Les virements bancaires constituent un moyen de paiement courant pour les transactions B2B au Japon. Toutefois, les frais de virement associés à chaque transaction peuvent finir par représenter une dépense importante. Il est difficile de les négliger, car ils sont susceptibles de peser sur la rentabilité de l’entreprise.

Au-delà de ces frais, la charge administrative liée aux virements bancaires constitue un obstacle majeur à l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

Dans cet article, nous nous concentrerons sur les clients professionnels pour expliquer en détail l’importance de réduire les frais de virement bancaire, les moyens d’y parvenir, ainsi que les défis liés aux transactions reposant principalement sur les virements bancaires.

Points clés

• Les frais de virement bancaire peuvent faire pression sur les bénéfices, il est donc important de trouver des moyens de les réduire.
  
• L’utilisation des services bancaires en ligne est un moyen de réduire les frais de virement.
  
• Pour les transactions reposant principalement sur les virements bancaires, les préoccupations ne se limitent pas aux coûts supportés par les clients. En effet, elles s’étendent à la charge de travail que représente, pour les commerçants, le rapprochement des comptes.
  
• Pour garantir le bon déroulement des transactions B2B tant pour les clients que pour les commerçants, il est essentiel de mettre en place une infrastructure de paiement efficace.
  
• Stripe Invoicing prend en charge l’ensemble des besoins en matière de facturation, notamment la génération automatique des factures et la gestion efficace des données.
  

Pourquoi est-il important de réduire les frais de virement bancaire ?

Les virements bancaires sont un moyen de paiement courant dans les transactions B2B comme dans la vie quotidienne. Presque tout le monde a déjà payé des biens ou des services par virement bancaire au moins une fois.

En règle générale, la charge des frais de virement bancaire incombe au payeur, comme le prévoit le Code civil japonais. Par conséquent, lors d’un paiement par virement bancaire, ces frais peuvent être ajoutés au montant de la facture.

Lorsqu’un particulier utilise un virement bancaire pour effectuer un achat sur un grand centre commercial e-commerce, il ne paie généralement qu’une seule fois des frais de virement.

En revanche, les entreprises ont recours aux virements bancaires pour un large éventail d’activités, notamment le paiement des salaires ainsi que les transactions avec leurs clients et d’autres entreprises. Dans le commerce B2B japonais, le virement bancaire est presque toujours l’option privilégiée. Bien que les frais par transaction soient faibles, le volume élevé d’opérations entraîne des coûts mensuels et annuels importants, ce qui finit par réduire la rentabilité.

Dans ce contexte, la réduction des frais de virement ne se limite pas à une simple réduction des coûts : elle constitue une étape essentielle pour améliorer la trésorerie et la santé financière d’une entreprise.

Frais de virement bancaire typiques

Bien que les tarifs varient selon les établissements financiers, ces frais se situent généralement entre 110 ¥ et 880 ¥. Les facteurs suivants déterminent en grande partie le montant :

• Montant transféré : le montant est-il supérieur ou inférieur à 30 000 ¥ ? (Certaines banques facturent depuis peu des frais fixes, quel que soit le montant transféré.)
  
• Établissement financier recevant le virement : le virement s’effectue-t-il au sein de la même banque ou vers une banque différente ?
  
• Si la banque réceptrice est la même : s’agit-il de la même agence ou d’une agence différente ?
  
• Méthode de virement : le virement a-t-il été effectué via un distributeur automatique de billets, au guichet avec un conseiller, ou via les services bancaires en ligne ?
  

L’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise peut également permettre de réduire les frais de retrait aux distributeurs automatiques de billets par rapport à l’utilisation d’argent liquide.

D’une manière générale, les virements effectués au guichet sont ceux qui entraînent les frais les plus élevés, suivis par ceux réalisés aux distributeurs automatiques de billets. Ainsi, l’utilisation de services bancaires en ligne est l’option la moins coûteuse.

Par exemple, certains établissements financiers exonèrent les frais pour les virements effectués via les services bancaires en ligne vers une autre agence du même établissement. En revanche, l’envoi de fonds vers une autre banque au guichet est l’option la plus coûteuse, avec des frais généralement compris entre 880 ¥ et 1 000 ¥.

Le choix des banques utilisées peut varier selon l’entreprise qui effectue la transaction. Il est donc nécessaire d’examiner attentivement la grille tarifaire de la banque utilisée par votre société.

Principales méthodes pour réduire les frais de virement bancaire

Pour réduire les frais de virement bancaire, nous vous recommandons de commencer par vérifier les services et les moyens de paiement de votre établissement financier, comme décrit ci-dessous :

Effectuer des virements à l’aide des services bancaires en ligne

Les services bancaires en ligne désignent les services financiers numériques fournis par des établissements ayant des agences physiques. L’option dont il est question est parfois appelée « paiement bancaire en ligne » et constitue l’un des principaux moyens de paiement en ligne.

Comme indiqué dans la section précédente, les virements effectués via les services bancaires en ligne sont parfois gratuits ou moins coûteux que ceux réalisés au guichet ou à un distributeur automatique de billets. Par conséquent, l’utilisation du service bancaire en ligne de la banque principale de votre entreprise peut constituer un moyen efficace de réduire les frais de virement.

Utiliser une banque en ligne

Avec les comptes professionnels proposés par les banques en ligne sans agences physiques, les frais de virement peuvent descendre jusqu’à 100 ¥, ce qui permet de réaliser des économies substantielles, en particulier si vous effectuez un grand nombre de virements sur le long terme.

Bien que cette solution permette de réduire les coûts, elle ne diminue pas le temps consacré aux opérations de virement. Les banques en ligne ne disposant pas de guichets, leur service d’assistance est souvent limité. En particulier, les entreprises qui manipulent d’importants volumes d’espèces doivent utiliser à la fois leur banque principale et une banque en ligne, car ces dernières ne disposent pas d’agences permettant d’effectuer des dépôts d’espèces directs ou de gérer des dépôts et retraits d’espèces en grande quantité.

Payer par carte de crédit

Avec les paiements par carte de crédit effectués à l’aide de cartes d’entreprise dans le cadre de transactions B2B, il n’est pas nécessaire d’effectuer des virements pendant les heures d’ouverture des banques et aucuns frais de virement ne sont facturés.

Néanmoins, les cartes prépayées d’entreprise ont des limites similaires à celles des cartes personnelles, vous devez donc veiller à ne pas trop dépenser.

Utiliser un service de transfert de fonds

Un service de transfert de fonds permet aux entreprises d’effectuer en ligne, pour leur compte, des paiements groupés à destination de différents bénéficiaires, tels que les fournisseurs dans le cadre du règlement des comptes fournisseurs ou les employés pour le versement des salaires.

En soumettant plusieurs virements simultanément, les entreprises réduisent le nombre de virements bancaires effectués directement ainsi que les frais associés, tout en allégeant la charge de travail du service comptable.

Défis liés à la facturation des transactions par virement bancaire

Lorsqu’on cherche des moyens de réduire les frais de virement bancaire, il est important de ne pas se concentrer uniquement sur le « choix de la banque » du payeur (le client), qui doit faire face à des frais susceptibles de réduire ses marges, mais également sur les défis que les virements bancaires représentent pour le bénéficiaire (le commerçant) en matière de confirmation des paiements et de processus de rapprochement comptable.

Par exemple, plus le nombre de virements bancaires est élevé, plus le processus de facturation devient complexe, ce qui peut entraîner une charge de travail importante pour les équipes comptables chargées de vérifier les fonds entrants et d’effectuer le rapprochement des comptes. Par ailleurs, lorsque le rapprochement est effectué manuellement, des erreurs telles que des paiements non détectés ou des montants insuffisants peuvent passer inaperçues. L’envoi de relances peut également être retardé.

Par conséquent, pour garantir un processus de règlement fluide et simple dans les transactions B2B selon les étapes suivantes : facturation (commerçant) → paiement (client) → confirmation de réception, rapprochement comptable et suivi (commerçant) ; il est essentiel que commerçants et clients collaborent autour d’une infrastructure de paiement adaptée à leurs besoins mutuels. Une telle collaboration favorise des relations durables et renforce la confiance entre les deux entreprises.

Amélioration de l’infrastructure de paiement dans les transactions B2B

Comment les commerçants peuvent-ils améliorer leur infrastructure de paiement pour garantir une expérience fluide aux deux parties ? Pour y parvenir, ils doivent d’abord procéder à un examen complet du processus de facturation et d’encaissement, introduire un système pour automatiser et centraliser la gestion des données, puis mettre en œuvre les mesures opérationnelles suivantes.

Envisager d’introduire des moyens de paiement autres que les virements bancaires

Proposer plusieurs moyens de paiement en dehors des virements bancaires, comme les cartes de crédit, peut aider à réduire la charge des frais de virement pour les clients, ce qui rend les transactions plus faciles et renforce votre image de marque.

De plus, si vous êtes un propriétaire d’entreprise et que vous envisagez de vous développer à l’étranger, la prise en charge de moyens de paiement dématérialisés (qui sont de plus en plus courants au Japon et à l’étranger) vous aidera à attirer des clients internationaux.

Mettre en place un processus de paiement fluide

En adoptant des systèmes de gestion automatisée de l’encaissement fournis par des agents de paiement et en mettant en place un processus de paiement simple, vous pouvez offrir aux clients une expérience fluide, qu’ils utilisent des virements bancaires ou d’autres moyens de paiement. Une plus grande satisfaction des clients et une meilleure image de marque aident à construire et à maintenir des relations commerciales solides.

Le système limite également les erreurs de saisie manuelle des informations de facturation et allège la charge de travail administrative.

Centraliser la gestion des données de facturation

En centralisant l’ensemble des données de facturation et d’encaissement dans un système unique, vous pouvez éviter des erreurs telles que l’adressage incorrect des factures et les échecs de rapprochement après encaissement, accroître la transparence du suivi des ventes et simplifier considérablement les opérations comptables.

Un système de gestion centralisée permet également de suivre les factures en retard et les soldes impayés en temps réel, de faciliter l’envoi de rappels en temps utile et la prise de mesures rapides, et, au final, de réduire le risque d’impayés.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des créances clients, de la création des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans code. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, pour une meilleure maîtrise de votre trésorerie.

• Accélérer l’encaissement : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et recevez vos paiements plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l’IA qui facilitent la récupération des revenus.

• Améliorez l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Allégez la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré à l’encaissement grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement de facture hébergée par Stripe.

• Intégrez Stripe Invoicing à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux principaux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP), afin d’assurer la cohérence des données et de réduire les saisies manuelles.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de gestion des créances clients, ou démarrez dès aujourd’hui.