Digitalisering op de werkplek bestaat uit de toepassing van digitale technologieën, zoals data-analyse en cyberbeveiligingsmaatregelen, om de manier waarop een onderneming werkt te verbeteren. Volgens een rapport uit 2023 over de digitalisering van het midden- en kleinbedrijf (mkb) van het National Observatory of Technology and Society (ONTSI) zijn de belangrijkste voordelen van de digitalisering van een onderneming een lagere werkdruk, kostenoptimalisatie en een hogere productiviteit.

Ter ondersteuning van het mkb, dat 98,99% van alle actieve ondernemingen in Spanje uitmaakt, heeft het ministerie van Digitale Transformatie en Openbare Dienstverlening in 2021 het mkb-digitaliseringsplan ingevoerd. Daarnaast heeft de Spaanse overheid verschillende initiatieven geïntroduceerd, waaronder Acelera Pyme en de Digital Kit, een ondersteuningsprogramma voor digitale transformatie dat we in dit artikel gaan bespreken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de Digital Kit?
  
• Hoe kunnen het mkb en zelfstandigen profiteren van de Digital Kit?
  
• Hoeveel financiële steun is er beschikbaar met de Digital Kit?
  
• Wie kan de Digital Kit aanvragen?
  
• Hoe vraag ik de Digital Kit aan?
  
• Hoe kan ik de financiering van de Digital Kit gebruiken?
  
• Hoelang blijft de Digital Kit beschikbaar?
  
• Veelgestelde vragen over de Digital Kit
  

Wat is de Digital Kit?

De Digital Kit is een programma voor digitale transformatie voor het mkb en zelfstandigen geïntroduceerd in november 2021 als onderdeel van het plan voor herstel, transformatie en veerkracht. Red.es, een overheidsinstantie (EPE) die onder het ministerie van Digitale Transformatie en Openbare Dienstverlening valt, is belast met de uitvoering van de routekaart voor de Digitale Agenda en beheert dit initiatief namens de Spaanse overheid.

Met de Digital Kit kunnen het mkb en zelfstandigen in Spanje een subsidie ontvangen voor het toepassen van specifieke technologische oplossingen om de digitalisering van hun onderneming te bevorderen. De toegewezen financiering voor deze subsidies is afkomstig uit het NextGenerationEU-programma van de Europese Unie (EU), dat in totaal € 806,9 miljard bedraagt. Uit officiële overheidsgegevens blijkt dat op 21 september 2024 meer dan 460.000 mkb'ers en zelfstandigen meer dan € 1,9 miljard euro aan financiering hebben ontvangen uit het programma.

De overheid heeft de Digital Kit ontwikkeld om de digitale transformatie van ondernemingen te bevorderen en de productiviteit van het mkb in Spanje te verhogen. Om dit doel te bereiken, zijn de deelnemende ondernemingen, die ook wel 'digitaliserende agenten' worden genoemd, verantwoordelijk voor het implementeren van technologische oplossingen en het ontwikkelen van marketingstrategieën voor het mkb en zelfstandigen die de Digital Kit gebruiken.

Hoe kunnen het mkb en zelfstandigen profiteren van de Digital Kit?

Het mkb en zelfstandigen kunnen de Digital Kit gebruiken om:

• Een elektronisch facturatiesysteem in te voeren. Ondernemingen kunnen systemen implementeren zoals TicketBAI of software die voldoet aan de vereisten van antifraudewetgeving.
  
• Cyberbeveiligingsmaatregelen te introduceren. Voorbeelden zijn detectie en preventie van fraude binnen e-commerce of tools die tweerichtingscommunicatie versleutelen.
  
• Profielen op social media te maken en beheren. Dit omvat het maken van inhoud en het analyseren van de impact die posts hebben.
  
• De producten van het mkb via een marktplaats zoals Amazon te verkopen.
  
• Een website te maken.
  
• Het ontwerp of de functionaliteit van een bestaande bedrijfswebsite te verbeteren.
  
• De organische ranking (SEO) van een website te optimaliseren. Het doel van het verbeteren van de SEO van een site is om bij de eerste resultaten te verschijnen die door zoekmachines worden weergegeven (Red.es verwijst naar deze initiatieven als 'geavanceerde internetaanwezigheid').
  
• Een virtueel kantoor op te zetten. Een virtueel kantoor kan de communicatie tussen werknemers vergemakkelijken.
  
• Tools voor business intelligence (BI) en analytics optimaal te gebruiken.
  
• Administratieve en klantcommunicatietaken te vereenvoudigen. Software voor klantrelatiebeheer (CRM), die integratie met een betaalplatform ondersteunt, kan nuttig zijn. Stripe Payments kan bijvoorbeeld eenvoudig worden geïntegreerd met websites en CRM-systemen, zodat een onderneming al binnen enkele minuten betalingen kan accepteren. Het is ook voorzien van de favoriete betaalmethoden van gebruikers, consolideert alle inkomsten op één platform en draagt bij aan de doelstellingen van het digitaliseringsinitiatief, zoals het verminderen van fraude en kosten voor het mkb.
  

Hoeveel financiële steun is er beschikbaar met de Digital Kit?

De hoogte van de Digital Kit-financiering die een onderneming kan ontvangen, hangt af van twee factoren: het type digitale oplossing dat de mkb'er of zelfstandige van plan is te implementeren en het 'segment' waaronder de onderneming valt. De overheid baseert de segmenten op het aantal werknemers van de onderneming.

Dit is de maximale financiering die ondernemingen in 2024 kunnen krijgen, afhankelijk van het segment:

• Segment I: Kleine ondernemingen met 10 tot 49 werknemers - € 12.000
  
• Segment II: Kleine of micro-ondernemingen van 3 tot 9 werknemers - € 6000
  
• Segment III: Kleine of micro-ondernemingen met 0 tot 2 werknemers - € 3000
  
• Segment IV: Middelgrote ondernemingen met 50 tot 99 werknemers - € 25.000
  
• Segment V: Middelgrote ondernemingen van 100 tot 249 werknemers - € 29.000
  

Houd er rekening mee dat sommige technologische hulpmiddelen alleen beschikbaar zijn voor specifieke segmenten. De Digital Kit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om exclusief voor ondernemingen in de segmenten I, II en III subsidies aan te vragen voor websiteverbetering of zoekmachineoptimalisatie. Je kunt deze beperkingen en de maximale bedragen voor financiering bekijken op de website van Acelera Pyme.

Wie kan de Digital Kit aanvragen?

De Digital Kit staat open voor aanvragen van zelfstandigen en drie soorten mkb-varianten: micro-, kleine en middelgrote ondernemingen, ongeacht hun branche. Wil een onderneming in aanmerking komen voor financiering, dan moet deze:

• De inkomensgrenzen van het segment niet overschrijden. Deze limieten komen overeen met de bedrijfsgrootte op basis van het aantal werknemers.
  
  • Segment I: Maximaal € 10.000.000 omzet
    
  • Segmenten II en III: Maximaal € 2.000.000 omzet
    
  • Segmenten IV en V: Maximaal € 50.000.000 omzet
    

Als het aantal werknemers een onderneming in een specifiek segment plaatst, maar de inkomsten de maximale limiet voor dat segment overschrijden, kan deze geen aanvraag indienen voor de Digital Kit voor die categorie. De onderneming komt echter in aanmerking voor de subsidie die overeenkomt met het segment dat aansluit op het inkomensniveau. Als de onderneming bijvoorbeeld minder dan 50 werknemers heeft, maar een jaaromzet van meer dan € 10.000.000 euro genereert, zou de EU-overheid deze op basis van de inkomensdrempels kwalificeren als een 'middelgrote onderneming'. De onderneming zou dan onder segment IV vallen, ook al zou het aantal werknemers deze in een lager segment plaatsen.

• De financiële limiet van de de-minimissteun niet overschrijden. De-minimissteun is financiële steun die door EU-landen wordt verleend aan ondernemingen die in aanmerking komen. Zoals uiteengezet in verordening (EU) 2023/2831, is het maximaal toegestane bedrag dat lidstaten aan in aanmerking komende ondernemingen kunnen geven € 300.000 over drie jaar. Dat is een stijging ten opzichte van de vorige limiet van € 200.000 vóór de aanpassing van 2023.

• Niet voldoen aan de classificatie voor een onderneming in moeilijkheden. Zo zou een mkb van minder dan drie jaar oud die een insolventieprocedure ondergaat, niet in aanmerking komen.

• Aan alle fiscale verplichtingen hebben voldaan. Een onderneming moet bijvoorbeeld haar driemaandelijkse btw-aangifte indienen en geen socialezekerheidsschulden hebben.

• Geregistreerd zijn bij de Agencia Tributaria. Een onderneming moet zijn geregistreerd gedurende de minimale tijd die in elke oproep tot het indienen van aanvragen wordt aangegeven.

• Niet onderworpen zijn aan verboden die zijn uiteengezet in Wet 38/2003. Een onderneming kan bijvoorbeeld geen wettelijke sanctie hebben gekregen die de toegang tot toekomstige subsidies beperkt, of een eerdere subsidie niet binnen de vereiste termijn hebben terugbetaald.

Hoe vraag ik de Digital Kit aan?

Wil je de Digital Kit aanvragen, dan moet je je registreren op de website van Acelera Pyme en de onderstaande stappen volgen.

Na het uitvoeren van een zelfevaluatie om het niveau van digitale volwassenheid van je onderneming te bepalen (het vermogen om zich aan te passen aan technologische trends), kun je doorgaan met de aanvraag. Je moet tijdens de aanvraagperiode financiering aanvragen die aansluit op het segment van je onderneming.

• Segment I: Eerste oproep tot het indienen van aanvragen
  
• Segment II: Tweede oproep tot het indienen van aanvragen
  
• Segment III: Derde oproep tot het indienen van aanvragen
  
• Segment IV: Vierde oproep tot het indienen van aanvragen
  
• Segment V: Vijfde oproep tot het indienen van aanvragen
  

Nadat je de relevante oproep hebt geselecteerd, klik je op de knop 'Toegang tot de procedure'. Je kunt jezelf identificeren met je digitale certificaat of Cl@ve.

Hoe kan ik de financiering van de Digital Kit gebruiken?

Als Red.es je aanvraag goedkeurt, ontvang je een subsidie die je moet gebruiken. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

Het gebruik en beheer van je subsidie is meestal vrij intuïtief. Eerst ga je naar de lijst van digitaliserende agenten en selecteer je degene die volgens jou de beste technologische oplossing voor je onderneming kan bieden. De catalogus is uitgebreid, dus neem de tijd om een weloverwogen beslissing te nemen.

Neem vervolgens rechtstreeks contact op met je digitaliseringsagent om te beslissen welke producten of diensten je wilt. Geef aan dat je van de Digital Kit gebruikmaakt. Log ten slotte in op de verwerkingsportal en navigeer naar het onderdeel voor begunstigden. Hier kun je verschillende acties uitvoeren, waaronder het controleren van het beschikbare saldo van je fondsen.

Hoelang blijft de Digital Kit beschikbaar?

De Digital Kit was of zal beschikbaar zijn op de volgende datums, afhankelijk van de specifieke oproep tot het indienen van aanvragen:

• Eerste oproep: 15 maart 2022 om 11:00 uur tot 31 december 2024 om 11:00 uur
  
• Tweede oproep: 2 september 2022 om 11:00 uur tot 31 december 2024 om 11:00 uur
  
• Derde oproep: 14 juni 2024 om 11:00 uur tot 31 oktober 2025 om 11:00 uur
  
• Vierde oproep: 12 september 2023 om 11:00 uur tot 31 oktober 2025 om 11:00 uur
  
• Vijfde oproep: Van 12 december 2024 om 11:00 uur tot 30 juni 2025 om 11:00 uur*
  

Veelgestelde vragen over de Digital Kit

Hoeveel kan ik uitgeven aan een nieuwe website met de Digital Kit?

De maximale subsidie voor het maken van een website is € 2000. Hoewel de minimale subsidie voor de Digital Kit € 3000 is, moet je de resterende € 1000 toewijzen aan een ander doel, zoals het kopen van een computer.

Hoeveel kan ik uitgeven aan sociale netwerken met de Digital Kit?

Met de Digital Kit mag je maximaal € 5000 uitgeven aan sociale netwerken. Je kunt de limieten voor elk digitaliseringselement controleren op de website van Acelera Pyme.

Wat is de maximale subsidie van de Digital Kit voor zzp'ers?

Het maximumbedrag van de Digital Kit voor zelfstandigen bedraagt € 3000 euro, wat de limiet is die is vastgesteld voor ondernemingen in segment III (ondernemingen met nul tot twee werknemers).

Hoe kies je waaraan je de financiering van de Digital Kit wilt toewijzen?

Voor een weloverwogen beslissing is het belangrijk dat je de volwassenheids- en cyberbeveiligingsbeoordelingen voltooit. Deze stap is niet alleen verplicht om de subsidie te ontvangen, maar helpt ook bij het identificeren van digitale hiaten in je onderneming, zodat je deze kunt aanpakken met de ondersteuning van de Digital Kit.

Als je binnen de deadline bent en voldoet aan de hierboven beschreven vereisten, kun je de Digital Kit aanvragen. Bij vragen kun je de veelgestelde vragen op Red.es (FAQ's) raadplegen.