Vrijstellingscertificaten voor omzetbelasting en gebruiksbelasting zijn zeer belangrijk voor het naleven van de omzetbelastingregels. Met deze certificaten kunnen bepaalde klanten en bedrijven aanspraak maken op vrijstelling van omzetbelasting en hoeven ze geen omzetbelasting te betalen over een bepaalde transactie.

Hoewel klanten om verschillende redenen vrijstelling van omzetbelasting kunnen aanvragen, is voor alle soorten vrijstellingen op basis van klant of gebruik nauwkeurige documentatie vereist. Meestal worden deze vrijstellingen aangeduid als vrijstellingscertificaten voor omzet- en gebruiksbelasting, of wederverkoopcertificaten.

Hieronder helpen we je om meer te weten te komen over vrijstellingen van omzetbelasting en certificaten, inclusief hoe je een vrijstellingscertificaat voor omzetbelasting voor je bedrijf kunt krijgen. Houd er echter rekening mee dat dit algemene informatie over omzetbelasting is en dat je een belastingdeskundige moet raadplegen voor advies dat specifiek op je bedrijf van toepassing is.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn vrijstellingen van omzetbelasting en gebruiksbelasting?
  
• Wat is een vrijstellingscertificaat voor omzetbelasting en gebruiksbelasting?
  
• Hoe krijg ik een certificaat voor vrijstelling van omzetbelasting en gebruiksbelasting?
  
• Wat moet ik doen als ik een vrijstellingscertificaat voor omzetbelasting en gebruiksbelasting krijg?
  

Wat zijn vrijstellingen van omzetbelasting en gebruiksbelasting?

Vrijstellingen van omzetbelasting en gebruiksbelasting zijn regels die ervoor zorgen dat je voor een bepaalde transactie geen omzetbelasting hoeft te betalen. Je kunt om verschillende redenen in aanmerking komen voor een vrijstelling, zoals:

• Detailhandelaren die artikelen kopen die ze willen doorverkopen: Omzetbelasting wordt gezien als een consumptie- of gebruiksbelasting, die wordt betaald door degene die het product gebruikt of consumeert. Als een detailhandelaar een artikel koopt om door te verkopen, is de detailhandelaar niet de gebruiker van dat product. De detailhandelaar hoeft geen omzetbelasting te betalen bij de aankoop van artikelen voor wederverkoop, omdat degene die het product gebruikt, omzetbelasting betaalt bij de aankoop van het product.
  
• Liefdadigheidsorganisaties of overheidsinstanties: Sommige non-profitorganisaties hoeven geen omzetbelasting te betalen, maar de lijst met vrijgestelde liefdadigheidsorganisaties verschilt per staat. Daarnaast zijn verkopen aan de Amerikaanse overheid bijna altijd vrijgesteld van omzetbelasting, en bepaalde staten stellen organisaties zoals door de staat gerunde scholen of andere overheidsinstanties vrij van omzetbelasting.
  
• Fabrikanten die materialen kopen om een eindproduct te maken: Net als bij artikelen die worden gekocht voor wederverkoop, kunnen fabrikanten ook aanspraak maken op vrijstelling van omzetbelasting als ze de artikelen gebruiken om andere goederen of producten voor wederverkoop te maken.
  

Let er echter op dat deze lijst niet alle vrijstellingen van omzetbelasting bevat en dat je een belastingdeskundige moet raadplegen voor advies dat specifiek op jouw bedrijf van toepassing is.

Wat is een vrijstellingscertificaat voor omzetbelasting en gebruiksbelasting?

Om vrijstelling van omzetbelasting en gebruiksbelasting te krijgen, moet je de juiste documenten hebben. Een vrijstellingscertificaat is een formulier dat wordt afgegeven door een bedrijf of organisatie die vrijgesteld is van het betalen van omzetbelasting op bepaalde aankopen. Voor elk type vrijstelling van omzetbelasting zijn andere documenten nodig.

Bovendien heeft elke staat zijn eigen omzet- en gebruiksbelastingcertificaten, dus als je bedrijf in meerdere staten vrijstelling van omzetbelasting moet aanvragen, moet je mogelijk in elke staat waar je belastingvrije aankopen doet een vrijstellingscertificaat voor omzetbelasting aanvragen.

Hoe krijg ik een certificaat voor vrijstelling van omzetbelasting en gebruiksbelasting?

Meestal moet je een vrijstellingscertificaat hebben in elke staat waar je vrijstelling van omzetbelasting wilt aanvragen. Sommige staten accepteren vrijstellingscertificaten van andere staten, maar dat geldt niet voor alle staten.

Voordat je een vrijstellingscertificaat gaat aanvragen, moet je de voorwaarden voor vrijstelling in de staat goed doornemen om er zeker van te zijn dat je bedrijf in aanmerking komt. Zorg ervoor dat je documenten kunt laten zien waaruit blijkt waarom je bedrijf in aanmerking komt voor vrijstelling. Dit kunnen bijvoorbeeld documenten zijn waaruit blijkt dat je bedrijf een non-profitorganisatie is, of andere relevante bedrijfsinformatie over je voornemen om door te verkopen.

Om het juiste vrijstellingscertificaat te krijgen, moet je contact opnemen met het belastingkantoor van de staat. Als je van plan bent om artikelen te kopen om door te verkopen, worden dit soort certificaten vaak doorverkoopcertificaten genoemd. Je kunt instructies lezen voor het verkrijgen van een doorverkoopcertificaat in elke staat en instructies voor het verkrijgen van andere soorten vrijstellingscertificaten.

Zodra je je vrijstellingscertificaat van de staat hebt ontvangen, moet je dit aan de verkoper laten zien om te voorkomen dat je omzetbelasting moet betalen. In sommige staten moeten vrijstellingscertificaten worden verlengd, dus let op de vervaldata om ervoor te zorgen dat je vrijstellingsstatus geldig blijft.

Wat moet ik doen als ik een certificaat voor vrijstelling van omzetbelasting en gebruiksbelasting krijg?

Als je een vrijstellingscertificaat van een klant krijgt, moet je dit goed controleren om te zien of de artikelen echt vrijgesteld zijn van belasting. Dit moet je doen:

• Controleer het registratienummer en de vervaldatum van de klant: Bij het belastingkantoor van elke staat kun je het vrijstellingscertificaatnummer controleren. Zorg er ook voor dat het certificaat niet is verlopen.
  
• Kijk of de artikelen in het normale kader van de activiteiten van de klant worden verkocht: Let op verdachte activiteiten. Als je klant op zijn vrijstellingscertificaat aangeeft dat hij een kledingwinkel heeft, maar een niet-gerelateerd artikel (bijvoorbeeld tapijt) belastingvrij bij je wil kopen, kan dit erop wijzen dat de verkoop frauduleus is.
  
• Bewaar een kopie van het vrijstellingscertificaat voor je administratie: Als je gecontroleerd wordt, heb je deze informatie nodig om aan te tonen dat je geen omzetbelasting hoefde te heffen op deze verkoop.
  

Sales tax exemptions per state

Sales tax is managed at the state level, leading to significant geographical variations. For example:

• States with no sales tax: New Hampshire, Oregon, Montana, Alaska, and Delaware do not have statewide sales tax, essentially making all purchases sales tax exempt.
  
• Sales tax exemption outliers: Illinois is one of the few US states that tax prescription medication at a 1% sales tax rate. Alabama and Mississippi, meanwhile, apply a full sales tax to grocery items.
  
• Industry-specific exemptions: California offers a number of partial exemptions for equipment used in specific industries, such as manufacturing or research and development. Ohio and Texas also offer more broad exemptions on machinery and equipment sales to encourage manufacturing.
  

Managing sales and use tax exemptions

To successfully navigate sales tax exemptions, businesses must master the documentation process, whether they are claiming an exemption or receiving one from a customer. A sales and use tax exemption certificate is a form presented by a business or organization that is exempt from paying sales tax on certain purchases. Each type of sales tax exemption requires different documentation.

Additionally, each state has its own sales and use tax certificates, so if your business needs to claim a sales tax exemption in multiple states, you might have to get a sales tax exemption certificate in each state where you make tax-exempt purchases. Certain states will accept out-of-state exemption certificates, but not all states do.

If you receive an exemption certificate from a customer, you should review it carefully to confirm the items should be tax-exempt. You should verify the customers’ state registration details, monitor for fraudulent transactions, and keep a copy of the certificate for your records.

How Stripe Tax can help

Stripe Tax reduces the complexity of tax compliance so you can focus on growing your business. Start collecting taxes globally by adding a single line of code to your existing integration, clicking a button in the Dashboard, or using our powerful API.

Stripe Tax helps you monitor your obligations and alerts you when you exceed a sales tax registration threshold based on your Stripe transactions. It can also register to collect tax on your behalf in the US and manage filings through trusted partners. Stripe Tax automatically calculates and collects sales tax, VAT, and GST on:

• Digital goods and services in all US states and over 100 countries
  
• Physical goods in all US states and 42 countries
  

Stripe Tax can help you:

• Understand where to register and collect taxes: See where you need to collect taxes based on your Stripe transactions. After you register, switch on tax collection in a new state or country in seconds. You can start collecting taxes by adding one line of code to your existing Stripe integration, or add tax collection with the click of a button in the Stripe Dashboard.

• Register to pay tax: If your business is in the US, let Stripe manage your tax registrations, and benefit from a simplified process that prefills application details—saving you time and simplifying compliance with local regulations. If you’re located outside the US, Stripe partners with Taxually to help you register with local tax authorities.

• Automatically collect tax: Stripe Tax calculates and collects the right amount of tax owed, no matter what or where you sell. It supports hundreds of products and services and is up-to-date on tax rules and rate changes.

• Simplify filing: Stripe Tax seamlessly integrates with filing partners, so your global filings are accurate and timely. Let our partners manage your filings so you can focus on growing your business.

Learn more about Stripe Tax, or get started today.