Heb je ooit meegemaakt dat een SEPA-incasso werd geweigerd en vroeg je je af waarom? Misschien heb je kosten moeten betalen voor een mislukte automatische incasso. In dit artikel lees je waarom SEPA-incasso's kunnen worden geweigerd, hoe je hierop moet reageren en wie verantwoordelijk is voor de kosten. We leggen de reden voor geweigerde SEPA-incasso's uit en geven tips om terugboekingen van incasso's te voorkomen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom kan een SEPA-incasso worden geweigerd?
  
• Hoe moeten ondernemingen omgaan met kosten voor een mislukte automatische incasso?
  
• Wie betaalt de kosten voor een teruggeboekte automatische incasso?
  
• Hoe te reageren op onvoldoende saldo
  
• Redencodes voor geweigerde SEPA-incasso's
  

Waarom kan een SEPA-incasso worden geweigerd?

SEPA-incasso's zijn een snelle, veilige en efficiënte betaalmethode die wordt gebruikt in de gemeenschappelijke eurobetalingsruimte (SEPA). In 2022 bedroeg de totale omzet uit incasso's in cashloze betalingstransacties in euro meer dan € 4 biljoen. Met SEPA kunnen klanten in Europa betalingen doen via incasso zonder zich zorgen te hoeven maken over compatibiliteitsproblemen of valutaconversies. Desondanks is het mogelijk dat SEPA-incasso's worden geweigerd en dat je onderneming in eerste instantie geen geld ontvangt.

Een van de meest voorkomende redenen waarom een SEPA-incasso wordt geweigerd, is onvoldoende saldo op de rekening van de klant. Als er onvoldoende saldo is voor de SEPA-incasso, ontvangt de ontvanger geen betaling en wordt er een terugboeking van de incasso ontvangen. Een andere reden is onvoldoende of onvolledige gegevens die worden ingevoerd bij het aanmaken van de incassomachtiging. In dergelijke gevallen is het waarschijnlijk dat de bank de betalingsopdracht niet zal uitvoeren.

Er kunnen ook technische problemen ontstaan bij de ontvanger of het banksysteem tijdens de verwerking van de opdracht zelf. Deze moeten onmiddellijk worden opgelost door de klantenservice van de betreffende bank.

Over het algemeen zijn er verschillende redenen waarom SEPA-incasso's kunnen worden geweigerd. Het is echter doorgaans de verantwoordelijkheid van de klant om alles in het werk te stellen om ervoor te zorgen dat de transactie succesvol verloopt, met name door diens rekening te controleren voordat deze de bestelling plaatst en alle vereiste informatie te verstrekken.

Hoe moeten ondernemingen omgaan met kosten voor een mislukte automatische incasso?

SEPA-incasso's zijn een betaalmethode waarbij de crediteur (de onderneming) het te betalen bedrag van de rekening van de debiteur int. Als het innen mislukt, kunnen ondernemingen kosten in rekening brengen om hun gemaakte kosten te dekken.

Er zijn echter enkele wettelijke beperkingen. Volgens de SEPA-verordening mag het bedrag van de kosten alleen overeenkomen met de werkelijk gemaakte kosten en moet dit vooraf op transparante wijze worden meegedeeld. Een vast bedrag zonder verwijzing naar de werkelijke kosten is dus niet toegestaan.

Om onnodige onjuiste boekingen te voorkomen, moeten ondernemingen ervoor zorgen dat ze alle benodigde informatie van hun klanten ontvangen en dat de gegevens correct zijn. Het regelmatig controleren van accountgegevens kan ook helpen om problemen te voorkomen.

Over het algemeen zijn SEPA-incasso's een handige en veilige betaaloptie voor bedrijven en klanten. Als mogelijke problemen op de juiste manier worden aangepakt en de communicatie transparant is, kunnen ook eventuele kosten eerlijk worden afgehandeld. Lees meer over hoe je snel en eenvoudig SEPA-incasso's kunt accepteren met Stripe.

Wie betaalt de kosten voor een teruggeboekte automatische incasso?

Een van de meest gestelde vragen over SEPA-incasso's betreft de kosten voor teruggeboekte incasso's wanneer een betaling niet kon worden verwerkt. In de regel betaalt de klant de kosten voor teruggeboekte incasso's voor SEPA-betalingen. De kosten verschillen echter per land en bank. Kredietinstellingen kunnen deze kosten ook doorberekenen aan klanten of ze opnemen in hun algemene kostenstructuur. Betaaldienstverleners (PSP's) nemen deze kosten daarentegen vaak voor hun rekening en berekenen ze door aan de ondernemingen.

Het is belangrijk dat klanten de servicevoorwaarden van elke instelling zorgvuldig lezen om te bepalen welke specifieke kosten van toepassing zijn op terugboekingen van automatische incasso's. Er zijn ook bepaalde gevallen waarin een klant geen kosten hoeft te betalen voor een terugboeking van een automatische incasso, bijvoorbeeld als de ontvanger de automatische incasso onjuist heeft ingevuld of als het bedrag onjuist was. Door de rekeninggegevens en het bedrag bij het invoeren nogmaals te controleren, kunnen deze onderbrekingen in het betalingsproces worden voorkomen.

Hoe te reageren op onvoldoende saldo

Met SEPA-incasso kunnen zowel ondernemingen als klanten eenvoudig geld overmaken, maar wat gebeurt er als de overschrijving van de klant mislukt? In dat geval ontvangt de kredietinstelling waar de automatische incasso is geïnd een terugboeking. De code hiervoor is AM04, oftewel ‘onvoldoende saldo’. De onderneming moet dan het bedrag terugbetaald krijgen. Een onderneming moet in deze situatie onmiddellijk handelen en snel reageren.

Het is raadzaam om onmiddellijk contact op te nemen met de klant en deze te informeren dat diens betaling niet is geïnd. Nadat het saldo van de klant is gecontroleerd, kan de klant worden gevraagd het ontbrekende saldo bij te betalen. Het is ook belangrijk om de klant informatie te verstrekken over het tijdschema voor de terugbetaling van het bedrag.

Een effectief herinneringssysteem kan helpen om achterstallige betalingen snel te identificeren en passende maatregelen te nemen. Dit kan bijvoorbeeld het versturen van betalingsopdrachten of herinneringskosten naar klanten zijn.

Als je betalingen eenvoudig wilt accepteren en beheren, lees dan meer over Stripe Payments. Payments helpt je ook om meer internationale klanten te werven door je toegang te geven tot meer dan 100 betaalmethoden en een versnelde afrekenproces. Dit zorgt voor een naadloze klantervaring en versnelt je uitbreiding naar nieuwe markten.

Redencodes voor geweigerde SEPA-incasso's

Een mislukte automatische incasso kan verschillende problemen veroorzaken. Daarom is het belangrijk dat je de verschillende redencodes voor geweigerde automatische incasso's begrijpt.

De meest voorkomende redencodes zijn AC01, AC02, AC03, AC04, AC05, AC06 en AM04. De eerste nuttige code om te begrijpen is redencode AC01, wat betekent dat het opgegeven internationale bankrekeningnummer (IBAN) onjuist was. AC02 geeft aan dat de kredietinstelling van de klant niet bevoegd is om de automatische incasso te verwerken. De klant moet daarom een andere bankrekening of betaalmethode gebruiken. De volgende code is AC03, die aangeeft dat het rekeningnummer van de crediteur ongeldig is of niet is opgegeven. Redencode AC04 betekent dat de rekening is gesloten, terwijl AC05 betekent dat de rekening van de klant is geblokkeerd. Een andere nuttige code is AC06. Deze code betekent meestal dat de klant de transactie heeft geannuleerd of dat het bedrag onjuist is, in welk geval deze het juiste bedrag moet betalen of de transactie moet annuleren en opnieuw moet proberen. AM04 is een veel voorkomende redencode: deze code geeft aan dat er onvoldoende saldo op de bankrekening van de debiteur staat en dat de betaling daarom niet kan worden uitgevoerd. In dat geval moet de klant geld overmaken naar diens bankrekening of een andere betaalmethode gebruiken. Vanwege de regelgeving inzake gegevensbescherming wordt AM04 doorgaans omgezet in redencode MS03, ‘reden niet gespecificeerd’.

Het is belangrijk om te weten dat elke kredietinstelling een ander beleid hanteert met betrekking tot redencodes en de stappen die moeten worden genomen om problemen met geweigerde SEPA-incasso's op te lossen. Het wordt daarom sterk aanbevolen om rechtstreeks contact op te nemen met de betreffende kredietinstelling voor meer informatie over de redencode en de vereiste procedure voor teruggeboekte incasso's. Meer informatie over geweigerde incasso's vind je in onze FAQ's over geweigerde incasso's.

De belangrijkste redencodes in één oogopslag

• AC01 (IncorrectAccountNumber): De IBAN is onjuist.
  
• AC02 (InvalidDebtorAccountNumber): Het rekeningnummer van de debiteur is ongeldig of ontbreekt.
  
• AC03 (InvalidCreditorAccountNumber): Het rekeningnummer van de crediteur is ongeldig of ontbreekt.
  
• AC04 (ClosedAccountNumber): De rekening is gesloten.
  
• AC05 (ClosedDebtorAccountNumber): De rekening van de debiteur is gesloten.
  
• AC06 (BlockedAccount): De rekening is geblokkeerd.
  
• AG01 (TransactionForbidden): De betaalmethode is niet toegestaan voor deze rekening.
  
• AG02 (InvalidBankOperationCode): De transactiecode of het bestandsformaat is ongeldig.
  
• AM01 (ZeroAmount): Het bedrag is nul.
  
• AM02 (NotAllowedAmount): Het bedrag is niet toegestaan.
  
• AM03 (NotAllowedCurrency): De valuta is niet toegestaan.
  
• AM04* (InsufficientFunds): Terugboeking vanwege onvoldoende saldo.
  
• AM05 (Duplicatie): Dubbele ontvangst.
  
• AM06 (TooLowAmount): Het bedrag is te laag.
  
• AM07 (BlockedAmount): Het bedrag is geblokkeerd.
  
• AM09 (WrongAmount): Het bedrag is onjuist.
  
• AM10 (InvalidControlSum): De som van de afzonderlijke bedragen is niet gelijk aan de controlesom.
  
• BE01 (InconsistentWithEndCustomer): De identificatiecode van de eindklant komt niet overeen met het bijbehorende rekeningnummer.
  
• BE04 (MissingCreditorAddress): De adresinformatie is onvolledig.
  
• BE05 (UnrecognisedInitiatingParty): Onbekende afzender.
  
• BE06 (UnknownEndCustomer): Onbekende klant of begunstigde.
  
• BE07 (MissingDebtorAddress): Het adres van de betaler ontbreekt of is onvolledig.
  
• DT01 (InvalidDate): Ongeldige datum, bijv. onjuiste facturatiedatum.
  
• ED01 (CorrespondentBankNotPossible): Onjuiste informatie over kredietinstelling.
  
• ED03 (BalanceInfoRequested): Er wordt om aanvullende informatie over saldi gevraagd.
  
• ED05 (SettlementFailed): De vereffening van de transactie is mislukt.
  
• FOCR (FollowingCancellationRequest): Terugboeking als gevolg van annulering of aanvraag.
  
• MD01 (NoMandate): Ongeldige machtiging.
  
• MD02 (MissingMandatoryInformationInMandate): Mandaatgegevens ontbreken of zijn onjuist.
  
• MD03 (InvalidFileFormatForOtherReasonThanGroupingIndicator): Ongeldig bestandsformaat.
  
• MD04 (InvalidFileFormatForGroupingIndicator): Ongeldig bestandsformaat voor de groeperingsindicator.
  
• MD05 (CollectionNotDue): De automatische incasso had niet mogen worden geïnd.
  
• MD06 (RefundRequestByEndCustomer): Bezwaar door betaler.
  
• MD07* (EndCustomerDeceased): Accounthouder is overleden.
  
• MS02 (NotSpecifiedReasonCustomerGenerated): Rekening voor automatische incasso is geblokkeerd door de betaler.
  
• MS03 (NotSpecifiedReasonAgentGenerated): Reden niet opgegeven.
  
• NARR (Narrative): De reden wordt als lange tekst vermeld in de aanvullende informatie.
  
• RC01 (BankIdentifierIncorrect): Ongeldige bankidentificatiecode (BIC).
  
• RF01 (NotUniqueTransactionReference): De transactieverwijzing in het bericht is niet uniek.
  
• RR01, RR02, RR03, RR04* (Regelgeving): Regelgeving.
  
• SL01 (SpecificServiceOfferedByDebtorBank): Specifieke dienst verleend door de bank van de betaler.
  
• TM01 (CutOffTime): De uiterste tijd is overschreden.
  

Vanwege de regelgeving inzake gegevensbescherming worden de met een asterisk ( * ) gemarkeerde redencodes tijdens de uitgaande verwerking omgezet naar redencode MS03. Meer informatie vind je in het overzicht van redencodes van de European Payments Council.