Eine Sales Tax-Ausnahme in Pennsylvania hebt die Verpflichtung auf, Steuern auf einen Verkauf zu erheben, der andernfalls steuerpflichtig wäre. Die Ausnahme kann auf dem Käufer/der Käuferin, dem verkauften Posten oder der Verwendung des Postens basieren.

Einige Ausnahmen hängen vom Status des Käufers/der Käuferin ab, wie z. B. bei gemeinnützigen Organisationen und Landwirten, die für die landwirtschaftliche Produktion einkaufen. Andere Ausnahmen basieren auf dem Produkt, unabhängig vom Käufer/von der Käuferin. Dazu können Kleidung und unverarbeitete Lebensmittel gehören. Es ist wichtig, diesen Unterschied zu verstehen, um zu vermeiden, dass Steuern erhoben werden, wenn dies nicht erforderlich ist.

Das Verständnis dieses Unterschieds kann Ihnen auch dabei helfen, zu vermeiden, dass Sie eine Ausnahme ohne ordnungsgemäße Dokumentation akzeptieren. Dies könnte Sie für die nicht erhobene Steuer haftbar machen, wenn der Bundesstaat den Verkauf prüft. Der Basis-Sales Tax-Satz in Pennsylvania beträgt 6 % und steigt in bestimmten Regionen auf 7 % und 8 %. Daher sind die Ausnahmeregeln und deren Anwendung auf beiden Seiten der Transaktion wichtig.

In diesem Artikel behandeln wir die Einzelpersonen und Gruppen, die sich für entitätsbasierte Ausnahmen qualifizieren, Produkte, die unabhängig vom Käufer/von der Käuferin ausgenommen sind, sowie Best Practices für die Verwaltung von Zertifikaten, wenn die ausgenommenen Verkäufe steigen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ausnahmen in Pennsylvania fallen in zwei Kategorien: entitätsbasiert (d. h., wer kauft) und produktbasiert (d. h., was verkauft wird).

• Verkäufer/innen benötigen gültige, vollständige Ausnahmezertifikate in ihren Unterlagen, bevor sie Verkäufe als steuerfrei behandeln. Wenn sie ein falsches Zertifikat akzeptieren, könnten sie für die Steuer haftbar gemacht werden.

• Unternehmen müssen Ausnahmezertifikate und die dazugehörigen Transaktionsaufzeichnungen für mindestens vier Jahre aufbewahren. Dies ist ein Jahr länger als der standardmäßige Prüfungszeitraum des Bundesstaates.

Was ist eine Sales Tax-Ausnahme in Pennsylvania?

Eine Sales Tax-Ausnahme in Pennsylvania hebt die staatliche Sales Tax in Höhe von 6 % auf, die für viele Verkäufe von Einzelhandelswaren und bestimmte Dienstleistungen gilt. Pennsylvania teilt Ausnahmen in zwei Kategorien ein. Entitätsbasierte Ausnahmen hängen vom Käufer/von der Käuferin ab (z. B. gemeinnützige Organisation, Regierungsbehörde, Landwirt, der für die landwirtschaftliche Produktion einkauft). Produktbasierte Ausnahmen hängen davon ab, was verkauft wird, unabhängig vom Käufer/von der Käuferin.

Wer qualifiziert sich für eine Sales Tax-Ausnahme in Pennsylvania?

Die Qualifikation für eine Sales Tax-Ausnahme in Pennsylvania hängt vom Status des Käufers/der Käuferin und der Verwendung des Kaufs ab. Der Bundesstaat verlangt eine Dokumentation, bevor ein Verkäufer/eine Verkäuferin Transaktionen als ausgenommen behandeln kann, und für jeden Käufertyp gelten eigene Nachweisanforderungen:

• Gemeinnützige Organisationen: Bevor sie steuerfreie Einkäufe tätigen können, müssen wohltätige, religiöse und Bildungsorganisationen ein REV-72-Formular – Antrag auf Sales Tax-Ausnahme – vom Department of Revenue ausfüllen. Der Status als gemeinnützige Organisation auf Bundesebene allein gilt nicht automatisch für die Sales Tax in Pennsylvania.

• Regierungsbehörden: Bundesbehörden, der Bundesstaat Pennsylvania und politische Unterabteilungen (z. B. Countys, Gemeinden, Schulbezirke) zahlen keine Sales Tax auf Einkäufe, die mit Regierungsaufgaben verbunden sind.

• Wiederverkäufer: Ein Unternehmen, das Inventar kauft, das es wiederverkaufen möchte – wie z. B. ein Einzelhändler/eine Einzelhändlerin, der/die Regale auffüllt, oder ein Händler/eine Händlerin, der/die Waren weitergibt –, zahlt zum Zeitpunkt des Kaufs keine Steuern. Die Steuer wird später erhoben, wenn Kundinnen und Kunden die Posten kaufen.

• Hersteller: Ausrüstung, Maschinen und Vorräte, die direkt zur Herstellung von Waren für den Verkauf verwendet werden, können sich für Ausnahmen qualifizieren. Posten, die für den allgemeinen Betrieb verwendet werden – wie z. B. Büromöbel –, bleiben jedoch steuerpflichtig.

• Landwirte: Einkäufe, die direkt für die landwirtschaftliche Produktion verwendet werden, sind ausgenommen, wenn der Käufer/die Käuferin einen landwirtschaftlichen Betrieb führt. Dies gilt nicht für den persönlichen Gebrauch, wie z. B. Gartenarbeit. Zu diesen Einkäufen können Saatgut, Futtermittel und Dünger gehören.

• Transportunternehmen: Fahrzeuge und Ausrüstung, die hauptsächlich dazu verwendet werden, Personen oder Eigentum gewerblich zu transportieren, können sich im Rahmen der Ausnahme für Transportunternehmen des Bundesstaates qualifizieren.

Welche Produkte qualifizieren sich für eine Sales Tax-Ausnahme in Pennsylvania?

Einige Sales Tax-Ausnahmen sind an das Produkt und nicht an den Käufer/die Käuferin gebunden. Pennsylvania hat spezifische Regeln, die von Posten zu Posten gelten:

• Kleidung: Alltägliche Kleidungsstücke sind in der Regel ausgenommen. Abendgarderobe, Sportbekleidung, Sportausrüstung und Accessoires (z. B. Schmuck und Handtaschen) bleiben jedoch steuerpflichtig.

• Lebensmittel und Getränke: Lebensmittelposten, die für den Verzehr zu Hause gekauft werden, sind ausgenommen. Zubereitete, verzehrfertige Lebensmittel sind jedoch steuerpflichtig. Dazu gehören Restaurantmahlzeiten oder warme Speisen von Feinkosttheken.

• Verschreibungspflichtige und bestimmte rezeptfreie Medikamente: Medikamente und spezifische medizinische Geräte sind ausgenommen, wie z. B. Prothesen.

• Heizstoffe für Wohngebäude: Öl, Erdgas, Strom und Kohle, die zum Heizen eines Hauses verwendet werden, sind ausgenommen. Dieselben Brennstoffe, die zum Heizen einer Gewerbeimmobilie verwendet werden, sind jedoch in der Regel nicht ausgenommen.

• Lehrbücher: Lehrbücher, die für Kurse an Schulen, Colleges oder Universitäten benötigt werden, sind ausgenommen, wenn sie von Studierenden gekauft werden.

• Zeitungen: Bestimmte Zeitungen sind ausgenommen. Dazu gehören Zeitungen, die der Definition des Bundesstaates entsprechen, in regelmäßigen Abständen veröffentlicht werden und Nachrichten von allgemeinem Interesse enthalten.

So verwenden Sie ein Zertifikat für die Sales Tax-Ausnahme in Pennsylvania

Käufer/innen müssen das Ausnahmezertifikat von Pennsylvania – Formular REV-1220 – ausfüllen und es dem Verkäufer/der Verkäuferin übergeben, um entitäts- oder nutzungsbasierte Ausnahmeansprüche zu belegen. Der Käufer/die Käuferin muss seine/ihre Unternehmensinformationen eingeben, das Kästchen für den Ausnahmetyp (z. B. Wiederverkauf, Fertigung oder Regierung) ankreuzen und es unterschreiben.

Pennsylvania akzeptiert auch das Uniform Sales and Use Tax Resale Certificate der Multistate Tax Commission. Es deckt Ausnahmeansprüche über mehrere Bundesstaaten hinweg auf einem einzigen Formular ab, anstatt für jeden ein separates Zertifikat zu benötigen.

Käufer/innen müssen nicht bei jedem Kauf vom selben Verkäufer/von derselben Verkäuferin ein neues Zertifikat vorlegen. Stattdessen deckt ein hinterlegtes Pauschalzertifikat laufende Einkäufe ab, solange sich die Beziehung und der Ausnahmegrund nicht geändert haben.

Von Verkäufern/Verkäuferinnen wird erwartet, dass sie ein Zertifikat in gutem Glauben akzeptieren, anstatt den Steuerstatus des Käufers/der Käuferin unabhängig zu untersuchen. Wenn der Verkäufer/die Verkäuferin jedoch ein Zertifikat akzeptiert, das unvollständig ist, nicht innerhalb von 60 Tagen nach dem Verkauf eingeht oder offensichtlich nicht zur Transaktion passt, kann der Verkäufer/die Verkäuferin für die nicht erhobene Steuer verantwortlich gemacht werden, wenn der Bundesstaat den Verkauf prüft.

Welche Aufzeichnungen müssen Unternehmen für Sales Tax-Ausnahmen in Pennsylvania aufbewahren?

Pennsylvania verlangt von Unternehmen, Zertifikate für Sales Tax-Ausnahmen und die dazugehörigen Transaktionsaufzeichnungen für mindestens vier Jahre ab dem Verkaufsdatum aufzubewahren. Der standardmäßige Prüfungszeitraum des Bundesstaates beträgt drei Jahre, aber das Department of Revenue kann dieses Zeitfenster in bestimmten Situationen verlängern. Eine digitale Buchführung wird akzeptiert und ist oft der überschaubarere Weg für Unternehmen, die Ausnahmezertifikate von mehr als nur einer Handvoll Käufer/innen handhaben.

Eine ordnungsgemäße Dokumentation geht über das bloße Vorliegen von Zertifikaten in den Unterlagen hinaus. Ein Unternehmen muss jeden ausgenommenen Verkauf mit dem spezifischen Zertifikat verknüpfen, das ihn rechtfertigt. Daher müssen Unternehmen Rechnungen, Bestellungen und Zertifikate zusammen aufbewahren, damit Prüfer/innen Ausnahmen nachverfolgen können. Ausnahmen für den Wiederverkauf erfordern Aufzeichnungen, die zeigen, dass die Posten tatsächlich weiterverkauft und nicht vom Unternehmen verwendet wurden.

Prüfungen ergeben oft, dass Unternehmen im Rahmen von Wiederverkaufszertifikaten steuerfreies Inventar gekauft und einen Teil des Inventars intern verwendet haben, ohne für den einbehaltenen Teil Use Tax zu zahlen.

Wie können Unternehmen die Regeln für Sales Tax-Ausnahmen in Pennsylvania einhalten?

Der Compliance-Aufwand steigt mit dem Volumen und hängt von der Variation der ausgenommenen Käufer/innen ab. Im Allgemeinen erfolgt die Arbeit rund um das Ausnahmezertifikat außerhalb der Zahlungsinfrastruktur eines Unternehmens und umfasst das Sammeln der Formulare, die Überprüfung auf Vollständigkeit und die Speicherung an einem abrufbaren Ort. Automatisierte Tools – wie z. B. Stripe Tax – können bei den Berechnungen helfen, nachdem das Unternehmen festgestellt hat, dass sich ein Kunde/eine Kundin für die Ausnahme qualifiziert.

Mit Stripe Tax können Sie den steuerbefreiten Status eines einzelnen Kunden/einer einzelnen Kundin direkt im Kundendatensatz angeben. Sie können dies über ein Feld mit drei möglichen Werten tun: „none“, „exempt“ oder „reverse“. Der letzte Wert gilt für B2B-Transaktionen in Steuersystemen mit Reverse Charge-Regeln. Dies gilt nicht für inländische Verkäufe in Pennsylvania.

Sobald ein Kunde/eine Kundin als ausgenommen gekennzeichnet ist, schließt Tax diese/n bei nachfolgenden Rechnungen von den Steuerberechnungen aus und rechnet automatisch ab. Auf diese Weise müssen Sie bei wiederkehrenden Großhandels- oder gemeinnützigen Kundinnen und Kunden nicht bei jeder Transaktion die Steuer manuell auf null setzen.

Stripe validiert oder speichert das Zertifikat nicht für Sie. Stattdessen ist es wichtig, Folgendes zu beachten:

• Einen Kunden/eine Kundin in Tax als ausgenommen zu kennzeichnen, ist nicht dasselbe wie eine Verifizierung. Da die Verifizierung auf einem Zertifikat basiert, das Sie bereits geprüft und abgelegt haben, ersetzt der ausgenommene Status in Tax nicht die vom Bundesstaat erwartete Buchführung.
  
• Unternehmen, die hohe Volumen an ausgenommenen Verkäufen abwickeln, kombinieren diese Einstellung in der Regel mit einem separaten Dokumentenprozess. Dies kann ein freigegebenes Laufwerk, das nach Kundinnen und Kunden organisiert ist, oder ein spezielles System zur Nachverfolgung von Zertifikaten umfassen.
  
• Das Ziel ist ein Nachweis für jeden ausgenommenen Kundendatensatz, der leicht vorzulegen ist, wenn das Department of Revenue danach fragt.
  

Die richtige Einrichtung hängt davon ab, wie viele ausgenommene Transaktionen ein Unternehmen abwickelt und wie viel Risiko das Unternehmen bei der manuellen Nachverfolgung einzugehen bereit ist. Unternehmen mit wachsenden ausgenommenen Volumen in Pennsylvania oder in Bundesstaaten mit ähnlichen Zertifikatsregeln müssen prüfen, ob ihre aktuellen Prozesse auf Anfrage saubere, dokumentierte Antworten für jeden ausgenommenen Verkauf liefern können. Ist dies nicht der Fall, ist das in der Regel das Zeichen dafür, die Zertifikatsseite der Steuerkonformität zu automatisieren.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Sales Tax-Ausnahmen in Pennsylvania