen, zoals een winkelier die vakken vult of een distributeur die goederen verderop in de keten brengt, slaat de belasting over op het moment van aankoop. De belasting wordt later toegepast wanneer klanten de items kopen.

• Fabrikanten: Uitrusting, machines en benodigdheden die direct worden gebruikt om goederen voor de verkoop te produceren, kunnen in aanmerking komen voor vrijstellingen. Items die voor algemene activiteiten worden gebruikt, zoals kantoormeubilair, blijven echter belastbaar.

• Boeren: Aankopen die direct worden gebruikt voor landbouwproductie zijn vrijgesteld wanneer de koper een landbouwbedrijf runt. Dit geldt niet voor persoonlijk gebruik, zoals tuinieren. Deze aankopen kunnen zaad, veevoer en kunstmest omvatten.

• Openbare vervoerders: Voertuigen en apparatuur die voornamelijk worden gebruikt om tegen betaling personen of eigendommen te vervoeren, kunnen in aanmerking komen voor de vrijstelling voor openbare vervoerders van de staat.

Welke producten komen in aanmerking voor een vrijstelling van de sales tax in Pennsylvania?

Sommige vrijstellingen van de sales tax zijn gekoppeld aan het product in plaats van de koper. Pennsylvania heeft specifieke regels die per item van toepassing zijn:

• Kleding: Alledaagse kledingstukken zijn over het algemeen vrijgesteld. Formele kleding, sportkleding, sportuitrusting en accessoires (zoals sieraden en handtassen) blijven echter belastbaar.

• Eten en drinken: Levensmiddelen die zijn gekocht voor thuisconsumptie, zijn vrijgesteld. Bereid voedsel dat klaar is om te eten, is echter belastbaar. Dit omvat restaurantmaaltijden of warm eten van delicatessebalies.

• Receptplichtige en bepaalde vrij verkrijgbare medicijnen: Medicijnen en specifieke medische hulpmiddelen zijn vrijgesteld, zoals protheses.

• Brandstoffen voor woningverwarming: Olie, aardgas, elektriciteit en steenkool die worden gebruikt om een huis te verwarmen, zijn vrijgesteld. Dezelfde brandstoffen die worden gebruikt om een commercieel pand te verwarmen, zijn echter doorgaans niet vrijgesteld.

• Studieboeken: Studieboeken die vereist zijn voor cursussen op scholen, hogescholen of universiteiten, zijn vrijgesteld wanneer ze door studenten worden gekocht.

• Kranten: Bepaalde kranten zijn vrijgesteld. Dit omvat kranten die voldoen aan de definitie van de staat, met regelmatige tussenpozen worden gepubliceerd en nieuws van algemeen belang bevatten.

Een vrijstellingscertificaat voor de sales tax in Pennsylvania gebruiken

Kopers moeten het vrijstellingscertificaat van Pennsylvania (formulier REV-1220) invullen en aan de verkoper geven ter ondersteuning van entiteitgebaseerde of gebruikgebaseerde vrijstellingsclaims. De koper moet de bedrijfsgegevens invoeren, het vakje voor het type vrijstelling (bijv. wederverkoop, productie of overheid) aanvinken en ondertekenen.

Pennsylvania accepteert ook het Uniform Sales and Use Tax Resale Certificate van de Multistate Tax Commission. Dit dekt vrijstellingsclaims in verschillende staten op één formulier in plaats van een apart certificaat voor elke staat.

Kopers hoeven niet telkens een nieuw certificaat te verstrekken wanneer ze bij dezelfde verkoper kopen. In plaats daarvan dekt een algemeen certificaat in de administratie doorlopende aankopen, zolang de relatie en de reden voor vrijstelling niet zijn gewijzigd.

Verkopers worden geacht een certificaat in goed vertrouwen te accepteren in plaats van de belastingstatus van de koper onafhankelijk te onderzoeken. Als de verkoper echter een certificaat accepteert dat onvolledig is, niet binnen 60 dagen na de verkoop is ontvangen of duidelijk niet overeenkomt met de transactie, kan de verkoper verantwoordelijk worden voor de niet-berekende belasting als de staat de verkoop controleert.

Welke gegevens moeten ondernemingen bewaren voor vrijstellingen van de sales tax in Pennsylvania?

Pennsylvania vereist dat ondernemingen vrijstellingscertificaten voor sales tax en gerelateerde transactiegegevens ten minste vier jaar na de datum van de verkoop bewaren. De standaard controleperiode van de staat is drie jaar, maar het Department of Revenue kan die periode in bepaalde situaties verlengen. Digitale administratie wordt geaccepteerd en is vaak de beter beheersbare route voor ondernemingen die vrijstellingscertificaten van meer dan een handvol kopers verwerken.

Goede documentatie gaat verder dan alleen certificaten in de administratie hebben. Een onderneming moet elke vrijgestelde verkoop koppelen aan het specifieke certificaat dat deze rechtvaardigde. Daarom moeten ondernemingen facturen, inkooporders en certificaten bij elkaar bewaren, zodat controleurs vrijstellingen kunnen traceren. Wederverkoopvrijstellingen vereisen gegevens die aantonen dat de items daadwerkelijk zijn doorverkocht, in plaats van gebruikt door de onderneming.

Controles onthullen vaak dat ondernemingen belastingvrije voorraad hebben gekocht met wederverkoopcertificaten en een deel van de voorraad intern hebben gebruikt zonder verbruiksbelasting (use tax) te betalen over het deel dat ze hebben gehouden.

Hoe kunnen ondernemingen compliant blijven met de regels voor vrijstellingen van de sales tax in Pennsylvania

De compliance-last neemt toe met het volume en hangt af van de variatie aan vrijgestelde kopers. Over het algemeen vindt het werk met het vrijstellingscertificaat plaats buiten de betaalinfrastructuur van een onderneming en omvat het verzamelen van de formulieren, controleren of ze volledig zijn en het opslaan ervan op een doorzoekbare plek. Geautomatiseerde tools, zoals Stripe Tax, kunnen helpen bij berekeningen nadat de onderneming heeft bepaald dat een klant in aanmerking komt voor vrijstelling.

Met Stripe Tax kun je de belastingvrije status van een individuele klant direct in het klantrecord aangeven. Dit doe je via een veld met drie mogelijke waarden: none, exempt of reverse. De laatste waarde is van toepassing op B2B-transacties in belastingstelsels met de verleggingsregeling. Dit is niet van toepassing op binnenlandse verkopen in Pennsylvania.

Zodra een klant als vrijgesteld is gemarkeerd, sluit Tax deze uit van belastingberekeningen op volgende facturen en wordt de betaling automatisch verwerkt. Op deze manier hoef je de belasting niet handmatig op nul te zetten bij elke transactie voor een terugkerende groothandelsklant of non-profitorganisatie.

Stripe valideert of bewaart het certificaat niet voor je. In plaats daarvan is het belangrijk om rekening te houden met het volgende:

• Een klant als vrijgesteld markeren in Tax is niet hetzelfde als verificatie. Aangezien verificatie is gebaseerd op een certificaat dat je al hebt beoordeeld en opgeslagen, is de status voor vrijstelling in Tax geen vervanging voor de administratie die de staat verwacht.
  
• Ondernemingen die grote volumes aan vrijgestelde verkopen verwerken, combineren deze instelling doorgaans met een afzonderlijk documentproces. Dit kan een gedeelde schijf zijn die per klant is georganiseerd of een speciaal systeem voor het bijhouden van certificaten.
  
• Het doel is een papieren spoor achter elk vrijgesteld klantrecord dat eenvoudig te overleggen is als het Department of Revenue erom vraagt.
  

De juiste configuratie hangt af van hoeveel vrijgestelde transacties een onderneming verwerkt en hoeveel de onderneming bereid is te riskeren met handmatige tracering. Ondernemingen met groeiende vrijgestelde volumes in Pennsylvania of in staten met vergelijkbare certificaatregels, moeten overwegen of hun huidige processen op verzoek heldere, gedocumenteerde antwoorden kunnen leveren voor elke vrijgestelde verkoop. Als dat niet het geval is, is dat meestal het teken om de certificaatkant van fiscale compliance te automatiseren.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je je verplichtingen te bewaken en waarschuwt je wanneer je een drempel voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan namens jou ook registreren om belasting te bereken in de VS, Amerikaanse aangiftes automatiseren in het Dashboard en wereldwijde aangiftes beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent automatisch de sales tax, btw en GST voor:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiftes in het Dashboard, aangedreven door TaxJar. Voor wereldwijde aangiftes integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiftes accuraat en op tijd zijn. Laat onze partners je aangiftes beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over vrijstellingen van de sales tax in Pennsylvania