In 2012 maakte de detailhandel in Spanje een zeer moeilijke periode door, gekenmerkt door de sluiting van commerciële zaken en een daling van de omzet: een daling van 6,8% ten opzichte van het voorgaande jaar. Tegen die achtergrond besloot de regering dringende maatregelen te nemen, die werden uiteengezet in Wet 12/2012. Het officiële Spaanse staatsblad (BOE) zelf verklaarde dat Spanje destijds het Europese land was met het op één na hoogste aantal vereiste procedures om een onderneming op te zetten. Dat leidde tot een van de belangrijkste maatregelen in Wet 12/2012: het afschaffen van de vereiste om een activiteitenvergunning te verkrijgen.

Gegevens van het Business Creation Information and Network Center (CIRCE) tonen aan dat deze en andere maatregelen het opzetten van ondernemingen hebben versneld. Van 2020 tot 2024 is het aantal nieuwe ondernemingen in Spanje elk jaar toegenomen. De vereenvoudiging van bureaucratische procedures voor het starten van een detailhandel is een bijdragende factor aan deze impuls. Momenteel geldt de vrijstelling van de activiteitenvergunning nog steeds voor veel bedrijven. Daar gaan we in dit artikel dieper op in.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een activiteitenvergunning?
  
• Welke regels gelden voor de vereiste activiteitenvergunning voor Spaanse ondernemingen?
  
• Vereisten voor een onderneming om vrijgesteld te worden van het hebben van een activiteitenvergunning
  
• Voorbeelden van vergunningsvrije activiteiten
  
• Hoe je legaal een onderneming start die geen activiteitenvergunning vereist
  
• Veelgestelde vragen over ondernemingen die geen activiteitenvergunning nodig hebben in Spanje
  

Wat is een activiteitenvergunning?

Een activiteitenvergunning is een vergunning die door een gemeenteraad wordt verleend om een economische activiteit uit te voeren in een commerciële onderneming binnen die gemeente. In wezen certificeert het dat de vestiging voldoet aan alle geldende regels voor het type onderneming dat geëxploiteerd zal worden. De vergunning omvat bijvoorbeeld bestemmingsplannen en veiligheidsvoorschriften.

Om deze vergunning te verkrijgen, moet een gekwalificeerde professional een activiteitenplan opstellen waarin de kenmerken van de instelling worden beschreven, om te bevestigen dat deze aan de vereiste voorwaarden voldoet. Dit technische document wordt elektronisch ingediend (zoals vastgelegd in artikel 14 van Wet 39/2015) en kan enigszins variëren afhankelijk van de gemeente. Als de daaropvolgende evaluatie door de gemeenteraad positief is, ontvangt de onderneming de vergunning om haar deuren te openen.

Ondernemingen die niet onder de regelgeving vallen van de hieronder besproken wetten, moeten deze activiteitenvergunning verkrijgen om legaal te kunnen opereren. Als je bedrijfsproject in de lijst van vrijgestelde activiteiten staat, heb je geen activiteitenvergunning nodig. In plaats daarvan hoef je alleen de complianceverklaring of voorafgaande kennisgeving te verwerken, die bevestigt dat je bedrijfsactiviteit onschadelijk is (dat wil zeggen: geen impact heeft op milieu, gezondheid of veiligheid). Deze verklaring – die per gemeente kan verschillen – wordt ook door de gemeenteraad verwerkt en vereenvoudigt het proces van het starten van professionele activiteiten aanzienlijk.

Welke regels gelden voor de vereiste activiteitenvergunning voor Spaanse ondernemingen?

In Spanje bestaat het juridische kader dat een commerciële onderneming toestaat te opereren zonder een activiteitenvergunning aan te vragen, uit verschillende wetten.

• Koninklijk wetsbesluit 19/2012: In 2012 heeft de regering met spoed en voorlopig het Koninklijk wetsbesluit 19/2012 goedgekeurd, waardoor het niet nodig was een voorafgaande gemeentelijke vergunning of vergunning te verkrijgen voor commerciële ondernemingen met een oppervlakte van maximaal 300 m2.

• Wet 12/2012: Zeven maanden na de inwerkingtreding van het koninklijk besluit trad Wet 12/2012 in werking, waarmee het juridische kader werd geconsolideerd en er meer rechtszekerheid werd geboden.

• Wet 14/2013: In Wet 14/2013 werd een aantal belangrijke wijzigingen geïntroduceerd, zoals het vergroten van het maximaal toegestane oppervlak tot 500 m² en het opnemen van nieuwe vrijgestelde economische activiteiten, zoals juweliers en voedings- en drankenwinkels.

• Wet 20/2013: met Wet 20/2013 werd de oppervlaktelimiet opnieuw verhoogd, tot 750 m2. Deze limiet is nog steeds van kracht. De wet verleende ook nieuwe bevoegdheden aan de autonome gemeenschappen van het land. De wet verleende ook nieuwe bevoegdheden aan de autonome gemeenschappen van het land; naast het verruimen van de limiet voor de omvang van de vestiging indien zij dit passend achten – een bevoegdheid die al in de oorspronkelijke wet was opgenomen – kunnen zij nu ook over een aantal aanvullende aspecten beslissen, zoals de verklaring van onschadelijkheid.

• Wet 18/2022: Deze wet, ook bekend als de Wet "Maken en ontwikkelen" ('Crea y Crece'), breidde de lijst uit van ondernemingen die geen activiteitenvergunningen vereisen omdat ze als onschadelijk worden beschouwd in ten minste één autonome gemeenschap. Nieuwe toevoegingen waren onder andere schoonmaakdiensten, bezorgdiensten en het verhuren van weeg- en meetapparatuur.

Vereisten voor een onderneming om vrijgesteld te zijn van een activiteitenvergunning

Dankzij de vrijstelling van de activiteitenvergunning is het verkopen van producten of diensten in een detailhandel in Spanje een van de makkelijkste activiteiten om te starten, samen met online winkels. Om van deze administratieve procedure te profiteren moet een onderneming voldoen aan de volgende vereisten:

• Je bent een detailhandelaar of bied onschadelijke diensten aan: In de bijlage bij blok 56 van Wet 12/2012 worden alle onschadelijke detailhandelsbedrijven en -diensten genoemd die zijn vrijgesteld van het verkrijgen van een activiteitenvergunning; voorbeelden zijn kantoorartikelenwinkels, wasserijen en kappers.

• Je voert de activiteit uit in een permanente vestiging: De economische activiteit moet plaatsvinden in een permanente vestiging – dat wil zeggen: een faciliteit of werkplek zoals een winkel, kantoor of magazijn – gelegen ergens binnen het Spaanse grondgebied.

• Je respecteert de oppervlaktelimiet: De oppervlakte van de vestiging mag de limiet van 750 m² niet overschrijden. Deze oppervlakteberekening omvat de netto vloeroppervlakte die bedoeld is voor presentatie en verkoop aan het publiek. De berekening omvat niet het magazijn, toiletten, parkeerterrein of andere gebieden die in de gemeentelijke verordening zijn gespecificeerd.

Het is belangrijk om te benadrukken dat deze vereisten kunnen variëren, aangezien autonome gemeenschappen de macht hebben om veranderingen door te voeren. Zo verschilt de verklaring van milieucompliance die door de gemeenteraden van de Valenciaanse Gemeenschap wordt geëist, van die van andere autonome gemeenschappen. Het wordt specifiek gereguleerd door Wet 6/2014 en stelt potentiële ondernemers in staat snel een onschadelijke activiteit te starten door simpelweg te vermelden dat aan de regels wordt voldaan. In het geval van Andalusië wordt de milieubeoordeling geregeld door Wet 7/2007.

Het moet worden opgemerkt dat verklaringen van compliance en vergunningen alleen verplicht zijn voor ondernemingen die open zijn voor het publiek. Dus als je een thuisonderneming hebt van waaruit je diensten online verkoopt vanuit Spanje, is deze procedure is niet vereist.

Voorbeelden van vergunningsvrije activiteiten

Laten we eens kijken naar een paar economische activiteiten die, onder Wet 12/2012 en latere updates in de Wet Crea y Crece, momenteel als onschadelijk worden beschouwd en daarom vrijgesteld zijn van een activiteitenvergunning.

Detailhandel

Zolang ze worden uitgevoerd in vestigingen van maximaal 750 m2 en er geen gevaarlijke producten of producten die schadelijk kunnen zijn voor de gezondheid of het milieu worden verwerkt, zijn veel detailhandelsactiviteiten vrijgesteld van een activiteitenvergunning. De bijlage bij Wet 12/2012 bevat een uitgebreide lijst van activiteiten, waaronder de volgende:

• (Kantoor)boekhandels
  
• Winkels voor kleding, schoenen en accessoires
  
• Cadeau- of decoratiewinkels
  
• Speelgoedwinkels
  
• Winkels voor mobiele telefoons en elektronische accessoires
  
• Winkels voor woonaccessoires
  
• Verkoop van sportartikelen
  

Zakelijke dienstverlening

Naast detailhandel geldt de vrijstelling van de activiteitenvergunning ook voor bepaalde vormen van zakelijke dienstverlening. Hoewel Wet 12/2012 al een aantal voorbeelden bevatte (zoals vastgoedontwikkeling), breidde de Wet Crea y Crece de lijst uit:

• Belasting-, arbeids- of accountantsadviesbureaus
  
• Bedrijfs-, marketing- of technologieadviesbureaus
  
• Architectuur-, ontwerp- of ingenieursbureaus
  
• Vertaalbureaus
  
• Koeriersdiensten
  

Voedsel

Zolang het product niet ter plaatse wordt geproduceerd en er geen complexe voedselverwerking bij betrokken is, kunnen sommige voedselbedrijven ook in aanmerking komen voor de vrijstelling van de activiteitenvergunning:

• Groente- en fruitwinkels
  
• Gespecialiseerde voedingswinkels (bijvoorbeeld ecologische, gastronomische of internationale producten)
  
• Bakkerijen zonder werkplaats
  
• Winkels voor koffie, thee of kruidenthee in bulk
  
• Noten-, snoep- of chocoladewinkels
  
• Detailhandel van gezouten vis, zoals kabeljauw,
  

Persoonlijke dienstverlening

Persoonlijke diensten zijn traditioneel vrijgesteld van een activiteitenvergunning, omdat het ondernemingen zijn die gemakkelijk hun onschadelijkheid kunnen bewijzen. Deze categorie is expliciet vastgesteld in de bijlage van Wet 12/2012, met de volgende voorbeelden:

• Kapsalons en kapperszaken
  
• Schoonheidscentra (zonder medische apparatuur)
  
• Wasserettes en stomerijen
  
• Fotografiecentra
  
• Kopieerwinkels
  
• Reparatie en productie van maatwerkschoeisel (mits het schoeisel niet als medisch hulpmiddel wordt beschouwd)
  
• Kleermakers
  

Hoe begin je legaal met een onderneming die geen activiteitenvergunning nodig heeft?

Ondernemingen die geen activiteitenvergunning nodig hebben, zijn veel makkelijker te starten, maar ze moeten wel voldoen aan andere bureaucratische vereisten. Om je te helpen bij deze procedure, volgen hier de stappen die je moet volgen:

• Controleer of je onderneming is vrijgesteld
  Bekijk de bijlage bij blok 56 van Wet 12/2012 om te verifiëren dat de economische activiteiten die je in je onderneming gaat ontplooien, zijn opgenomen in de lijst met vrijstellingen.

• Kies de vestiging
  Zorg er bij het kiezen van een vestiging voor je onderneming voor dat deze niet groter is dan 750 m2 aan netto vloeroppervlak dat bedoeld is voor de presentatie en verkoop van je product aan het publiek. Je moet twee belangrijke aspecten overwegen: de stroom van potentiële klanten en directe concurrentie in de regio. Zorg er in het algemeen voor dat het gebied veel voetverkeer heeft en niet overvol is met bedrijven uit dezelfde categorie, omdat dit het moeilijk kan maken om onderscheidend te zijn met je onderneming. Dat laatste kan een probleem zijn: In het Notitieboek met indicatoren voor binnenlandse handel (Cuaderno de indicadores de comercio interior) van 2023 heeft het ministerie van Economie, Handel en Ondernemingen aangegeven dat er 543.658 detailhandelszaken in Spanje waren.

• Ga naar het betreffende gemeenteraadskantoor
  Zoals eerder is besproken: autonome gemeenschappen kunnen regelgevende veranderingen doorvoeren die belangrijk zijn om rekening mee te houden. Het kan nuttig zijn om contact op te nemen met het gemeenteraadskantoor in de stad waar je zaak zich bevindt. Zij zullen alle vereisten uitleggen die niet door de nationale wet zijn vastgesteld, en definitief bevestigen dat je onderneming is vrijgesteld.

• Dien de verklaring van onschadelijkheid in
  Het gemeenteraadskantoor voorziet je ook van de richtlijnen en vereisten voor het invullen en indienen van de complianceverklaring of voorafgaande kennisgeving; dat verschilt per gemeente. Met die verklaring bevestigt de ondernemer dat de vestiging van de onderneming voldoet aan de voorwaarden zoals vastgesteld in het huidige juridische kader, zoals bepaald in artikel 4 van Wet 12/2012.

• Je belastingverplichtingen nakomen
  Om aan je belastingverplichtingen te voldoen, moet je drie stappen volgen:

  • Richt een besloten vennootschap (SL) op of registreer je als zelfstandige door het invullen van formulier 036 van de Spaanse belastingdienst.
    
  • Geef aan welk type beroepsactiviteit je gaat uitoefenen met de bijbehorende categorie van de belasting op economische activiteiten (IAE)..
    
  • Verzoek om een btw-belastingcertificaat (belasting toegevoegde waarde) om te voldoen aan de verplichting om deze belasting te innen, die je moet terugbetalen aan de Spaanse belastingdienst via je kwartaalaangifte btw Gebruik formulier 303.
    

• Contractdiensten
  Om in de vestiging te kunnen werken, moet je verschillende diensten afnemen, zoals water- en elektriciteitsvoorziening, beveiligingssystemen, internetverbinding, een POS-terminal en een kaartterminal. Als je betaalkaart- of e-wallet-betalingen wilt accepteren zonder door de bank uitgegeven apparaten te gebruiken, kun je kiezen voor een bankloze kaartterminal, bijvoorbeeld die van Stripe Terminal.

• Koppel je winkel aan een betaalgateway
  Als je je activiteiten niet wilt beperken tot fysieke verkopen, kun je een online winkel opzetten in Spanje. Om online betalingen te kunnen innen, is het voor de e-commercewinkel essentieel om een betaalgateway te hebben die eenvoudig te gebruiken is, veilig is en voldoet aan de geldende wetgeving, zoals de PCI-standaard. Stripe Payments is bijvoorbeeld een modern betaalplatform dat online en persoonlijke betalingen accepteert met de methoden waar je klanten een voorkeur voor hebben, zoals Apple Pay, Google Pay, en zelfs opties voor betalingen in termijnen als het gemiddelde bedrag van je verkopen hoog is.

Veelgestelde vragen over ondernemingen die geen activiteitenvergunningen nodig hebben in Spanje

Wanneer verloopt een activiteitenvergunning als de onderneming inactief is?

Gewoonlijk verloopt een activiteitenvergunning na een periode van zes maanden inactiviteit. Een verklaring van compliance of voorafgaande kennisgeving verloopt normaal gesproken na een jaar inactiviteit. Houd er rekening mee dat deze voorwaarden kunnen variëren afhankelijk van de gemeentelijke verordening.

Hoe weet ik of een vestiging een activiteitenvergunning heeft?

Om te bepalen of een vestiging een activiteitenvergunning heeft, raadpleeg je de dossiers over bestemmingsplanvergunningen die gemeentebesturen beschikbaar stellen aan burgers. In sommige gevallen is deze dienst online beschikbaar, zoals bij CONEX in Madrid. Als je gemeentebestuur deze procedure niet online aanbiedt, vraag dan persoonlijk het certificaat van de activiteitenvergunning aan.

Zijn de activiteitenvergunning en de openingslicentie hetzelfde?

De termen "activiteitenvergunning" en "openingsvergunning" zijn niet van toepassing op ondernemingen die zijn vrijgesteld van gemeentelijke autorisatie voor hun activiteiten, aangezien Koninklijk wetsbesluit 19/2012 deze verving door één procedure: de complianceverklaring of voorafgaande kennisgeving. In het geval van economische activiteiten waarvoor wel toestemming nodig is, zijn de openingsvergunning en de activiteitenvergunning aparte vergunningen: bij de eerste worden renovatiewerkzaamheden beoordeeld, terwijl bij de tweede algemene voorwaarden worden beoordeeld, zoals toegankelijkheid en netheid. Daarom moeten beide vergunningen worden verkregen om een onderneming te openen als de activiteit een gemeentelijke toestemming vereist.

Zijn er ondernemingen die vergunningen nodig hebben, ook al zijn ze winkeliers?

Ja, sommige winkeliers hebben vergunningen nodig. Een vergunning voor activiteiten is verplicht voor elke onderneming die mogelijk de gezondheid, openbare veiligheid, milieu of het historische en artistieke erfgoed van de gemeente waar de economische activiteit plaatsvindt in gevaar kan brengen, bijvoorbeeld een taxidermiewerkplaats. Het is ook verplicht voor winkels waarvan de vestigingen een openbare ruimte bezetten, zoals een straatkraam op een plein.