Bescheinigungen über die Befreiung von der Verkaufs- und Gebrauchssteuer sind ein wichtiger Aspekt hinsichtlich der korrekten Handhabung von Verkaufssteuervorschriften. Mit diesen Bescheinigungen können bestimmte Kunden/Kundinnen und Unternehmen eine Verkaufssteuerbefreiung in Anspruch nehmen und die Zahlung der Verkaufssteuer auf eine bestimmte Transaktion vermeiden.

Kunden/Kundinnen können eine Verkaufssteuerbefreiung aus verschiedensten Gründen beantragen. Für alle Arten von kunden- und nutzungsbezogenen Verkaufssteuerbefreiungen sind dazu detaillierte Unterlagen erforderlich. In der Regel werden diese Bescheinigungen als Verkaufs- und Gebrauchssteuerbefreiungsbescheinigungen oder Weiterverkaufsbescheinigungen bezeichnet.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Verkaufssteuerbefreiung und die zugehörigen Bescheinigungen sowie darüber, wie Sie eine solche Bescheinigung für Ihr Unternehmen erhalten. Beachten Sie jedoch, dass es sich hierbei um allgemeine Informationen zur Verkaufssteuer handelt und dass Sie sich speziell für Ihr Unternehmen von einer Steuerexpertin oder einem Steuerexperten beraten lassen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Verkaufssteuer- und Gebrauchssteuerbefreiung?
  
• Was ist eine Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufs- und Gebrauchssteuer?
  
• Wie erhalte ich eine Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufs- und Gebrauchssteuer?
  
• Was muss ich tun, wenn ich eine Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufs- und Gebrauchssteuer erhalte?
  

Was ist eine Verkaufssteuer- und Gebrauchssteuerbefreiung?

Eine Befreiung von der Verkaufs- und Gebrauchssteuer ist Voraussetzung dafür, dass eine Kundin oder eine Kunde für eine bestimmte Transaktion keine Verkaufssteuer zahlen muss. Kunden/Kundinnen können aus unterschiedlichen Gründen für eine Befreiung infrage kommen, beispielsweise:

• Händler, die Artikel kaufen, um sie weiterzuverkaufen: Die Verkaufssteuer wird als Verbrauchs- oder Nutzungssteuer behandelt, die von der- oder demjenigen gezahlt wird, die bzw. der das Produkt verbraucht oder nutzt. Wenn ein/e Einzelhändler/in einen Artikel kauft, um ihn weiterzuverkaufen, ist die Einzelhändlerin oder der Einzelhändler nicht die Nutzerin oder der Nutzer dieses Produkts. Die Einzelhändlerin oder der Einzelhändler muss keine Verkaufssteuer abführen, wenn sie oder er Artikel für den Weiterverkauf erwirbt, da die- bzw. derjenige, die bzw. der das Produkt verbraucht, die Verkaufssteuer beim Kauf des Produkts bezahlt.
  
• Gemeinnützige Organisationen oder Regierungsbehörden: Bestimmte gemeinnützige Organisationen sind von der Zahlung der Verkaufssteuer befreit. Welche Organisationen dies in Anspruch nehmen können, ist von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich. Darüber hinaus sind Verkäufe an US-Behörden fast immer von der Verkaufssteuer befreit. Einige Bundesstaaten befreien auch Einrichtungen wie staatliche Schulen oder andere staatliche Einrichtungen von der Verkaufssteuer.
  
• Hersteller, die Materialien kaufen, die für die Herstellung eines Endprodukts verwendet werden: Ähnlich wie bei Artikeln, die für den Wiederverkauf erworben werden, können Hersteller auch eine Verkaufssteuerbefreiung beantragen, wenn sie die Artikel zur Herstellung anderer Waren oder Produkte für den Wiederverkauf nutzen.
  

Beachten Sie jedoch, dass diese Liste nicht alle Verkaufssteuerbefreiungen enthält und dass Sie sich speziell für Ihr Unternehmen von einer Steuerexpertin oder einem Steuerexperten beraten lassen sollten.

Was ist eine Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufs- und Gebrauchssteuer?

Um eine Befreiung von der Verkaufs- und Gebrauchssteuer in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie die entsprechenden Unterlagen vorlegen. Eine Befreiungsbescheinigung ist ein Formular, das von einem Unternehmen oder einer Organisation vorgelegt wird, das bzw. die von der Zahlung der Verkaufssteuer auf bestimmte Einkäufe befreit ist. Für jede Art der Verkaufssteuerbefreiung ist eine andere Dokumentation erforderlich.

Da außerdem jeder Bundesstaat über eigene Verkaufs- und Gebrauchssteuerbescheinigungen verfügt, müssen Sie eventuell in jedem Bundesstaat, in dem Sie steuerbefreite Einkäufe tätigen, eine Bescheinigung über die Verkaufssteuerbefreiung beantragen, sofern Ihr Unternehmen in mehreren Bundesstaaten eine Verkaufssteuerbefreiung geltend machen möchte.

Wie erhalte ich eine Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufs- und Gebrauchssteuer?

Normalerweise müssen Sie in jedem Bundesstaat, in dem Sie eine Verkaufssteuerbefreiung in Anspruch nehmen möchten, eine Befreiungsbescheinigung vorlegen. Einige Bundesstaaten akzeptieren zwar Befreiungsbescheinigungen aus anderen Bundesstaaten, dies gilt jedoch nicht für alle.

Bevor Sie nun eine Befreiungsbescheinigung beantragen, sollten Sie die Voraussetzungen für eine Befreiung in Ihrem Bundesstaat sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen dafür infrage kommt. Stellen Sie sich darauf ein, Unterlagen vorzulegen, aus denen hervorgeht, warum Ihr Unternehmen für eine Befreiung berechtigt ist. Dazu können Unterlagen gehören, die Ihren gemeinnützigen Status oder Ihre Absicht zum Weiterverkauf dokumentieren.

Um die richtige Befreiungsbescheinigung zu erhalten, sollten Sie sich an die Steuerbehörde des jeweiligen Bundesstaates wenden. Wenn Sie beabsichtigen, Artikel zu kaufen, um sie weiterzuverkaufen, werden diese Art von Bescheinigungen oft als Wiederverkaufsbescheinigungen bezeichnet. Lesen Sie die Anleitung zur Anforderung einer Wiederverkaufsbescheinigung in den einzelnen Bundesstaaten und die Anleitung zur Anforderung anderer Arten von Befreiungsbescheinigungen.

Sobald Sie Ihre Befreiungsbescheinigung vom Bundesstaat erhalten haben, müssen Sie sie der Verkäuferin oder dem Verkäufer vorlegen, um die Zahlung der Verkaufssteuer zu vermeiden. In einigen Bundesstaaten müssen Befreiungsbescheinigungen erneuert werden. Beachten Sie daher das Ablaufdatum, um sicherzustellen, dass Ihr Befreiungsstatus gültig ist.

Was muss ich tun, wenn ich eine Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufs- und Gebrauchssteuer erhalte?

Wenn Sie eine Befreiungsbescheinigung von einer Kundin oder einem Kunden erhalten, sollten Sie diese sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass die Artikel von der Steuer befreit sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Überprüfen Sie die bundesstaatliche Registrierungsnummer der Kundin oder des Kunden und das Ablaufdatum: Die Steuerbehörde jedes Bundesstaates verfügt über eine Stelle, an der Sie die Nummer der Befreiungsbescheinigung überprüfen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Bescheinigung nicht abgelaufen ist.
  
• Stellen Sie fest, ob die Artikel im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit der Kundin oder des Kunden verkauft werden: Achten Sie auf jede verdächtige Aktivität. Wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde auf ihrer bzw. seiner Befreiungsbescheinigung angibt, dass sie oder er ein Bekleidungsgeschäft besitzt, aber versucht, einen nicht damit zusammenhängenden Artikel (z. B. einen Teppich) steuerfrei bei Ihnen zu kaufen, ist dies ein Hinweis darauf, dass der Verkauf betrügerisch sein könnte.
  
• Bewahren Sie eine Kopie der Befreiungsbescheinigung für Ihre Unterlagen auf: Wenn es zu einer Steuerprüfung kommt, benötigen Sie diese Informationen, um zu beweisen, dass Sie für diesen Verkauf keine Verkaufssteuer berechnen mussten.
  

Sales tax exemptions per state

Sales tax is managed at the state level, leading to significant geographical variations. For example:

• States with no sales tax: New Hampshire, Oregon, Montana, Alaska, and Delaware do not have statewide sales tax, essentially making all purchases sales tax exempt.
  
• Sales tax exemption outliers: Illinois is one of the few US states that tax prescription medication at a 1% sales tax rate. Alabama and Mississippi, meanwhile, apply a full sales tax to grocery items.
  
• Industry-specific exemptions: California offers a number of partial exemptions for equipment used in specific industries, such as manufacturing or research and development. Ohio and Texas also offer more broad exemptions on machinery and equipment sales to encourage manufacturing.
  

Managing sales and use tax exemptions

To successfully navigate sales tax exemptions, businesses must master the documentation process, whether they are claiming an exemption or receiving one from a customer. A sales and use tax exemption certificate is a form presented by a business or organization that is exempt from paying sales tax on certain purchases. Each type of sales tax exemption requires different documentation.

Additionally, each state has its own sales and use tax certificates, so if your business needs to claim a sales tax exemption in multiple states, you might have to get a sales tax exemption certificate in each state where you make tax-exempt purchases. Certain states will accept out-of-state exemption certificates, but not all states do.

If you receive an exemption certificate from a customer, you should review it carefully to confirm the items should be tax-exempt. You should verify the customers’ state registration details, monitor for fraudulent transactions, and keep a copy of the certificate for your records.

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