Bankoverschrijvingen zijn een veelgebruikte betaalmethode voor b2b-transacties (business-to-business) in Japan. Echter kunnen de kosten voor overschrijvingen die bij elke transactie worden gemaakt, oplopen tot een aanzienlijke kostenpost. Deze kunnen dus niet simpelweg worden genegeerd vanwege hun potentieel om de winst van een bedrijf onder druk te zetten.

Naast deze kosten vormt de administratieve last van bankoverschrijvingen een serieus obstakel voor het verbeteren van de operationele efficiëntie.

In dit artikel richten we ons specifiek op zakelijke klanten om een diepgaande uitleg te geven over het belang van het verlagen van de kosten voor bankoverschrijvingen, manieren om deze besparingen te realiseren, en de uitdagingen die gepaard gaan met transacties die voornamelijk afhankelijk zijn van bankoverschrijvingen.

Belangrijkste punten

• Kosten voor bankoverschrijvingen zetten mogelijk de winst onder druk, dus het is belangrijk om manieren te vinden om deze te verlagen.
  
• Een manier om de kosten voor overschrijvingen te verlagen, is door online bankieren te gebruiken.
  
• Bij transacties die voornamelijk afhankelijk zijn van bankoverschrijvingen, reiken de zorgen verder dan de kosten die door kopers worden gedragen, tot de werklast waarmee verkopers worden geconfronteerd bij de reconciliatie van accounts.
  
• Om ervoor te zorgen dat b2b-transacties soepel verlopen voor zowel kopers als verkopers, is het opzetten van een verfijnde betaalinfrastructuur essentieel.
  
• Stripe Invoicing verwerkt alle facturatiebehoeften, waaronder het automatisch genereren van facturen en het effectief beheren van gegevens.
  

Waarom het belangrijk is om de kosten voor bankoverschrijvingen te verlagen

Bankoverschrijvingen zijn een veelgebruikte manier om te betalen bij B2B-transacties en in het dagelijks leven. Bijna iedereen heeft wel eens voor goederen of diensten betaald via een bankoverschrijving.

In de regel komen de kosten voor bankoverschrijvingen voor rekening van de betaler, zoals is vastgelegd in het Japanse Burgerlijk Wetboek. Daardoor kan bij betaling via een bankoverschrijving de betaling bij het factuurbedrag worden opgeteld.

Wanneer particulieren een bankoverschrijving gebruiken om een aankoop te doen bij een grote e-commercemarktplaats, betalen ze over het algemeen eenmalige overschrijvingskosten.

Bedrijven daarentegen vertrouwen op bankoverschrijvingen voor uiteenlopende activiteiten, zoals salarisbetalingen en transacties met klanten en andere ondernemingen. In de Japanse B2B-handel zijn bankoverschrijvingen vrijwel altijd de voorkeursoptie. Hoewel de betaling per transactie laag is, leidt het grote volume aan activiteiten tot hoge maandelijkse en jaarlijkse kosten, wat uiteindelijk de winstgevendheid aantast.

In deze context is het minimaliseren van overschrijvingskosten meer dan alleen een kostenbesparing: het is een belangrijke stap om de cashflow en financiële gezondheid van een onderneming te verbeteren.

Gebruikelijke kosten voor bankoverschrijvingen

Hoewel de tarieven per financiële instelling verschillen, variëren deze betalingen doorgaans van ¥ 110 tot ¥ 880. De volgende factoren bepalen grotendeels het bedrag:

• Overgeschreven bedrag: Is het bedrag hoger of lager dan ¥ 30.000? (Sommige banken brengen sinds kort vaste kosten in rekening, ongeacht het overgeschreven bedrag.)
  
• Financiële instelling die de overschrijving ontvangt: Vindt de overschrijving plaats binnen dezelfde bank of naar een andere bank?
  
• Als de ontvangende bank dezelfde is: Is het hetzelfde filiaal of een ander filiaal?
  
• Overschrijvingsmethode: Is de overschrijving gedaan via een geldautomaat, aan de balie of via internetbankieren?
  

Een zakelijke betaalkaart kan ook de kosten voor geldopnames bij een geldautomaat verlagen in vergelijking met de verwerking van fysieke valuta.

Over het algemeen hebben overschrijvingen aan de bankbalie de hoogste kosten, gevolgd door geldautomaten, waarbij internetbankieren de laagste kosten met zich meebrengt.

Sommige financiële instellingen brengen bijvoorbeeld geen betalingen in rekening voor overschrijvingen via internetbankieren naar een ander filiaal van dezelfde instelling. Aan de andere kant is het overmaken van geld naar een andere bank aan de balie de duurste optie, met kosten die doorgaans variëren van ¥ 880 tot ¥ 1000.

Er kunnen veel verschillende banken worden gebruikt, wat grotendeels afhangt van het bedrijf dat de transactie uitvoert. Daarom moet je de tariefstructuur controleren voor de bank die jouw bedrijf gebruikt.

Belangrijkste methoden om kosten voor bankoverschrijvingen te verlagen

Om de kosten voor bankoverschrijvingen te verlagen, raden we aan te beginnen met het controleren van de diensten en betaalmethoden van je financiële instelling, zoals hieronder beschreven:

Overschrijven via online bankieren

Online bankieren verwijst naar digitale financiële diensten die worden geleverd door instellingen met fysieke vestigingen. De bijbehorende optie wordt soms 'betaling via online bankieren' genoemd en is een van de belangrijkste online betaalmethoden.

Zoals uitgelegd in de vorige sectie, brengt het overmaken van geld via online bankieren soms geen kosten met zich mee of is het goedkoper dan een bezoek aan een loket of pinautomaat. Daarom verlaagt het gebruik van de online dienst van de huisbank van je bedrijf effectief je kosten voor overschrijvingen.

Een online bank gebruiken

Met zakelijke accounts bij online banken zonder fysieke vestigingen bedragen de kosten voor overschrijvingen vaak slechts ¥ 100. Dit levert een aanzienlijke besparing op, vooral als je in de loop van de tijd veel overschrijvingen doet.

Hoewel dit kostenbesparingen oplevert, vermindert het niet de tijd die wordt besteed aan overschrijvingen. Omdat online banken geen loketten hebben, is hun support vaak beperkt. In het bijzonder moeten ondernemingen die een grote hoeveelheid fysieke valuta verwerken, zowel hun primaire bank als een online bank gebruiken, aangezien er geen vestigingen zijn die directe contante stortingen of grote stortingen en contante opnames kunnen verwerken.

Betalen met creditcard

Met creditcardbetalingen via zakelijke betaalkaarten voor b2b-transacties is het niet nodig om overschrijvingen te verwerken tijdens de openingstijden van de bank, en worden er geen kosten voor overschrijvingen in rekening gebracht.

Toch hebben zakelijke betaalkaarten soortgelijke limieten als persoonlijke kaarten, dus je moet oppassen dat je niet te veel uitgeeft.

Een dienst voor betaaloverschrijvingen gebruiken

Met een dienst voor betaaloverschrijvingen kunnen ondernemingen namens hen online bulkbetalingen doen aan verschillende ontvangers, zoals leveranciers voor crediteuren en werknemers voor salarisadministratie.

Door meerdere overschrijvingen tegelijk in te dienen, verlagen bedrijven het aantal directe bankoverschrijvingen en bijbehorende kosten, terwijl ze de werklast van de boekhoudafdeling verlichten.

Uitdagingen bij de facturatie van bankoverschrijvingstransacties

Bij het vinden van manieren om de kosten voor bankoverschrijvingen te verlagen, is het belangrijk om niet alleen te focussen op de 'bankkeuze' door de betaler (de koper), die de uitdaging heeft dat de kosten de winst drukken, maar ook op de uitdagingen die bankoverschrijvingen opleveren voor de begunstigde (de verkoper) op het gebied van workflows voor betaalbevestigingen en reconciliatie.

Omdat bijvoorbeeld de facturatieprocedure complexer wordt naarmate er meer bankoverschrijvingen zijn, legt dit mogelijk een buitensporige werklast op het boekhoudpersoneel dat verantwoordelijk is voor het bevestigen van inkomend geld en de reconciliatie van accounts. Zeker als de reconciliatie handmatig wordt verwerkt, blijven fouten zoals gemiste betalingen of onderbetalingen mogelijk onopgemerkt of lopen vervolgherinneringen vertraging op.

Om een soepele en eenvoudige procedure voor de vereffening in b2b-transacties te garanderen, van facturatie (verkoper) → betaling (koper) → bevestiging van ontvangst, reconciliatie en opvolging (verkoper), is het daarom essentieel dat zowel verkopers als kopers samenwerken aan een betaalinfrastructuur die is afgestemd op hun wederzijdse behoeften. Een dergelijke samenwerking bevordert langdurige relaties en versterkt het vertrouwen tussen de twee bedrijven.

De betaalinfrastructuur in b2b-transacties verbeteren

Hoe kunnen verkopers hun betaalinfrastructuur verbeteren om te zorgen voor een soepele ervaring voor beide partijen? Om dit te bereiken, moeten verkopers eerst de workflow voor facturatie en ontvangst grondig controleren, een systeem introduceren om het gegevensbeheer te automatiseren en te centraliseren, en vervolgens de volgende operationele maatregelen implementeren.

Andere betaalmethoden dan bankoverschrijvingen overwegen

Meerdere manieren aanbieden om te betalen naast bankoverschrijvingen, zoals creditcards, helpt de last van overschrijvingskosten voor kopers te verlagen, wat het gemak van de transactie vergroot en je merkimago versterkt.

Daarnaast helpt het ondersteunen van cashloze betaalmethoden, die steeds vaker voorkomen in Japan en daarbuiten, om internationale klanten aan te trekken als je de eigenaar van een onderneming bent die overweegt om internationaal uit te breiden.

Een soepele betaalprocedure opzetten

Door geautomatiseerde beheersystemen voor ontvangst van betaalagenten in te voeren en een eenvoudige betaalprocedure in te richten, bied je kopers een soepele ervaring, ongeacht of ze bankoverschrijvingen of andere opties gebruiken. Een hogere klanttevredenheid en goodwill helpen bij het opbouwen en behouden van sterke commerciële relaties.

Het systeem beperkt ook handmatige fouten bij gegevensinvoer in de facturatie-informatie en verlicht de werklast voor de backoffice.

Gegevensbeheer voor facturatie centraliseren

Door alle gegevens voor facturatie en ontvangsten centraal in één systeem te beheren, voorkom je fouten zoals onjuiste adressering van facturen en mislukte reconciliatie na ontvangst, vergroot je de transparantie in het verkoopbeheer en vereenvoudig je de boekhoudkundige werkzaamheden aanzienlijk.

Een gecentraliseerd beheersysteem volgt ook achterstallige facturen en openstaande saldo's in realtime, ondersteunt tijdige herinneringen en snelle actie en verlaagt uiteindelijk het risico op oninbaar geld.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.