Als je begrijpt hoe goederen- en dienstenbelasting (GST) werkt voor eenmanszaken, kun je de bedrijfsvoering vereenvoudigen voor de naar schatting 400.000 eenmanszaken in Nieuw-Zeeland. Zodra je inkomen begint te groeien, heb je waarschijnlijk vragen over GST-registratie, GST op verkopen en wat je kunt terugvragen.

Hieronder lees je hoe je als eenmanszaak in Nieuw-Zeeland omgaat met GST, inclusief registratiedrempels, terugvorderbare uitgaven, boekhoudmethoden en de systemen die alles draaiende houden.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt GST voor eenmanszaken in Nieuw-Zeeland?
  
• Wanneer moet een eenmanszaak zich registreren voor GST?
  
• Hoe brengen eenmanszaken GST in rekening, innen ze deze en verantwoorden ze deze?
  
• Hoe werkt voorbelastingkrediet voor eenmanszaken?
  
• Welke kosten kunnen eenmanszaken declareren?
  
• Welke GST-boekhoudmethoden en aangifteopties zijn beschikbaar voor eenmanszaken?
  
• Wat zijn de veelvoorkomende uitdagingen voor eenmanszaken met GST-verplichtingen?
  
• Hoe kunnen eenmanszaken voldoen aan de lopende GST-vereisten?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Hoe werkt GST voor eenmanszaken in Nieuw-Zeeland?

GST is een belasting van 15% die wordt toegevoegd aan de meeste goederen en diensten die in Nieuw-Zeeland worden verkocht, inclusief die welke worden verkocht of geleverd door eenmanszaken. Als eenmanszaak breng je GST in rekening over je verkopen, vraag je de GST die in je zakelijke uitgaven is verwerkt terug en betaalt of ontvang je het verschil van de belastingdienst (IRD).

Een eenmanszaak is simpelweg iemand die zelfstandig een bedrijf runt. Er is geen aparte juridische entiteit: je IRD-nummer is je bedrijfs-ID. Met GST word je op dezelfde manier behandeld als elke andere ‘ondernemer’.

Als je in Nieuw-Zeeland een belastbare activiteit uitvoert met als doel inkomsten te genereren, is GST van toepassing zodra je aan de registratiecriteria voldoet. Omdat er geen juridische scheiding is tussen jou en het bedrijf, ligt de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de administratie en het indienen van aangiften volledig bij jou.

Wanneer moet een eenmanszaak zich registreren voor GST?

Als eenmanszaak moet je je registreren voor GST zodra je belastbaar inkomen ten minste 60.000 Nieuw-Zeelandse dollar (NZD) bedraagt in een periode van 12 maanden, of als je verwacht dat het die 12 maanden gaat halen. Je kunt er ook voor kiezen om je te registreren voordat je belastbaar inkomen de drempel overschrijdt, als dat bij je businessmodel past. Veel eenmanszaken doen dit om GST terug te vragen over opstartkosten of omdat hun klanten geregistreerd zijn voor GST en geen last hebben van prijzen inclusief GST.

Er zijn redenen om de registratie uit te stellen als dat mogelijk is. Je hebt bijvoorbeeld klanten die geen GST kunnen terugvragen. Door je prijzen GST-vrij te houden, kun je concurrerend blijven terwijl je omzet nog bescheiden is.

Hoe brengen eenmanszaken GST in rekening, innen ze deze en verantwoorden ze deze?

Je moet GST toevoegen aan de prijs van de meeste goederen en diensten die in Nieuw-Zeeland worden verkocht. Je facturen of ontvangstbewijzen moeten belangrijke gegevens bevatten, zoals je GST-nummer, het GST-bedrag, het totaalbedrag en een duidelijke omschrijving, zodat je klanten ze kunnen gebruiken voor hun eigen administratie. Een overzichtelijke, georganiseerde administratie maakt het makkelijker om je aangifte in te dienen en te verdedigen als de belastingdienst deze ooit controleert.

Het GST-gedeelte van elke betaling die je ontvangt, ook wel afdrachtbelasting genoemd, is geld dat je tijdelijk voor de overheid vasthoudt. Veel eenmanszaken zetten dat bedrag op een aparte bankrekening zodra de betalingen binnenkomen, zodat het niet vermengd raakt met het werkkapitaal. Voorbelasting daarentegen is de GST die je betaalt over zakelijke uitgaven. Bij elke aangiftecyclus tel je je afdracht bij elkaar op, trek je je voorbelasting daarvan af en betaal je (of ontvang je) het verschil. Deze routine wordt veel eenvoudiger als je transacties bijhoudt terwijl je bezig bent, in plaats van een hele periode in één keer in te vullen.

Hoe werkt voorbelastingkrediet voor eenmanszaken?

Voorbelastingkrediet is een van de grootste voordelen van registratie voor GST. Zo werkt het:

• Uitgaven uitsluitend voor zakelijk gebruik: Je kunt GST terugvragen over uitgaven die direct verband houden met je belastbare activiteiten. Als iets alleen voor zakelijk gebruik is (bijvoorbeeld apparatuur, software, producten), kun je meestal de volledige GST op de factuur terugvragen.

• Gemengde uitgaven: Voor kosten die zowel voor persoonlijk als zakelijk gebruik zijn, kun je alleen het zakelijke deel terugvragen. Dat kan een percentage van het logboek voor een voertuig zijn, een berekening van het aantal vierkante meters voor een thuiskantoor of een redelijke schatting op basis van hoe je een item daadwerkelijk gebruikt.

• Hoofddoelmethode voor activa met een lagere waarde: Voor aankopen tot 10.000 NZD kun je meestal de volledige GST terugvragen als het hoofddoel van het item zakelijk is. Voor activa met een hogere waarde is een verdeling vereist.

• Gebruikte goederen: Als je gebruikte goederen koopt van iemand die niet voor GST geregistreerd is, kun je mogelijk toch een krediet claimen op basis van het GST-deel van de prijs. Dit is handig als je gebruikte apparatuur of meubilair voor je bedrijf koopt.

Om voorbelastingkrediet te claimen, moet je over de juiste informatie over belastbare leveringen beschikken. Zonder factuur kun je geen claim indienen, dus bewaar digitale kopieën van alle ontvangstbewijzen.

Welke kosten kunnen eenmanszaken declareren?

Declareerbare kosten zijn van invloed op zowel je GST-positie als je belastbaar inkomen. Maar je moet elke kostenpost koppelen aan het werk dat je doet en documenteren hoe je deze gebruikt. Hier zijn enkele veel gedeclareerde kosten.

Kosten voor thuiskantoor

Als je vanuit huis werkt, kun je een redelijk deel van de huishoudelijke kosten declareren, zoals elektriciteit, internet, huur en verzekeringen. Je gebruikt een vloeroppervlakteberekening om aan te geven hoeveel van je woning voor werk wordt gebruikt. Met GST claim je hetzelfde percentage van de GST die in die rekeningen is verwerkt.

Voertuig en reizen

Als je je voertuig gebruikt voor zakenreizen, kun je kosten voor brandstof, reparaties, onderhoud en afschrijving claimen op basis van het percentage dat je het voertuig voor zakelijke doeleinden gebruikt. Een logboek van 90 dagen is de standaardmanier om dat percentage vast te stellen, en GST wordt alleen gedeclareerd over het zakelijke deel. Reiskosten voor werk voor klanten (bijv. vluchten, accommodatie, parkeren) zijn ook aftrekbaar als ze direct bijdragen aan je belastbare activiteit.

Apparatuur en gereedschap

Laptops, gereedschap, kantoormeubilair en andere spullen die je voor je bedrijf hebt gekocht, zijn aftrekbaar. Goederen met een lage waarde kunnen vaak meteen worden afgeschreven. Grotere aankopen moeten mogelijk worden afgeschreven. Als de leverancier GST in rekening heeft gebracht en het artikel voor je bedrijf is, kun je die GST terugvragen.

Voorraad en materialen

Als je goederen verkoopt, zijn de kosten van voorraad of grondstoffen aftrekbaar en is de GST die in die aankopen is verwerkt volledig terug te vragen. Mogelijk kun je ook GST terugvragen op bepaalde geïmporteerde goederen.

Diensten en abonnementen

Zakelijke software, marketingkosten, boekhoudkosten en lidmaatschappen zijn meestal aftrekbaar. Zorg ervoor dat de leverancier geregistreerd is voor GST voordat je het GST-gedeelte terugvraagt.

Welke GST-boekhoudmethoden en aangifteopties zijn er voor eenmanszaken?

Je GST-boekhoudmethode bepaalt wanneer transacties op je aangifte verschijnen. Hoe vaak je aangifte doet, bepaalt hoe vaak je met de IRD te maken hebt. Je moet beide kiezen wanneer je je registreert voor GST.

Boekhoudmethoden

Hoe je je geld bijhoudt, maakt een verschil in hoe je GST rapporteert. Dit zijn de belangrijkste boekhoudmethoden die bedrijven gebruiken:

• Kasbasis: Je boekt GST wanneer het geld daadwerkelijk van eigenaar verandert. Dat sluit aan bij de cashflow en voorkomt dat je GST aan de IRD betaalt voordat je het hebt geïnd. Dit is de meest gebruikte methode voor veel eenmanszaken.

• Transactiebasis: Je boekt GST wanneer een factuur wordt uitgegeven of ontvangen. Dit is verplicht voor hele grote bedrijven, maar optioneel voor alle anderen. Deze methode werkt goed als je al boekhouding op transactiebasis gebruikt, maar het kan financieel lastig zijn als klanten traag betalen.

• Hybride basis: Verkoop wordt behandeld op transactiebasis en uitgaven op kasbasis. Dit is toegestaan, maar niet gebruikelijk, omdat het tot discrepanties kan leiden en complicaties kan veroorzaken zonder dat dit veel voordelen oplevert voor kleinere ondernemers.

Aangifteperiode

De IRD biedt je de mogelijkheid om verschillende aangiftefrequenties te kiezen, afhankelijk van je inkomen en wat het meest logisch is voor je bedrijf. Dit zijn de opties:

• Halfjaarlijkse aangifte: Dit is mogelijk als je omzet minder dan 500.000 NZD bedraagt. Dit is handig als je weinig activiteiten hebt, maar het kan lastiger zijn om de aangiften voor te bereiden en het duurt langer voordat je teruggaaf ontvangt.

• Aangifte om de twee maanden: Deze optie is regelmatig genoeg om je administratie nauwkeurig te houden, maar neemt niet al je administratieve tijd in beslag. Het is ook de meest gebruikelijke keuze voor eenmanszaken.

• Maandelijkse aangifte: Ondernemingen die regelmatig teruggaaf ontvangen of grote transactievolumes hebben, kunnen kiezen voor maandelijkse aangiften. Hoewel dit meer contactmomenten met zich meebrengt, versnelt het ook de terugbetalingscycli.

Je instellingen aanpassen

Online registratie via myIR gaat snel en je moet een boekhoudmethode en aangiftefrequentie kiezen, zodat je vanaf je officiële startdatum kunt beginnen met het in rekening brengen en rapporteren van GST. Naarmate je onderneming zich ontwikkelt, kun je een aanvraag indienen om deze te wijzigen. Als je inkomen, transactievolume of administratieve capaciteit verandert, kunnen je GST-instellingen mee veranderen.

Wat zijn de veelvoorkomende uitdagingen voor eenmanszaken met GST-verplichtingen?

Veel GST-kwesties komen voort uit timing, administratie of de moeilijkheid om alles zelf te regelen. Het is makkelijk om zonder dat je het merkt de drempel van 60.000 NZD in een voortschrijdende periode van 12 maanden te overschrijden. Als je je te laat registreert, kan de IRD je startdatum terugdateren en ben je GST verschuldigd over eerdere verkopen waarvoor je geen GST in rekening hebt gebracht.

Sommige eenmanszaken melden zich aan voordat dat nodig is, krijgen daardoor extra administratieve rompslomp en krijgen te maken met weerstand van klanten tegen prijzen inclusief GST. Meld je alleen aan onder de drempel als dat zinvol is voor je bedrijf. En stop niet met het indienen van GST zonder je formeel uit te schrijven. Vergeet niet om GST te betalen over activa die je behoudt wanneer je je uitschrijft. Dit kan snel tot problemen leiden.

Het komt ook vaak voor dat eenmanszaken een verkeerde boekhoudkundige basis (bijvoorbeeld op transactiebasis) of aangiftecyclus (bijvoorbeeld maandelijks) gebruiken, wat onnodige druk op de cashflow en administratieve lasten met zich meebrengt. Deze instellingen zijn aanpasbaar, maar veel mensen vergeten dat ze deze kunnen wijzigen. Ontbrekende facturen, verloren ontvangstbewijzen en vermengde persoonlijke en zakelijke transacties zijn andere oorzaken van onjuiste claims of gemiste kredieten. De IRD verwacht dat je je documentatie minstens zeven jaar goed bijhoudt, dus het is belangrijk om dit consequent te doen.

Let goed op fouten in je GST-aangiften. Het komt vaak voor dat mensen GST verkeerd aangeven, GST claimen terwijl dat niet nodig is, of vergeten om aanpassingen te doen voor spullen die voor meerdere doeleinden worden gebruikt. Kleine foutjes kun je in de volgende aangifte corrigeren, maar voor grotere fouten moet je een formele aanpassing doen.

Hoe kunnen eenmanszaken voldoen aan de lopende GST-vereisten?

Om GST goed bij te houden, moet je systemen opzetten die je administratie overzichtelijk houden, je cashflow stabiel houden en je aangifteritme voorspelbaar maken. Gebruik digitale tools om inkomsten en uitgaven bij te houden. Boekhoudsoftware of goed gestructureerde spreadsheets minimaliseren fouten en houden GST-bedragen overzichtelijk. Tools zoals Stripe Tax kunnen automatisch GST toepassen op online transacties en overzichtelijke gegevens weergeven voor aangiften, waardoor er minder handmatig werk nodig is.

Scheid je GST van je operationele kasstroom. Het helpt om het GST-gedeelte van elke betaling naar een speciale rekening over te maken, zodat je nooit hoeft te haasten op vervaldata. Je moet ook regelmatig, minstens wekelijks of maandelijks, reconciliëren om ontvangstbewijzen, facturen en banktransacties up-to-date te houden. Door regelmatig met een accountant of boekhouder te overleggen, kun je voorkomen dat kleine foutjes onbeheersbaar worden.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het makkelijker om aan belastingregels te voldoen, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor btw-registratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Te begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: Bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Informeel belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.