Une exemption de taxe sur les ventes de Pennsylvanie annule l'obligation de collecter la taxe sur une vente qui serait autrement taxable. L'exemption peut être basée sur le client, l'article vendu ou l'utilisation de l'article.

Certaines exemptions dépendent du statut du client, comme celles accordées aux associations à but non lucratif et aux agriculteurs achetant pour la production agricole. D'autres exemptions sont basées sur le produit, quel que soit le client. Celles-ci peuvent inclure les vêtements et les produits d'épicerie non préparés. Il est important de comprendre cette distinction pour éviter de facturer une taxe lorsqu'elle n'est pas nécessaire.

Comprendre cette distinction peut également vous aider à éviter d'accepter une exemption sans les documents appropriés. Cela pourrait vous rendre responsable de la taxe non collectée, si l'État contrôle la vente. Le taux de taxe sur les ventes de base de la Pennsylvanie est de 6 % et monte à 7 % et 8 % dans certaines régions. Par conséquent, les règles d'exemption et l'application sont importantes des deux côtés de la transaction.

Dans cet article, nous abordons les personnes et les groupes admissibles aux exemptions fondées sur l'entité, les produits exemptés quel que soit le client, et les bonnes pratiques de gestion des certificats lorsque les ventes exemptées augmentent.

L’essentiel à retenir

• Les exemptions en Pennsylvanie se divisent en deux catégories : celles basées sur l'entité (c'est-à-dire qui achète) et celles basées sur le produit (c'est-à-dire ce qui est vendu).

• Les commerçants doivent avoir dans leurs dossiers des certificats d'exemption valides et complets avant de considérer les ventes comme non taxables. S'ils acceptent un certificat incorrect, ils peuvent être tenus responsables de la taxe.

• Les entreprises doivent conserver les certificats d'exemption et les registres de transactions associés pendant au moins quatre ans. C'est un an de plus que la période de vérification standard de l'État.

Qu'est-ce qu'une exemption de taxe sur les ventes de Pennsylvanie ?

Une exemption de taxe sur les ventes de Pennsylvanie annule la taxe sur les ventes de 6 % de l'État qui s'applique à de nombreuses ventes de biens de retail et à certains services. La Pennsylvanie divise les exemptions en deux catégories. Les exemptions basées sur l'entité dépendent du client (par exemple, association à but non lucratif, administration publique, agriculteur achetant pour la production agricole). Les exemptions basées sur le produit dépendent de ce qui est vendu, quel que soit le client.

Qui est admissible à une exemption de taxe sur les ventes de Pennsylvanie ?

L'admissibilité à une exemption de taxe sur les ventes en Pennsylvanie dépend du statut du client et de l'utilisation de l'achat. L'État exige des documents avant qu'un commerçant puisse traiter des transactions comme exemptées, et chaque type de client a ses propres exigences en matière de preuves :

• Associations à but non lucratif : Avant de pouvoir effectuer des achats non taxables, les organisations caritatives, religieuses et éducatives doivent remplir un formulaire REV-72, Demande d'exemption de taxe sur les ventes, auprès du ministère du Revenu. Le statut fédéral d'association à but non lucratif ne s'applique pas automatiquement à la taxe sur les ventes de Pennsylvanie.

• Entités gouvernementales : Les agences fédérales, le Commonwealth de Pennsylvanie et les subdivisions politiques (par exemple, les comtés, les municipalités, les districts scolaires) ne paient pas de taxe sur les ventes sur les achats liés aux fonctions gouvernementales.

• Revendeurs : Une entreprise qui achète des stocks qu'elle prévoit de revendre (comme un commerçant qui approvisionne ses rayons ou un distributeur qui fait descendre les marchandises dans la chaîne) ne paie pas de taxe au moment de l'achat. La taxe s'applique plus tard lorsque les clients achètent les articles.

• Fabricants : L'équipement, les machines et les fournitures utilisés directement pour produire des biens destinés à la vente peuvent être admissibles à des exemptions. Toutefois, les articles utilisés pour les opérations générales (comme le mobilier de bureau) restent taxables.

• Agriculteurs : Les achats utilisés directement pour la production agricole sont exemptés lorsque le client exploite une entreprise agricole. Cela ne s'applique pas à un usage personnel, comme le jardinage. Ces achats peuvent inclure des semences, des aliments pour animaux et des engrais.

• Transporteurs publics : Les véhicules et l'équipement utilisés principalement pour transporter des personnes ou des biens à titre onéreux peuvent être admissibles à l'exemption des transporteurs publics de l'État.

Quels produits sont admissibles à une exemption de taxe sur les ventes de Pennsylvanie ?

Certaines exemptions de taxe sur les ventes sont liées au produit plutôt qu'au client. La Pennsylvanie applique des règles spécifiques article par article :

• Vêtements : Les articles d'habillement de tous les jours sont généralement exemptés. Cependant, les tenues de cérémonie, les vêtements de sport, les équipements sportifs et les accessoires (par exemple, les bijoux et les sacs à main) restent taxables.

• Nourriture et boissons : Les articles d'épicerie achetés pour être consommés à domicile sont exemptés. Toutefois, les aliments préparés vendus prêts à être consommés sont taxables. Cela comprend les repas au restaurant ou les aliments chauds des comptoirs de charcuterie.

• Médicaments sur ordonnance et certains médicaments en vente libre : Les médicaments et certains dispositifs médicaux spécifiques sont exemptés, comme les prothèses.

• Combustibles de chauffage résidentiel : Le fioul, le gaz naturel, l'électricité et le charbon utilisés pour chauffer une maison sont exemptés. En revanche, les mêmes combustibles utilisés pour chauffer une propriété commerciale ne le sont généralement pas.

• Manuels scolaires : Les manuels scolaires obligatoires pour les cours dans les écoles, collèges ou universités sont exonérés lorsqu'ils sont achetés par des étudiants.

• Journaux : Certains journaux sont exemptés. Cela inclut les journaux qui répondent à la définition de l'État, qui sont publiés à intervalles réguliers et qui contiennent des nouvelles d'intérêt général.

Comment utiliser un certificat d'exemption de taxe sur les ventes de Pennsylvanie

Les clients doivent remplir le certificat d'exemption de la Pennsylvanie, le formulaire REV-1220, et le remettre au commerçant pour appuyer les demandes d'exemption basées sur l'entité ou sur l'utilisation. Le client doit saisir les informations de l'entreprise, cocher la case correspondant au type d'exemption (par exemple, revente, fabrication ou gouvernement), et le signer.

La Pennsylvanie accepte également le Certificat uniforme de revente de taxes sur les ventes et l'utilisation de la Multistate Tax Commission. Il couvre les demandes d'exemption dans plusieurs États sur un seul formulaire, au lieu d'un certificat distinct pour chacun.

Les clients n'ont pas besoin de fournir un nouveau certificat à chaque fois qu'ils achètent chez le même commerçant. Un certificat global enregistré couvre les achats en cours, tant que la relation et le motif de l'exemption n'ont pas changé.

Les commerçants sont censés accepter un certificat de bonne foi, plutôt que d'enquêter de manière indépendante sur le statut fiscal du client. Toutefois, si le commerçant accepte un certificat incomplet, qui n'est pas reçu dans les 60 jours suivant la vente ou qui ne correspond manifestement pas à la transaction, il peut devenir responsable de la taxe non collectée si l'État contrôle la vente.

Quels registres les entreprises doivent-elles conserver pour les exemptions de taxe sur les ventes de Pennsylvanie ?

La Pennsylvanie exige des entreprises qu'elles conservent les certificats d'exemption de taxe sur les ventes et les registres de transactions associés pendant au moins quatre ans à compter de la date de la vente. La période de vérification standard de l'État est de trois ans, mais le ministère du Revenu peut prolonger cette fenêtre dans certaines situations. La tenue de registres numériques est acceptée et constitue souvent la voie la plus gérable pour les entreprises qui traitent les certificats d'exemption de plus de quelques clients.

Une documentation appropriée va au-delà de la conservation des certificats dans les dossiers. Une entreprise doit lier chaque vente exemptée au certificat spécifique qui l'a justifiée. Par conséquent, les entreprises doivent conserver ensemble les factures, les bons de commande et les certificats afin que les auditeurs puissent retracer les exemptions. Les exemptions de revente exigent des registres qui montrent que les articles ont été réellement revendus, plutôt qu'utilisés par l'entreprise.

Les audits révèlent souvent que des entreprises ont acheté des stocks non taxables sous couvert de certificats de revente et ont utilisé une partie des stocks en interne sans payer de taxe d'utilisation sur la partie qu'elles ont conservée.

Comment les entreprises peuvent-elles rester conformes aux règles relatives aux exemptions de taxe sur les ventes de Pennsylvanie ?

La charge de conformité augmente avec le volume et dépend de la variation des clients exemptés. En général, le travail sur les certificats d'exemption se déroule en dehors de l'infrastructure de paiement d'une entreprise et consiste à collecter les formulaires, vérifier s'ils sont complets et les stocker dans un endroit où ils peuvent être récupérés. Les outils automatisés, comme Stripe Tax, peuvent aider aux calculs une fois que l'entreprise a déterminé qu'un client est admissible à l'exemption.

Stripe Tax vous permet d'indiquer le statut d'exemption de taxe d'un client spécifique directement dans son profil client. Vous pouvez le faire à l'aide d'un champ avec trois valeurs possibles : none, exempt ou reverse. La dernière valeur s'applique aux transactions B2B dans les régimes fiscaux avec des règles d'autoliquidation de la TVA. Cela ne s'applique pas aux ventes nationales en Pennsylvanie.

Une fois qu'un client est marqué comme exempté, Tax l'exclut des calculs de taxe sur les factures ultérieures et le facture automatiquement. Ainsi, vous n'avez pas besoin de mettre manuellement la taxe à zéro sur chaque transaction pour un client régulier de gros ou une association à but non lucratif.

Stripe ne valide pas et ne stocke pas le certificat pour vous. Il est plutôt important de tenir compte des éléments suivants :

• Marquer un client comme exempté dans Tax n'équivaut pas à une vérification. Étant donné que la vérification est basée sur un certificat que vous avez déjà examiné et déposé, le statut exempté dans Tax ne remplace pas la tenue de registres exigée par l'État.
  
• Les entreprises qui gèrent d'importants volumes de ventes exemptées associent généralement ce paramètre à un processus de traitement des documents distinct. Cela peut inclure un lecteur partagé organisé par client ou un système dédié de suivi des certificats.
  
• L'objectif est d'avoir une trace écrite derrière chaque profil de client exempté qui soit facile à produire si le ministère du Revenu le demande.
  

La bonne configuration dépend du nombre de transactions exemptées qu'une entreprise traite et du risque qu'elle est prête à prendre avec le suivi manuel. Les entreprises dont les volumes exemptés augmentent en Pennsylvanie ou dans des États ayant des règles de certificat similaires doivent se demander si leurs processus actuels peuvent produire des réponses claires et documentées pour chaque vente exemptée sur demande. Si ce n'est pas le cas, c'est généralement le signe qu'il faut automatiser la partie certificats de la conformité fiscale.

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FAQ sur les exemptions de taxe sur les ventes de Pennsylvanie