Comprender cómo funciona el impuesto sobre bienes y servicios (GST) para las empresas unipersonales puede ayudar a simplificar las operaciones de los aproximadamente 400,000 empresarios individuales que hay en Nueva Zelanda. Una vez que tus ingresos empiecen a crecer, es probable que tengas preguntas sobre el registro del GST, el GST sobre las ventas y lo que puedes reclamar.

A continuación, aprenderás cómo gestionar el GST como empresario individual en Nueva Zelanda, incluidos los límites de registro, los gastos reclamables, los métodos contables y los sistemas que mantienen todo en funcionamiento.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona el GST para los empresarios individuales en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuándo debe registrarse un empresario individual para el GST?
  
• ¿Cómo cobran, recaudan y contabilizan el GST los empresarios individuales?
  
• ¿Cómo funcionan los créditos fiscales repercutidos para los empresarios individuales?
  
• ¿Qué gastos pueden reclamar los empresarios individuales?
  
• ¿Qué métodos contables del GST y opciones de declaración fiscal están disponibles para los empresarios individuales?
  
• ¿Cuáles son los desafíos más comunes para los empresarios individuales con obligaciones del GST?
  
• ¿Cómo pueden los empresarios individuales cumplir con los requisitos actuales del GST?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Cómo funciona el GST para los empresarios individuales en Nueva Zelanda?

El GST es un impuesto del 15 % que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios vendidos en Nueva Zelanda, incluidos los vendidos o prestados por empresarios individuales. Como empresario individual, cobras el GST en tus ventas, reclamas el GST incluido en tus gastos comerciales y pagas o recibes la diferencia del Departamento de Hacienda (IRD).

Un empresario independiente es simplemente un particular que dirige una empresa por sí mismo. No hay una entidad jurídica separada: tu número del IRD es el ID de tu empresa. Con el GST, se te trata igual que a cualquier otra «persona dedicada a actividades comerciales».

Si realizas una actividad sujeta a impuestos en Nueva Zelanda con el objetivo de generar ingresos, el GST se aplica una vez que cumples los criterios de registro. Como no hay separación legal entre tu persona y la empresa, la responsabilidad de llevar los registros y la declaración fiscal recae directamente en ti.

¿Cuándo debe registrarse un empresario individual para el GST?

Como empresario individual, debes registrarte para el GST una vez que tus ingresos sujetos a impuestos alcancen al menos 60,000 dólares neozelandeses (NZD) en cualquier período de 12 meses consecutivos, o si esperas que alcancen esa cantidad en los próximos 12 meses. También puedes optar por registrarte antes de que tus ingresos imponibles superen el límite, si eso se ajusta a tu modelo de negocio. Muchos empresarios individuales lo hacen para reclamar el GST sobre los costos de puesta en marcha o porque sus clientes están registrados para el GST y no notan el impacto de los precios con el GST incluido.

Hay razones para retrasar el registro cuando sea posible. Por ejemplo, es posible que atiendas a clientes habituales que no pueden reclamar la devolución del GST. Mantener los precios libres del GST puede ayudarte a seguir siendo competitivo mientras tu volumen de negocios siga siendo modesto.

¿Cómo cobran, recaudan y contabilizan el GST los empresarios individuales?

Debes añadir el GST al precio de la mayoría de los bienes y servicios vendidos en Nueva Zelanda. Tus facturas o recibos deben mostrar detalles importantes, como tu número de GST, el monto del GST, el total y una descripción clara, para que tus clientes puedan usarlos para sus propios registros. Los registros claros y organizados facilitan la presentación y defensa de tu declaración, si el IRD alguna vez la revisa.

La parte del GST de cada pago que recibes, que se llama impuesto soportado, es dinero que retienes temporalmente para el gobierno. Muchos empresarios individuales trasladan esa cantidad a una cuenta bancaria separada a medida que llegan los pagos para que no se mezcle con el efectivo del trabajo. Por otro lado, el impuesto soportado es el GST que pagas por los gastos comerciales. En cada ciclo de declaración fiscal, se calcula el impuesto repercutido, se resta el impuesto soportado y se paga (o se recibe) la diferencia. Esta rutina se simplifica mucho si se lleva un control de las transacciones a medida que se producen, en lugar de completar todo un período de una sola vez.

¿Cómo funcionan los créditos fiscales repercutidos para los empresarios individuales?

Los créditos fiscales soportados son una de las mayores ventajas de estar registrado para el GST. Funcionan de la siguiente manera:

• Gastos exclusivamente comerciales: puedes reclamar el GST sobre los gastos que estén directamente relacionados con tu actividad sujeta a impuestos. Si algo es para uso exclusivamente comercial (por ejemplo, equipo, software, producto), por lo general puedes reclamar el GST total que figura en la factura.

• Gastos de uso mixto: en el caso de los gastos que combinan uso personal y comercial, solo se puede reclamar la parte correspondiente al uso comercial. Esto puede ser un porcentaje del registro de kilometraje de un vehículo, un cálculo por metros cuadrados de una oficina en casa o una estimación razonable basada en el uso real que se le da a un artículo.

• Método del propósito principal para activos de menor valor: para compras hasta 10,000 NZD, normalmente puedes reclamar el GST total si el propósito principal del artículo es comercial. Para activos de mayor valor, es necesario hacer la asignación.

• Bienes usados: si compras productos usados a alguien que no está registrado para el GST, puede que aún puedas reclamar un crédito en función de la fracción del precio del GST. Esto es útil cuando compras equipo o muebles usados para tu empresa.

Para poder reclamar los créditos fiscales soportados, debes disponer de la información adecuada sobre los suministros sujetos a impuestos. Si no tienes factura, no puedes reclamar, así que guarda copias digitales de todos los recibos.

¿Qué gastos pueden reclamar los empresarios individuales?

Los gastos reclamables determinan tanto tu situación en materia del GST como tus ingresos sujetos a impuestos. Pero debes vincular cada gasto al trabajo que realizas y documentar cómo lo utilizas. A continuación, se indican algunos gastos que se reclaman con frecuencia.

Costos de oficina en casa

Si trabajas desde casa, puedes reclamar una parte proporcional de los gastos del hogar, como la electricidad, Internet, el alquiler y los seguros. Se utiliza un cálculo de la superficie útil para reflejar la parte de tu vivienda que se utiliza para trabajar. En el caso del GST, se reclama el mismo porcentaje del GST incluido en esas facturas.

Vehículos y viajes

Cuando usas tu vehículo para viajes de negocio, puedes reclamar los costos de combustible, reparaciones, mantenimiento y depreciación según tu porcentaje de uso comercial. Un libro de registro de 90 días es la forma estándar de establecer ese porcentaje, y el GST solo se reclama sobre la participación de la empresa. Los gastos de viajes relacionados con el trabajo para clientes (por ejemplo, vuelos, alojamiento, estacionamiento) también se pueden reclamar cuando están directamente relacionados con tu actividad sujeta a impuestos.

Equipos y herramientas

Las computadoras portátiles, las herramientas, el mobiliario de oficina y otros equipos adquiridos para tu negocio son deducibles. Los activos de bajo valor a menudo se pueden gastar de inmediato. Es posible que las compras más grandes deban amortizarse. Si el proveedor cobró el GST y el artículo es para tu negocio, puedes reclamar ese GST.

Material y existencias

Si vendes bienes, el costo del inventario o materias primas es deducible y el GST incluido en esas compras es totalmente reclamable. También podrías reclamar el GST en ciertos bienes importados.

Servicios y suscripciones

El software relacionado con el negocio, los costos de marketing, las tasas contables y las membresías suelen ser deducibles. Asegúrate de que el proveedor esté registrado para el GST antes de reclamar la parte del GST.

¿Qué métodos contables del GST y opciones de declaración fiscal están disponibles para los empresarios individuales?

Tu método contable del GST determina cuándo aparecen las transacciones en tu declaración. La frecuencia con la que presentas tus declaraciones fiscales determina la frecuencia con la que trabajas con el IRD. Deberás elegir ambos cuando te registres para el GST.

Métodos contables

La forma en que realizas el seguimiento de tu dinero influye en la forma en que declararás el GST. Los principales métodos contables que utilizan las empresas son los siguientes:

• Base de caja: contabilizas el GST cuando el dinero cambia de manos realmente. Esto se ajusta al flujo de caja y evita pagar el GST al IRD antes de haberlo recaudado. Este es el método más utilizado por muchos empresarios individuales.

• Base de ejercicio: reconoces el GST cuando se emite o se recibe una factura. Esto es obligatorio para las empresas muy grandes, pero es opcional para el resto. Este método funciona bien si ya utilizas la contabilidad de ejercicio, pero puede suponer una carga financiera si los clientes tardan en pagar.

• Base híbrida: las ventas se tratan en base de ejercicio y los gastos a base de caja. Esto está permitido, pero no es común, ya que puede crear desajustes y añadir complicaciones sin mucho beneficio para los operadores más pequeños.

Plazos de la declaración fiscal

El IRD te permite elegir diferentes frecuencias de declaración fiscal según tus ingresos y lo que tenga más sentido para tu empresa. Las opciones son las siguientes:

• Declaración fiscal semestral: disponible si tu facturación es inferior a 500,000 NZD. Es conveniente si tu actividad es baja, pero las declaraciones pueden ser más complicadas de preparar y los reembolsos tardan más en llegar.

• Declaración fiscal bimestral: esta opción es lo suficientemente regular como para mantener la precisión, pero no ocupa todo tu tiempo administrativo. También es la opción más común para los empresarios individuales.

• Declaración fiscal mensual: las empresas que reciben reembolsos regularmente o tienen grandes volúmenes de transacción pueden optar por presentar declaraciones fiscales mensuales. Aunque esto crea más puntos de contacto, también acelera los ciclos de reembolso.

Ajuste de tu configuración

Registro online a través demyIR es rápido y requiere que selecciones un método contable y la frecuencia de declaración fiscal para que puedas empezar a cobrar y reportar GST desde tu fecha oficial de inicio. A medida que tu empresa evolucione, puedes solicitar cambiarlos. Si tus ingresos, volumen de transacciones o capacidad administrativa cambian, la configuración del GST puede cambiar contigo.

¿Cuáles son los desafíos más comunes para los empresarios individuales con obligaciones del GST?

Muchos problemas del GST provienen del tiempo, la gestión de registros o la dificultad de gestionar todo tú mismo. Es fácil superar el límite de 60 000 NZD en un plazo de 12 meses consecutivos sin darse cuenta. Si te registras tarde, el IRD puede retroceder la fecha de inicio y tendrás que pagar el GST de las ventas pasadas que no hayas cobrado.

Algunos empresarios individuales se registran antes de lo necesario, lo que les supone un trabajo administrativo adicional y provoca el rechazo de los clientes ante los precios que incluyen el GST. Regístrate por debajo del límite solo si tiene sentido para tu negocio. Y no dejes de realizar la declaración fiscal del GST sin darte de baja formalmente. No olvides pagar el GST sobre los activos que conserves cuando te des de baja. Esto puede crear problemas rápidamente.

También es habitual que los empresarios individuales utilicen una base contable inadecuada (por ejemplo, la base devengada) o un ciclo de presentación de declaraciones fiscales inadecuado (por ejemplo, mensual), lo que genera una presión innecesaria sobre el flujo de caja y una carga administrativa. Estos ajustes se pueden modificar, pero muchas personas olvidan que pueden cambiarlos. Las facturas perdidas, los recibos extraviados y la mezcla de transacciones personales y comerciales son otras causas de reclamaciones incorrectas o créditos no obtenidos. El IRD espera que mantengas una documentación clara durante al menos siete años, lo que significa que es importante tener hábitos coherentes.

Ten cuidado con los errores en las declaraciones del GST. Es habitual declarar incorrectamente el GST, reclamar el GST cuando no existe u olvidar los ajustes para las partidas de uso mixto. Los pequeños errores se pueden corregir en la siguiente declaración, pero los más importantes requieren un ajuste formal.

¿Cómo pueden los empresarios individuales cumplir con los requisitos actuales del GST?

Mantenerse al día con el GST consiste en construir sistemas que mantengan tus registros claros, tu flujo de caja estable y tu ritmo de declaración fiscal predecible. Utiliza herramientas digitales para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos. El software contable o las hojas de cálculo bien estructuradas minimizan errores y mantienen visibles los importes del GST a medida que avanzas. Herramientas como Stripe Tax pueden aplicar automáticamente el GST a las transacciones en línea y mostrar datos claros para las declaraciones fiscales, lo cual reduce el trabajo manual.

Separa tu GST de tuefectivo operativo. Es útil transferir la parte correspondiente al GST de cada pago a una cuenta específica para no tener que apresurarse nunca en las fechas de vencimiento. También debes conciliar regularmente, al menos semanal o mensualmente, para mantener al día los recibos, las facturas y la actividad bancaria. Una revisión periódica con un contador o un tenedor de libros puede evitar que pequeños errores se conviertan en algo inmanejable.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Te permite monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral del registro del impuesto sobre las ventas establecidos en tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda automáticamente impuestos sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) y el GST, tanto para bienes físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.

Puedes comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo agregando una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón desde el Dashboard de Stripe o usando nuestra potente interfaz de programación de solicitudes (API).

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos establecidos en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de declaración fiscal, por lo tanto, tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios administren tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

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